Bottom-up budgettering - definitie, voordelen, nadelen en tips

Bottom-Up Budgeting is een methodologie voor budgetontwikkeling waarbij gedetailleerde plannen en schattingen op lagere niveaus van een organisatie worden gemaakt, en deze details vervolgens worden samengevoegd en goedgekeurd op hogere managementniveaus. Met dit proces kunt u nauwkeuriger rekening houden met de behoeften en werkelijke mogelijkheden van verschillende afdelingen en medewerkers in de organisatie.

De belangrijkste kenmerken van bottom-up budgetteren zijn:

• Deelname op alle niveaus:

Alle niveaus van de organisatie, van de lagere niveaus tot het senior management, zijn betrokken bij het budgetontwikkelingsproces. Denk hierbij aan managers en medewerkers op operationeel niveau.

• Budgettering van onderaf. Gedetailleerde plannen:

Departementen ontwikkelen hun eigen gedetailleerde begrotingen, rekening houdend met hun specifieke missies, middelen en behoeften.

• Rapportage en verantwoording:

Divisies verstrekken rapporten en onderbouwingen voor hun budgetaanvragen, waardoor het management een beter inzicht krijgt in de motivaties en verwachtingen van elke divisie.

• Budgettering van onderaf. Aggregatie en goedkeuring:

Gegevens van afdelingen worden samengevoegd en beoordeeld op hogere managementniveaus. Dan begroting wordt goedgekeurd en het algemene plan wordt de basis voor financiële planning en controle.

De voordelen van bottom-up budgetteren zijn onder meer nauwkeurigere schattingen van de middelen, deelname van werknemers aan het besluitvormingsproces en verbeterde verantwoordelijkheid voor resultaten op alle niveaus van de organisatie. Maar dit de methode kan ook meer tijd en middelen vergen om te verzamelen, aggregatie en analyse van informatie.

Wat is bottom-up budgetteren?

Definition. Bottom-up budgettering wordt gedefinieerd als een budgetteringsproces dat begint met het laagste afdelingsbudget en omhoog gaat naar het hoogste niveau van de organisatie om het uiteindelijke budget voor het hele bedrijf op te stellen.

Bij de bottom-up-benadering wordt het totale budget bepaald op basis van de prognoses van elke afdeling over de kosten, uitgaven, salarissen van werknemers, administratieve uitgaven, enz. voor de volgende financiële periode. In het algemeen houdt bottom-up budgetteren in dat het budget van een organisatie van onderaf wordt geïmplementeerd.

Het proces begint onderaan en gaat dan geleidelijk verder

organisatieniveaus omhoog. Hoewel afdelingsspecifieke begrotingen worden opgesteld en gepresenteerd door afdelingshoofden, zullen deze pas worden geïmplementeerd na goedkeuring van het senior management. Doordat deze aanpak rekening houdt met de behoeften van medewerkers en het bedrijfsbeleid, kan het bedrijf verder groeien.

Bij deze werkwijze moeten alle afdelingen samenwerken. Het is dus belangrijk ervoor te zorgen dat de bottom-up-aanpak soepel verloopt. De sleutel is dat alle medewerkers de visie en missie van de organisatie begrijpen.

Bottom-up bedrijfsbegrotingsproces

De bottom-up-methode garandeert selectie genoeg geld aan elke afdeling.

Het lagere management van elke afdeling stelt zijn eigen begroting op in overeenstemming met geplande projecten, geschatte kosten van afzonderlijke componenten, aanschaf van apparatuur, kantoorbenodigdheden en de begroting van het voorgaande jaar.
Door van onderop te budgetteren kunnen medewerkers zich richten op wat voor hen belangrijk is. Het helpt afdelingen ook bij het plannen van hun projecten voor het volgende boekjaar.

1. Identificeer de verschillende divisies van het bedrijf. Budgettering

De bottom-upbenadering begint op de lagere niveaus van de hiërarchie van het bedrijf. De eerste stap is het opdelen van het bedrijf in afdelingen. Door elke afdeling te identificeren, wordt het gemakkelijker om afdelingsbegrotingsramingen te verkrijgen.

Medewerkers van elke afdeling kunnen een lijst met projecten voor het komende jaar maken. De afdelingsmanager kan vervolgens voor elk project eenvoudig een kostenchecklist maken. Vestigingen kunnen ook hun administratieve lasten in de checklist opnemen.

Soms kan het budget van een afdeling enorm zijn en een aanzienlijk deel van het bedrijfsbudget uitmaken. Deze afdeling kan worden opgedeeld in divisies voor een soepel evaluatieproces.

2. Moedig elke afdeling aan om een ​​lijst met uitgaven te maken.

Met een lijst met projecten en kostenramingen kunnen afdelingshoofden een kostenprognose maken. Alle afdelingskosten worden samengevat en gepresenteerd als afdelingskostenramingen.

De financiële afdeling houdt afdelingshoofden verantwoordelijk voor het opnemen van mogelijke en noodzakelijke uitgaven. De begrotingsraming is dus nauwkeurig en de begrotingsuitgaven zijn nauwgezet.

3. Tel de uitgaven per afdeling bij elkaar op. Budgettering

Het totale budget van het bedrijf wordt verkregen door de budgetschattingen van alle afdelingen bij elkaar op te tellen. Afdelingshoofden krijgen de mogelijkheid om een ​​budget voor hun afdeling op te stellen.

Het totale budget is niet de definitieve beoordeling van het bedrijf. Voordat het bedrijfsbudget definitief wordt vastgesteld, beoordeelt het senior management alle afdelingsprognoses.

4. Bestudeer de budgetten van elke afdeling.

Hoewel aan de eisen van elke afdeling moet worden voldaan, moet het senior management ook de jaarlijkse budgettoewijzingen overwegen. De budgetraming moet overeenkomen met de doelstellingen van het bedrijf.

Het topmanagement beoordeelt de budgetschattingen voor elke afdeling. Het behandelt problemen waarbij de ramingen van de afdelingsbegrotingen erg laag of te hoog zijn. Eventuele onvoldoende beoordelingen worden besproken met de relevante afdelingshoofden om de nodige wijzigingen door te voeren.

5. Vul de budgetraming in. Budgettering

Zodra het senior management tevreden is met de begrotingsraming, wordt deze aanbevolen aan de financiële afdeling. De winsten en verliezen van een bedrijf worden over de lange termijn geanalyseerd.

De financiële afdeling keurt de budgetraming goed en stelt het algemene budget van het bedrijf vast. Vervolgens verdeelt hij de gelden over de verschillende afdelingen.

Top-down budgetteringsproces versus bottom-up budgetteringsproces

Bij de keuze of ze een top-down of bottom-up budgetteringsmethode willen gebruiken, moeten bedrijven begrijpen wat de verschillen daartussen zijn en hoe ze in elkaar passen. Dit zijn elementen van een groter planningsproces dat bekend staat als top-down en bottom-up planning.

Het kiezen van een budgetteringsmethode op basis van theoretische resultaten is gebruikelijk, maar levert in de praktijk mogelijk geen optimale resultaten op. Bottom-up budgettering wordt soms een meer geavanceerde versie van top-down budgettering genoemd. Dit is niet waar, en het zijn twee verschillende disciplines van budgetteren.

Afdelingen moeten budgetten opstellen binnen de topmanagementpositie in de top-down begroting. Afdelingen bereiden hun begrotingsramingen voor en sturen deze op basis van een bottom-up begroting naar het senior management.

Een top-downbenadering van budgettering is doorgaans sneller. Dit kan er echter toe leiden dat afdelingen moeite hebben om binnen hun budgetbedragen te blijven, omdat het management zich mogelijk niet bewust is van alle kosten die daarmee gepaard gaan. Top-down budgetteren heeft ook minder morele voordelen.

Deze twee hoofdmethoden zijn de meest gebruikte budgetteringsmethoden. Aan de ene kant bespaart een top-down budget tijd, maar brengt het een volledig begrip van de vereisten van elke afdeling in gevaar. Als gevolg hiervan zijn sommige afdelingen mogelijk niet in staat effectief te functioneren binnen de grenzen die door het senior management zijn gesteld.

Aan de andere kant stimuleert een bottom-upbegroting medewerkers nemen verantwoordelijkheid voor het proces en maken gebruik van hun ervaring op de afdelingen die zij beheren. Echter afdelingsresultaten komen mogelijk niet altijd overeen met de algemene doelstellingen organisatie.

Voordelen van bottom-up budgetteren

1. Nauwkeurigheid:

Bottom-up budgetteren heeft doorgaans het voordeel dat het tamelijk accuraat is, omdat elke afdeling in de organisatie op de hoogte is van haar uitgaven en middelen.

Het optellen van budgetschattingen van elke afdeling kan resulteren in nauwkeurige budgetten voor het bedrijf als geheel.

2. Motivatie. Budgettering

Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het maken van budgetten werken doorgaans harder dan anderen om de bedrijfsdoelen te bereiken.

Doordat ze financiële verantwoordelijkheid krijgen, krijgen ze een gevoel van eigenaarschap.

Dit verbetert het moreel en de betrouwbaarheid van de medewerkers. Ze blijven immers lang bij het bedrijf.

3. Afdelingsbehoeften

Het senior management heeft mogelijk geen gedetailleerd inzicht in elk programma en is mogelijk niet in staat te beslissen waar de middelen moeten worden toegewezen. Een bottom-up benadering helpt bij het afstemmen op de behoeften van de afdeling om haar doelstellingen te bereiken.

Omdat medewerkers van elke afdeling budgetramingen opstellen, worden de vereisten duidelijk vermeld in het schattingsrapport.

4. Transparantie. Budgettering

De kosten en middelen van de afdeling worden zo helder mogelijk weergegeven. Bij de budgetbeoordeling zijn medewerkers van elke afdeling betrokken.

De verdeling van de gelden en de door de afdeling gemaakte kosten zijn bij iedere medewerker van de afdeling bekend. Transparantie helpt het vertrouwen van medewerkers in het bedrijf op te bouwen.

Nadelen van bottom-up budgetteren

1. Gebrek aan coördinatie

Er is een gebrek aan coördinatie tussen afdelingen waar zij hun begrotingen maken zonder aan andere afdelingen te denken. Dit kan ook leiden tot dubbele begrotingsramingen.

2. Afwijking van het doel van de organisatie. Budgettering

Een budget dat is opgesteld door de minst ervaren medewerker kan afwijken van het doel van de organisatie. En het zal het bedrijf geen fortuin opleveren.

3. Het budget overschrijden

De kans is groot dat als één afdeling het budget overschrijdt. Het toevoegen van extra middelen kan gevolgen hebben voor een andere afdeling. Elke afdeling moet gelijke kansen krijgen om binnen het bedrijf te groeien.

4. Lange termijn

Het integreren van alle sets kleinere budgetten om één budget voor het hele bedrijf te creëren, duurt meestal langer. Het zorgvuldig analyseren en implementeren van budgetramingen is een arbeidsintensief proces.

Implementatietips voor de bottom-up methode. Budgettering

Hieronder volgen enkele suggesties voor de implementatie van bottom-up budget voor uw bedrijf. Gebruik deze tips voordat u een budgetschatting kiest die u met deze methode hebt verkregen. Dit kan een geweldige strategie zijn voor uw organisatie.

1. Zorg voor duidelijke doelen

Het definiëren van doelen helpt bij het stellen van grenzen voor elk proces. Hetzelfde geldt voor bottom-up budgettering. De beoogde uitgaven en uitgaven voor elke afdelingsmanager moeten redelijk zijn. Hoewel deze strategie zich uitsluitend richt op de behoeften van de afdeling, moet u ook rekening houden met de financiële beperkingen van het bedrijf.

2. Zorg voor een gestructureerde organisatie

De functies en vereisten variëren voor verschillende afdelingen van het bedrijf. Bij het opstellen van de bijbehorende budgetraming wordt rekening gehouden met de kenmerken van een bepaalde afdeling.

Op dezelfde manier mogen de factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het schatten van het budget van de ene afdeling, die van een andere afdeling niet overlappen. Dit zal resulteren in het dupliceren van de begroting of het weglaten van enkele belangrijke details.

3. Let op details. Budgettering

Afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig controleren van alle afdelingsfondsen en -uitgaven. Hun taak is het bijhouden van een lijst. begroting met de verwachte uitgaven voor het begrotingsjaar.

Hoewel dit tijdrovend is, is het een effectieve manier om de uitgaven van de afdeling bij te houden. Dit verhoogt de verantwoordelijkheid en het moreel van de werknemer.

Conclusie!

Het succes van een bedrijf hangt af van de langetermijnvisie en missie van het bedrijf. Budgettering biedt geen garantie zakelijke groei. De budgetraming moet consistent zijn en samenwerken met de doelstellingen van het bedrijf.

Hoewel de bottom-up-aanpak tegemoetkomt aan de behoeften van medewerkers, moet deze ook winst opleveren voor de organisatie. Aangezien overbudgettering gemakkelijk kan gebeuren, moet u de budgetlijst van elke afdeling zorgvuldig doornemen.

Medewerkers moeten zich houden aan budgetdeadlines. Herinner werknemers eraan om hun schattingen te baseren op hun beste inschatting en geen extra dollars toe te voegen om in te vullen. Zorg ervoor dat de middelen verstandig worden toegewezen en op een zodanige manier dat iedereen heeft wat hij of zij nodig heeft om uw algemene bedrijfsplannen en -doelen te bereiken.