Lietišķā rakstīšana ir efektīva biznesa komunikācija, ir svarīgi, lai ikvienam darbiniekam būtu labas biznesa rakstīšanas prasmes.

Katram darbiniekam laiku pa laikam ir jāsūta e-pasta ziņojumi, jāizstrādā biznesa priekšlikumi un jāraksta biznesa atskaites. Tāpēc labas biznesa rakstīšanas prasmes ir ļoti svarīgas kopā ar labām komunikācijas prasmēm.

Arī rakstiskās komunikācijas prasmes var būtiski mainīt, piesakoties darbam. Dažiem tas var būt pēdējais solis viņu darba apstiprināšanai.

Lietišķās rakstīšanas prasmes.

Neatkarīgi no tā, vai veidojat biznesa dokumentu vai rakstāt vienkāršu piezīmi, labas prasmes biznesa vēstules var iet tālu. Tas ir vairāk nekā tikai laba teikuma struktūra, profesionāls tonis un pareiza gramatika.

Tālāk ir norādītas dažas svarīgas biznesa rakstīšanas prasmes, pie kurām jums vajadzētu strādāt.

1. Vienkārša valoda

Pirmais noteikums, lai kļūtu par lielisku biznesa rakstnieku, ir iemācīties vienmēr lietot vienkāršu valodu. Laba rakstīšana parasti neietver daudz sarežģītu vārdu.

Viegli lasāma satura izveide ir tā, lai tas būtu viegli saprotams.

Lai to izdarītu, varat izmantot plaši pazīstamus īsus vārdus. Ja sarežģītam vārdam nav īsāka vārda, izmantojiet īsu frāzi, lai to aprakstītu.

Turklāt varat koncentrēties uz to, lai izvairītos no īpašības vārdiem un mēģinātu izmantot aktīvo balsi.

Efektīva rakstīšana ir tad, kad varat viegli sazināties un izteikt savu vēstījumu ātri un efektīvi. viedoklis.

Tāpēc arī jācenšas izvairīties no slēptiem darbības vārdiem. Citiem vārdiem sakot, padarot savu e-pastu personalizētāku, šī problēma tiks automātiski atrisināta.

Piemēram, tā vietā, lai teiktu: “Mēs vēlētos sniegt roku”, jūs varētu teikt: “Mēs vēlētos jums palīdzēt”.

Pēdējais ir ne tikai īsāks un tiešāks, bet arī izskatās draudzīgāks.

Šādas tiešas un skaidras valodas lietošana ir efektīvāka, ātrāka un efektīvāka. Vai jūsu lasītājs ir atšķirīgs darbinieks vai klients, vienmēr ir labāk vienkāršot tekstu auditorijai.

2. Spēja atšķirt viedokli no faktiem

Uzņēmējdarbības rakstniekiem rakstīšanas procesā ir jāveic papildu piesardzības pasākumi, jo lielākā daļa biznesa rakstīšanas izslēdz personīgos viedokļus.

Lai gan jūs šeit nerakstāt nekādus akadēmiskos darbus, jums joprojām ir jāpārliecinās, ka fakti ir skaidri.

Tikmēr biznesa dokumentos nedrīkst būt personiski viedokļi. Vienīgais saprātīgais papildinājums personīgajam viedoklim ir ieteikumu sniegšana.

Visos citos gadījumos viedokļus labāk nepievienot. Tomēr dažos retos gadījumos jums var būt nepieciešams izteikt savu viedokli.

Šādos gadījumos jums vajadzētu zināt, kāda ir atšķirība starp objektīva viedokļa paušanu un personīgo viedokli.

Jebkurā gadījumā biznesa rakstniekiem ir jāspēj atšķirt viedokļi no faktiem.

Ir ārkārtīgi svarīgi to saglabāt, lai izvairītos no pārpratumiem. Neatkarīgi no tā, vai jūsu lasītāji ir iekšējas vai ārējas ieinteresētās personas, pārliecinieties, ka jūsu rakstītajā nav neskaidrību.

Turklāt, ja paužat savu viedokli par kaut ko, noteikti skaidri norādiet, ka tas ir jūsu viedoklis.

3. Biznesa vēstule. Īsums un īsums

Neatkarīgi no jūsu rakstīšanas stila jums jāiemācās būt kodolīgi. Jebkurai biznesa vēstulei jābūt īsai un precīzai.

Īsas valodas izmantošana būtībā ir visu nevajadzīgo vārdu un frāžu noņemšana, kas nekalpo tiešam mērķim.

Piemēram, rakstot e-pasts varat rakstīt: "Es sūtu šo e-pasta ziņojumu, lai informētu, ka jums ir jāiesniedz savs darbs līdz pirmdienai."

Šī teikuma pirmajai daļai šeit nav jābūt, jo ir skaidrs, ka sūtāt e-pastu.

Tā vietā jums vajadzētu rakstīt: "Jums ir jāiesniedz savs darbs līdz pirmdienai."

Tomēr šis ir ārkārtīgi vienkāršs piemērs. Īsumam un īsumam ir liela nozīme, rakstot dokumentus, piemēram, biznesa pārskatus.

Tas ir tāpēc, ka lielākajai daļai jūsu lasītāju nebūs laika pārlūkot vairākas lapas vai rindkopas.

Labs noteikums ir padarīt informāciju viegli pieejamu.

Turklāt šeit ir dažas lietas, ko varat darīt:

  • Vienmēr koncentrējieties uz faktiem un informāciju.
  • Pieturieties pie tēmas
  • Katrā rindkopā izmantojiet trīs vārdus vai mazāk, ja vien jūs kaut ko nepaskaidrojat.
  • Izmantojiet īsus vārdus un saglabājiet to pašu vārdu izvēli
  • Izvairieties no nevajadzīgiem apstākļa vārdiem un īpašības vārdiem
  • Izvairieties no jebkādām neskaidrībām un vienmēr tiecieties pēc skaidrības.

Saglabājiet teikumus īsus un mēģiniet ievadīt vissvarīgāko informāciju sākumā vai pirmajā rindkopā.

Ja ir neērts teikums, sadaliet to vairākās daļās un saglabājiet atbilstošās daļas.

4. Biznesa vēstule. Saglabājiet mērķi

Ir ļoti svarīgi nodrošināt, lai katrs biznesa komunikācijas veids kalpotu skaidram mērķim.

Jums vajadzētu koncentrēties uz to, lai pārliecinātos, ka jūsu biznesa vēstule skaidri nosaka tās mērķi. Vislabāk ir arī saglabāt vienu mērķi katram dokumentam.

Piemēram, ja darbiniekiem nosūtāt uzņēmuma mēroga paziņojumu, noteikti nosakiet to skaidri no paša sākuma.

Lielākā daļa cilvēku var nesaņemt visu savu biznesa saziņu, it īpaši, ja tie šķiet formulēti un atkārtojas.

Tāpēc jūs varat no tā izvairīties, pārliecinoties, ka visos dokumentos ir uzreiz norādīts mērķis.

Tāpēc lielākā daļa rakstu sākas ar skaidrojumu par to, kas tiks apspriests.

Vēl svarīgāk ir tas, ka, strādājot pie dokumenta, nevajadzētu novirzīties no šī mērķa. Izmantojiet citus dokumentus, ja ir par ko runāt.

Jūsu ziņojumā vienlaikus jāattiecas tikai uz vienu galveno ideju. Tāpēc izvairieties no pārblīvētas domāšanas un praktizējiet viennozīmīgu ziņojumapmaiņu.

5. Zināt, kas ir jūsu auditorija

Lai gan tas var šķist acīmredzams, tā joprojām ir svarīga prasme, it īpaši, ja jūsu biznesa rakstīšana ir vairāk ārēja nekā iekšēja.

Lai gan jums ir jāsaprot vēstules mērķis, ir svarīgi arī zināt, kas ir jūsu lasītājs.

Tas palīdz atlasīt mērķauditoriju konkrētai personai vai auditorijai. Tas pats attiecas uz to, vai rakstāt kādam e-pastu vai sūtāt ziņojumu masām.

Turklāt, pazīstot savu auditoriju, tas nozīmē arī saprast, kā darbojas viņu prāti.

Piemēram, ja rakstāt e-pastu darba kolēģiem, jums tas ir īss un neformāls.

Tāpat, ja sūtāt e-pastu klientam, jums jābūt formālam, skaidram un vienkāršam.

Tāpēc vienmēr ir labāk zināt savu auditoriju biznesa pasaulē, jo tas palīdzēs jums apmierināt viņu vajadzības.

Jūsu auditorija var aktīvi ietekmēt šādas lietas:

  • valoda, kuru lietojat; katrs vārds var atšķirties, ņemot vērā dažādas mērķauditorijas.
  • Kādus rīkus jūs izmantojat un kādā ietilpībā.
  • Jūsu rakstītā efektivitāte laika gaitā.
  • Jūsu sarunas tonis ir kaut kur starp profesionālu un pilnīgi nejaušu.
  • Kādi ir svarīgi punkti, kurus vēlaties pieminēt?

Turklāt tas var ietekmēt arī jūsu vēstules garumu. Piemēram, ja rakstāt biznesa ziņojumu augstākajai vadībai, jūs pirmajā lappusē jums vajadzētu pierakstīt galvenos punktus īsu rindkopu veidā.

6. Biznesa vēstule. Formatēšana

Ātri uzlabot savas prasmes lietišķā rakstīšana - attīstiet formatēšanas prasmes. Formatēšanas laikā tiek pieļautas daudzas izplatītas kļūdas, kas var izraisīt salikšanas problēmas.

Jūsu formatēšanas centieniem vienmēr ir jānodrošina maksimāla efektivitāte. Nesāciet rakstīt, kamēr jums nav skaidra priekšstata par to, kā dokuments ir jāformatē.

Ideja ir ļaut lasītājiem ātri skatīt jebkuru dokumentu bez jebkādām problēmām.

Bet tas nenozīmē, ka jums vajadzētu pievienot pārāk daudz formatēšanas elementu; tas var novērst jūsu lasītāju uzmanību.

Tas attiecas uz visiem rakstīšanas veidiem neatkarīgi no tā, vai rakstāt atskaites, e-pastus vai veidojat prezentāciju.

Šeit ir dažas lietas, kas attiecas uz formatēšanu:

  • Izmantojiet treknrakstu, slīprakstu un pasvītrojumu.
  • Iezīmējiet konkrētus teksta elementus.
  • Dažādu krāsu izmantošana dažādiem vārdiem, kurus vēlaties krāsot.
  • Punktu un numerācijas izmantošana.
  • Virsrakstu un apakšvirsrakstu izmantošana.
  • Saglabā teikuma struktūru un teksta līdzinājumu.

Formatējumam ir jāpaliek vienādam visos dokumentos. Piemēram, ja rakstāt pārskatu, tas pats formatējums jāpiemēro pamattekstam un FAQ (ja piemērojams).

7. Biznesa vēstule. Korektūra, rediģēšana un pārskatīšana

Labākais rīks gramatikas pārbaudes - tas esi tu. Šī prasme ir noderīga visu veidu rakstīšanai.

Tas ir labākais veids, kā kļūt par labāku rakstnieku, jo jūs aktīvi pilnveidojat sevi un savu rakstīšanu.

Korektūra ietver pārbaudi, vai jūsu rakstīšana atbilst stila vadlīnijām, formātam un citiem traucējumiem.

Turklāt tas pārbauda faktus, saites un jūsu satura precizitāti. Turklāt tas ir arī lielisks veids, kā atsijāt nevajadzīgu pasīvo balsi.

Pēc tam varat veikt nozīmīgas izmaiņas savā saturā. Citādi pašam rediģēt nav jēgas.

Laba prakse ir atgriezties pie rakstīšanas katru otro dienu. Tomēr tas darbosies tikai tad, ja strādājat pie priekšlikuma vai ziņojuma.

Rediģēšana ietver rakstītā saglabāšanu vai atjaunināšanu pēc tā pabeigšanas. Piemēram, jums var būt nepieciešams pārskatīt pārskatu pēc tam, kad esat to parādījis savam vadītājam.

Veicot šīs darbības, mēģiniet pārbaudīt drukas, sintakses un gramatikas kļūdas. Koncentrējieties uz dokumenta vispārējo lasāmību un plūsmu.

Turklāt jums vajadzētu iegādāties arī pareizrakstības pārbaudes rīku. Tas var atvieglot korektūras un rediģēšanas procesu, taču vispirms mēģiniet uzlabot savas prasmes, nevis paļauties uz rīkiem.

8. Biznesa vēstule. Attieksme un skatījums

Zināt savu auditoriju ir viena lieta, taču ir svarīgi arī saprast, kā jūsu rakstīšana var viņus ietekmēt.

Jūsu rakstītajam ir dažādi nozīmes līmeņi. Jums ir jāapzinās tie visi un to iespējamā ietekme.

Tālāk ir norādītas dažas lietas, kas ietekmē jūsu rakstīšanas attieksmi un perspektīvu:

  • Vispārējā teikuma uzbūve; piemēram, gari teikumi rada iespaidu, ka lasītājs ir zinošs.
  • Vārdu izvēle visā rakstīšanas laikā.
  • Visas jūsu izmantotās izteiksmes, ja tādas ir, tostarp metaforas un piemēri.
  • Uzskati, ar kuriem jūs dalāties, neatkarīgi no tā, vai tie ir viedokļi vai ieteikumi.

Laba prakse vienmēr ir ņemt vērā lasītāja, nevis savu viedokli.

Lieliskas idejas parasti nāk prātā, kad domājat no auditorijas perspektīvas. Tas pats attiecas uz ierakstiem sociālajos tīklos; tie darbojas tikai tad, ja tie rezonē ar jūsu auditoriju.

Tāpēc labākais ceļš uz priekšu ir domāt no viņu perspektīvas un attiecīgi pielāgot savu rakstīšanu.

Tas arī palielina iespējamību, ka jūsu lasītājs jums piekritīs un darīs to, ko vēlaties.

Tas padara to svarīgu instruments izmantošanai jūsu organizācijā, īpaši, ja esat vadības līmenī.

Rezumēt

Iepriekš minētās prasmes galvenokārt ir atkarīgas no jūsu konsekventās biznesa rakstīšanas prakses. Jo vairāk jūs trenēsities, jo vairāk jūs automātiski uzlabosit katru prasmi.

Jums arī jācenšas lasīt, lai kļūtu par labāku cilvēku. Skatiet, ko citi savā biznesa rakstīšanā dara savādāk, un mācieties no tā.

Tāpat vienmēr jāatjaunina savas zināšanas par aktuālajām lietām. Neatkarīgi no tā, vai runa ir par valodas vai formāta atjauninājumiem, esiet informēts.

Visbeidzot, mēģiniet noskaidrot savas stiprās un vājās puses biznesa rakstīšanā un attiecīgi mērķējiet savus centienus.

FAQ. Biznesa vēstule.

1. Kas ir biznesa vēstule?

Biznesa vēstule ir oficiālas sarakstes veids, ko izmanto saziņai starp organizācijām, organizācijās vai ar klientiem un partneriem. Tas parasti ietver formālu sveicienu, pamattekstu un noslēgumu.

2. Kādi ir galvenie elementi, kas jāiekļauj biznesa vēstulē?

  • Cepure: ietver uzņēmuma nosaukumu, adresi, kontaktinformāciju.
  • Datums: vēstules nosūtīšanas datums.
  • saņēmējs: Saņēmēja vārds un amats, saņēmēja uzņēmuma adrese.
  • Sveiciens: oficiāls sveiciens (piemēram, “Dārgais kungs...”).
  • Galvenais teksts: vēstules būtība, kas sadalīta rindkopās.
  • Secinājums: oficiāla atvadīšanās (piemēram, “Ar cieņu...”).
  • Paraksts: Sūtītāja vārds, amats, kontaktinformācija.
  • progr (ja ir): Norāde uz pievienotajiem dokumentiem.

3. Kā pareizi uzrakstīt biznesa vēstuli?

  • Formāts: izmantojiet standarta formātu (A4, 2–3 cm piemales, Arial vai Times New Roman 12 pt).
  • Valoda: Lietišķs un formāls, izvairies no sarunvalodas.
  • Pareizrakstība un pieturzīmes: pārbaudiet, vai vēstulē nav kļūdu.
  • Īsums un skaidrība: skaidri un precīzi izsakiet savas domas.
  • mērķis: Pārliecinieties, vai vēstules mērķis ir skaidrs no pirmās rindkopas.

4. Kā uzsākt biznesa vēstuli?

Sāciet ar oficiālu sveicienu, norādot saņēmēja vārdu un amatu, ja iespējams. Piemēram:

  • — Cienījamais Ivanova kungs!
  • "Dārgā Petrovas kundze!"

5. Kā noslēgt biznesa vēstuli?

Pabeidziet savu vēstuli ar oficiālu atvadu, piemēram:

  • "Ar cieņu,"
  • “Vislabākie vēlējumi”, pēc tam parakstiet vēstuli un iekļaujiet savu vārdu, amatu un kontaktinformāciju.

6. No kādām kļūdām biznesa vēstulē vajadzētu izvairīties?

  • Neformāla valoda: izmantojiet lietišķu gadījuma stilu.
  • Pareizrakstības un gramatikas kļūdas: rūpīgi pārbaudiet tekstu.
  • Nevajadzīga sarežģītība: skaidri un kodolīgi izsakiet savas domas.
  • Nepareiza apiešanās: pārliecinieties, vai izmantojat pareizo adresāta vārdu un uzvārdu.

7. Kad jums vajadzētu izmantot biznesa e-pastu?

Biznesa e-pasti tiek izmantoti ātrai un efektīvai saziņai. Tie ir īpaši noderīgi:

  • Iekšējā komunikācija.
  • Komunikācija ar klientiem un partneriem ārvalstīs.
  • Steidzami jautājumi.

8. Kā pareizi noformēt elektronisko biznesa vēstuli?

  • Vēstules tēma: skaidri norādiet tēmu, lai adresāts uzreiz saprastu vēstules būtību.
  • Sveiciens: Sāciet ar oficiālu sveicienu.
  • Galvenais teksts: īsi un skaidri norādiet vēstules būtību.
  • Secinājums: beidziet vēstuli ar oficiālu atvadīšanos un parakstu (varat pievienot elektronisko parakstu).

9. Kā atbildēt uz saņemtajām biznesa vēstulēm?

  • Savlaicīgums: pēc iespējas ātrāk atbildiet uz biznesa e-pastiem.
  • Pieklājība: Sāciet ar pateicību par vēstuli.
  • Skaidrība: sniedziet skaidru un precīzu atbildi.
  • Dokumentācija: Ja nepieciešams, pievienojiet nepieciešamos dokumentus vai saites.

10. Kuru programmu vislabāk izmantot biznesa vēstuļu rakstīšanai?

  • Microsoft Word: populāra programma ar daudziem teksta formatēšanas rīkiem.
  • Google Docs: ērta sadarbībai, un tai ir mākoņa krātuves iespējas.
  • Microsoft Outlook: bieži izmanto, lai nosūtītu un saņemtu biznesa e-pastus.

11. Kā uzrakstīt biznesa vēstuli svešvalodā?

Ievērojiet standarta biznesa vēstuļu rakstīšanas vadlīnijas, taču esiet jutīgs pret valodas un kultūras atšķirībām. Vienmēr pārbaudiet, vai vēstulē nav kļūdu, un, ja iespējams, lūdziet tekstu pārbaudīt kādam, kam tā ir dzimtā valoda.

12. Kādas biznesa vēstuļu veidnes es varu izmantot?

Ir daudz biznesa vēstuļu veidņu dažādām situācijām, piemēram:

  • Izziņa: lai pieprasītu informāciju vai pakalpojumus.
  • Piedāvājuma vēstule: lai piedāvātu preces vai pakalpojumus.
  • Pateicības vēstule: Lai izteiktu pateicību.
  • Atgādinājuma vēstule: lai atgādinātu par tikšanos vai izpildes datumu.

 

ABC