Ansattes produktivitet. En lederveiledning til tidsmåling og produktivitet

Ansattes produktivitet er et mål på effektiviteten og effektiviteten av deres arbeid i arbeidsmiljøet. Resultatstyring spiller en nøkkelrolle for å nå organisasjonens mål. Her er noen faktorer som kan påvirke ansattes produktivitet:

1. Motivasjon: Ansatte som er motiverte er vanligvis mer produktive. Motivasjon kan være knyttet til belønning, anerkjennelse, interessante oppgaver og andre faktorer.
2. Klare mål og forventninger: Når ansatte forstår sine mål og forventninger, finner de det lettere å navigere og oppnå resultater.
3. Utdanning og utvikling: Å gi ansatte opplæring og faglig utviklingsmuligheter kan forbedre deres ferdigheter og dermed produktiviteten.
4. Effektiv veiledning: Ledere som har effektive ferdigheter ledere kan inspirere og veilede sine underordnede, og bidra til økt produktivitet.
5. Kommunikasjon: God kommunikasjon i en organisasjon fremmer forståelse av oppgaver, reduserer sannsynligheten for feil og bidrar til å fjerne hindringer for å fullføre oppgaver.
6. Arbeidsmiljø: En komfortabel og støttende arbeidsplass kan ha en positiv innvirkning på ansattes fysiske og følelsesmessige velvære.
7. Teknologier og verktøy: Bruk av moderne teknologi og effektive verktøy kan forbedre arbeidsflyten og øke produktiviteten.
8. Balanse mellom jobb og privatliv: Ansatte som kan opprettholde en balanse mellom arbeid og privatliv er ofte mer effektive og mindre stresset.
9. Vurdering og tilbakemelding: Regelmessig vurdering av ytelse og gi konstruktive tilbakemeldinger hjelper ansatte å forstå sine styrker og områder for forbedring.

Vellykket resultatstyring krever en helhetlig tilnærming som tar hensyn til ulike aspekter ved arbeidsprosessen og de individuelle egenskapene til medarbeiderne.

Nå som vi har et anstendig fotfeste, la oss se på noen verktøy og teknikker som vil lære deg hvordan du administrerer teamets tid og øker produktiviteten.

1. Utvikling av prosjektkalender. Ansattes produktivitet.

Å utvikle en prosjektkalender og administrere ansattes ytelse henger sammen og er viktige elementer for å lykkes med å fullføre oppgaver. Her er trinnene og anbefalingene for disse to aspektene:

1. Definisjon av prosjektmål og mål:

• Finn ut sluttmålene for prosjektet.
• Del opp målene dine i mindre oppgaver.

2. Ansattes produktivitet / Definisjon av timing:

• Regn ut detaljene i tidsfristene for hver oppgave.
• Vurder avhengigheter mellom oppgaver.
• Identifiser kritiske veier.

3. Utvikling av prosjektkalenderen:

• Bruk profesjonelle verktøy for å lage en prosjektplan (for eksempel et Gantt-diagram).
• Ta med alle stadier av prosjektet i kalenderen, ta hensyn til tidsfrister og avhengigheter.

4. Ansattes produktivitet. Ressursplanlegging:

• Bestem hvilke ressurser (mennesker, teknologi, økonomi) som kreves for hver oppgave.
• Fordel ressursene jevnt og effektivt.

5. Sporing av ansattes ytelse:

• Sett klare ytelsesforventninger for hver oppgave.
• Gi åpenhet om prosjektets mål og hver enkelt ansatts rolle.
• Gi tilbakemelding og støtte.

6. Overvåking og kontroll:

• Følg regelmessig prosjektfremdrift og ansattes ytelse.
• Gjør justeringer i timeplan og arbeidsplan etter behov.
• Reager på risikoer og problemer umiddelbart.

7. Ansattes produktivitet. Kommunikasjon og samarbeid:

• gi effektiv kommunikasjon mellom teammedlemmer.
• Fremme samarbeid og informasjonsdeling.

8. Ansattstøtte:

• Gi ansatte ressursene og opplæringen de trenger.
• Vær oppmerksom på deres trivsel og motivasjon.

9. Ytelsesvurdering:

• Gjennomfør regelmessige ytelsesvurderinger og analyser resultatene.
• Bruk data til å kontinuerlig forbedre prosesser.

10. Konstant forbedring:

• Bruk erfaring fra tidligere prosjekter for å optimalisere prosesser.
• Utvikle og implementere nye prosjekt- og resultatstyringsteknikker.

Effektiv styring av prosjekt- og medarbeiderprestasjoner krever en systematisk tilnærming og fleksibilitet for å tilpasse seg endringer og nye forhold.

2. Lag en prioriteringsliste, start med de mest tidkrevende aktivitetene og slutt med minst.

Tenk deg dette. Du har vakkert satt opp oppgaver for teammedlemmene dine for dagen. Alt er lagt ut der slik at de kan fylle ut og markere en etter en. Høres bra ut, ikke sant? Men problemet nå er at oppgaver varierer i kompleksitet og lengde (komplekse oppgaver vil sannsynligvis ta lengre tid). Så hvordan kan du sikre at teamene dine fullfører oppgaver på den mest produktive og tidsriktige måten?

Man kan feilaktig anta at å gjøre mer håndterbare oppgaver først vil åpne døren for vanskeligere og gi deg drivkraft til å fortsette å jobbe. Ansattes produktivitet

En fersk studie som undersøkte legers skarphetsnivå sammenlignet med deres arbeidsmengde, og prioriterte mindre komplekse saker, fant imidlertid at prioritering av enklere oppgaver fremfor komplekse bare har kortsiktige fordeler, men er verre på lang sikt. Hva kan vi lære av dette?

Som ledere, oppmuntre teammedlemmene dine til å ta på seg mer utfordrende oppgaver som en prioritet. Hvorfor? Fordi det er lettere for oss å distrahere oss fra mer komplekse oppgaver og prioritere lettere. Det gir oss en følelse av prestasjon.

3. Mål og spor ytelsen regelmessig.

Regelmessig ytelsesmåling og sporing er viktige elementer for effektiv prosjekt- og medarbeiderledelse. Her er noen viktige trinn i denne saken:

1. Etablere nøkkelytelsesindikatorer (KPI):

   • Bestem nøkkelberegningene som best gjenspeiler ytelsen til prosjektet og medarbeiderne.
   • Disse KPIene kan inkludere tidsfrister for å fullføre oppgaver, kvalitet på resultater, budsjettparametere og annet.

2. Vanlige ytelsesanmeldelser:

   • Gjennomfør regelmessige (f.eks. ukentlig eller månedlig) ytelsesvurderinger.
   • Sammenlign faktiske resultater med planer og forventninger.

3. Ansattes produktivitet. Bruke prosjektstyringsverktøy:

   • Bruk dedikerte prosjektstyringsverktøy for å overvåke fremdriften.
   • Gantt-diagrammer, oppgavetavler, tidsregistreringssystemer kan være nyttige verktøy.

4. Tilbakemelding og dialog:

   • Hold regelmessige møter for å diskutere fremgang og løse potensielle problemer.
   • Gi tilbakemelding til ansatte slik at de forstår hvordan arbeidet deres stemmer overens med prosjektmålene.

5. Ansattes produktivitet. Retting av planer:

   • Ved avvik fra planen, juster tidsplan og ressurser.
   • Reagere på negative trender og risikoer ved å iverksette tiltak for å forhindre eller håndtere dem.

6. Individuell ytelsesvurdering:

   • Utvikle systemer for vurdering av individuelle prestasjoner.
   • Vurder bidraget fra hver ansatt til det samlede resultatet.

7. Ansattes produktivitet. Systematisk prosessanalyse:

   • Analyser effektiviteten av arbeidsprosesser.
   • Se etter måter å optimalisere og forbedre ytelsen på.

8. Bruke automatisering:

   • Implementere automatiseringsverktøy for datainnsamling om ytelse.
   • Dette kan forenkle prosessen med å spore og levere analyser.

9. Ansattes produktivitet. Generer rapporter:

   • Gi regelmessige resultatrapporter til ledelsen og prosjektgruppen.
   • Del dine resultater og planer for fremtiden.

10. Kontinuerlig forbedring:

• Bruk ytelsesmålingsdata for å kontinuerlig forbedre prosesser og praksiser.

Regelmessig måling og sporing av ytelse hjelper til med å identifisere problemer tidlig og forhindre potensielle prosjektforsinkelser.

4. Vær oppmerksom på vanlige tidssløsende aktiviteter på arbeidsplassen. Ansattes produktivitet

Å identifisere aktiviteter som kaster bort tid kan forbedre produktiviteten din. ansatte og spare tid ved å eliminere uønskede oppgaver og distraksjoner fra arbeidsrutinen deres. Her er noen typiske aktiviteter som kaster bort tid på arbeidsplassen:

1. Distraksjoner i sosiale nettverk
2. Sjekker e-post hele tiden
3. Mangel på prioriterte oppgaver
4. Bare utsett det
5. Uproduktive møter
6. Tilfeldige samtaler

Med unntak av tilfeldige samtaler og uproduktive møter er alt annet relativt enkelt å kontrollere. Det er bare et spørsmål om selvkontroll. Men det er vanskelig å nekte møter og tilfeldige samtaler. En enkel løsning på uproduktive møter er å holde ting så enkelt som mulig. Lag en agenda, gi en CTA og avslutt møtet. Gi dette rådet til dine ansatte som er for høflige til å avslå tilfeldige samtaler. I slike situasjoner kan den ansatte stille inn et samtalesluttsignal, hvoretter det høye signalet kan brukes som syndebukk for å komme tilbake på jobb.

5. Pass deg for tretthet på arbeidsplassen eller eksternt. Ansattes produktivitet

Senere skal vi se på noen distraksjoner som kan forårsake tretthet. Her skal vi se på hva du proaktivt kan gjøre for å forhindre at de ansatte blir slitne mens de jobber.

Det er bedre å ta en pause på fem til ti minutter for hvert femti til seksti minutters arbeid enn å ta lengre pauser etter lange perioder med arbeid.

• Kom deg utenfor: Enten du er på et kontor eller jobber hjemmefra, kan det å tilbringe tid ute hjelpe mot tretthet. Det blir enda bedre hvis været er bra. Du trenger ikke studere for å forstå at det er usunt å sitte ved et skrivebord hele dagen.
• Organiser sosiale arrangementer: På kontoret eller via Zoom hjelper det mot tretthet å ha et sted hvor de ansatte bare kan slappe av og ikke snakke om jobb, men være i hverandres selskap.
• Individuelle innsjekkinger: Selv om innsjekkinger kan være tidkrevende, viser de teamene dine at du bryr deg. Sjekk dem fra tid til annen – ikke på ytelsen deres, men på deres generelle velvære.

6. Identifiser og administrer ulike kilder til distraksjoner.

Håndtering av distraksjoner er en viktig del av å holde ansatte produktive og produktive. Her er noen trinn for å identifisere og håndtere ulike kilder til distraksjon:

1. Gjennomføring av analysen:

• Gjennomfør en analyse av arbeidsmiljøet og prosessene for å identifisere potensielle kilder til distraksjoner.
• Spør ansatte hva som hindrer dem på jobb.

2. Ansattes produktivitet. Identifisere viktige distraksjoner:

• Identifiser viktige faktorer som kan påvirke produktiviteten, for eksempel uvedkommende støy, ubehagelige møbler, mangel på utstyr, etc.

3. Vurdere distraherende tendenser:

• Vurder hvor ofte og på hvilket stadium av arbeidet ansatte blir utsatt for distraksjoner.

4. Ansattes produktivitet. Opplæring av ansatte:

• Gi opplæring i metoder for å håndtere distraksjoner, for eksempel teknikker tidsfordriv og konsentrasjon.

5. Arbeidsmiljøforskriften:

• Skap komfortable arbeidsforhold, for eksempel, la ansatte bruke støyreduserende hodetelefoner.

6. Teknologiledelse:

• Vurder å bruke verktøy og apper for å blokkere distraherende varsler eller administrere tid, for eksempel Pomodoro-teknikken.

7. Ansattes produktivitet.  Sette grenser:

• Sett klare grenser mellom ditt privatliv og arbeidsliv.
• Oppmuntre ansatte til å ta seg tid til å hvile og lade opp.

8. Oppgavebehandling:

• Del oppgaver ned i mindre, håndterbare biter for å redusere følelsen av overveldelse.

9. Ta regelmessige pauser:

• Oppmuntre ansatte til å ta korte pauser for å lindre stress og gjenvinne konsentrasjonen.

10. Ansattes produktivitet. Tilbakemelding og støtte:

• Ha jevnlige samtaler med ansatte om hvordan de takler distraksjoner og gir den støtten de trenger.

11. Bruke Task Management Software:

• Bruk programmer til oppgavestyring og prosjekter for mer effektiv organisering av arbeidsprosessen.

12. Vanedannelse:

• Oppmuntre til utvikling av positive arbeidsvaner, for eksempel å sette en vanlig arbeidsplan og sekvensering av oppgaver.

13. Ansattes produktivitet. Konstant læring og tilpasning:

• Overvåk hvordan endringer i arbeidsmiljø og forhold påvirker ansattes distraksjon og tilpass ledelsesstrategier deretter.

Å adressere problemet med distraksjon krever en systematisk tilnærming og konstant oppmerksomhet på de ansattes behov og arbeidsmiljøet.

Bruke tidsstyringsverktøy. Ansattes produktivitet

Så hvilke verktøy kan du bruke for å måle dine ansattes tid? La oss dykke ned i to populære tidsstyringsverktøy.

1. Tidslege

Tidsdoktorr lar deg tilpasse og organisere alle dine daglige oppgaver, spore tiden brukt på hver oppgave i sanntid.

Tidsregistrering kan settes opp for arbeidet ditt som helhet eller for spesifikke oppgaver (som legger til den totale tiden brukt på alle oppgaver).

En av de beste funksjonene til dette verktøyet er at det slutter å spore når det ikke er noen aktivitet på systemet ditt på en viss tid. Denne funksjonen kan aktiveres avhengig av tidsforskyvningen.

På slutten av dagen sender den deg et sammendrag av tidsstyringen din for hver oppgave.

2. Veksle Spor ansattes produktivitet

Toggl spor er et hendig tidsstyringsverktøy som kan kjøres på alle enhetene dine. Tiden din kan spores og synkroniseres på tvers av flere enheter.

Et par kule funksjoner i denne appen er at den genererer rapportene dine i CSV- og PDF-formater og sender deg e-postpåminnelser om mål.

Konklusjon

Noen av tingene som er nevnt i denne artikkelen påvirker ikke de ansattes produktivitet direkte, men vil definitivt påvirke deres samlede tid og effektivitet arbeid. Ansattes produktivitet

Godt organiserte oppgaver og ressurser vil spare tid og tillate ansatte å være mer produktive. Oppmuntre dine ansatte til å prioritere oppgavene sine fra vanskeligste til enkleste for maksimal produktivitet. Ta deg tid til å overvåke fremgangen deres regelmessig og se hvor de trenger hjelp. Mens du gjør dette, presenter dem nøkkelpunkter slik at de kan huske informasjonen bedre. Ta skritt for å forhindre at de ansatte blir overarbeidet og brenner ut. Engasjer teamene dine med positiv forsterkning for å sikre at de fullfører oppgavene sine i tide. Til slutt, bruk tidsmålingsverktøy for å samle inn data om teamenes ytelse, slik at du kan ta bedre beslutninger for å forbedre produktiviteten deres.

Når du gjør disse for å måle ansattes tid og produktivitet, sørg for at du er konsistent med det du belønner dem med. Bedre å gå foran som et godt eksempel.