Organizace projektu - definice, typy a schéma

Organizace projektu je proces plánování, koordinace a řízení zdrojů k dosažení stanovených cílů v rámci stanoveného času a rozpočtu. Projekt je dočasný podnik, který má jedinečný výsledek nebo produkt, který se liší od běžného každodenního provozu organizace.

V organizaci projektu existují tři oblasti odpovědnosti a kompetence.

Projektové řízení - je pověřen řídící stránkou projektu
Projektový tým - Projektovému týmu je přidělen aspekt realizace projektu
Projektová rada je rozhodovacím orgánem, kterému důvěřuje úspěch projektu a činí důležitá rozhodnutí, například zda má být projekt zrušen nebo pokračovat.

Organizační struktura projekt závisí na několika faktorech, jako je typ a styl organizace, hierarchie a workflow.

Zde jsou některé z nejběžnějších typů organizace projektů:

1. Funkční organizace. Organizace projektu

Jedná se o jednu z nejběžnějších organizačních struktur. Společnost je rozdělena do několika oddělení a seskupují se lidé s podobnými dovednostmi a know-how. Projektový manažer a další zdroje pracují ve stejném oddělení, například marketing, prodej, účetnictví atd.

Výhody funkční struktury jsou:

To je nejlepší pro malé projekty i malé týmy, protože tato funkce může získat úplnou kontrolu a kontrolu nad členy týmu a dalšími zdroji.
Členy je snadné motivovat, protože je jich málo
Přístup k odborníkům je snadný, protože se nacházejí ve stejné funkční oblasti.
Je snadné shromáždit všechny zapojené do projektu a prodiskutovat příslušný problém.
Zaměstnanci jsou ochotni na takových projektech pracovat, protože jim to dává příležitost, kterou potřebují k postupu vpřed.
Jelikož je tým malý, je možné omezit komunikační prostředky projektu.

Nevýhody funkční struktury jsou následující:

Není snadné získat přístup k lidem mimo vaši funkční jednotku
Zaměstnanci jsou loajální ke svému vedoucímu týmu místo práce na projektu
Potíže s udržením strategického zaměření

2. Design.

Zde nese plnou odpovědnost za každý projekt projektový manažer. S celým týmem má pracovní poměr na plný úvazek a kontrolu nad rozpočtem pro jeho úspěšné dokončení. Je podřízen radě projektu a sponzorovi projektu. Organizace projektu

Výhody projektové organizační struktury jsou následující:

Plná kontrola nad týmem
Silný pocit identity v týmu, jehož výsledkem je dominantní týmová kultura
Minimální konflikt, protože každý účastník pracuje na dosažení cílů a cílů projektu
Plánování vaší práce je snadné
Snadná dostupnost zdrojů
Zlepšuje technické vedení i dovednosti projektového řízení

Nevýhody organizační struktury projektu jsou následující:

Je to drahý závazek
Pro zaměstnance je to těžké vrátit se, pokud budou propuštěni z práce
V některých případech uzavření projektu znamená ztrátu zaměstnání

3. Matice. Zorganizujte projekt

Matricová projektová organizační struktura vzniká integrací jak projektové, tak funkční organizace. Existují dvě struktury: horizontální a vertikální, takže zaměstnanec může pracovat jak na projektu, tak ve funkční skupině.

Existují tři typy organizační matice

Silná matice – projektový manažer má tým na plný úvazek a má kompletní průvodce a kontrolu nad týmem a projektem
Slabá matice je blíže funkční struktuře a projektový manažer má méně možností. Má tým na částečný úvazek a kontrolu rozpočtu
Vyvážená matice - projektový manažer má střední úroveň autority a tým na částečný úvazek. On a funkční manažer hospodaří s rozpočtem

Výhody maticové organizace jsou:

Zdroje jsou využívány efektivně
Zdroje lze snadno přesouvat mezi různými projekty
Jednotlivci, stejně jako členové týmu, jsou od přírody citliví

Nevýhody maticové organizace jsou následující:

Většinu času najdete konflikt mezi projekty kvůli zdrojům
Lidem se věří s protichůdnými a odlišnými prioritami, což může způsobit zmatek

Některé další typy organizace projektu jsou následující:

Jednoduchá nebo organická organizace je nejjednodušší projektová organizační struktura, která zahrnuje jak podnikatelské subjekty s jedním vlastníkem, tak i osoby na volné noze. Roli projektového manažera obvykle zastává vlastník nebo specialista, který má za úkol řídit pracovní proces. Organizace projektu
Diverzifikovaná organizace. V tomto typu organizační struktury existuje mnoho funkčních jednotek, které jsou na sobě nezávislé. Jednotky zahrnují osoby s různými dovednosti a know-how, které spojuje společné téma, a tím může být geografická poloha nebo podobný projekt. Všechny divize mají vlastní zdroje pro autonomní provoz.
Virtuální organizace — Ve virtuální organizační struktuře si organizace udržuje svou hlavní činnost a snaží se outsourcovat další procesy. Centrální organizace je propojena s různými externími organizacemi, aby mohla podnik úspěšně provozovat. Projektový manažer v takových organizacích má pravomoci střední až nízké úrovně a pravomoci smíšené kontroly rozpočtu.

Jak sestavit schéma organizace projektu?

Organizační schéma projektu pomáhá definovat role a odpovědnosti týmu, stejně jako potřeby školení, způsob alokace zdrojů a zapojení zainteresovaných stran. Potřebné kroky jsou následující:

1. Určete personál. Organizace projektu

Prvním krokem v procesu je identifikace osob spojených s rozsahem projektu a schopný mít silný dopad na projekt. Obvykle se jedná o klíčové zaměstnance, kteří ovlivňují obchodníky, vedoucí oddělení, prodejní personál, podpůrný personál, konzultanty a dokonce i IT pracovníky.

2. Vybudujte tým vyššího managementu

Druhý krok — vytvoření životaschopného týmu, který bude odpovědný za projekt a bude sledovat jeho úspěch. Tým bude zahrnovat klienta nebo sponzory projektu a v některých případech i odborníky, kteří budou během projektu nabízet vedení a pomoc.

3. Přidělte koordinátory projektu. Organizace projektu

Třetí fáze zahrnuje jmenování projektových koordinátorů, kterými budou střední a nižší manažeři. Mezi jejich odpovědnosti bude patřit plnění povinností na této úrovni a koordinace úkolů týmu. V projektové organizaci může být mnoho projektových koordinátorů, ale ve většině případů najdete alespoň tři, kteří se starají o komunikační, technické a plánovací aspekty.

4. Označte své zainteresované strany

Identifikujte klíčové zainteresované strany a zkuste to přilákat je na vývoj projektu.

5. Určete požadavky na školení. Organizace projektu

V některých případech, tým dokáže efektivně vyrovnat se s úkolem. Na rozdíl od jiných jim chybí nástroje, dovednosti, znalosti, aby zvládli složitosti projektu. Určete požadavky na školení a nabídněte je členům, kteří to potřebují. Koordinátor projektu je odpovědný za řízení pracovní skupiny a poskytování potřebného školení pro zaměstnance.

6. Vytvořte organizační schéma projektu

Poslední fází je vytvoření organizačního schématu projektu. Projděte si kroky, které jste již podnikli, a přemýšlejte o tom, jak se lidé na projektu budou koordinovat a spolupracovat na vytvoření dokonalého diagramu.

Podívejte se pozorně, abyste mohli určit jejich vztah a povinnosti, které by měly být přiděleny. Uveďte osoby s rozhodovací pravomocí, které budou hrát významnou roli, a napište jejich roli, odpovědnosti a úkoly poblíž, abyste získali jasnou představu. Pokud se rozhodnete vytvořit užitečné organizační schéma projektu, definujte propojovací role a definujte komunikační a reportovací kanál

Kusovník (BOM) – definice, příklad, typy a výhody