Covey Time Management Matrix on työkalu prioriteettien järjestämiseen ja tehokkaaseen ajan hallintaan, jonka on kehittänyt Stephen R. Covey, The 7 Habits of Highly Effective People -kirjan kirjoittaja. Tämä matriisi auttaa ihmisiä luokittelemaan tehtävänsä ja toimintansa tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan, jolloin he voivat paremmin kohdentaa ponnistelunsa ja resurssinsa.

Ajanhallintamatriisi

Ajanhallintamatriisi

Stephen R. Conway ehdotti ajatusta tai käsitettä ajanhallintamatriisista jakamalla tehtävät neljään eri neljännekseen.

  1. Kiireellinen ja tärkeä
  2. Ei kiireellinen, mutta tärkeä
  3. Kiireellinen, mutta ei tärkeä
  4. Ei kiireellinen eikä tärkeä

Matriisin mukaan jokainen maailman työpaikka voidaan jakaa sen mukaan, kuinka merkityksellinen ja tärkeä se on. Sukellaanpa suoraan näihin neljään kvadranttiin.

 

Ajanhallintamatriisin neljä kvadranttia

Q1 – Kiireellinen ja tärkeä. Ajanhallintamatriisi

Harvat asiat maailmassa voivat tapahtua yhtäkkiä, kuten kriittiset tapahtumat, onnettomuudet, ei-toivotuimmat skenaariot jne. Kaikki nämä asiat ovat voimakkaita ja voivat tulla kenelle tahansa milloin tahansa. Lisäksi, mikäli projekti toteutuu lähipäivinä, tämän projektin pitäisi vaikuttaa hänen asemaansa yrityksessä.

Sitten tätä skenaariota voidaan helposti pitää kriittisenä tälle henkilölle. Kaikki nämä skenaariot ovat henkilön käytettävissä, ja hän voi helposti manipuloida tulosta, koska työ ja toiminta ovat hänen hallinnassaan. Korkea prioriteetti tähtää kriittisten ongelmien ratkaisemiseen, koska tulos on välitön. Kokeneena ihmisenä voit vaikuttaa lopputulokseen asettamalla kertoimet eduksesi. Tämä tarkoittaa, että kriittisten ja kiireellisten töiden priorisointi antaa sinulle edun. Erittäin tehokkaat ihmiset tekevät aina oikeita valintoja käsillä olevien tehtävien kiireellisyydestä ja tärkeydestä.

Esimerkki kiireellisen ja tärkeän neljänneksen 1 matriisista

Jotkut kiireelliset kiireelliset tehtävät, hätätilanteet ja kriittiset ongelmat. ovat osa tätä matriisia. Seuraavana päivänä erääntyvän projektin parissa työskenteleminen on esimerkki sellaisista tärkeistä ja kiireellisistä tehtävistä, jotka liittyvät Quadrant 1:een.

Q2 – Tärkeä, mutta ei kiireellinen. Ajanhallintamatriisi

Suunnittelu ja ajanhallinta ovat tämän neljänneksen kaksi pääaluetta. Tässä kvadrantissa tehtävät ovat yleensä aikaherkkiä, mutta niistä puuttuu tärkeä ja kriittinen elementti niiden sisällä. Enemmän tai vähemmän kaikilla tämän neljänneksen tehtävillä on määräajat, jotka on noudatettava. Lisäksi määräaika voi olla päiviä tai kuukausia. Tämä osio käsittelee myös huolellista suunnittelua, jossa meidän on panostettava paljon käsillä olevaan tehtävään ennen kuin siitä tulee kiireellinen. Keskittyminen tähän kvadranttiin voi varmistaa, että vältymme surkealta työstressiltä ja tulemme tehokkaammiksi saamaan työt valmiiksi.

Dokumentaation päivitykset, huoltoaikataulut, henkilöstön koulutus ja arviointi ovat joitakin toimintoja, jotka kuuluvat toiseen neljännekseen. Tämäntyyppinen työ tuottaa suurimman tuoton pitkällä aikavälillä, mutta se ei ole niin kiireellinen, että se pitäisi saada valmiiksi tietyssä ajassa.

Esimerkki tärkeästä, mutta ei kiireellisestä kvadrantista 2. Ajanhallintamatriisi

Pitkän aikavälin projektit ja organisaation tavoitteet ovat osa tätä ajanhallintamatriisia. Suunnittelu ja kehitys Pitkän aikavälin hankkeen strategiat - avainesimerkkejä kvadrantti 2.

Q3 – Ei tärkeä, mutta kiireellinen

Kolmatta neljännestä kutsutaan myös "petoksen" kvadrantiksi. Kaikki työt toimistossa tai tehtaassa ovat yhteydessä toisiinsa, kunnes kaikki osastot toimivat yhdessä yhtenä, työ on kesken. Samoin henkilökohtainen työ ja ammattityö voivat joskus olla ristiriidassa keskenään. Esimerkiksi puhelu kotoa voi kestää yli kolmekymmentä minuuttia kiireellisyyden vuoksi. Mutta samalla se ei ehkä ole niin tärkeää verrattuna projektin määräaikaan, mikä vaatii välitöntä huomiota. Tätä tapahtuu usein tehtaalla, koska joskus viallinen kone vaatii huomiota. Virhe, jossa määrätään useita henkilöitä yhden sijasta, voi tuhlata organisaation aikaa ja resursseja.

Hinnat sivu. Kuinka luoda upea?

Esimerkki merkityksettömästä mutta kiireellisestä neljänneksestä 3

Häiriöt ja tauot, vähäinen ”kiireinen” työ ovat osa Q3-matriisia. Ajan seuranta, vastaukset sähköpostit ja puhelut jne. ovat esimerkkejä neljännestä 3.

Q4 – Ei tärkeä eikä kiireellinen. Ajanhallintamatriisi

Tapa murehtia hallitsemattomista asioista, ajatella vääriä indikaattoreita voi olla elementtejä, jotka häiritsevät tehokkaita tuloksia. Tämä kvadrantti käsittelee työn vähimmäisprioriteettia; se ei ole tärkeää eikä välttämätöntä. Esimerkiksi pienten asioiden hoitaminen, kotitöiden suorittaminen työaikana. Se voi olla myös katsomista sosiaalisia verkostoja ja ostossivustoja, joista ei ole pitkällä aikavälillä hyötyä. Tästä syystä on haastava tehtävä hallita prioriteetteja asteikolla matalasta korkeaan. Nämä tehtävät tulee suorittaa joustavasti, kun työmäärä on minimaalinen. Tämä varmistaa, että tulokset eivät kärsi.

Esimerkki kvadrantista 4. Ajanhallintamatriisi

Pienet asiat ja ajanhukkaa, epäviralliset keskustelut ovat osa neljättä neljännestä. Päämäärätöntä verkkoselailua, selailua sosiaalisia verkostoja – esimerkkejä neljänneltä vuosineljännekseltä.

Yhteenvetona!

Ei ole taikasauvaa, joka auttaisi henkilöä priorisoimaan tehtäviä. Siten tuottavaan työhön ja resurssien optimaalisen käytön varmistamiseen Time Management Matrix on erittäin hyödyllinen. Niitä ei voi hallita yhdessä yössä. Sen sijaan sinun on otettava pieniä askelia oikeaan suuntaan. Eräänä päivänä tuottavuus varmasti kasvaa ja työmoraalit nousevat. Kaiken kaikkiaan ajanhallintamatriisin avulla voit tietää, oliko käyttämäsi aika sen arvoista vai hukkaatko sen. Ajanhallintamatriisi

 АЗБУКА 

FAQ. Ajanhallintamatriisi.

1. Mikä on ajanhallintamatriisi?

Ajanhallintamatriisi (tunnetaan myös nimellä Eisenhower Matrix) on työkalu, jota käytetään tehtävien priorisoimiseen niiden tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Se jakaa kaikki tehtävät neljään neljännekseen:

  1. Tärkeää ja kiireellistä: Välittömästi suoritettavat tehtävät.
  2. Tärkeää, mutta ei kiireellistä: Tehtävät, jotka ovat tärkeitä, mutta jotka eivät vaadi välitöntä suorittamista.
  3. Tärkeää mutta kiireellistä: Tehtävät, jotka edellyttävät välitöntä valmistumista, mutta jotka eivät vaikuta pitkän aikavälin tavoitteisiin.
  4. Ei tärkeä eikä kiireellinen: Tehtävät, joita voidaan lykätä tai jättää tekemättä ollenkaan.

2. Miten ajanhallintamatriisia käytetään?

  • Määrittele tehtävät: Kirjoita muistiin kaikki nykyiset tehtävät.
  • Arvioi tärkeys ja kiireellisyys: Arvioi jokainen tehtävä kahden kriteerin mukaan: tärkeys ja kiireellisyys.
  • Jaa tehtävät neljänneksiin: Sijoita tehtävät matriisin asianmukaisiin neljänneksiin.
  • Priorisoi toteutus: Aloita ensimmäisen neljänneksen tehtävistä, siirry sitten toisen neljänneksen tehtäviin ja niin edelleen.

3. Miksi ajanhallintamatriisi on tärkeä?

Ajanhallintamatriisi auttaa priorisoimaan ja keskittymään todella tärkeisiin tehtäviin välttäen samalla stressaavia tilanteita ja ylikuormitusta. Tämä tekee paremmaksi ajanhallinta ja tehokkuuden lisääminen.

4. Mitkä tehtävät ovat tärkeitä ja kiireellisiä?

Tehtävät, jotka ovat kriittisiä ja vaativat välitöntä huomiota, kuten:

  • Hankkeiden määräajat.
  • Kiireelliset ongelmat tai kriisitilanteet.
  • Kiireelliset lääketieteelliset ongelmat.

5. Kuinka tunnistaa tärkeät mutta ei kiireelliset tehtävät?

Nämä tehtävät ovat tärkeitä pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamisen kannalta, mutta niiden toteuttamista voidaan suunnitella tulevaisuutta ajatellen mm.

  • Strateginen suunnittelu.
  • Taitojen kehittäminen.
  • Urheilu ja terveys.

6. Kuinka käsitellä merkityksettömiä mutta kiireellisiä tehtäviä?

Tällaiset tehtävät voidaan usein delegoida tai automatisoida. Esimerkkejä:

  • Rutiinihallinnolliset tehtävät.
  • Vastauksia joihinkin kirjeisiin ja puheluihin.

7. Miksi merkityksettömät ja ei-kiireet tehtävät voivat olla vaarallisia?

Ne voivat kuluttaa paljon aikaa ja viedä huomion tärkeistä asioista. Se voi olla:

8. Mitkä vinkit auttavat sinua käyttämään ajanhallintamatriisia tehokkaasti?

  • Päivitä matriisi säännöllisesti: Tarkista ja päivitä matriisin tehtävät säännöllisesti.
  • Jousta: Arvioi prioriteetit uudelleen, jos olosuhteet muuttuvat.
  • Opi sanomaan ei: Hylkää tehtäviä, jotka eivät edistä tavoitteitasi.
  • Delegoida tehtäviä: Delegoi merkityksettömät mutta kiireelliset tehtävät muille.

9. Mitä työkaluja voidaan käyttää ajanhallintamatriisin luomiseen?

  • Paperiset ja sähköiset suunnittelijat: Muistilehtiöt, kalenterit ja erikoissovellukset.
  • Verkkotyökalut ja -sovellukset: Trello, Asana, Todoist.
  • Muistiinpano-ohjelmat: Evernote, Microsoft OneNote.

10. Miten ajanhallintamatriisi auttaa pitkän aikavälin suunnittelussa?

Matriisin käyttö auttaa sinua keskittymään tärkeisiin, mutta ei kiireellisiin tehtäviin, jotka edistävät pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamista ja parantamista. Laatu elämää. Tämä auttaa välttämään tulipalon vaaraa ja edistää strategista ajattelua.