Tidsstyring og produktivitetsforbedring

Tidsstyring og produktivitet er teknikker og strategier som hjelper deg å bruke tiden din effektivt for å nå dine mål, forbedre ytelsen og fullføre oppgaver mer effektivt. Disse konseptene er nært beslektet og spiller en viktig rolle i å administrere din egen produktivitet og suksess i både ditt profesjonelle og personlige liv. Er det miljøet, eller misforvalter vi bare tiden vår? Tidsstyring kan være en stor utfordring for enhver travel grunnlegger, spesielt ettersom grensene mellom arbeidstid og hjemmeliv i økende grad utviskes (eller forsvinner). Men med de riktige verktøyene og taktikkene kan du overvinne denne utfordringen og bli mer produktiv enn noen gang, selv under de mest kaotiske tidene i moderne historie.

Google Workspace for utvikling av innholdsmarkedsføring.

1. Ikke multitask. Tidsfordriv.

Har du noen gang følt deg fysisk og mentalt utslitt på slutten av arbeidsdagen, men faktisk ikke fått gjort arbeidet ditt? Hvis du noen gang har klaget over at du ikke har nok tid i løpet av dagen, er sjansen stor for at du har prøvd å multitaske. Når du tror du multitasker, forkorter du faktisk bare kakediagrammet for hver oppgave og stjeler timer fra deg selv. Du har bare en viss begrenset mengde energi på en gitt dag, og hvis du er en av de gründerne som ønsker å gi 100 % til alt du gjør, stemmer ikke regnestykket. I virkeligheten ender du opp med å bruke 10 % her, 20 % der, 5 % til et dusin andre oppgaver, og så blir ytterligere 10 % av oppmerksomheten brukt på den endeløse strømmen av varsler og meldinger. sosiale nettverk.

Dette resulterer i høye byttekostnader, som tar lengre tid enn du tror. La oss si at du sjekket Facebook-varslene dine fire ganger. Det er tapt opptil en hel time. Sjekker du innboksen eller Slack hver gang den lille røde sirkelen dukker opp? Du kaster bort mer tid enn du faktisk jobber.

Dessuten synker kvaliteten på arbeidet og fristene forsinkes. Det vil virke som det tar deg lengre og lengre tid å få ting gjort – fordi det gjør det. Og siden du allerede har brukt hele dagen på å bytte mellom oppgaver, vil tanken din være tom om kvelden. Tidsfordriv

2. I stedet for én oppgave

Når var siste gang du fokuserte på bare EN ting i 30 minutter? Eller til og med 10 minutter? Uten å se på varsler eller e-poster?

Uansett hva du jobber med, slå av alle distraksjoner og fokuser på én ting for en bestemt tidsperiode. Still inn en tidtaker om nødvendig. Sett kalenderen din til Ikke forstyrr (Ikke forstyrr). I Slack-innstillinger velger du Pause varsler. Lukk alle de 27 åpne nettleserfanene eller klikk på Nytt vindu. Spill din avslappende favorittmusikk uten tekster for å fordype deg i atmosfæren. Og bare... begynn å gjøre det.

3. Sett kunstige grenser for deg selv. Tidsfordriv.

En av de kraftigste måtene å øke produktiviteten og forbedre tidsstyringen på er å sette kunstige grenser. Hva betyr det? Falske frister. Å sette kunstige grenser hindrer deg i å gå i lovens felle Parkinsons , som sier at "arbeidet utvides for å fylle tiden som er tilgjengelig for fullføringen." Du har sikkert sett dette før. Noen i teamet ditt har tre oppgaver og en åtte timers arbeidsdag for dem utførelse, og de klarer å strekke disse oppgavene fra klokken 9 til 5. Når du vet førstehånds at disse tre oppgavene bør ha tatt maksimalt 90 minutter.

Hva om de bare hadde en 90-minutters arbeidsdag til å gjøre dette? Jeg vedder på at Tesla Cybertruck fortsatt ville gjøres. Å jobbe hjemmefra forårsaket av COVID-19-pandemien har gjort det enda lettere å falle i fellen til Parkinsons lov. Uten reisetid og ingen arbeidsdagskuffer som tvinger deg til å slappe av mentalt og dra hjem, kan du virkelig trekke ut ting.

Hold deg produktiv.

Den beste måten å bryte Parkinsons lov og holde seg produktiv i dag er å sette kunstige tidsfrister. Lag en tidsbegrensning for å fullføre denne oppgaven – til og med still inn en tidtaker for deg selv. En av grunnleggerens teammedlemmer var også kjent for å følge denne teknikken ved å bruke omgivelsene som innebygde tidsbegrensninger. Når han reiser for å filme (den gang folk kunne gjøre slike ting), kjøpte han bare 30 minutter eller 60 minutter med fly-Wi-Fi. Deretter utfordret han seg selv til å få gjort så mye arbeid som mulig i løpet av disse 30 eller 60 minuttene, og han ville ikke oppdatere Internett etter at tidtakeren gikk ut.

Alt som skjer etter at Wi-Fi er slått av, bør skje offline på skrivebordet. Dette vil tillate deg å fokusere på oppgaven og ikke bli distrahert av ulike faner, varsler og e-poster. Du vil bli overrasket over hvor mye du kan få gjort hvis du setter fiktive grenser og lager en minisprint.

4. Bruk pomodoro-teknikken. Tidsfordriv

Pomodoro-teknikken er en spesifikk tidsstyringsteknikk fra slutten av 1980-tallet som bruker en timer for å bryte ned arbeid i små, hyperproduktive mini-sprints. Disse er vanligvis 25-minutters intervaller atskilt med korte pauser.

LifeHacker beskriver trinnvise instruksjoner for effektiv bruk av Pomodoro-teknikken:

1. Velg oppgaven du vil fullføre
2. Still inn Pomodoro i 25 minutter (Pomodoro er en timer)
3. Arbeid med oppgaven til Pomodoro ringer, og plasser deretter sjekken på papiret ditt.
4. Ta en kort pause (5 minutter er ok)
5. Hver 4. Pomodoro tar en lengre pause

Du kan til og med bruke nettbaserte verktøy som Tomato Timer eller en rekke apper for å gjøre denne taktikken enda enklere. Tidsfordriv

5. Prøv Zeigarnik-effekten. 

Det er en psykologisk teori som gjør det lettere å huske avbrutt aktiviteter og gå tilbake til dem. Dette kalles Zeigarnik-effekten. Det antas at du er mer sannsynlig å huske en uferdig oppgave enn en fullført. Den litauiske psykologen Bluma Zeigarnik oppdaget denne effekten ved å observere oppførselen til servitører på en kafé. Ifølge studien var det mer sannsynlig at servitører husket detaljer om åpne faner enn kunder som allerede hadde fått betalt.

Hvordan kan du bruke Zeigarnik-effekten til å forbedre gründerproduktiviteten? Vel, hvis du sliter med å løse en gitt oppgave eller finner deg selv som utsetter et bestemt problem, ta en pause. Gå bort fra ham i fem minutter. Så kom tilbake til dette. Du er kanskje bare uthvilt og i stand til å jobbe mer effektivt med det nå som du har latt billetten stå åpen og få sjansen til å tenke på den ubevisst og uten press.

6. Finn Six Pack . Tidsfordriv.

Nei, vi snakker ikke om å lene seg tilbake og slappe av. "Six-Pack" er en luftfartsbetegnelse for instrumentpanelet som inneholder de viktigste flyinstrumentene i cockpiten til et fly. Selv om det er en million ting som kan manipuleres samtidig under flyturen, er det vanligvis seks instrumenter som gir de viktigste dataene (lufthastighet, høydemåler osv.). Piloten kan fokusere på disse seks instrumentene for å holde alt i orden. Ari Maisel er også utdannet pilot. Han råder deg til å tenke på virksomheten din som et fly når det gjelder fokus. «Som grunnlegger må du prøve å finne din versjon av Six-Pack. At uansett hva som skjer, vil du fokusere på å markedsføre virksomheten din, til og med én prosent."

Hva er din Six-Pack i virksomheten din? Det er her du bør bruke energien din. For alt annet som ikke bidrar til å oppnå det målet eller KPI, fjern bare distraksjonene.

7. Sett telefonen i et annet rom. 

Du kan overbevise deg selv om at du ikke har en smarttelefonavhengighet, men la oss være ærlige – alle gründere har det. Dette lille verktøyet er potensielt et av de kraftigste verktøyene for å drive en nettbedrift som noen gang har eksistert. Stikkord: potensielt. Faktisk er smarttelefonavhengighet en plage og skadelig for produktiviteten. Selv om du bare sjekker telefonen i to sekunder og behandler et nytt varsel, kan det ta opptil 23 minutter å gjenvinne oppmerksomheten din.

En sikker måte å bli kvitt denne konstante distraksjonen på er å la smarttelefonen stå i et annet rom. Prøv dette i noen timer når du begynner på jobb i morgen. Ved lunsjtid vil du bli positivt overrasket over hvor fokusert og vellykket du føler deg.

8. Master i asynkron kommunikasjon. Tidsfordriv

Asynkron kommunikasjon (eller "asynkron" for kort) er en mye undervurdert produktivitetsatferd som kan revolusjonere måten du driver virksomheten din på. Dette betyr å kommunisere med laget ditt IKKE i sanntid, men ved å "passe ballen frem og tilbake."

Doist-bloggen oppsummerer det best: "Enkelt sagt, asynkron kommunikasjon er når du sender en melding uten å forvente en umiddelbar respons."

• Asynkron eksempel 1: Du sender en e-post til noen. De svarer dagen etter når de best kan håndtere oppgaven.
• Asynkron eksempel 2: Du sender en Loom-videobriefing til et teammedlem i en annen tidssone i løpet av sovetiden. Når de våkner og begynner å jobbe, ser de på veven og begynner å jobbe med prosjektet – kommenterer eventuelle spørsmål. Du kan så begynne å svare asynkront på spørsmålene deres så snart som mulig.

Selvfølgelig er det noen typer kommunikasjon som fortsatt må være synkron (også kjent som "Sync") – der personen du snakker med svarer umiddelbart i sanntid. Mange tror fortsatt at kreativt samarbeid og problemløsning fortsatt gjøres best «i samme rom». Men nå som mange steder rundt om i verden vi bokstavelig talt ikke kan være i samme rom på grunn av karantene og sosial distansering, må mange gründere revurdere kommunikasjonsstrategiene sine.

• Synkroniseringseksempel 1: livemøte i samme rom (eller videokonferanseverktøy).
• Synkroniseringseksempel 2: sanntidssamtale i Slack chat.

Det er viktig å tenke på hvilken kommunikasjon i arbeidsdagen din som potensielt kan bli asynkron og kansellere disse møtene fra kalenderen din. Og planlegg synkron kommunikasjon kun når det er absolutt nødvendig.

Hver gang et Google Kalender-møte avbrytes og erstattes med en asynkron melding eller en 5-minutters Loom-video, får en engel vingene.

9. Unngå beslutningstrøtthet

Faktisk vil det å gi opp avgjørelser helt gi deg tilbake massevis av mental kraft. Jack Dorsey, medgründer av Twitter og Square, liker tydeligvis ikke å ta avgjørelser og lar ofte teamet hans ta viktige avgjørelser uten ham. "En tidligere Square-ansatt sa Dorsey 'trodde det ideelle møtet var et der han ikke trengte å si noe'." Som gründer tar du sannsynligvis beslutninger hele dagen lang. Og når du står overfor et virkelig viktig problem, har du allerede brukt all din beslutningsenergi på små oppgaver og uviktige beslutninger.

Beslutningstrøtthet er reell. Det kan føles som om det på slutten av dagen ikke er mer drivstoff i den mentale tanken din, og hjernen din blir anstrengt selv ved tanken på en ting til du er ansvarlig for. Prøv å ta færre beslutninger og hold teamet ditt (spesielt de som forbereder seg på lederroller) ansvarlig for å ta flere av disse beslutningene. Du kan spørre: "Men hvordan kan jeg stole på at folk tar gode avgjørelser uten meg?"

10. Klassifiser avgjørelser som reversible eller irreversible. Tidsfordriv

Hvis du absolutt må ta en avgjørelse på egen hånd, tenk på hvor viktig den avgjørelsen er for å bruke mental energi. Det er godt mulig at de fleste beslutninger på en gitt dag kan tas raskt på noen få sekunder uten risiko. Med andre ord, du bekymret deg sannsynligvis for mye om det. Farnam Street utforsker dette prinsippet om reversible og irreversible beslutninger ved å vise et rutenett over hvordan du bør tenke om hver beslutning.

Hvis løsningen er reversible - for eksempel en melding i sosialt nettverk, som du raskt og enkelt kan slette, eller et utkast til en bloggartikkel som du alltid kan redigere, bør du bruke minimum tid på å tenke på det. Bare "flyt deg raskt og knekk ting", så sparer du deg selv for det mentale stresset ved å bekymre deg for noe som lett kan fikses.

Hvis løsningen irreversibelt – for eksempel å sende en e-post til 2 millioner abonnenter – det kan være lurt å bruke litt av energien på å sørge for at det er riktig. Dessuten, hvis løsningen er irreversibel og konsekvent – for eksempel å signere en stor kontrakt eller en femårig kontorleieavtale – du vil definitivt bruke litt tid på det.

Jeff Bezos går dypere inn på denne tilnærmingen til beslutningstaking i et av sine brev til aksjonærene:

"Noen avgjørelser er konsekvensmessige og irreversible eller nesten irreversible - de er enveisdører - og disse beslutningene må tas metodisk, forsiktig, sakte, med mye omtanke og konsultasjon. Hvis du går og du ikke liker det du ser på den andre siden, vil du ikke kunne komme tilbake til der du var før. Vi kan kalle disse avgjørelsene for type 1. Men de fleste avgjørelser er ikke slik - de er foranderlige, reversible - de er toveisdører." 

I følge Bezos kan og bør denne andre typen beslutninger tas raskt. Prøv å tenke på beslutningene dine på denne måten og se hvor raskt du kan ta reversible.

11. Egen kalender

Chris Dixon, partner og investor i a16z, sa en gang: "Din innboks er andres gjøremålsliste." For mange mennesker er reaktive i stedet for proaktive med G-Suite-kontoen sin. Det er på tide å ta kontroll. Si «Nei» til neste kalenderinvitasjon. Utsett uviktige e-poster til en senere dato, slik at du bedre kan adressere dem. Bruk "3 Ds" for å komme til innboks null, og hold Google-kalenderen din unna unødvendige møter du ikke trenger å delta på. Dette tipset er veldig enkelt, men ikke desto mindre viktig. Administrer kalenderen din og tiden din. Det tilhører deg og ingen andre.