Организација пројекта – дефиниција, типови и дијаграм

Организација пројекта је процес планирања, координације и управљања ресурсима ради постизања одређених циљева унутар одређеног времена и буџета. Пројекат је привремени подухват који има јединствен резултат или производ који се разликује од рутине свакодневних операција организације.

У организацији пројекта постоје три области одговорности и надлежности.

Управљање пројектом – поверена му је управљачка страна пројекта
Пројектни тим – Пројектном тиму је додељен аспект имплементације пројекта
Пројектни одбор је тијело за доношење одлука које има повјерење у успјех пројекта и доноси важне одлуке као што је да ли пројекат треба отказати или наставити.

Организациона структура пројекат зависи од неколико фактора као што су тип и стил организације, хијерархија и ток посла.

Ево неких од најчешћих типова организације пројекта:

1. Функционална организација. Организација пројекта

Ово је једна од најчешћих организационих структура. Компанија је подељена у неколико одељења и људи са сличним вештинама и знањем су груписани заједно. Менаџер пројекта и други ресурси раде у истом одељењу, на пример, маркетинг, продаја, рачуноводство итд.

Предности функционалне структуре су:

Ово је најбоље и за мале пројекте и за мале тимове јер ова функција може стећи потпуну контролу и контролу над члановима тима и другим ресурсима.
Чланове је лако мотивисати јер их је мало
Приступ стручњацима је лак јер се налазе у истој функционалној области.
Лако је окупити све који су укључени у пројекат и разговарати о релевантном питању.
Запослени су вољни да раде на оваквим пројектима јер им то даје прилику да напредују.
Пошто је тим мали, могуће је ограничити средства комуникације пројекта.

Недостаци функционалне структуре су следећи:

Није лако добити приступ људима изван ваше функционалне јединице
Запослени су лојални свом вођи тима уместо да раде на пројекту
Потешкоће у одржавању стратешког фокуса

2. Дизајн.

Овде менаџер пројекта има пуну одговорност за сваки пројекат. Има стално запослење са целим тимом и контролу буџета за његово успешно извршење. Он одговара пројектном одбору и спонзору пројекта. Организација пројекта

Предности организационе структуре засноване на пројектима су следеће:

Потпуна контрола над тимом
Снажан осећај идентитета унутар тима, што резултира доминантном тимском културом
Минимални конфликт, јер сваки учесник ради на постизању циљева и задатака пројекта
Лако је планирати свој посао
Лака доступност ресурса
Побољшава техничко вођство, као и вештине управљања пројектима

Недостаци организационе структуре пројекта су следећи:

То је скупа обавеза
Запосленима је тешко врати се ако буду отпуштени са посла
У неким случајевима, затварање пројекта значи губитак посла

3. Матрик. Организујте пројекат

Организациона структура матричног пројекта се ствара интеграцијом и пројектне и функционалне организације. Постоје две структуре: хоризонтална и вертикална, тако да запослени може да ради и на пројекту и у функционалној групи.

Постоје три врсте организационе матрице

Јака матрица - менаџер пројекта има тим са пуним радним временом и има комплетан водич и контролу над тимом и пројектом
Слаба матрица је ближа функционалној структури, а менаџер пројекта има мање опција. Има хонорарни тим и контролу буџета
Уравнотежена матрица – менаџер пројекта има средњи ниво овлашћења и тим са скраћеним радним временом. Он и функционални менаџер управљају буџетом

Предности матричне организације су:

Ресурси се користе ефикасно
Ресурси се могу лако премештати између различитих пројеката
Појединци, као и чланови тима, по природи су одговорни

Недостаци матричне организације су следећи:

Већину времена ћете наћи сукоб између пројеката због ресурса
Људима се верују конфликтни и различити приоритети, а то може изазвати забуну

Неки други типови пројектне организације су следећи:

Једноставна или органска организација је најједноставнија пројектна организациона структура, која обухвата пословне субјекте са једним власником, као и слободњаке. Улогу пројект менаџера обично обавља власник или специјалиста који има задатак да управља процесом рада. Организација пројекта
Разноврсна организација. У овој врсти организационе структуре постоји много функционалних јединица које су независне једна од друге. Јединице укључују људе са различитим навиками и кнов-хов, које обједињује заједничка тема, а то може бити географска локација или сличан пројекат. Све дивизије имају сопствене ресурсе за аутономно деловање.
Виртуелна организација — У виртуелној организационој структури, организација одржава своју основну делатност и покушава да ангажује друге процесе. Централна организација је повезана са разним спољним организацијама да би успешно водила пословање. Менаџер пројекта у таквим организацијама има овлашћења средњег до ниског нивоа и мешовита овлашћења за контролу буџета.

Како направити дијаграм организације пројекта?

Организациона шема пројекта помаже да се дефинишу улоге и одговорности тима, као и потребе за обуком, како ће ресурси бити додељени и како ће заинтересоване стране бити укључене. Неопходни кораци су следећи:

1. Одредите особље. Организација пројекта

Први корак у процесу је идентификација људи повезаних са обимом пројекта и способан имају снажан утицај на пројекат. Обично су то кључни запослени који утичу на трговце, шефове одељења, продајно особље, помоћно особље, консултанте, па чак и ИТ особље.

2. Изградите виши менаџерски тим

Други питцх — стварање одрживог тима који ће бити одговоран за пројекат и пратити његов успех. Тим ће укључивати клијента или спонзоре пројекта, ау неким случајевима и стручњаке, који ће нудити смернице и помоћ током целог пројекта.

3. Додијелити координаторе пројекта. Организација пројекта

Трећа фаза укључује именовање координатора пројекта који ће бити менаџери средњег и нижег нивоа. Њихове одговорности ће укључивати обављање дужности на овом нивоу и координацију задатака тима. Можда постоји много координатора пројекта у пројектној организацији, али у већини случајева ћете наћи најмање три који ће се бавити комуникацијским, техничким и аспектима планирања.

4. Означите своје заинтересоване стране

Идентификујте кључне заинтересоване стране и покушајте привући их на развој пројекта.

5. Одредите захтеве за обуку. Организација пројекта

У неким случајевима тим може ефикасно снаћи се са задатком. За разлику од других, њима недостају алати, вештине, знање за руковање замршеностима пројекта. Одредите услове за обуку и понудите је члановима којима је потребна. Координатор пројекта је одговоран за управљање радном групом и пружање неопходне обуке запосленима.

6. Направите организациону шему пројекта

Последња фаза је израда организационе шеме пројекта. Прегледајте кораке које сте већ предузели и размислите о томе како ће се људи на пројекту координирати и сарађивати да би направили савршен дијаграм.

Пажљиво погледајте како бисте могли да утврдите њихов однос и одговорности које би требало да буду додељене. Наведите доносиоце одлука који ће играти истакнуту улогу и напишите њихову улогу, одговорности и задатак у близини да бисте добили јасну слику. Дефинишите повезујуће улоге и дефинишите канал комуникације и извештавања ако одлучите да креирате корисну организациону шему пројекта

Билл оф Материалс (БОМ) – дефиниција, пример, врсте и предности