Productividad del empleado. Una guía para líderes sobre medición del tiempo y productividad

La productividad de los empleados es una medida de la eficiencia y eficacia de su trabajo en el entorno laboral. La gestión del desempeño juega un papel clave en el logro de los objetivos organizacionales. Aquí hay algunos factores que pueden afectar la productividad de los empleados:

1. Motivación: Los empleados motivados suelen ser más productivos. La motivación puede estar relacionada con recompensas, reconocimiento, tareas interesantes y otros factores.
2. Metas y expectativas claras: Cuando los empleados comprenden sus objetivos y expectativas, les resulta más fácil navegar y lograr resultados.
3. Educación y desarrollo: Proporcionar a los empleados oportunidades de formación y desarrollo profesional puede mejorar sus habilidades y, por tanto, su productividad.
4. Liderazgo efectivo: Líderes que tienen habilidades efectivas Los gerentes pueden inspirar y guiar a sus subordinados, contribuyendo a una mayor productividad.
5. Comunicación: La buena comunicación dentro de una organización promueve la comprensión de las tareas, reduce la probabilidad de errores y ayuda a eliminar obstáculos para completar las tareas.
6. Ambiente de trabajo: Un espacio de trabajo cómodo y comprensivo puede tener un impacto positivo en el bienestar físico y emocional de los empleados.
7. Tecnologías y herramientas: El uso de tecnología moderna y herramientas eficientes puede mejorar su flujo de trabajo y aumentar su productividad.
8. Equilibrio trabajo-vida: Los empleados que pueden mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal suelen ser más eficaces y estar menos estresados.
9. Calificación y comentarios: Evaluar periódicamente el desempeño y brindar comentarios constructivos ayuda a los empleados a comprender sus fortalezas y áreas de mejora.

Una gestión exitosa del desempeño requiere un enfoque integral que tenga en cuenta varios aspectos del proceso de trabajo y las características individuales de los empleados.

Ahora que tenemos una base decente, veamos algunas herramientas y técnicas que le enseñarán cómo administrar el tiempo de su equipo y aumentar la productividad.

1. Elaboración de un calendario de proyectos. Productividad del empleado.

El desarrollo de un calendario de proyectos y la gestión del desempeño de los empleados están entrelazados y son elementos importantes para completar las tareas con éxito. A continuación te detallamos los pasos y recomendaciones para estos dos aspectos:

1. Definición de Metas y Objetivos del Proyecto:

• Descubra los objetivos finales del proyecto.
• Divide tus objetivos en tareas más pequeñas.

2. Productividad de los empleados / Definición de sincronización:

• Calcule los detalles de los plazos para cada tarea.
• Considere las dependencias entre tareas.
• Identificar rutas críticas.

3. Desarrollo del Calendario del Proyecto:

• Utilice herramientas profesionales para crear un cronograma del proyecto (por ejemplo, un diagrama de Gantt).
• Incluir todas las etapas del proyecto en el calendario, teniendo en cuenta plazos y dependencias.

4. Productividad de los empleados. Planeación de recursos:

• Determine qué recursos (personas, tecnología, finanzas) se necesitarán para cada tarea.
• Distribuir los recursos de manera uniforme y eficiente.

5. Seguimiento del desempeño de los empleados:

• Establezca expectativas de desempeño claras para cada tarea.
• Proporcionar transparencia sobre los objetivos del proyecto y el rol de cada empleado.
• Proporcionar retroalimentación y apoyo.

6. Monitorear y controlar:

• Realice un seguimiento periódico del progreso del proyecto y del desempeño de los empleados.
• Realizar ajustes al cronograma y plan de trabajo según sea necesario.
• Responder a los riesgos y problemas de inmediato.

7. Productividad de los empleados. Comunicación y colaboración:

• Proporcionar comunicación efectiva entre los miembros del equipo.
• Promover la colaboración y el intercambio de información.

8. Apoyo a los empleados:

• Proporcionar a los empleados los recursos y la formación que necesitan.
• Presta atención a su bienestar y motivación.

9. Clasificación de Rendimiento:

• Realizar evaluaciones periódicas del desempeño y analizar los resultados.
• Utilice datos para mejorar continuamente los procesos.

10. Mejora constante:

• Aplicar experiencia de proyectos anteriores para optimizar procesos.
• Desarrollar e implementar nuevas técnicas de gestión de proyectos y desempeño.

Gestionar eficazmente el desempeño de los proyectos y de los empleados requiere un enfoque sistemático y flexibilidad para adaptarse a los cambios y nuevas condiciones.

2. Cree una lista de prioridades, comenzando con las actividades que consumen más tiempo y terminando con las que menos.

Imagina esto. Ha establecido bellamente las tareas del día para los miembros de su equipo. Allí está todo dispuesto para que lo llenen y marquen uno por uno. Suena bien, ¿verdad? Pero el problema ahora es que las tareas varían en complejidad y duración (es probable que las tareas complejas lleven más tiempo). Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que sus equipos completen las tareas de la manera más productiva y oportuna?

Se podría suponer erróneamente que hacer primero las tareas más manejables abrirá la puerta a otras más difíciles y le dará el impulso para seguir trabajando. Productividad del empleado

Sin embargo, un estudio reciente que examinó los niveles de agudeza de los médicos en comparación con su carga de trabajo y dio prioridad a los casos menos complejos, encontró que priorizar las tareas más fáciles sobre las complejas solo tiene beneficios a corto plazo, pero es peor a largo plazo. ¿Qué podemos aprender de esto?

Como gerentes, anime a los miembros de su equipo a asumir tareas más desafiantes como prioridad. ¿Por qué? Porque nos resulta más fácil distraernos de tareas más complejas y priorizar las más fáciles. Nos da una sensación de logro.

3. Mida y realice un seguimiento del desempeño con regularidad.

La medición y el seguimiento periódicos del desempeño son elementos esenciales para una gestión eficaz de proyectos y empleados. Aquí hay algunos pasos clave sobre este asunto:

1. Establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI):

   • Determine las métricas clave que mejor reflejen el desempeño de su proyecto y de su gente.
   • Estos KPI pueden incluir plazos para completar tareas, calidad de los resultados, parámetros presupuestarios y otros.

2. Revisiones periódicas de desempeño:

   • Realice revisiones de desempeño periódicas (por ejemplo, semanales o mensuales).
   • Compare los resultados reales con los planes y expectativas.

3. Productividad del empleado. Uso de herramientas de gestión de proyectos:

   • Utilice herramientas de gestión de proyectos dedicadas para monitorear el progreso.
   • Se pueden utilizar diagramas de Gantt, tableros de tareas y sistemas de seguimiento del tiempo. herramientas útiles.

4. Comentarios y diálogo:

   • Celebrar reuniones periódicas para discutir el progreso y resolver problemas potenciales.
   • Proporcione retroalimentación a los empleados para que comprendan cómo su trabajo se alinea con los objetivos del proyecto.

5. Productividad del empleado. Corrección de Planos:

   • En caso de desviaciones del plan, ajustar el cronograma y los recursos.
   • Responder a las tendencias y riesgos negativos tomando medidas para prevenirlos o gestionarlos.

6. Evaluación de desempeño individual:

   • Desarrollar sistemas de evaluación del desempeño individual.
   • Considere la contribución de cada empleado al resultado general.

7. Productividad del empleado. Análisis sistemático de procesos:

   • Analizar la eficiencia de los procesos de trabajo.
   • Busque formas de optimizar y mejorar el rendimiento.

8. Usando la automatización:

   • Implementar herramientas de automatización para recopilación de datos sobre la productividad.
   • Esto puede simplificar el proceso de seguimiento y suministro de análisis.

9. Productividad del empleado. Generando informes:

   • Proporcionar informes periódicos de desempeño a la gerencia y al equipo del proyecto.
   • Comparta sus resultados y planes para el futuro.

10. Mejora continua:

• Utilice datos de medición del desempeño para mejorar continuamente los procesos y prácticas.

Medir y rastrear periódicamente el desempeño ayuda a identificar problemas tempranamente y prevenir posibles retrasos en el proyecto.

4. Preste atención a las actividades habituales que hacen perder el tiempo en el lugar de trabajo. Productividad del empleado

Identificar actividades que hacen perder tiempo puede mejorar su productividad. empleados y ahorrarles tiempo eliminando tareas no deseadas y distracciones de su rutina de trabajo. A continuación se muestran algunas actividades típicas que hacen perder tiempo en el lugar de trabajo:

1. Distracciones en redes sociales
2. Revisar constantemente los correos electrónicos
3. Falta de tareas prioritarias.
4. Sólo déjalo
5. Reuniones improductivas
6. Conversaciones aleatorias

A excepción de las conversaciones aleatorias y las reuniones improductivas, todo lo demás es relativamente fácil de controlar. Es sólo una cuestión de autocontrol. Pero es difícil rechazar reuniones y conversaciones informales. Una solución sencilla para las reuniones improductivas es mantener las cosas lo más simples posible. Cree una agenda, proporcione una llamada a la acción y finalice la reunión. Ofrezca este consejo a sus empleados que sean demasiado educados para rechazar conversaciones informales. En tales situaciones, el empleado puede establecer una señal de fin de conversación, después de lo cual la señal fuerte puede usarse como chivo expiatorio para regresar al trabajo.

5. Cuidado con la fatiga laboral o del trabajo remoto. Productividad del empleado

Más adelante veremos algunas distracciones que pueden causar fatiga. Aquí veremos qué puede hacer de manera proactiva para evitar que sus empleados se cansen mientras trabajan.

Es mejor tomar un descanso de cinco a diez minutos por cada cincuenta a sesenta minutos de trabajo que tomar descansos más prolongados después de largos periodos de trabajo.

• Salga: ya sea que esté en una oficina o trabajando desde casa, pasar tiempo al aire libre puede ayudar con la fatiga. Será aún mejor si hace buen tiempo. No es necesario estudiar para comprender que estar sentado en un escritorio todo el día no es saludable.
• Organice eventos sociales: en la oficina o a través de Zoom, tener un lugar donde sus empleados puedan simplemente relajarse y no hablar sobre el trabajo sino estar en compañía de los demás ayuda con la fatiga.
• Registros individuales: si bien los registros pueden llevar mucho tiempo, demuestran a sus equipos que usted se preocupa. Controle su desempeño de vez en cuando, no su desempeño, sino su bienestar general.

6. Identificar y gestionar diferentes fuentes de distracciones.

Gestionar las distracciones es una parte importante para mantener a los empleados productivos y productivos. A continuación se detallan algunos pasos para identificar y abordar diversas fuentes de distracción:

1. Realización del Análisis:

• Realice un análisis de su entorno y procesos de trabajo para identificar posibles fuentes de distracciones.
• Pregunte a los empleados qué les impide trabajar.

2. Productividad de los empleados. Identificar distracciones clave:

• Identifique los principales factores que pueden afectar la productividad, como ruidos extraños, muebles incómodos, falta de equipo, etc.

3. Evaluación de tendencias distractoras:

• Evaluar con qué frecuencia y en qué etapa del trabajo los empleados están expuestos a distracciones.

4. Productividad de los empleados. Formación de los empleados:

• Proporcionar formación sobre métodos para gestionar las distracciones, como técnicas. gestión del tiempo y концентрации.

5. Regulación del ambiente de trabajo:

• Cree condiciones de trabajo cómodas, por ejemplo, permita que los empleados utilicen auriculares con reducción de ruido.

6. Gestión de la tecnología:

• Considere usar herramientas y aplicaciones para bloquear notificaciones que distraigan o administrar el tiempo, como la técnica Pomodoro.

7. Productividad de los empleados.  Estableciendo límites:

• Establece límites claros entre tu vida personal y laboral.
• Anime a los empleados a tomarse un tiempo para descansar y recargar energías.

8. Administración de tareas:

• Divida las tareas en partes más pequeñas y manejables para reducir la sensación de abrumador.

9. Tomar descansos regulares:

• Anime a los empleados a tomar descansos breves para aliviar el estrés y recuperar la concentración.

10. Productividad de los empleados. Comentarios y soporte:

• Mantenga conversaciones periódicas con los empleados sobre cómo enfrentan las distracciones y brindan el apoyo que necesitan.

11. Uso del software de gestión de tareas:

• Utilice programas para administración de tareas y proyectos para una organización más eficiente del proceso de trabajo.

12. Formación de hábito:

• Fomentar el desarrollo de hábitos de trabajo positivos, como establecer un horario de trabajo regular y secuenciar las tareas.

13. Productividad de los empleados. Aprendizaje y adaptación constantes:

• Supervise cómo los cambios en los entornos y condiciones de trabajo afectan la distracción de los empleados y adapte las estrategias de gestión en consecuencia.

Abordar el problema de la distracción requiere un enfoque sistemático y una atención constante a las necesidades de los empleados y el entorno laboral.

Utilizar herramientas de gestión del tiempo. Productividad del empleado

Entonces, ¿qué herramientas puedes utilizar para medir el tiempo de tus empleados? Profundicemos en dos herramientas populares de gestión del tiempo.

1. Doctor del tiempo

Doctor del tiempor te permite personalizar y organizar todas tus tareas diarias, rastreando el tiempo dedicado a cada tarea en tiempo real.

El seguimiento del tiempo se puede configurar para todo el trabajo o para tareas específicas (que se suman al tiempo total dedicado a todas las tareas).

Una de las mejores características de esta herramienta es que deja de rastrear cuando no hay actividad en su sistema durante un cierto período de tiempo. Esta función se puede activar dependiendo de su diferencia horaria.

Al final del día, te envía un resumen de tu gestión del tiempo para cada tarea.

2. Alternar seguimiento de la productividad de los empleados

Alternar pista es una práctica herramienta de gestión del tiempo que se puede ejecutar en todos sus dispositivos. Su tiempo se puede rastrear y sincronizar en múltiples dispositivos.

Un par de características interesantes de esta aplicación es que genera sus informes en formatos CSV y PDF y le envía recordatorios por correo electrónico de sus objetivos.

Conclusión

Algunas de las cosas mencionadas en este artículo no afectan directamente la productividad de los empleados, pero definitivamente afectarán su tiempo y eficiencia generales trabajar. Productividad del empleado

Las tareas y los recursos bien organizados ahorrarán tiempo y permitirán que los empleados sean más productivos. Anime a sus empleados a priorizar sus tareas, desde las más difíciles a las más fáciles, para lograr la máxima productividad. Tómese el tiempo para monitorear periódicamente su progreso y ver dónde necesitan ayuda. Mientras hace esto, presénteles los puntos clave para que puedan recordar mejor la información. Tome medidas para evitar que sus empleados trabajen demasiado y se agoten. Involucra a tus equipos con refuerzo positivo para garantizar que completen sus tareas a tiempo. Finalmente, utilice herramientas de medición del tiempo para recopilar datos sobre el desempeño de sus equipos para que pueda tomar mejores decisiones para mejorar su productividad.

Al hacer esto para medir el tiempo y la productividad de los empleados, asegúrese de ser coherente con lo que los recompensa. Es mejor predicar con el ejemplo.