Timska komunikacija je ključ uspjeha tima. Učinkovita komunikacija pomaže poboljšanju razumijevanja među članovima tima, smanjenju sukoba i povećanju produktivnosti.
Naučiti kako efikasno komunicirati u timu može biti ogromno. Na kraju krajeva, postoji mnogo knjiga koje tvrde da nude najbolje prakse. Dostupne su čitave univerzitetske diplome o ovoj temi. Uz toliko informacija, da li je realno da bilo koji tim nauči komunicirati na najefikasniji način?
Kao i mnoge stvari u poslovnom svijetu, ne morate znati sve o komunikacijama. Samo treba da znate dovoljno da preduzmete delotvornu akciju. Kako bismo pojednostavili principe efikasne timske komunikacije, spustili smo ih na "3 W". Ovo su tri jednostavna pitanja koja možete koristiti da biste fokusirali pristup vašeg tima komunikaciji, osiguravajući maksimalnu produktivnost i minimalnu konfuziju. Iako specifične metode komunikacije mogu doći i proći, ova tri pitanja će uvijek vrijediti.
Brend Identity Prizma: Šta je to i kako je koristiti
Kada ćemo komunicirati? Timska komunikacija
Jedna od prvih stvari oko koje se treba složiti je učestalost komunikacije unutar tima. Nemojte misliti da će ovo uspjeti. Različiti članovi tima mogu imati različita očekivanja u pogledu učestalosti komunikacije. Ako postoji neusklađenost između očekivanja člana tima, može doći do frustracije. Neki članovi tima će se osjećati preplavljeni učestalošću komunikacije, dok se drugi mogu osjećati ignorisanim.
Kako biste osigurali da svi imaju zajednički skup očekivanja u vezi sa komunikacijom, dogovorite se o sljedećem na samom početku projekta:
-
Gledaj.
Tokom kojih sati bi članovi tima trebali odgovoriti? Kada je u redu prestati provjeravati aplikaciju za timsku komunikaciju? Ovo pitanje je posebno važno za udaljene timove koji rade u različitim vremenskim zonama.
-
Timska komunikacija. Dani .
Očekuje li se da će se ekipa družiti vikendom? Ako jeste, da li je ovo opšte pravilo ili izuzetak koji bi se trebao pojaviti samo u ekstremnim okolnostima? Svi se moraju složiti sa ovim. Ako neki članovi tima očekuju druženje vikendom, a drugi ne, produktivnost i moral mogu biti ozbiljno pogođeni.
-
Situacije .
Previše komunikacije može biti neugodno i može dovesti do toga da zaposleni postanu mentalno odvojeni i prestanu obraćati pažnju na timsku komunikaciju. Da biste to izbjegli, dogovorite se o situacijama koje su prikladne za komunikaciju. Pokušajte pronaći nivo komunikacije koji je svima ugodan, tako da se cijeli tim osjeća kao da se čuju njihove potrebe.
Iako je važno uspostaviti gore navedene koncepte na početku projekta, to ne znači da oni treba da budu postavljeni u kamenu i nefleksibilni ili nepromjenjivi do kraja projekta. Umjesto toga, koristite smjernice koje ste smislili kao osnovu, ali razmislite o tome kako se stvari odvijaju kako projekat napreduje. Stvarni život rijetko ispunjava naša predviđanja i očekivanja i neizbježno je da neke stvari neće funkcionirati kako treba i da će se morati napraviti promjene.
Timski komunikacijski plan
Provjeravajte se redovno i proaktivno s cijelim timom kako biste bili sigurni da su svi zadovoljni kako se stvari odvijaju. Sljedeća pitanja mogu biti od pomoći ako želite ocijeniti koliko dobro funkcionira vaš timski komunikacijski plan:
-
Timska komunikacija. Šta dobro funkcionira u našoj trenutnoj komunikaciji?
Postavljanjem ovog pitanja dobijate stvarnu povratnu informaciju o tome šta članovi tima vole. Postavljanje ovog pitanja takođe pomaže uokviriti diskusiju u pozitivan i konstruktivan kontekst. Može biti lako fokusirati se na ono što ne radi, pa budite sigurni da fokusirate pažnju ljudi na dobro i loše.
-
Šta biste promijenili u našoj trenutnoj komunikaciji?
Ponekad članovi tima mogu imati problema ili probleme u vezi s komunikacijom, ali se osjećaju sramežljivo ili nesigurno razgovarati o njima. Preuzimanjem inicijative i postavljanjem pitanja dajete ljudima dozvolu i prostor da traže područja za poboljšanje.
-
Timska komunikacija. Možete li se sjetiti konkretne situacije u kojoj ste bili zadovoljni ili razočarani našim procesom komunikacije?
Može biti teško zamisliti bez čega tačno članovi tima govore konkretnim primjerima za rad. Umjesto da tražite općenite povratne informacije, pokušajte dobiti konkretne primjere koji ilustruju iznesene poene.
Uspostavljanje osnovnih pravila u vezi sa učestalošću ofset kontakta efikasno rješava dvostruke probleme previše i premalo komunikacije. Postizanje ravnoteže je ključno za izvlačenje maksimuma iz svog tima. Pronalaženje proaktivnih područja za poboljšanje kako projekat napreduje omogućava vam da prilagodite svoju komunikaciju i poboljšate je na osnovu stvarnih okolnosti. Timska komunikacija
Gdje ćemo komunicirati?
Ovih dana postoji veliki izbor metoda pomoću kojih timovi mogu komunicirati. Opcije su beskrajne, od stare e-pošte do najnovijih šifriranih aplikacija za razmjenu poruka. Međutim, prevelik izbor može biti loša stvar. Timovi moraju jasno definisati koje metode komunikacije treba koristiti i u koju svrhu. Ako ne postavite jasne smjernice u ovoj oblasti, riskirate da dio tima komunicira na jedan, a drugi na drugi način. To može dovesti do ukrštenih žica, propuštenih informacija i opšte konfuzije i neefikasnosti.
Koje vam ideje mogu pomoći da odaberete najprikladnije metode komunikacije za potrebe vašeg tima? Uostalom, ne postoji jedno rješenje za sve. Različite situacije imaju različite zahtjeve.
Uzmite u obzir sljedeće:
-
Pogodnost .
Različnye sredstva komunikacije imaju različite namjene. Na primjer, video poziv nije potreban za brzu i kratku internu komunikaciju. Razmjena trenutnih poruka je bolja za posao. Međutim, za duboke lične sastanke kao što su mentorske sesije, trenutne poruke će biti previše neformalne i bezlične. Telefonski poziv, video poziv ili sastanak licem u lice bolje će funkcionirati. Razmislite o različitim vrstama komunikacije koje će vaš tim izvoditi i odaberite najprikladnije rješenje za svaku.
-
Timska komunikacija. Lakoća .
Učenje nove komunikacijske aplikacije ne dolazi bez troškova. Postoji potencijalni trošak same aplikacije, kao i vrijeme i energija potrebni timu da je nauči. Zato je dobro da stvari budu jednostavne koliko treba. Vrijeme koje se uštedi odabirom aplikacije koju je lako naučiti je vrijeme koje možete potrošiti na važan posao. Neka komunikacija bude jednostavna.
-
Za uplatu .
Pokazalo se da se promjenom efikasnije upravlja kada ljudi u nju pristanu. Ako mijenjate metode komunikacije, pokušajte se unaprijed posavjetovati sa svojim timom. Ako se ljudi osjećaju kao da su doprinijeli i da su ih čuli, vjerovatno će biti manje otporni na implementaciju novog komunikacijskog alata.
Važno je izbjeći grešku pretpostavke da će pravi alat ili tehnologija riješiti dublje probleme timske komunikacije. Komunikacijski alati koje odaberete olakšat će situaciju, ali neće zamijeniti pozitivnu i podržavajuću organizacijsku kulturu. Osim toga, izuzetno je važno izbjegavati u potrazi za savršenim odluke kada je adekvatno rješenje dovoljno dobro. Gotovo uvijek će postojati neki drugi alat sa blistavijim karakteristikama ili legija obožavatelja koji hvale za njega. Međutim, postoje stvarni troškovi povezani s promjenom komunikacijskih metoda.
Razlozi za izbjegavanje prečesto mijenjanja metoda komunikacije u potrazi za savršenim rješenjem uključuju sljedeće:
-
Timska komunikacija. finansije .
Prebacivanje između različitih komunikacijskih aplikacija i alata može vas koštati novca. Ovo može biti u obliku pretplate na aplikacije koje se ne koriste u potpunosti, jednokratnih troškova kupovine koji se ne mogu nadoknaditi i kupovine metoda obuke za softver koji više ne postoji. Timska komunikacija
-
Время .
Vrijeme je vitalni resurs za upravljanje organizacijama. Kad god promijenite aplikaciju za komunikaciju, vrijeme se gubi na razne načine. Potrebno je vrijeme za učenje nove aplikacije, vrijeme za dovršetak instalacije i druge tehničke aspekte prebacivanja i vrijeme za diskusiju i potvrdu prebacivanja između metoda.
- Timska komunikacija. Znanje .
Kako članovi vaše organizacije koriste određena sredstva komunikacije, oni povećavaju svoj nivo znanja i iskustva. Ljudi vremenom razvijaju nivo poznavanja i kompetencije sa bilo kojim posebnim komunikacijskim alatom. Svaki put kada odlučite da se povežete i odaberete novi alat za učenje, svo akumulirano organizacijsko znanje se gubi.
Odabir pravih komunikacijskih aplikacija za vaš tim može dovesti do povećanja morala, povećane produktivnosti i zadržavanja organizacijskog znanja. Sa toliko toga u igri, važno je napraviti prave izbore i osigurati da svi znaju koji alat koristiti u bilo kojoj situaciji. Timska komunikacija
Sa kim treba da komuniciramo?
Nema ništa gore od toga da budete dio tima, ali ne znate tačno kakvu ulogu svi ostali imaju, koja ovlaštenja za donošenje odluka imaju i kada bi trebali komunicirati s njima. Zbunjenost oko toga s kim razgovarati kada se pojavi određena situacija jedan je od najbržih načina da se izazove zabuna i neefikasnost. Ako ljudi ne razumiju u potpunosti kako da dobro komuniciraju, rizikuju da ćute kada nešto nije u redu ili da to prijave pogrešnoj osobi, što dovodi do toga da se ništa ne poduzme.
Ovaj problem je otežan modernom rasprostranjenošću prilično mobilnih udaljenih timova koji nikada ne mogu fizički biti na istoj lokaciji. S obzirom na ove izazove, kako možete pomoći svom timu da zna s kim da razgovara u datoj situaciji?
-
Organizacijske šeme .
Može biti od pomoći imati vizuelni grafikon koji pokazuje ko šta radi u vašem timu. Ne mora biti komplikovano ili zastrašujuće. Može jednostavno pokazati ko je za šta odgovoran, kada ih treba kontaktirati, te vrijeme i sredstva da se to postigne. Ovo bi trebalo biti dostupno negdje, na primjer na korporativnoj mreži.
-
Kultura.
Jedna od najgorih stvari za timsku efikasnost je kada ljudi ćute. Stvorite kulturu u kojoj se ljudi osjećaju ovlaštenim da govore i dopru. Ako ljudi dobiju pozitivne povratne informacije kada se obrate, to ih ohrabruje da to učine ponovo, stvarajući komunikativnu kulturu s vremenom. Timska komunikacija
- Timska komunikacija. Obrazovanje .
Vaš tim bi trebao biti adekvatno obučen u svim aspektima svog rada, uključujući komunikacijske alate koje će koristiti. Pobrinite se da ljudi pravilno shvate osnovni dio timskog treninga. Ovo će osigurati da je on drugi izbor za vaš tim kada se ukaže potreba.
Uz uspostavljanje pravog načina komunikacije, važno je uspostaviti i neke stvari koje treba izbjegavati. Nemojte pogriješiti ako pretpostavite da će ljudi automatski znati šta ne treba raditi. Različiti ljudi imaju različita očekivanja, a to je posebno istinito kada je tim sastavljen od ljudi različitih kultura i porijekla.
Neka ključna razmatranja u ovoj oblasti uključuju:
- Jezik . Neki timovi vole neformalni jezik kao što su psovke i sleng, dok drugi ne. Budite jasni o tome šta je zabranjeno kako biste kasnije izbjegli daljnje nezgode.
- teme . Da li je ćaskanje dozvoljeno ili ne? Postoje li osjetljiva područja rasprave, poput politike ili religije, koje želite da ljudi izbjegavaju? Budite vrlo jasni u vezi ovoga kako se ljudi ne bi osjećali ostavljeni u mraku o tome šta je prihvatljivo, a šta nije.
Ako ljudima ne date priliku da razgovaraju sa pravom osobom, to može biti štetno za produktivnost tima. Ljudi najbolje rade kada mogu slobodno razmjenjivati ideje i tražiti rješenja za probleme. Olakšajte im upravo to.
Timska komunikacija ne mora biti teška.
Nadamo se da vidite da efikasna timska komunikacija ne mora biti komplikovana. Zapravo, otežati stvari nego što bi trebalo da budu recept za neuspjeh. Neka stvari budu jednostavne. Postavite jasne i koncizne odgovore na 3W. Slušajte svoj tim. Uključite povratne informacije o organizacionu komunikacijuda vremenom popravi situaciju. Konačno, alati i aplikacije su sjajni alati za poboljšanje timskog rada, ali samo ako se pravilno koriste. Okupljajući svoj tim iza odgovora na ova pitanja, osigurat ćete da će aplikacije potaknuti komunikaciju i produktivnost vašeg tima umjesto da naškode.
Оставить комментарий