Vaqtni boshqarish va samaradorlikni oshirish

Vaqtni boshqarish va unumdorlik maqsadlaringizga erishish, ish faoliyatini yaxshilash va vazifalarni yanada samarali bajarish uchun vaqtingizdan unumli foydalanishga yordam beradigan texnika va strategiyalardir. Ushbu tushunchalar bir-biri bilan chambarchas bog'liq bo'lib, o'zingizning mahsuldorligingizni va kasbiy va shaxsiy hayotingizda muvaffaqiyatni boshqarishda muhim rol o'ynaydi. Bu atrof-muhitmi yoki biz shunchaki vaqtimizni noto'g'ri boshqarayapmizmi? Vaqtni boshqarish har qanday band asoschi uchun katta muammo bo'lishi mumkin, ayniqsa ish vaqti va uy hayoti o'rtasidagi chegaralar tobora xiralashib (yoki yo'qolib boraveradi). Biroq, to'g'ri vositalar va taktikalar yordamida siz ushbu qiyinchilikni engishingiz va har qachongidan ham samaraliroq bo'lishingiz mumkin, hatto zamonaviy tarixdagi eng tartibsiz davrlarda ham.

Kontent marketingini rivojlantirish uchun Google Workspace.

1. Bir nechta vazifani bajarmang. Vaqt boshqarish.

Ish kunining oxirida o'zingizni jismonan va ruhiy jihatdan charchagan his qilganmisiz, lekin aslida ishingiz tugamaganmi? Agar siz kun davomida vaqtingiz yetmayotganidan shikoyat qilgan bo'lsangiz, ehtimol siz ko'p vazifani bajarishga harakat qilgansiz. Agar siz ko'p vazifani bajaraman deb o'ylasangiz, aslida har bir vazifaning doiraviy jadvalini qisqartirasiz va o'zingizdan soatlarni o'g'irlaysiz. Sizda ma'lum bir kun ichida faqat ma'lum miqdordagi energiya mavjud va agar siz har bir ishingizga 100% berishni xohlaydigan tadbirkorlardan bo'lsangiz, matematika shunchaki qo'shilmaydi. Haqiqatda, siz 10% bu erda, 20% u erda, 5% o'nlab boshqa vazifalarga bag'ishlaysiz va keyin yana 10% e'tiboringiz cheksiz xabarlar va xabarlar oqimiga sarflanadi. ijtimoiy tarmoqlar.

Bu siz o'ylagandan ko'ra ko'proq vaqt talab qiladigan yuqori kommutatsiya xarajatlariga olib keladi. Aytaylik, siz Facebook bildirishnomalaringizni to'rt marta tekshirdingiz. Bu butun bir soatgacha yo'qoladi. Kichkina qizil doira har safar paydo bo'lganda kirish qutingizni yoki Slack-ni tekshirasizmi? Siz ishlaganingizdan ko'ra ko'proq vaqt sarflaysiz.

Bundan tashqari, ish sifati pasayadi va muddatlar kechiktiriladi. Biror ishni bajarish sizga ko'proq va ko'proq vaqt talab qilayotganga o'xshaydi, chunki shunday bo'ladi. Va siz kun bo'yi vazifalarni almashtirishga sarflaganingiz uchun, kechqurun tankingiz bo'sh bo'ladi. Vaqt boshqarish

2. Bitta vazifa o‘rniga

Qachon oxirgi marta 30 daqiqa davomida faqat bir narsaga e'tiboringizni qaratgansiz? Yoki hatto 10 daqiqami? Bildirishnomalarga qaramasdan yoki elektron pochta xabarlari?

Nima ustida ishlamasligingizdan qat'iy nazar, barcha chalg'itadigan narsalarni o'chiring va ma'lum bir vaqt davomida diqqatni bir narsaga qarating. Agar kerak bo'lsa, taymerni o'rnating. Taqvimingizni Bezovta qilinmasin (Bezovta qilinmasin) rejimiga o'rnating. Slack sozlamalarida Bildirishnomalarni pauza qilish-ni tanlang. Barcha 27 ochiq brauzer yorliqlarini yoping yoki oddiygina Yangi oynani bosing. Atmosferaga sho'ng'ish uchun sevimli tasalli beruvchi musiqangizni so'zlarsiz ijro eting. Va shunchaki... buni qilishni boshlang.

3. O'zingiz uchun sun'iy chegaralarni belgilang. Vaqt boshqarish.

Samaradorlikni oshirish va vaqtni boshqarishni yaxshilashning eng kuchli usullaridan biri bu sun'iy chegaralarni o'rnatishdir. Bu nima degani? Soxta muddatlar. Sun'iy chegaralar o'rnatish sizni qonun tuzog'iga tushib qolishdan saqlaydi Parkinson kasalligi , unda aytilishicha, "ish uni tugatish uchun mavjud bo'lgan vaqtni to'ldirish uchun kengayadi". Buni avval ham ko‘rgan bo‘lsangiz kerak. Sizning jamoangizdagi kimdir uchta vazifa va sakkiz soatlik vazifaga ega ular uchun ish kuni ijro va ular bu vazifalarni ertalab soat 9 dan 5 gacha cho'zishga muvaffaq bo'lishadi. Ushbu uchta vazifani bajarish uchun maksimal 90 daqiqa vaqt ketishi kerakligini birinchi qo'lingizdan bilsangiz.

Buning uchun ularda atigi 90 daqiqalik ish kuni bo'lsa-chi? Men Tesla Cybertruck bu ish hali ham bajarilishiga ishonaman. COVID-19 pandemiyasi tufayli uyda ishlash Parkinson qonuni tuzog'iga tushishni yanada osonlashtirdi. Sayohat vaqtisiz va sizni ruhiy dam olishga va uyga qaytishga majbur qiladigan ish kuni uchun tovoqlarsiz, siz haqiqatan ham narsalarni sudrab olishingiz mumkin.

Samarali bo'ling.

Parkinson qonunini buzish va bugungi kunda samarali bo'lishning eng yaxshi yo'li sun'iy muddatlarni belgilashdir. Ushbu vazifani bajarish uchun vaqt chegarasini yarating, hatto o'zingiz uchun taymer ham o'rnating. Ta'sischining jamoa a'zolaridan biri ham o'z atrofini o'rnatilgan vaqt cheklovlari sifatida ishlatib, ushbu uslubga amal qilgani ma'lum edi. U suratga olish uchun sayohat qilganida (odamlar shunday ishlarni qila olar ekan), u atigi 30 daqiqa yoki 60 daqiqalik samolyot Wi-Fi sotib olardi. Keyin u o'sha 30 yoki 60 daqiqada imkon qadar ko'proq ishni bajarish uchun o'zini sinab ko'rdi va taymer muddati tugagandan keyin Internetni yangilamaydi.

Wi-Fi o'chirilgandan keyin sodir bo'ladigan har qanday narsa ish stolida oflayn rejimda sodir bo'lishi kerak. Bu sizning e'tiboringizni vazifaga qaratishga va turli yorliqlar, bildirishnomalar va elektron pochta xabarlariga chalg'imaslik imkonini beradi. Agar siz xayoliy cheklovlarni o'rnatsangiz va mini-sprint yaratsangiz, qanchalik ko'p ish qilishingiz mumkinligiga hayron qolasiz.

4. Pomodoro texnikasidan foydalaning. Vaqt boshqarish

Pomodoro texnikasi 1980-yillarning oxiridan boshlab vaqtni boshqarishning o'ziga xos usuli bo'lib, ishni kichik, yuqori samarali mini-sprintlarga bo'lish uchun taymerdan foydalanadi. Bu odatda qisqa tanaffuslar bilan ajratilgan 25 daqiqali intervallardir.

LifeHacker Pomodoro texnikasidan samarali foydalanish bo'yicha bosqichma-bosqich ko'rsatmalarni tavsiflaydi:

1. Bajariladigan vazifani tanlang
2. Pomodoro-ni 25 daqiqaga o'rnating (Pomodoro - bu taymer)
3. Pomodoro jiringlaguncha vazifa ustida ishlang, so'ngra chekni qog'ozga qo'ying.
4. Qisqa tanaffus qiling (5 daqiqa yaxshi)
5. Har 4 Pomodoro uzoqroq tanaffus oladi

Ushbu taktikani yanada osonlashtirish uchun siz hatto Pomidor Taymeri yoki turli ilovalar kabi onlayn vositalardan foydalanishingiz mumkin. Vaqt boshqarish

5. Zeigarnik effektini sinab ko'ring. 

Psixologik nazariya mavjud, unga ko'ra to'xtatilgan faoliyatni eslab qolish va ularga qaytish osonroq. Bu Zeigarnik effekti deb ataladi. Siz tugallanmagan ishni tugallangandan ko'ra ko'proq eslaysiz, deb ishoniladi. Litvalik psixolog Bluma Zeigarnik kafedagi ofitsiantlarning xatti-harakatlarini kuzatish orqali bu effektni aniqladi. Tadqiqotga ko'ra, ofitsiantlar allaqachon to'langan mijozlarga qaraganda ochiq tablar tafsilotlarini eslab qolishlari mumkin edi.

Tadbirkorning samaradorligini oshirish uchun Zeigarnik effektidan qanday foydalanish mumkin? Xo'sh, agar siz berilgan vazifani hal qilishda qiynalayotgan bo'lsangiz yoki muayyan muammoni kechiktirayotgan bo'lsangiz, tanaffus qiling. Undan besh daqiqa uzoqlashing. Keyin bu masalaga qayting. Endi siz chiptani ochiq qoldirganingizdan va bu haqda ongsiz va bosimsiz o'ylash imkoniyatini berganingizdan so'ng, siz tetiklanib, u bilan yanada samarali ishlashingiz mumkin.

6. Six Packingizni toping . Vaqt boshqarish.

Yo‘q, biz o‘tirib dam olish haqida gapirmayapmiz. "Six-Pack" - bu samolyot kokpitidagi asosiy parvoz asboblarini o'z ichiga olgan asboblar paneli uchun aviatsiya atamasi. Parvoz paytida bir vaqtning o'zida manipulyatsiya qilinishi mumkin bo'lgan millionlab narsalar mavjud bo'lsa-da, odatda eng muhim ma'lumotlarni (havo tezligi, altimetr va boshqalar) ta'minlaydigan oltita asbob mavjud. Har bir narsa muammosiz ishlashi uchun uchuvchi diqqatini ushbu oltita asbobga qaratishi mumkin. Ari Maisel ham o‘qitilgan uchuvchi hisoblanadi. U sizning biznesingiz haqida o'ylashingizni maslahat beradi diqqatni jamlashda samolyot kabi. “Muassis sifatida siz Six-Pack versiyasini topishga harakat qilishingiz kerak. Nima bo'lishidan qat'iy nazar, siz o'z biznesingizni rivojlantirishga e'tibor qaratasiz, hatto bir foiz."

Sizning biznesingizda Six-Pack nima? Bu erda siz kuchingizni sarflashingiz kerak. Maqsadga yoki KPIga erishishga hissa qo'shmaydigan barcha narsalar uchun chalg'itadigan narsalarni olib tashlang.

7. Telefoningizni boshqa xonaga qo'ying. 

Siz o'zingizni smartfonga qaramligingiz yo'qligiga ishontirishingiz mumkin, lekin halol bo'lsin - har bir tadbirkor shunday. Ushbu kichik vosita, ehtimol, mavjud bo'lgan onlayn biznesni yuritish uchun eng kuchli vositalardan biridir. Kalit so'z: potentsial. Darhaqiqat, smartfonga qaramlik noqulaylik tug'diradi va unumdorlikka zarar keltiradi. Hatto ikki soniya davomida telefoningizni tekshirish va yangi bildirishnomani qayta ishlash sizning e'tiboringizni qaytarish uchun 23 daqiqagacha vaqt olishi mumkin.

Bu doimiy chalg'itishdan xalos bo'lishning ishonchli yo'li smartfoningizni boshqa xonada qoldirishdir. Ertaga ish boshlaganingizda buni bir necha soat sinab ko'ring. Tushlik payti siz o'zingizni qanchalik diqqatli va muvaffaqiyatli his qilayotganingizdan hayratda qolasiz.

8. Asinxron aloqa ustasi. Vaqt boshqarish

Asinxron aloqa (yoki qisqacha "Asinxron") - bu sizning biznesingizni boshqarish uslubingizni tubdan o'zgartirishi mumkin bo'lgan unumdorlik harakati. Bu sizning jamoangiz bilan real vaqtda EMAS, balki "to'pni oldinga va orqaga uzatish" orqali muloqot qilishni anglatadi.

Doist blogi buni eng yaxshi jamlaydi: "Sodda qilib aytganda, asinxron aloqa - bu siz darhol javob kutmasdan xabar yuborganingizda."

• Asinxron misol 1: Siz kimgadir elektron pochta xabarini yuborasiz. Ertasi kuni ular vazifani eng yaxshi bajara oladigan paytda javob berishadi.
• Asinxron 2-misol: Siz Loom video brifingini boshqa vaqt zonasidagi jamoa a'zosiga uyqu vaqtida yuborasiz. Ular uyg'onib, ishlay boshlaganlarida, ular to'quv dastgohiga qarashadi va loyiha ustida ishlashni boshlaydilar - har qanday savolga sharh berishadi. Shunda siz eng erta fursatda ularning savollariga asinxron javob berishni boshlashingiz mumkin.

Albatta, ba'zi aloqa turlari mavjud bo'lib, ular hali ham sinxron bo'lishi kerak (shuningdek, "Sinxronizatsiya" deb ham ataladi) - bu erda siz suhbatdoshingiz real vaqt rejimida darhol javob beradi. Ko'p odamlar hali ham ijodiy hamkorlik va muammolarni hal qilish eng yaxshi "bir xonada" amalga oshirilishiga ishonishadi. Biroq, hozir dunyoning ko'p joylarida biz karantin va ijtimoiy masofa tufayli bir xonada bo'la olmaymiz, ko'plab tadbirkorlar o'zlarining aloqa strategiyalarini qayta ko'rib chiqishga majbur bo'lmoqdalar.

• Sinxronizatsiya misoli 1: bir xonada jonli uchrashuv (yoki video konferentsiya vositasi).
• Sinxronizatsiya misoli 2: Slack chatida real vaqtda suhbat.

Sizning ish kuningizdagi qanday aloqalar asinxron bo'lishi mumkinligi haqida o'ylash va bu uchrashuvlarni taqvimingizdan bekor qilish muhim. Va sinxron aloqani faqat juda zarur bo'lganda rejalashtiring.

Har safar Google Taqvim uchrashuvi bekor qilinsa va uning oʻrniga asinxron xabar yoki 5 daqiqalik Loom videosi almashtirilsa, farishta oʻz qanotlarini oladi.

9. Qaror qabul qilishda charchashdan saqlaning

Darhaqiqat, qarorlardan butunlay voz kechish sizga bir tonna aqliy kuchni qaytaradi. Jek Dorsi, Twitter va Square asoschilaridan biri, aniq qaror qabul qilishni yoqtirmaydi va ko'pincha o'z jamoasiga usiz muhim qarorlarni qabul qilishga imkon beradi. "Skvadrat"ning sobiq xodimi Dorsi "ideal uchrashuv hech narsa deyishi shart bo'lmagan uchrashuv deb o'ylagan" dedi. Tadbirkor sifatida siz kun bo'yi qaror qabul qilayotgandirsiz. Va haqiqatan ham muhim muammoga duch kelganingizda, siz qaror qabul qilish uchun butun kuchingizni kichik vazifalar va ahamiyatsiz qarorlar uchun sarflagan bo'lasiz.

Qaror qabul qilishdan charchash haqiqiydir. Kun oxirida aqliy idishingizda yonilg'i yo'qdek tuyulishi mumkin va miyangiz hatto siz mas'ul bo'lgan yana bir narsa haqida o'ylasangiz ham zo'riqishadi. Kamroq qarorlar qabul qilishga harakat qiling va jamoangizni (ayniqsa, etakchilik roliga tayyorlanayotganlarni) ushbu qarorlarning ko'pini qabul qilish uchun javobgarlikka torting. Siz shunday deb so'rashingiz mumkin: "Ammo mensiz odamlar to'g'ri qaror qabul qilishlariga qanday ishonishim mumkin?"

10. Qarorlarni qaytariladigan yoki qaytarilmaydigan deb tasniflang. Vaqt boshqarish

Agar siz mutlaqo o'zingiz qaror qabul qilishingiz kerak bo'lsa, bu qaror aqliy energiya sarflash qanchalik muhimligini o'ylab ko'ring. Ma'lum bir kundagi qarorlarning aksariyati hech qanday xavf-xatarsiz bir necha soniya ichida tezda qabul qilinishi mumkin. Boshqacha qilib aytganda, siz bu haqda juda ko'p tashvishlanayotgandirsiz. Farnam ko'chasi har bir qaror haqida qanday o'ylash kerakligini ko'rsatib, qaytariladigan va qaytarib bo'lmaydigan qarorlar printsipini o'rganadi.

Agar yechim bo'lsa qaytariladigan - masalan, ichidagi xabar ijtimoiy tarmoq, siz tez va oson o'chirib tashlashingiz mumkin bo'lgan yoki har doim tahrirlashingiz mumkin bo'lgan blog maqolasining qoralamasini, bu haqda o'ylash uchun minimal vaqt sarflashingiz kerak. Shunchaki "tez harakat qiling va narsalarni buzing" va siz o'zingizni osongina tuzatilishi mumkin bo'lgan narsa haqida tashvishlanish ruhiy stressidan xalos qilasiz.

Agar yechim qaytarib bo'lmaydigan tarzda - masalan, 2 million obunachiga elektron xat yuborish - bu to'g'ri ekanligiga ishonch hosil qilish uchun kuchingizning bir qismini sarflashni xohlashingiz mumkin. Bundan tashqari, agar yechim bo'lsa qaytarilmas va izchil - masalan, katta shartnoma imzolash yoki besh yillik ofis ijarasi - bunga biroz vaqt sarflashni xohlaysiz.

Jeff Bezos aktsiyadorlarga yozgan maktublaridan birida qaror qabul qilishning ushbu yondashuviga chuqurroq kiradi:

“Ba'zi qarorlar oqibatli va qaytarib bo'lmaydigan yoki deyarli qaytarib bo'lmaydigan - ular bir tomonlama eshiklardir va bu qarorlar uslubiy, ehtiyotkorlik bilan, sekin, ko'p o'ylash va maslahat bilan qabul qilinishi kerak. Agar siz piyoda yursangiz va narigi tomonda ko'rgan narsangiz sizga yoqmasa, oldingi holatingizga qaytolmaysiz. Biz bu qarorlarni 1-toifa deb atashimiz mumkin. Lekin aksariyat qarorlar bunday emas – ular o‘zgaruvchan, qaytariladigan – ular ikki tomonlama eshiklardir”. 

Bezosning so'zlariga ko'ra, bu ikkinchi turdagi qaror "tezda qabul qilinishi mumkin va kerak". Qarorlaringiz haqida shu tarzda o'ylab ko'ring va qanchalik tez qaytariladigan qarorlarni qabul qilishingiz mumkinligini ko'ring.

11. O'z taqvimi

Kris Dikson, a16z kompaniyasining hamkori va investori, bir marta shunday degan edi: "Sizning pochta qutingiz boshqa odamlarning vazifalari ro'yxati". Juda ko'p odamlar G-Suite hisobi bilan faol emas, balki reaktivdir. Nazorat qilish vaqti keldi. Keyingi kalendar taklifiga “Yo‘q” deb ayting. Muhim bo'lmagan elektron pochta xabarlarini keyingi sanaga qo'ying, shunda ularga yaxshiroq murojaat qilishingiz mumkin. Inbox nolga kirish uchun “3 Ds”dan foydalaning va Google Taqvimingizni keraksiz uchrashuvlardan uzoqroq tuting. Bu maslahat juda oddiy, ammo shunga qaramay muhim. Taqvim va vaqtingizni boshqaring. Bu sizga tegishli va boshqa hech kimga tegishli emas.