Управление на времето и подобряване на производителността

Управлението на времето и производителността са техники и стратегии, които ви помагат да използвате времето си ефективно, за да постигнете целите си, да подобрите представянето си и да изпълнявате задачите по-ефективно. Тези концепции са тясно свързани и играят важна роля в управлението на вашата собствена продуктивност и успех както в професионалния, така и в личния ви живот. Околната среда ли е, или просто управляваме зле времето си? Управлението на времето може да бъде голямо предизвикателство за всеки зает основател, особено след като границите между работното време и домашния живот все повече се размиват (или изчезват). Въпреки това, с правилните инструменти и тактики, можете да преодолеете това предизвикателство и да станете по-продуктивни от всякога, дори в най-хаотичните времена в съвременната история.

Google Workspace за разработване на маркетинг чрез съдържание.

1. Не изпълнявайте няколко задачи едновременно. Управление на времето.

Случвало ли ви се е да се чувствате физически и психически изтощени в края на работния ден, но всъщност да не сте свършили работата си? Ако някога сте се оплаквали, че нямате достатъчно време през деня, най-вероятно сте опитвали да изпълнявате няколко задачи едновременно. Когато си мислите, че изпълнявате много задачи, вие всъщност просто съкращавате кръговата диаграма на всяка задача и крадете часове от себе си. Имате само определено ограничено количество енергия за даден ден и ако сте един от онези предприемачи, които искат да дадат 100% на всичко, което правят, математиката просто не се събира. В действителност вие в крайна сметка посвещавате 10% тук, 20% там, 5% на дузина други задачи, а след това още 10% от вашето внимание се изразходва за безкрайния поток от известия и съобщения. социални мрежи.

Това води до високи разходи за смяна, които отнемат повече време, отколкото си мислите. Да приемем, че сте проверили известията си във Facebook четири пъти. Губи се до цял час. Проверявате ли входящата си кутия или Slack всеки път, когато се появи малкото червено кръгче? Губите повече време, отколкото всъщност работите.

Освен това качеството на работа се влошава и сроковете се забавят. Ще изглежда, че ви отнема все повече и повече време, за да свършите нещата - защото е така. И тъй като вече сте прекарали целия ден в превключване между задачи, резервоарът ви ще бъде празен до вечерта. Управление на времето

2. Вместо една задача

Кога за последен път се фокусирахте само върху ЕДНО нещо за 30 минути? Или дори 10 минути? Без да гледате известия или имейли?

Без значение върху какво работите, изключете всички разсейвания и се съсредоточете върху едно нещо за определен период от време. Ако е необходимо, задайте таймер. Задайте календара си на Не безпокойте (Не безпокойте). В настройките на Slack изберете Пауза на известията. Затворете всички 27 отворени раздела на браузъра или просто щракнете върху Нов прозорец. Пуснете любимата си релаксираща музика без текстове, за да се потопите в атмосферата. И просто... започнете да го правите.

3. Поставете си изкуствени ограничения. Управление на времето.

Един от най-мощните начини да увеличите продуктивността си и да подобрите управлението на времето е да поставите изкуствени ограничения. Какво означава? Фалшиви срокове. Поставянето на изкуствени ограничения ви предпазва от попадане в капана на закона Паркинсон , който гласи, че „работата се разширява, за да запълни наличното време за нейното завършване“. Сигурно сте виждали това и преди. Някой от вашия екип има три задачи и осем часа работен ден за тях изпълнение и успяват да разтеглят тези задачи от 9 сутринта до 5 часа. Когато знаете от първа ръка, че тези три задачи трябваше да отнемат максимум 90 минути.

Ами ако имаха само 90 минути работен ден, за да направят това? Обзалагам се на Tesla Cybertruck, че работата все пак ще бъде свършена. Работата от вкъщи, причинена от пандемията COVID-19, направи още по-лесно попадането в капана на Закона на Паркинсон. Без време за пътуване и без подноси за работния ден, които да ви принудят да се отпуснете психически и да се приберете у дома, можете наистина да проточите нещата.

Останете продуктивни.

Най-добрият начин да нарушите закона на Паркинсон и да останете продуктивни днес е да поставите изкуствени крайни срокове. Създайте ограничение във времето за изпълнение на тази задача - дори задайте таймер за себе си. Известно е също, че един от членовете на екипа на Основателя следва тази техника, използвайки обкръжението си като вградени времеви ограничения. Когато пътува за снимки (навремето, когато хората можеха да правят такива неща), той би купил само 30 минути или 60 минути Wi-Fi в самолета. След това той предизвика себе си да свърши възможно най-много работа за тези 30 или 60 минути и нямаше да актуализира интернет след изтичане на таймера.

Всичко, което се случва след изключване на Wi-Fi, трябва да се случва офлайн на работния плот. Това ще ви позволи да се съсредоточите върху задачата и да не се разсейвате от различни раздели, известия и имейли. Ще се изненадате колко много можете да свършите, ако зададете фиктивни ограничения и създадете мини спринт.

4. Използвайте техниката pomodoro. Управление на времето

Техниката Pomodoro е специфична техника за управление на времето от края на 1980-те години, която използва таймер, за да раздели работата на малки, хиперпродуктивни мини спринтове. Обикновено това са 25-минутни интервали, разделени от кратки почивки.

LifeHacker описва инструкции стъпка по стъпка за ефективно използване на техниката Pomodoro:

1. Изберете задачата за изпълнение
2. Задайте Pomodoro за 25 минути (Pomodoro е таймер)
3. Работете върху задачата, докато Pomodoro звънне, след което поставете чека върху вашия лист хартия.
4. Направете кратка почивка (5 минути е добре)
5. На всеки 4 Pomodoros си правете по-дълга почивка

Можете дори да използвате онлайн инструменти като Tomato Timer или различни приложения, за да направите тази тактика още по-лесна. Управление на времето

5. Опитайте ефекта Zeigarnik. 

Съществува психологическа теория, според която е по-лесно да запомните прекъснати дейности и да се върнете към тях. Това се нарича ефект на Зейгарник. Смята се, че е по-вероятно да запомните незавършена задача, отколкото завършена. Литовският психолог Блума Зейгарник открива този ефект, като наблюдава поведението на сервитьори в кафене. Според проучването сервитьорите са по-склонни да запомнят подробности за отворените раздели, отколкото клиентите, на които вече е било платено.

Как можете да използвате ефекта Zeigarnik, за да подобрите производителността на предприемача? Е, ако ви е трудно да разрешите дадена задача или установите, че отлагате определен проблем, направете почивка. Отдръпнете се от него за пет минути. Тогава се върнете към това. Може просто да сте освежени и да можете да работите по-ефективно, сега, когато сте оставили билета отворен и сте дали възможност да мислите за това подсъзнателно и без натиск.

6. Намерете вашия Six Pack . Управление на времето.

Не, не говорим за това да седнете и да се отпуснете. "Six-Pack" е авиационен термин за арматурното табло, съдържащо основните летателни инструменти в пилотската кабина на самолет. Въпреки че има милиони неща, които могат да бъдат манипулирани едновременно по време на полет, обикновено има шест инструмента, които предоставят най-важните данни (въздушна скорост, висотомер и т.н.). Пилотът може да се съсредоточи върху тези шест инструмента, за да поддържа всичко гладко. Ари Майзел също е обучен пилот. Той съветва да помислите за бизнеса си като самолет, когато става въпрос за фокусиране. „Като основател трябва да се опитате да намерите вашата версия на Six-Pack. Че каквото и да се случи, вие ще се съсредоточите върху популяризирането на бизнеса си, дори един процент."

Какъв е вашият Six-Pack във вашия бизнес? Това е мястото, където трябва да изразходвате енергията си. За всичко останало, което не допринася за постигането на тази цел или KPI, просто премахнете разсейването.

7. Поставете телефона си в друга стая. 

Може да се убедите, че не сте пристрастени към смартфона, но нека бъдем честни – всеки предприемач има. Този малък инструмент е потенциално един от най-мощните инструменти за управление на онлайн бизнес, който някога е съществувал. Ключова дума: потенциално. Всъщност пристрастяването към смартфона е неудобство и пагубно за производителността. Дори просто проверка на телефона ви за две секунди и обработка на ново известие може да отнеме до 23 минути, за да се върне вниманието ви.

Сигурен начин да се отървете от това постоянно разсейване е да оставите смартфона си в друга стая. Опитайте това за няколко часа, когато започнете работа утре. До обяд ще бъдете приятно изненадани колко концентрирани и успешни се чувствате.

8. Магистър по асинхронна комуникация. Управление на времето

Асинхронната комуникация (или накратко „Асинхронна“) е много подценявано продуктивно поведение, което може да революционизира начина, по който управлявате бизнеса си. Това означава да общувате с вашия отбор НЕ в реално време, а чрез „подаване на топката напред-назад“.

Блогът Doist го обобщава най-добре: „Най-просто казано, асинхронната комуникация е, когато изпратите съобщение, без да очаквате незабавен отговор.“

• Асинхронен пример 1: Изпращате на някого имейл. Те отговарят на следващия ден, когато могат да се справят най-добре със задачата.
• Асинхронен пример 2: Изпращате видео брифинг на Loom до член на екипа в различна часова зона по време на техните часове за сън. Когато се събудят и започнат да работят, те поглеждат към стана и започват работа по проекта - коментират всякакви въпроси. След това можете да започнете да отговаряте на техните въпроси асинхронно при първа възможност.

Разбира се, има някои типове комуникация, които все още трябва да бъдат синхронни (известни също като „Синхронизиране“) – при които човекът, с когото говорите, отговаря незабавно в реално време. Много хора все още вярват, че творческото сътрудничество и решаването на проблеми все още се правят най-добре „в една и съща стая“. Сега обаче, когато на много места по света буквално не можем да бъдем в една и съща стая поради карантина и социално дистанциране, много предприемачи трябва да преосмислят комуникационните си стратегии.

• Пример за синхронизация 1: среща на живо в същата стая (или инструмент за видеоконференции).
• Пример за синхронизация 2: разговор в реално време в чат Slack.

Важно е да помислите какви комуникации през работния ви ден биха могли потенциално да станат асинхронни и да отмените тези срещи от календара си. И планирайте синхронна комуникация само когато е абсолютно необходимо.

Всеки път, когато среща в Google Календар бъде отменена и заменена с асинхронно съобщение или 5-минутен видеоклип на Loom, един ангел получава крилата си.

9. Избягвайте умората при вземане на решения

Всъщност пълното отказване от решения ще ви върне един тон умствена сила. Джак Дорси, съосновател на Twitter и Square, очевидно не обича да взема решения и често позволява на екипа си да взема ключови решения без него. „Бивш служител на Square каза, че Дорси „мисли, че идеалната среща е тази, на която не трябва да казва нищо.“ Като предприемач вероятно вземате решения по цял ден. И докато се сблъскате с наистина важен проблем, вие вече сте изразходвали цялата си енергия за вземане на решения за малки задачи и маловажни решения.

Умората от вземане на решения е реална. Може да се почувствате сякаш в края на деня няма повече гориво в умствения ви резервоар и мозъкът ви е напрегнат дори при мисълта за още едно нещо, за което сте отговорни. Опитайте се да вземате по-малко решения и държайте екипа си (особено тези, които се подготвят за лидерски роли) отговорен за вземането на повече от тези решения. Може да попитате: „Но как мога да се доверя на хората да вземат добри решения без мен?“

10. Класифицирайте решенията като обратими или необратими. Управление на времето

Ако абсолютно трябва да вземете решение сами, помислете колко важно е това решение за изразходване на умствена енергия. Напълно възможно е повечето решения в даден ден да бъдат взети бързо за няколко секунди без никакъв риск. С други думи, вероятно сте се тревожили твърде много за това. Farnam Street изследва този принцип на обратими и необратими решения, като показва таблица как трябва да мислите за всяко решение.

Ако решението е обратими - например съобщение в социална мрежа, който можете бързо и лесно да изтриете, или чернова на блог статия, която винаги можете да редактирате, трябва да отделите минимум време за мислене върху това. Просто „движете се бързо и чупете нещата“ и ще си спестите психическия стрес от притеснения за нещо, което лесно може да се поправи.

Ако решението безвъзвратно - например изпращане на имейл до 2 милиона абонати - може да искате да изразходвате част от енергията си, за да се уверите, че е правилно. Освен това, ако решението е необратими и последователни - като подписване на голям договор или петгодишен наем на офис - определено ще искате да отделите известно време за това.

Джеф Безос навлиза по-дълбоко в този подход към вземането на решения в едно от писмата си до акционерите:

„Някои решения са последователни и необратими или почти необратими – те са еднопосочни врати – и тези решения трябва да се вземат методично, внимателно, бавно, с много обмисляне и консултации. Ако вървите и не ви харесва това, което виждате от другата страна, няма да можете да се върнете там, където сте били преди. Можем да наречем тези решения тип 1. Но повечето решения не са такива – те са променливи, обратими – те са двупосочни врати.“ 

Според Безос този втори тип решение „може и трябва да бъде взето бързо“. Опитайте се да мислите за решенията си по този начин и вижте колко бързо можете да вземете обратими такива.

11. Собствен календар

Крис Диксън, партньор и инвеститор в a16z, веднъж каза: „Вашата входяща кутия е списъкът със задачи за други хора.“ Твърде много хора са по-скоро реактивни, отколкото проактивни с акаунта си в G-Suite. Време е да поемете контрола. Кажете „Не“ на следващата покана в календара. Отложете маловажните имейли за по-късна дата, за да можете по-добре да ги адресирате. Използвайте „3Ds“, за да стигнете до нулата на входящата кутия и да пазите календара си в Google от ненужни срещи, на които не е нужно да присъствате. Този съвет е много прост, но въпреки това важен. Управлявайте календара и времето си. Принадлежи на вас и на никой друг.