Производителност на служителите. Ръководство за лидери за измерване на времето и производителност

Производителността на служителите е мярка за ефективността и ефективността на тяхната работа в работната среда. Управлението на изпълнението играе ключова роля в постигането на организационните цели. Ето няколко фактора, които могат да повлияят на производителността на служителите:

1. мотивация: Служителите, които са мотивирани, обикновено са по-продуктивни. Мотивацията може да бъде свързана с награди, признание, интересни задачи и други фактори.
2. Ясни цели и очаквания: Когато служителите разбират своите цели и очаквания, им е по-лесно да се ориентират и да постигат резултати.
3. Образование и развитие: Предоставянето на възможности за обучение и професионално развитие на служителите може да подобри техните умения и следователно производителността.
4. Ефективни насоки: Лидери, които имат умения за ефективно мениджърите могат да вдъхновяват и напътстват своите подчинени, като допринасят за повишаване на производителността.
5. Комуникация: Добрата комуникация в организацията насърчава разбирането на задачите, намалява вероятността от грешки и помага за премахване на пречките пред изпълнението на задачите.
6. Работна среда: Удобното и поддържащо работно пространство може да има положително въздействие върху физическото и емоционалното благосъстояние на служителите.
7. Технологии и инструменти: Използването на модерна технология и ефективни инструменти може да подобри вашия работен процес и да увеличи вашата производителност.
8. Баланс между работата и живота: Служителите, които могат да поддържат баланс между работа и личен живот, често са по-ефективни и по-малко стресирани.
9. Оценка и обратна връзка: Редовното оценяване на представянето и предоставянето на конструктивна обратна връзка помага на служителите да разберат своите силни страни и области за подобрение.

Успешното управление на представянето изисква цялостен подход, който отчита различни аспекти на работния процес и индивидуалните характеристики на служителите.

Сега, когато имаме прилична опора, нека да разгледаме някои инструменти и техники, които ще ви научат как да управлявате времето на вашия екип и да увеличите производителността.

1. Разработване на календар на проекта. Производителност на служителите.

Разработването на календар на проекта и управлението на представянето на служителите са взаимосвързани и са важни елементи за успешното изпълнение на задачите. Ето стъпките и препоръките за тези два аспекта:

1. Дефиниране на целите и задачите на проекта:

• Разберете крайните цели на проекта.
• Разделете целите си на по-малки задачи.

2. Производителност на служителите / Дефиниция на времето:

• Разработете подробности за крайните срокове за всяка задача.
• Помислете за зависимостите между задачите.
• Идентифицирайте критични пътища.

3. Разработване на календара на проекта:

• Използвайте професионални инструменти, за да създадете график на проекта (например диаграма на Гант).
• Включете всички етапи на проекта в календара, като вземете предвид сроковете и зависимостите.

4. Производителност на служителите. Планиране на ресурсите:

• Определете какви ресурси (хора, технология, финанси) ще са необходими за всяка задача.
• Разпределете ресурсите равномерно и ефективно.

5. Проследяване на ефективността на служителите:

• Задайте ясни очаквания за ефективност за всяка задача.
• Осигурете прозрачност относно целите на проекта и ролята на всеки служител.
• Осигурете обратна връзка и подкрепа.

6. Мониторинг и контрол:

• Редовно следете напредъка на проекта и представянето на служителите.
• Направете корекции в графика и работния план, ако е необходимо.
• Реагирайте незабавно на рискове и проблеми.

7. Производителност на служителите. Комуникация и сътрудничество:

• Осигуряване ефективна комуникация между членовете на екипа.
• Насърчавайте сътрудничеството и споделянето на информация.

8. Поддръжка на служители:

• Осигурете на служителите необходимите ресурси и обучение.
• Обърнете внимание на тяхното благосъстояние и мотивация.

9. Оценка на ефективността:

• Провеждайте редовни оценки на ефективността и анализирайте резултатите.
• Използвайте данни за непрекъснато подобряване на процесите.

10. Постоянно подобрение:

• Приложете опита от предишни проекти, за да оптимизирате процесите.
• Разработване и прилагане на нови техники за управление на проекти и изпълнение.

Ефективното управление на проекта и представянето на служителите изисква систематичен подход и гъвкавост за адаптиране към промените и новите условия.

2. Създайте списък с приоритети, като започнете с най-отнемащите време дейности и завършите с най-малкото.

Представете си това. Красиво сте определили задачите за членовете на вашия екип за деня. Всичко е изложено там, за да го попълнят и маркират един по един. Звучи добре, нали? Но проблемът сега е, че задачите се различават по сложност и дължина (сложните задачи вероятно ще отнемат повече време). И така, как можете да гарантирате, че екипите изпълняват задачите по най-продуктивния и навременен начин?

Човек може погрешно да приеме, че извършването на по-лесно управляеми задачи първо ще отвори вратата към по-трудни и ще ви даде тласък да продължите да работите. Производителност на служителите

Въпреки това, скорошно проучване, което изследва нивата на острота на лекарите в сравнение с тяхната натовареност и дава приоритет на по-малко сложните случаи, установи, че даването на приоритет на по-лесните задачи пред сложните има само краткосрочни ползи, но е по-лошо в дългосрочен план. Какво можем да научим от това?

Като мениджъри насърчавайте членовете на вашия екип да поемат по-предизвикателни задачи като приоритет. Защо? Защото ни е по-лесно да се отвлечем от по-сложните задачи и да приоритизираме по-лесните. Това ни дава усещане за постижение.

3. Редовно измервайте и проследявайте ефективността.

Редовното измерване и проследяване на ефективността са основни елементи на ефективното управление на проекти и служители. Ето някои ключови стъпки по този въпрос:

1. Установяване на ключови показатели за ефективност (KPI):

   • Определете ключовите показатели, които най-добре отразяват ефективността на вашия проект и хора.
   • Тези KPI могат да включват крайни срокове за изпълнение на задачите, качество на резултатите, бюджетни параметри и други.

2. Редовни прегледи на ефективността:

   • Провеждайте редовни (например седмични или месечни) прегледи на ефективността.
   • Сравнете действителните резултати с плановете и очакванията.

3. Производителност на служителите. Използване на инструменти за управление на проекти:

   • Използвайте специални инструменти за управление на проекти, за да наблюдавате напредъка.
   • Могат да бъдат диаграми на Гант, табла със задачи, системи за проследяване на времето полезни инструменти.

4. Обратна връзка и диалог:

   • Провеждайте редовни срещи за обсъждане на напредъка и разрешаване на потенциални проблеми.
   • Осигурете обратна връзка на служителите, за да разберат как работата им е в съответствие с целите на проекта.

5. Производителност на служителите. Корекция на планове:

   • В случай на отклонения от плана, коригирайте графика и ресурсите.
   • Отговорете на негативните тенденции и рискове, като предприемете мерки за тяхното предотвратяване или управление.

6. Индивидуална оценка на изпълнението:

   • Разработете системи за оценка на индивидуалното представяне.
   • Помислете за приноса на всеки служител към общия резултат.

7. Производителност на служителите. Систематичен анализ на процеса:

   • Анализирайте ефективността на работните процеси.
   • Търсете начини за оптимизиране и подобряване на производителността.

8. Използване на автоматизация:

   • Внедрете инструменти за автоматизация за събиране на данни относно изпълнението.
   • Това може да опрости процеса на проследяване и предоставяне на анализи.

9. Производителност на служителите. Генериране на отчети:

   • Предоставяйте редовни отчети за изпълнението на ръководството и екипа на проекта.
   • Споделете вашите резултати и планове за бъдещето.

10. Непрекъснато усъвършенстване:

• Използвайте данни от измерване на ефективността, за да подобрявате непрекъснато процесите и практиките.

Редовното измерване и проследяване на ефективността помага за ранното идентифициране на проблемите и предотвратяване на потенциални забавяния на проекти.

4. Обърнете внимание на обичайните дейности, които губят време на работното място. Производителност на служителите

Идентифицирането на дейности, които губят време, може да подобри вашата продуктивност. служители и спестяват тяхното време като елиминират нежеланите задачи и разсейването от работната им рутина. Ето някои типични дейности, които губят време на работното място:

1. Разсейване в социални мрежи
2. Постоянна проверка на имейли
3. Липса на приоритетни задачи
4. Просто го отложи
5. Непродуктивни срещи
6. Случайни разговори

С изключение на случайни разговори и непродуктивни срещи, всичко останало е относително лесно за контролиране. Това е просто въпрос на самоконтрол. Но е трудно да откажете срещи и непринудени разговори. Едно просто решение за непродуктивни срещи е нещата да бъдат възможно най-прости. Създайте дневен ред, дайте CTA и завършете срещата. Предложете този съвет на вашите служители, които са твърде учтиви, за да откажат случайни разговори. В такива ситуации служителят може да зададе сигнал за край на разговора, след което силният сигнал може да се използва като изкупителна жертва за връщане на работа.

5. Пазете се от умора на работното място или работа от разстояние. Производителност на служителите

По-късно ще разгледаме някои разсейвания, които могат да причинят умора. Тук ще разгледаме какво можете да направите проактивно, за да предпазите служителите си от умора по време на работа.

По-добре е да правите почивка от пет до десет минути на всеки петдесет до шестдесет минути работа, отколкото да правите по-дълги почивки след дълги периоди на работа.

• Излезте навън: Независимо дали сте в офис или работите от вкъщи, прекарването на време навън може да помогне с умората. Още по-добре ще е, ако времето е хубаво. Не е нужно да учите, за да разберете, че да седите на бюро по цял ден е нездравословно.
• Организирайте социални събития: В офиса или чрез Zoom, наличието на място, където вашите служители могат просто да се отпуснат и да не говорят за работа, а да бъдат в компанията на другия, помага с умората.
• Индивидуални регистрации: Въпреки че проверките могат да отнемат време, те показват на вашите екипи, че ви е грижа. Проверявайте ги от време на време - не за представянето им, а за цялостното им благосъстояние.

6. Идентифицирайте и управлявайте различни източници на разсейване.

Управлението на разсейването е важна част от поддържането на служителите продуктивни и продуктивни. Ето няколко стъпки за идентифициране и справяне с различни източници на разсейване:

1. Извършване на анализа:

• Направете анализ на вашата работна среда и процеси, за да идентифицирате потенциални източници на разсейване.
• Попитайте служителите какво им пречи на работа.

2. Производителност на служителите. Идентифициране на ключови разсейващи фактори:

• Идентифицирайте основните фактори, които могат да повлияят на производителността, като външен шум, неудобни мебели, липса на оборудване и др.

3. Оценяване на разсейващите тенденции:

• Оценете колко често и на какъв етап от работата служителите са изложени на разсейване.

4. Производителност на служителите. Обучение на служителите:

• Осигурете обучение за методи за управление на разсейването, като например техники управление на времето и концентрация.

5. Регламент за работна среда:

• Създайте удобни условия на работа, например, позволете на служителите да използват слушалки за намаляване на шума.

6. Управление на технологиите:

• Обмислете използването на инструменти и приложения за блокиране на разсейващи известия или управление на времето, като например техниката Pomodoro.

7. Производителност на служителите.  Определяне на граници:

• Поставете ясни граници между личния и професионалния живот.
• Насърчавайте служителите да отделят време за почивка и презареждане.

8. Управление на задачи:

• Разбийте задачите на по-малки, управляеми парчета, за да намалите чувството на претоварване.

9. Правене на редовни почивки:

• Насърчавайте служителите да си правят кратки почивки, за да облекчат стреса и да си възвърнат фокуса.

10. Производителност на служителите. Обратна връзка и поддръжка:

• Водете редовни разговори със служителите за това как се справят с разсейването и им осигурявате необходимата подкрепа.

11. Използване на софтуер за управление на задачи:

• Използвайте програми за управление на задачите и проекти за по-ефективна организация на работния процес.

12. Формиране на навик:

• Насърчавайте развитието на положителни работни навици, като установяване на редовен работен график и последователност на задачите.

13. Производителност на служителите. Постоянно учене и адаптиране:

• Наблюдавайте как промените в работната среда и условията влияят върху разсейването на служителите и съответно адаптирайте стратегиите за управление.

Решаването на проблема с разсейването изисква систематичен подход и постоянно внимание към нуждите на служителите и работната среда.

Използване на инструменти за управление на времето. Производителност на служителите

И така, какви инструменти можете да използвате, за да измервате времето на вашите служители? Нека се потопим в два популярни инструмента за управление на времето.

1. Време доктор

Доктор на времетоr ви позволява да персонализирате и организирате всичките си ежедневни задачи, като проследявате времето, прекарано за всяка задача в реално време.

Проследяването на времето може да се настрои за вашата работа като цяло или за конкретни задачи (които се добавят към общото време, изразходвано за всички задачи).

Една от най-добрите характеристики на този инструмент е, че той спира проследяването, когато няма активност във вашата система за определен период от време. Тази функция може да се активира в зависимост от вашето времево отместване.

В края на деня ви изпраща обобщение на вашето управление на времето за всяка задача.

2. Превключете Проследяване на продуктивността на служителите

Превключване на песен е удобен инструмент за управление на времето, който може да се изпълнява на всички ваши устройства. Вашето време може да се проследява и синхронизира на множество устройства.

Няколко страхотни функции на това приложение е, че генерира вашите отчети в CSV и PDF формати и ви изпраща напомняния по имейл за цели.

Заключение

Някои от нещата, споменати в тази статия, не влияят пряко върху производителността на служителите, но определено ще повлияят тяхното общо време и ефективност работа. Производителност на служителите

Добре организираните задачи и ресурси ще спестят време и ще позволят на служителите да бъдат по-продуктивни. Насърчавайте служителите си да приоритизират задачите си от най-трудните до най-лесните за максимална продуктивност. Отделете време, за да наблюдавате редовно напредъка им и да видите къде имат нужда от помощ. Докато правите това, представете им ключови точки, за да могат да запомнят по-добре информацията. Предприемете стъпки, за да предотвратите преумората и изгарянето на вашите служители. Ангажирайте екипите си с положително подсилване, за да сте сигурни, че изпълняват задачите си навреме. И накрая, използвайте инструменти за измерване на времето, за да събирате данни за представянето на екипите си, за да можете да вземате по-добри решения за подобряване на тяхната продуктивност.

Когато правите това, за да измервате времето и производителността на служителите, уверете се, че сте в съответствие с това, с което ги възнаграждавате. По-добре да водим с пример.