Касовий облік – визначення, приклад, плюси та мінуси

Касовий облік - це процес обліку готівкових коштів, що отримуються і витрачаються організацією в ході своєї діяльності. У рамках касового обліку реєструються всі операції, пов'язані з готівкою, включаючи надходження, витрати та залишки.

Касовий облік є одним із найважливіших елементів бухгалтерського обліку та обов'язковий для всіх організацій, які працюють з готівкою. Він дозволяє оцінити поточний фінансовий стан організації, контролювати рух коштів та виявляти можливі порушення та помилки.

Що таке касовий облік?

визначення: Касовий облік - це метод бухгалтерського обліку чи бухгалтерського обліку, у якому платіжні квитанції реєструються у тому періоді, у якому їх було отримано, а облік витрат здійснюється у тому періоді, у якому вони були фактично оплачені.

Основні елементи касового обліку:

1. Надходження готівки: Реєстрація всіх надходжень грошей до каси, чи то від продажу товарів, надання послуг, отримання кредитів тощо.
2. Витрата готівки: Відображення всіх витрат, що виробляються з використанням готівки, таких як оплата рахунків, закупівля товарів та послуг, виплата зарплати і т.д.
3. Контроль залишку: Постійний моніторинг залишку готівки в касі для запобігання нестачі або надмірній наявності.
4. Звітність: Підготовка звітів про касові операції для внутрішнього управління та подання перед податковими органами.
5. Документальне оформлення: Супровід кожної операції відповідними документами, такими як касові ордери, чеки, квитанції та інші.
6. Контроль за касовими операціями: Введення внутрішніх контрольних заходів для запобігання шахрайству та помилкам.

Касовий облік є важливою частиною фінансового управління організації та допомагає забезпечити прозорість та точність у відстеженні грошових потоків.

Приклад касового обліку

Розгляньмо приклад касового обліку для невеликого магазину. Припустимо, це магазин товарів повсякденного попиту.

1. Надходження готівки:

• 1 листопада: Продаж товарів готівкою у розмірі 10 000 гривень.
• 3 листопада: Повернення товарів клієнтом, повернення готівки 2 000 гривень.

2. Витрата готівки:

• 2 листопада: Купівля товарів у постачальника готівкою 5 000 гривень.
• 4 листопада: Оплата оренди магазину готівкою 3 000 гривень.

3. Контроль залишку:

• Початковий залишок у касі на 1 листопада: 0 гривень.
• Кінцевий залишок у касі на 4 листопада: 10 000 гривень (початковий залишок + надходження – витрати).

4. Звітність:

• Підготовка звіту про касові операції за листопад, включаючи початковий та кінцевий залишки, надходження та витрати.

5. Документальне оформлення:

• Касовий ордер кожної операції (продаж, повернення, купівля, оплата оренди).
• Чеки та квитанції для кожної транзакції.

6. Контроль за касовими операціями:

• Введення правил перевірки касових операцій для запобігання помилкам та шахрайству.

Це простий приклад, і в реальному житті можуть бути складніші операції та додаткові аспекти, такі як податки, які також мають враховуватися під час касового обліку.

Хто використовує касовий облік?

Є низка власників малого бізнесу, а також самозайнятих фахівців, які обирають касовий облік замість методу обліку за методом нарахування, оскільки це здебільшого найменш складний метод обліку. Це також дає короткий огляд того, скільки грошей у бізнесу дійсно є у наявності, що є важливим показником для будь-якого бізнесу. Хоча низка нових підприємств або компаній може використовувати касовий метод обліку, він не підходить для всіх. Багатьом малим підприємствам, які мають запаси, може знадобитися використовувати метод нарахування для ведення бухгалтерського облікуоскільки це допоможе їм відстежувати зміни запасів. Деяким іншим підприємствам, які пропонують свої послуги кредит, додатково слід використовувати метод нарахування.

 

Як працює касовий облік у дії

Підприємства, які обирають метод обліку готівкою, реєструють дохід або виручку у своїх бухгалтерських книгах, коли вони отримують готівку, і вони не звертають жодної уваги на те, коли послуга надається. Витрати також працюють аналогічно, і підприємства будуть фіксувати витрати у своїх книгах, коли вони здійснюють платіж, і вони дійсно звертають увагу на те, коли вони отримують прибуток від платежу.

Проблеми з касовим обліком

Проблеми з касовим обліком можуть включати різні аспекти, що охоплюють організацію, процеси і документацію. Ось деякі з найпоширеніших проблем:

1. Невідповідність законодавству:
   • Неправильне застосування законів та правил ведення касового обліку може призвести до штрафів та податкових проблем.
2. Недостатня документація:
   • Відсутність правильно складених касових ордерів, чеків та квитанцій може ускладнити перевірку та створити проблеми при аудиті.
3. Помилки в обліку:
   • Неправильно враховані суми, пропущені операції чи неправильні касові операції можуть спотворити фінансові показники компанії.
4. Неефективні процеси:
   • Утруднені або неоптимізовані процеси прийому та видачі готівки можуть викликати затримки та створювати ризики для безпеки.
5. Відсутність внутрішнього контролю:
   • Недостатній контроль над доступом до каси та відсутність запобіжних заходів можуть сприяти шахрайству.
6. Незадовільна система зберігання інформації:
   • Відсутність ефективної системи зберігання касових документів може створити проблеми під час пошуку та аудиту.
7. Проблеми безпеки:
   • Недостатні заходи безпеки, такі як відсутність камер спостереження чи слабкі системи контролю доступу, можуть створити ризики крадіжки чи втрати готівки.
8. Відсутність навчання персоналу:
   • Нездатність працівників правильно вести касовий облік через недостатнє навчання може призвести до помилок.

Вирішення цих проблем зазвичай включає впровадження ефективних процесів обліку, навчання персоналу, дотримання законодавства та поліпшення систем контролю та безпеки.

Обмеження касового обліку

Тепер ясно, що фундаментальне обмеження касового обліку полягає в тому, що він може не давати точної картини зобов'язань, які були викликані, але ще не оплачені, з метою, щоб бізнес міг здаватися, за всіма рахунками, що занепадають. ситуація краща, ніж вона є насправді. З іншого боку, метод касового обліку додатково має на увазі, що бізнес, який нещодавно завершив величезну роботу і чекає оплати, може здатися менш успішним, ніж він є насправді, на тій підставі, що він використовував матеріали та робота для завдань, але він ще не отримав оплати.

Таким чином, цей метод обліку може або перебільшувати, або применшувати стан бізнесу, якщо збори або платежі виявляються особливо високими або низькими в один період порівняно з іншим періодом. На додаток до цього ви можете зіткнутися з деякими, можливо, поганими податковими наслідками для компаній, які обирають метод касового обліку.

Відмінності між касовим методом та методом нарахування

Касовий облік простий та зручний в управлінні, що дозволяє вам мати більше часу для ведення бізнесу. Для стартапу або малого бізнесу касовий облік часто дає найкращі результати. Але коли підприємства зростають і стають більшими, облік за методом нарахування часто виявляється більш ефективним, оскільки враховує облік доходів і витрат у ті періоди, в яких вони були понесені, незалежно від того, чи не перейшли на той час готівка з рук в руки.

Облік за методом нарахування також враховує відстеження запасів разом із дебіторською та кредиторською заборгованістю. Таким чином, облік методом нарахування може дати більш точне уявлення про фінансовий стан бізнесу. З іншого боку, облік методом нарахування зазвичай стомливий, забирає багато часу й складний розуміння проти касовим учетом. Так само може бути складніше дізнатися, скільки грошей у бізнесу на руках.

Вибір між готівковим розрахунком та розрахунком за методом нарахування

Крім того, якщо ви вибираєте касовий облік для прибутків, вам також потрібно буде вибрати його для витрат. Декілька інших факторів можуть стати невід'ємним елементом при виборі методів обліку за касовим методом та методом нарахування, тому давайте розглянемо і їх: Оскільки підприємства, які використовують касовий облік, не реєструють дохід доти, доки не отримають готівку, їм не потрібно буде сплачувати податки з продажів, які вони ще отримали оплату. До кінця року вони матимуть можливість прискорити певні витрати, щоб зменшити свій чистий дохід і знизити податки, які вони мають сплатити.

Різні банки, кредитори, а також інвестори вимагають, щоб організації або підприємства, з якими вони пов'язані, використовували стратегію обліку за методом нарахування. Незалежно від того, чи не шукає бізнес в даний час зовнішнє фінансування, але в майбутньому йому може знадобитися фінансування, йому слід від початку вибрати метод обліку за методом нарахування.

Коротко, насамкінець, головний чинник при ухваленні рішення про те, який метод обліку вибрати, який метод найкраще відповідає вашим бізнес-операціям і цілям.

Плюси та мінуси касового обліку

1. Переваги касового обліку

Ведення касового обліку надає низку переваг бізнесу. Ось деякі з них:

1. Законослухняність:
   • Дотримання законодавчих вимог у галузі оподаткування та бухгалтерського обліку, що запобігає можливим штрафам та проблемам з податковими органами.
2. Прозорість фінансів:
   • Касовий облік забезпечує точне та прозоре відображення фінансових операцій, що спрощує аналіз фінансового стану підприємства.
3. Облік готівки:
   • Контроль за готівкою запобігає втраті та шахрайству, а також забезпечує точність бухгалтерських даних.
4. Аудит та перевірка:
   • Упорядкований касовий облік полегшує аудит та перевірку з боку податкових органів чи фінансових інспекцій.
5. Запобігання шахрайству:
   • Систематичний облік готівкових операцій допомагає виявляти та запобігати шахрайській діяльності всередині підприємства.
6. Ефективність управління:
   • Актуальні дані щодо готівкових коштів та касових операцій полегшують прийняття управлінських рішень та планування бізнес-процесів.
7. Оптимізація витрат:
   • Ведення касового обліку дозволяє відстежувати та контролювати витрати готівкою, що сприяє їхній оптимізації.
8. Довіра з боку клієнтів та партнерів:
   • Коли підприємство має чіткий і систематизований касовий облік, це сприяє зміцненню довіри з боку клієнтів і ділових партнерів.
9. Забезпечення безпеки:
   • Контроль за касовими операціями сприяє безпеці підприємства, запобігаючи крадіжкам та іншим неправомірним діям.
10. Дотримання внутрішнього контролю:
    • Впровадження системи касового обліку покращує внутрішній контроль та мінімізує ризики помилок та зловживань.

Облік готівки сприяє більш ефективному управлінню фінансовими ресурсами та створенню стабільної основи для розвитку бізнесу.

2. Недоліки. Касовий облік