Ajajuhtimise maatriks

Covey ajahaldusmaatriks on tööriist prioriteetide korraldamiseks ja aja tõhusaks haldamiseks, mille on välja töötanud Stephen R. Covey, raamatu The 7 Habits of Highly Effective People autor. See maatriks aitab inimestel oma ülesandeid ja tegevusi kategoriseerida vastavalt nende tähtsusele ja kiireloomulisusele, võimaldades neil oma jõupingutusi ja ressursse paremini jaotada.

Stephen R. Conway pakkus välja ajahaldusmaatriksi idee või kontseptsiooni, liigitades ülesanded nelja erinevasse kvadranti.

1. Kiireloomuline ja oluline
2. Mitte kiireloomuline, kuid oluline
3. Kiireloomuline, kuid mitte oluline
4. Ei kiireloomuline ega oluline

Maatriksit järgides saab iga töö maailmas jagada selle järgi, kui asjakohane ja oluline see on. Sukeldume otse nendesse nelja kvadranti.

9 Kõige tavalisem ajaraiskamine

 

Ajahaldusmaatriksi neli kvadranti

Q1 – kiireloomuline ja oluline. Ajajuhtimise maatriks

Vähesed asjad maailmas võivad ootamatult juhtuda, nagu kriitilised intsidendid, õnnetused, ebasoovitavamad stsenaariumid jne. Kõik need asjad on võimsad ja võivad tabada kõiki igal ajahetkel. Veelgi enam, juhul kui projekt lähipäevil ellu viiakse, peaks see projekt mõjutama tema positsiooni ettevõttes.

Siis võib seda stsenaariumi kergesti pidada selle inimese jaoks kriitiliseks. Kõik need stsenaariumid on inimesele kättesaadavad ja ta saab tulemusega hõlpsasti manipuleerida, kuna töö ja tegevus on tema kontrolli all. Kõrge prioriteet on suunatud kriitiliste probleemide lahendamisele, kuna tulemus on kohene. Kogenud inimesena saate tulemust mõjutada, seades koefitsiendid enda kasuks. See tähendab, et kriitilise ja kiireloomulise töö tähtsuse järjekorda seadmine annab sulle eelise. Väga tõhusad inimesed teevad alati õigeid valikuid käsilolevate ülesannete kiireloomulisust ja tähtsust arvestades.

Kiireloomulise ja olulise kvadrandi 1 maatriksi näide

Mõned kiireloomulised kiireloomulised ülesanded, hädaolukorrad ja kriitilised probleemid. on selle maatriksi osad. Järgmisel päeval valmiva projekti kallal töötamine on näide sellistest olulistest ja kiireloomulistest ülesannetest, mis on seotud 1. kvadrandiga.

Q2 – oluline, kuid mitte kiireloomuline. Ajajuhtimise maatriks

Planeerimine ja ajaplaneerimine on selle kvadrandi kaks peamist valdkonda. Selles kvadrandis on ülesanded tavaliselt ajatundlikud, kuid puuduvad tähtsus ja kriitiline element nende sees. Enam-vähem kõikidel selle kvadrandi ülesannetel on tähtajad, millest tuleb kinni pidada. Lisaks võib tähtaeg olla päevades või kuudes. See osa käsitleb ka hoolikat planeerimist, mille puhul peame ülesande täitmiseks palju vaeva nägema, enne kui see muutub kiireloomuliseks. Sellele kvadrandile keskendumine võib tagada, et väldime kurja tööstressi ja saame töö tegemisel tõhusamad.

Dokumentatsiooni uuendamine, hooldusgraafikud, personali koolitus ja hindamine on mõned tegevused, mis kuuluvad teise kvadrandi alla. Seda tüüpi tööd annavad pikemas perspektiivis suurima tulu, kuid ei ole nii kiireloomulised, et need tuleks etteantud aja jooksul lõpetada.

Näide olulisest, kuid mitte kiireloomulisest kvadrandist 2. Ajajuhtimise maatriks

Pikaajalised projektid ja organisatsioonilised eesmärgid on selle ajajuhtimise maatriksi osad. Planeerimine ja arendus Pikaajalise projekti strateegiad – peamised näited kvadrant 2.

Q3 – pole oluline, kuid kiireloomuline

Kolmandat kvadrandit nimetatakse ka "pettuse" kvadrandiks. Kõik tööd kontoris või tehases on omavahel seotud, kuni kõik osakonnad töötavad koos, töö on poolik. Niisamuti võivad isiklik töö ja ametialane töö mõnikord üksteisega vastuolus olla. Näiteks võib kodust telefonikõne kiireloomulisuse tõttu kesta üle kolmkümmend minutit. Kuid samas ei pruugi see olla nii oluline võrreldes projekti tähtajaga, mis nõuab kohest tähelepanu. Seda juhtub tehases palju, sest mõnikord vajab vigane masin tähelepanu. Viga määrata ühe asemel mitu inimest võib raisata organisatsiooni aega ja ressursse.

Hindade leht. Kuidas luua suurepärast?

Näide ebaolulisest, kuid kiireloomulisest kvadrandist 3

Tähelepanu kõrvalejuhtimine ja pausid, minimaalne "hõivatud" töö on osa Q3 maatriksist. Aja jälgimine, vastused meilid ja telefonikõned jne on 3. kvadrandi näited.

Q4 – ei ole oluline ega kiireloomuline. Ajajuhtimise maatriks

Harjumus muretseda kontrollimatute asjade pärast, mõelda valedele näitajatele võivad olla elemendid, mis segavad tõhusaid tulemusi. See kvadrand käsitleb töö minimaalset prioriteeti; see pole oluline ega vajalik. Näiteks pisiasjade täitmine, kodutööde tegemine tööajal. See võib olla ka vaatamine sotsiaalsed võrgustikud ja ostusaidid, millest pole pikas perspektiivis kasu. Seega muutub prioriteetide haldamine madalast kõrgeni keeruliseks ülesandeks. Neid ülesandeid tuleb täita paindliku graafiku alusel, kui töökoormus on minimaalne. See tagab, et tulemused ei kannata.

Kvadrandi 4 näide. Ajajuhtimise maatriks

Pisiasjad ja ajaraiskamine, mitteametlikud vestlused on osa neljandast kvadrandist. Sihitu veebisirvimine, sirvimine sotsiaalsed võrgustikud - näited neljandast kvartalist.

Tõhusad pealkirjad

Summeerida!

Pole olemas võluvitsa, mis aitaks inimesel ülesandeid tähtsuse järjekorda seada. Seega on Time Management Matrix produktiivseks tööks ja ressursside optimaalse kasutamise tagamiseks väga kasulik. Neid ei saa üleöö omandada. Selle asemel peate tegema väikeseid samme õiges suunas. Ühel päeval tööviljakus kindlasti tõuseb ja tööeetika standardid tõusevad. Kokkuvõttes saad ajahaldusmaatriksi abil teada, kas kulutatud aeg oli seda väärt või raiskasid selle ära. Ajajuhtimise maatriks

 АЗБУКА 

Ülesannete haldamine