Alhaalta ylös -budjetointi – määritelmä, edut, haitat ja vinkit

Alhaalta ylöspäin suuntautuva budjetointi on budjetin kehittämismetodologia, jossa organisaation alemmilla tasoilla luodaan yksityiskohtaiset suunnitelmat ja arviot, jotka sitten kootaan yhteen ja hyväksytään ylemmillä johtotasoilla. Tämän prosessin avulla voit ottaa tarkemmin huomioon organisaation eri osastojen ja työntekijöiden tarpeet ja todelliset valmiudet.

Alhaalta ylös -budjetoinnin tärkeimmät ominaisuudet ovat:

• Osallistuminen kaikilla tasoilla:

Kaikki organisaation tasot alemmista tasoista ylimpään johtoon ovat mukana budjetin kehittämisprosessissa. Tämä sisältää johtajat ja työntekijät operatiivisella tasolla.

• Budjetointi alhaalta ylöspäin. Tarkemmat suunnitelmat:

Osastot laativat omat yksityiskohtaiset budjettinsa ottaen huomioon niiden erityistehtävät, resurssit ja tarpeet.

• Raportointi ja perustelut:

Toimialat tarjoavat raportteja ja perusteluja budjettipyyntöilleen, jolloin johto voi saada syvemmän käsityksen kunkin divisioonan motivaatioista ja odotuksista.

• Budjetointi alhaalta ylöspäin. Kokoaminen ja hyväksyminen:

Osastojen tiedot kootaan yhteen ja tarkastellaan ylemmillä hallinnon tasoilla. Sitten talousarvio hyväksytään ja kokonaissuunnitelmasta tulee taloussuunnittelun ja valvonnan perusta.

Alhaalta ylöspäin suuntautuvan budjetoinnin etuja ovat tarkemmat resurssiarviot, työntekijöiden osallistuminen päätöksentekoprosessiin ja parantunut tulosvastuu organisaation kaikilla tasoilla. Kuitenkin tämä menetelmä saattaa myös vaatia enemmän aikaa ja resursseja keräämiseen, tietojen yhdistäminen ja analysointi.

Mitä on alhaalta ylöspäin suuntautuva budjetointi?

Määritelmä. Alhaalta ylös -budjetointi määritellään budjetointiprosessiksi, joka alkaa alimman tason osastobudjetista ja siirtyy ylöspäin organisaation ylimmälle tasolle koko yrityksen lopullisen budjetin laatimiseksi.

Alhaalta ylöspäin suuntautuvassa lähestymistavassa kokonaisbudjetti määritetään kunkin osaston ennusteiden perusteella seuraavan tilikauden kuluista, kuluista, työntekijöiden palkoista tai palkoista, hallintokuluista jne. Yleensä alhaalta ylös -budjetointi tarkoittaa, että organisaation budjetti toteutetaan alhaalta ylöspäin.

Prosessi alkaa alhaalta ja etenee sitten vähitellen eteenpäin

organisaatiotasolle. Vaikka osastokohtaiset budjetit laativat ja esittelevät osastopäälliköt, ne otetaan käyttöön vasta ylimmän johdon hyväksynnän jälkeen. Koska tämä lähestymistapa ottaa huomioon työntekijöiden tarpeet ja yrityksen politiikan, yritys voi kasvaa edelleen.

Kaikkien osastojen on työskenneltävä yhdessä tässä menetelmässä. Siksi on tärkeää varmistaa, että alhaalta ylös -lähestymistapa toimii kitkattomasti. Tärkeintä on, että kaikki työntekijät ymmärtävät organisaation vision ja mission.

Alhaalta ylöspäin suuntautuva yritysbudjetointiprosessi

Alhaalta ylös -menetelmä takaa valinnan tarpeeksi rahaa jokaiselle osastolle.

Kunkin osaston alempi johto laatii oman budjetin suunniteltujen projektien, yksittäisten komponenttien arvioitujen kustannusten, laitehankintojen, toimistotarvikehankintojen ja edellisen vuoden budjetin mukaisesti.
Budjetoimalla alhaalta ylöspäin työntekijät voivat keskittyä siihen, mikä on heille tärkeää. Se auttaa myös osastoja suunnittelemaan projektejaan seuraavalle tilivuodelle.

1. Tunnista yrityksen eri osa-alueet. Budjetointi

Alhaalta ylös -lähestymistapa lähtee yrityksen hierarkian alemmista tasoista. Ensimmäinen askel on jakaa yritys osastoihin. Kunkin osaston tunnistaminen helpottaa osastojen budjettiarvioiden saamista.

Kunkin osaston työntekijät voivat luoda luettelon tulevan vuoden projekteista. Osastopäällikkö voi sitten helposti luoda kustannusten tarkistuslistan jokaiselle projektille. Sivukonttorit voivat sisällyttää myös hallintokulunsa tarkistuslistalle.

Joskus osaston budjetti voi olla valtava, ja se muodostaa merkittävän osan yrityksen budjetista. Tämä osasto voidaan jakaa osastoihin sujuvaa arviointiprosessia varten.

2. Kannusta kutakin osastoa laatimaan kululuettelo.

Kun projektiluettelo ja kustannusarviot on laadittu, osastopäälliköt voivat luoda kustannusennusteen. Kaikki osastokustannukset on koottu yhteen ja esitetty osaston kustannusarvioina.

Talousosasto pitää osastopäälliköitä vastuullisina mahdollisten ja välttämättömien kulujen sisällyttämisestä. Näin ollen budjettiarvio on tarkka ja budjettimenot tarkkoja.

3. Laske yhteen kunkin osaston kulut. Budjetointi

Yrityksen kokonaisbudjetti saadaan laskemalla yhteen kaikkien osastojen budjettiarviot. Osastopäälliköillä on mahdollisuus luoda budjetti osastolleen.

Kokonaisbudjetti ei ole yrityksen lopullinen arvio. Ennen yrityksen budjetin viimeistelyä ylin johto käy läpi kaikki osastojen ennusteet.

4. Tutki kunkin osaston budjetit.

Vaikka kunkin osaston vaatimukset on täytettävä, ylimmän johdon on myös harkittava vuotuisia budjettimäärärahoja. Budjettiarvion tulee vastata yhtiön tavoitteita ja tavoitteita.

Ylin johto tarkistaa kunkin osaston budjettiarviot. Se käsittelee kysymyksiä, jotka liittyvät osastojen budjettiarvioihin, jotka ovat erittäin pieniä tai liian korkeita. Mahdollisista epätyydyttävästä arvosanasta keskustellaan asianomaisten osastojen päälliköiden kanssa tarvittavien muutosten tekemiseksi.

5. Täytä budjettiarvio. Budjetointi

Kun ylin johto on tyytyväinen budjettiarvioon, se suosittelee sitä talousosastolle. Yrityksen voitot ja tappiot analysoidaan pitkällä aikavälillä.

Talousosasto hyväksyy budjettiarvion ja asettaa yhtiön kokonaisbudjetin. Sitten hän jakaa varat eri osastojen kesken.

Ylhäältä alas budjetointiprosessi vs. alhaalta ylös -budjetointiprosessi

Valitessaan ylhäältä alas vai alhaalta ylös -budjetointimenetelmää yritysten on ymmärrettävä niiden väliset erot ja niiden yhteensopivuus. Nämä ovat osa laajempaa suunnitteluprosessia, joka tunnetaan ylhäältä alas- ja alhaalta ylös -suunnitteluna.

Budjetointimenetelmän valinta teoreettisten tulosten perusteella on yleistä, mutta se ei välttämättä tuota optimaalista tulosta käytännössä käytettynä. Alhaalta ylös -budjetointia kutsutaan joskus ylhäältä alas -budjetoinnin edistyneemmäksi versioksi. Tämä ei pidä paikkaansa, ja ne ovat kaksi eri budjetoinnin alaa.

Osastojen on laadittava budjetit ylimmän johdon asemassa ylhäältä alas -budjetissa. Osastot laativat budjettiarvionsa ja lähettävät ne ylimmälle johdolle alhaalta ylös -budjettiperiaatteella.

Ylhäältä alas suuntautuva lähestymistapa budjetointiin on yleensä nopeampi. Tämä voi kuitenkin johtaa siihen, että osastot kamppailevat pysyäkseen budjettisummissaan, koska johto ei välttämättä ole tietoinen kaikista asiaan liittyvistä kustannuksista. Ylhäältä alas suuntautuvalla budjetointilla on myös vähemmän moraalisia etuja.

Nämä kaksi päämenetelmää ovat yleisimmin käytettyjä budjetointimenetelmiä. Toisaalta ylhäältä alas -budjetti säästää aikaa, mutta vaarantaa jokaisen osaston vaatimusten täydellisen ymmärtämisen. Tämän seurauksena jotkin osastot eivät ehkä pysty toimimaan tehokkaasti ylimmän johdon asettamissa rajoissa.

Toisaalta alhaalta ylöspäin suuntautuva budjetti rohkaisee työntekijät ottavat vastuun prosessista ja käyttävät kokemustaan johtamillaan osastoilla. kuitenkin osastojen tulokset eivät välttämättä aina vastaa yleistavoitteita organisaatio.

Alhaalta ylöspäin suuntautuvan budjetoinnin edut

1. Tarkkuus

Alhaalta ylös -budjetoinnin etuna on yleensä se, että se on melko tarkka, koska jokainen organisaation osasto on tietoinen kuluistaan ​​ja resursseistaan.

Kunkin osaston budjettiarvioiden laskeminen yhteen voi tuottaa tarkat budjetit koko yritykselle.

2. Motivaatio. Budjetointi

Budjettien luomisesta vastaavat työntekijät työskentelevät yleensä muita kovemmin saavuttaakseen yrityksen tavoitteet.

Koska heille annetaan taloudellinen vastuu, he saavat omistajuuden tunteen.

Tämä parantaa työntekijöiden moraalia ja luotettavuutta. Loppujen lopuksi he pysyvät yrityksessä pitkään.

3. Osaston tarpeet

Ylimmällä johdolla ei välttämättä ole yksityiskohtaista ymmärrystä jokaisesta ohjelmasta, eivätkä he välttämättä pysty päättämään, mihin resursseja kohdennetaan. Alhaalta ylös -lähestymistapa auttaa mukautumaan osaston tarpeisiin saavuttaakseen tavoitteensa.

Koska kunkin osaston työntekijät laativat budjettiarviot, vaatimukset esitetään selkeästi arvioraportissa.

4. Läpinäkyvyys. Budjetointi

Osaston kustannukset ja resurssit esitetään mahdollisimman selkeästi. Jokaisen osaston työntekijät ovat mukana budjetin arvioinnissa.

Osaston tekemien varojen ja kulujen jakautuminen on jokaisen osaston työntekijän tiedossa. Avoimuus auttaa rakentamaan työntekijöiden luottamusta yritykseen.

Alhaalta ylöspäin suuntautuvan budjetoinnin haitat

1. Koordinoinnin puute

Osastojen välinen koordinointi puuttuu, kun ne laativat budjettinsa ajattelematta muita osastoja. Tämä voi myös johtaa budjettiarvioiden päällekkäisyyteen.

2. Poikkeaminen organisaation tavoitteesta. Budjetointi

Vähiten kokeneen työntekijän laatima budjetti voi poiketa organisaation tavoitteesta. Eikä se tuo yritykselle onnea.

3. Budjetin ylittäminen

On suuri mahdollisuus, että jos yksi osasto ylittää budjetin. Lisävarojen lisääminen voi vaikuttaa toiseen osastoon. Jokaiselle osastolle tulee antaa yhtäläiset mahdollisuudet kasvaa yrityksen sisällä.

4. Pitkäaikainen

Kaikkien pienempien budjettien yhdistäminen yhdeksi koko yrityksen budjetiksi kestää yleensä kauemmin. Budjettiarvioiden huolellinen analysointi ja toteuttaminen on työvoimavaltainen prosessi.

Toteutusvinkkejä alhaalta ylös -menetelmään. Budjetointi

Alla on joitain ehdotuksia alhaalta ylös -toteutukseen yrityksesi budjetti. Käytä näitä vinkkejä ennen kuin valitset tällä menetelmällä saadun budjettiarvion. Tämä voi olla loistava strategia organisaatiollesi.

1. Aseta selkeät tavoitteet

Tavoitteiden määrittäminen auttaa asettamaan rajat mille tahansa prosessille. Sama koskee alhaalta ylöspäin suuntautuvaa budjetointia. Kunkin osastopäällikön tavoitekustannusten ja -kulujen tulee olla kohtuullisia. Vaikka tämä strategia keskittyy yksinomaan osaston tarpeisiin, sinun on otettava huomioon myös yrityksen taloudelliset rajoitteet.

2. Säilytä jäsennelty organisaatio

Toiminnot ja vaatimukset vaihtelevat yrityksen eri osastoittain. Vastaava budjettiarvio laaditaan ottaen huomioon tietyn osaston ominaisuudet.

Samoin tekijät, jotka tulee ottaa huomioon arvioitaessa yhden osaston budjettia, eivät saa olla päällekkäisiä minkään muun osaston kanssa. Tämä johtaa budjetin päällekkäisyyteen tai joidenkin tärkeiden yksityiskohtien jättämiseen pois.

3. Kiinnitä huomiota yksityiskohtiin. Budjetointi

Osastopäälliköt ovat vastuussa kaikkien osastojen varojen ja kulujen huolellisesta arvioinnista. Heidän tehtävänsä on pitää luetteloa. talousarvio ja ennakoidut menot varainhoitovuodelle.

Vaikka tämä on aikaa vievää, se on tehokas tapa seurata osastolle aiheutuneita kuluja. Tämä lisää työntekijöiden vastuuta ja moraalia.

Johtopäätös!

Yrityksen menestys riippuu yrityksen pitkän tähtäimen visiosta ja missiosta. Budjetointi ei takaa liiketoiminnan kasvu. Budjettiarvion tulee olla johdonmukainen ja toimia yhdessä yrityksen tavoitteiden kanssa.

Vaikka alhaalta ylös -lähestymistapa tyydyttää työntekijöiden tarpeet, sen on myös tuotettava voittoa organisaatiolle. Koska ylibudjetointi voi tapahtua helposti, tarkista huolellisesti kunkin osaston budjettiluettelo.

Työntekijöiden on noudatettava talousarvion määräaikoja. Muistuta työntekijöitä perustamaan arvionsa parhaaseen arvaukseensa ja olemaan lisäämättä ylimääräisiä dollareita täytettäväksi. Varmista, että resurssit kohdistetaan viisaasti ja siten, että jokaisella on mitä he tarvitsevat saavuttaakseen yleiset liiketoimintasuunnitelmat ja tavoitteet.