Матрицата за управление на времето на Кови е инструмент за организиране на приоритети и ефективно управление на времето, разработен от Стивън Р. Кови, автор на 7-те навика на високоефективните хора. Тази матрица помага на хората да категоризират своите задачи и дейности според тяхната важност и спешност, което им позволява да разпределят по-добре своите усилия и ресурси.
Матрица за управление на времето
Стивън Р. Конуей предложи идеята или концепцията за матрица за управление на времето, класифицирайки задачите в четири различни квадранта.
- Спешно и важно
- Не е спешно, но важно
- Спешно, но не важно
- Нито спешно, нито важно
Следвайки матрицата, всяка работа в света може да бъде разделена според това колко уместна и важна е тя. Нека се потопим направо в тези четири квадранта.
Четирите квадранта на матрицата за управление на времето
Q1 - Спешно и важно. Матрица за управление на времето
Малко неща в света могат да се случат внезапно, като критични инциденти, злополуки, по-нежелани сценарии и т.н. Всички тези неща са силни и могат да сполетят всеки по всяко време. Освен това, в случай че проектът бъде реализиран в следващите дни, този проект трябва да повлияе на неговото позициониране в компанията.
Тогава този сценарий лесно може да се счита за критичен за този човек. Всички тези сценарии са достъпни за човек и той лесно може да манипулира резултата, тъй като работата и действието са под негов контрол. Високият приоритет е насочен към решаване на критични проблеми, тъй като резултатът е незабавен. Като опитен човек можете да повлияете на резултата, като поставите шансовете във ваша полза. Това означава, че приоритизирането на критична и спешна работа ви дава предимство. Високоефективните хора винаги правят правилния избор по отношение на спешността и важността на задачите.
Пример за спешна и важна матрица от квадрант 1
Някои от неотложните неотложни задачи, извънредни ситуации и критични проблеми. са част от тази матрица. Работата по проект, който предстои на следващия ден, е пример за такива важни и спешни задачи, свързани с Квадрант 1.
Q2 - Важно, но не спешно. Матрица за управление на времето
Планирането и управлението на времето са двете основни области в този квадрант. В този квадрант задачите обикновено са чувствителни към времето, но липсват важност и критичен елемент вътре в тях. Горе-долу всички задачи в този квадрант имат срокове, които трябва да бъдат спазени. Освен това срокът може да бъде в дни или месеци. Този раздел също е за внимателно планиране, където трябва да положим много усилия, за да изпълним поставената задача, преди да стане спешна. Фокусирането върху този квадрант може да гарантира, че ще избегнем лошия работен стрес и ще станем по-ефективни при свършване на работата.
Актуализиране на документация, графици за поддръжка, обучение на персонала и оценка са някои от дейностите, които попадат във втория квадрант. Този тип работа ще осигури най-голяма възвръщаемост в дългосрочен план, но няма да е толкова спешна, че да е необходимо да бъде завършена в рамките на даден срок.
Пример за важен, но не спешен квадрант 2. Матрица за управление на времето
Дългосрочните проекти и организационните цели са част от тази матрица за управление на времето. Планиране и развитие Стратегии за дългосрочен проект – ключови примери квадрант 2.
Q3 - Не е важно, но е спешно
Третият квадрант се нарича още квадрант „Измама“. Цялата работа в офис или фабрика е взаимосвързана, докато всички отдели не работят заедно като едно, работата е незавършена. По същия начин личната работа и професионалната работа понякога могат да противоречат една на друга. Например едно телефонно обаждане от вкъщи може да отнеме тридесет и повече минути поради спешност. Но в същото време може да не е толкова важно в сравнение с крайния срок на проекта, който изисква незабавно внимание. Това се случва често във фабрика, защото понякога дефектна машина се нуждае от внимание. Грешката да се назначат множество хора вместо един може да загуби време и ресурси на организацията.
Страница с цени. Как да създадете страхотен?
Пример за маловажен, но спешен квадрант 3
Разсейването и почивките, минималната „натоварена“ работа са част от матрицата Q3. Проследяване на времето, отговори на имейли и телефонни разговори и т.н. са примери за квадрант 3.
Q4 - Нито важно, нито спешно. Матрица за управление на времето
Навикът да се тревожите за неконтролируеми неща, мисленето за грешни показатели могат да бъдат елементи, които пречат на ефективните резултати. Този квадрант се занимава с минималния приоритет на работата; не е важно и не е необходимо. Например изпълнение на дребни поръчки, домакинска работа през работно време. Може да е и гледане социални мрежи и сайтове за пазаруване, които няма да бъдат от полза в дългосрочен план. По този начин се превръща в предизвикателна задача да управлявате приоритетите по скала от ниски до високи. Тези задачи трябва да се изпълняват по гъвкав график, когато натоварването е минимално. Това гарантира, че резултатите няма да пострадат.
Пример за квадрант 4. Матрица за управление на времето
Дреболиите и загубата на време, неофициалните разговори са част от четвъртия квадрант. Безцелно сърфиране в мрежата, браузване социални мрежи - примери от четвъртото тримесечие.
Обобщаване!
Няма вълшебна пръчка, която да помогне на човек да приоритизира задачите. По този начин, за продуктивна работа и осигуряване на оптимално използване на ресурсите, матрицата за управление на времето е много полезна. Те не могат да бъдат овладени за една нощ. Вместо това трябва да направите малки стъпки в правилната посока. Един ден производителността определено ще се увеличи и стандартите за работна етика ще се повишат. Като цяло, с помощта на матрица за управление на времето можете да разберете дали времето, което сте отделили, си е струвало или сте го пропилели. Матрица за управление на времето
Оставете коментар