Projektorganisation - Definition, typer och diagram

Projektorganisation är processen att planera, samordna och hantera resurser för att uppnå specificerade mål inom en angiven tid och budget. Ett projekt är ett tillfälligt åtagande som har ett unikt resultat eller produkt som skiljer sig från rutinen i organisationens dagliga verksamhet.

Det finns tre ansvars- och kompetensområden i projektorganisationen.

Projektledning - han anförtros ledningssidan av projektet
Projektteam - Projektgruppen tilldelas en aspekt av projektgenomförandet
Projektstyrelsen är det beslutande organ som har förtroende för projektets framgång och fattar viktiga beslut som om projektet ska avbrytas eller fortsätta.

Organisationsstruktur projektet beror på flera faktorer såsom typen och stilen på organisationen, hierarki och arbetsflöde.

Här är några av de vanligaste typerna av projektorganisation:

1. Funktionell organisation. Projektorganisation

Detta är en av de vanligaste organisationsstrukturerna. Företaget är uppdelat i flera avdelningar och personer med liknande kompetens och kunnande samlas. Projektledaren och andra resurser arbetar på samma avdelning, till exempel marknadsföring, försäljning, bokföring etc.

Fördelarna med en funktionell struktur är:

Detta är bäst för både små projekt och små team eftersom funktionen kan få fullständig kontroll och kontroll över teammedlemmar och andra resurser.
Medlemmar är lätta att motivera eftersom det är få av dem
Det är lätt att komma åt experter eftersom de är inom samma funktionsområde.
Det är lätt att samla alla som är involverade i projektet och diskutera den aktuella frågan.
Anställda är villiga att arbeta med sådana projekt eftersom det ger dem möjligheten att gå vidare.
Eftersom teamet är litet är det möjligt att begränsa projektets kommunikationsmedel.

Nackdelarna med den funktionella strukturen är följande:

Det är inte lätt att få tillgång till personer utanför din funktionella enhet
Anställda är lojala mot sin teamledare istället för att arbeta med ett projekt
Svårt att behålla strategiskt fokus

2. Design.

Här har projektledaren fullt ansvar för varje projekt. Han har heltidsanställning med hela teamet och kontroll över budgeten för att den ska bli framgångsrik. Han rapporterar till projektstyrelsen och projektsponsorn. Projektorganisation

Fördelarna med en projektbaserad organisationsstruktur är följande:

Full kontroll över laget
Stark identitetskänsla inom teamet, vilket resulterar i en dominerande teamkultur
Minimal konflikt, eftersom varje deltagare arbetar för att uppnå målen och målen för projektet
Det är enkelt att planera ditt arbete
Enkel tillgång på resurser
Förbättrar tekniskt ledarskap såväl som projektledningsförmåga

Nackdelarna med projektets organisationsstruktur är följande:

Det är ett dyrt åtagande
Det är svårt för de anställda komma tillbaka om de blir uppsagda från sitt jobb
I vissa fall innebär att avsluta ett projekt att du förlorar ditt jobb

3. Matris. Organisera ett projekt

En matrisprojektorganisationsstruktur skapas genom att integrera både projekt- och funktionsorganisationen. Det finns två strukturer: horisontell och vertikal, så en anställd kan arbeta både i ett projekt och i en funktionell grupp.

Det finns tre typer av organisationsmatriser

Stark matris – projektledaren har ett heltidsteam och har komplett guide och kontroll över teamet och projektet
En svag matris ligger närmare en funktionell struktur och projektledaren har färre alternativ. Han har ett deltidsteam och budgetkontroll
Balanserad matris - projektledaren har en medelhög auktoritetsnivå och ett deltidsteam. Han och funktionschefen sköter budgeten

Fördelarna med en matrisorganisation är:

Resurser används effektivt
Resurser kan enkelt flyttas mellan olika projekt
Individer, såväl som gruppmedlemmar, är lyhörda av naturen

Nackdelarna med en matrisorganisation är följande:

För det mesta kommer du att hitta konflikter mellan projekt på grund av resurser
Människor är betrodda med motstridiga och olika prioriteringar, och det kan orsaka förvirring

Några andra typer av projektorganisation är följande:

Enkel eller organisk organisation är den enklaste projektorganisationsstrukturen, som inkluderar affärsenheter med en ägare, såväl som frilansare. Rollen som projektledare utförs vanligtvis av ägaren eller specialisten som har i uppdrag att leda arbetsprocessen. Projektorganisation
Diversifierad organisation. I denna typ av organisationsstruktur finns det många funktionella enheter som är oberoende av varandra. Enheter inkluderar personer med olika Kompetens och know-how, som förenas av ett gemensamt tema, och det kan vara en geografisk plats eller ett liknande projekt. Alla divisioner har sina egna resurser för autonom drift.
Virtuell organisation — I en virtuell organisationsstruktur upprätthåller organisationen sin kärnverksamhet och försöker outsourca andra processer. Centralorganisationen är kopplad till olika externa organisationer för att driva verksamheten framgångsrikt. Projektledaren i sådana organisationer har medel till låg nivå befogenheter och blandad budgetkontrollmyndighet.

Hur upprättar man ett projektorganisationsdiagram?

Ett organisationsschema för projektet hjälper till att definiera teamets roller och ansvar, såväl som utbildningsbehov, hur resurser kommer att fördelas och hur intressenter kommer att involveras. De nödvändiga stegen är följande:

1. Bestäm personal. Projektorganisation

Det första steget i processen är att identifiera de personer som är associerade med projektets omfattning och kunna ha en stark inverkan på projektet. Vanligtvis är dessa nyckelpersoner som påverkar marknadsförare, avdelningschefer, säljare, supportpersonal, konsulter och till och med IT-personal.

2. Bygg en ledningsgrupp

För det andra steg — Skapa ett livskraftigt team som kommer att ansvara för projektet och övervaka dess framgång. Teamet kommer att inkludera klienten eller projektsponsorer, och i vissa fall experter, som kommer att erbjuda vägledning och hjälp under hela projektet.

3. Tilldela projektkoordinatorer. Projektorganisation

Det tredje steget innebär att projektkoordinatorer utses som kommer att vara chefer på mellan- och lågnivå. Deras ansvar kommer att innefatta att utföra uppgifter på denna nivå och samordna teamets uppgifter. Det kan finnas många projektkoordinatorer i en projektorganisation, men i de flesta fall hittar du minst tre för att hantera kommunikations-, tekniska och planeringsaspekter.

4. Tagga dina intressenter

Identifiera nyckelintressenter och försök locka dem till projektutveckling.

5. Bestäm utbildningskrav. Projektorganisation

I vissa fall laget kan effektivt klara uppgiften. Till skillnad från andra saknar de verktyg, färdigheter och kunskaper för att hantera projektets krångligheter. Bestäm utbildningskrav och erbjuda det till medlemmar som behöver det. Projektkoordinatorn ansvarar för att leda arbetsgruppen och ge den anställde nödvändig utbildning.

6. Skapa ett organisationsschema för projektet

Det sista steget är utvecklingen av ett organisationsschema för projektet. Gå igenom de steg du redan har tagit och fundera över hur personerna i projektet kommer att koordinera och samarbeta för att skapa det perfekta diagrammet.

Titta noga så att du kan avgöra deras relation och vilka ansvarsområden som bör tilldelas. Lista vilka beslutsfattare som kommer att spela en framträdande roll och skriv deras roll, ansvar och uppdrag i närheten för att få en tydlig bild. Definiera kopplande roller och definiera en kommunikations- och rapporteringskanal om du bestämmer dig för att skapa ett användbart organisationsschema för projektet

Styckelista (BOM) – Definition, exempel, typer och förmåner