Contrôle budgétaire – définition, caractéristiques et avantages

Le contrôle budgétaire est le processus de suivi et d'analyse des dépenses d'une entreprise pour s'assurer qu'elles respectent le budget établi. Il s'agit d'un outil important pour gérer les finances d'une entreprise et lui permet de contrôler ses dépenses, évitant ainsi d'avoir à emprunter des fonds supplémentaires pour combler les déficits.

En mettant en œuvre des contrôles budgétaires, les gestionnaires peuvent fixer des objectifs financiers et budgétaires conformément aux budgets, comparer les résultats réels et ajuster les performances. Cela est fait par la direction principalement lorsque ses incitations ou ses évaluations de performance dépendent des objectifs atteints. Il s'agit d'un tampon créé par la direction ou les gestionnaires de niveau inférieur pour créer des prévisions budgétaires faciles à réaliser.

Selon la CIMA, le contrôle budgétaire est :

Établir des budgets liés aux responsabilités de gestion comme l'exige la politique et comparer continuellement les résultats réels avec ceux budgétisés, soit pour garantir que les actions individuelles répondent aux objectifs de la politique, soit pour fournir la base de sa révision.

Qu’est-ce que le contrôle budgétaire ?

Définition: Le contrôle budgétaire est défini comme un système ou un processus comptabilité, qui aide les professionnels comptables ou les gestionnaires de budget à créer et à surveiller des budgets, à accroître l'utilité et l'accessibilité de rapports financiers précis, à minimiser les dépassements de coûts, à prévenir les pertes, à gérer les opérations quotidiennes et à fournir des conseils financiers. nécessaire pour atteindre les objectifs de l’organisation.

Il s’agit d’une pratique courante dans de nombreuses entreprises qui remettent en question la budgétisation. Un bon budget doit être honnête et tenir la direction responsable des objectifs financiers globaux de l'entreprise.

Les cadres inférieurs et les subordonnés sont souvent réticents à se conformer à ces normes strictes et restrictions financières. Au lieu de rendre compte honnêtement des revenus et dépenses projetés de leurs départements, ils gonflent leurs statistiques pour donner une certaine marge de manœuvre et contourner les contraintes des budgets serrés.

 

Définitions. Contrôle budgétaire

Selon J.L. Brown et L.R. Howard-

Le contrôle budgétaire est un système de contrôle des coûts qui implique la préparation des budgets, la coordination des activités départementales et l'attribution des responsabilités, la comparaison des performances réelles avec les plans et l'action sur les résultats pour atteindre une rentabilité maximale.

Jay Batty le définit comme suit :

Le contrôle budgétaire est un système qui utilise les budgets comme moyen de planifier et de contrôler tous les aspects de la production et/ou ventes de biens ou utilisez-le.

Caractéristiques du processus. Contrôle budgétaire

La planification budgétaire est une tâche importante. Avoir un budget oblige les managers à planifier l’avenir, en essayant de prédire les problèmes possibles et comment les résoudre. Un autre objectif du budget est la coordination. Sans coordination, les chefs de département peuvent suivre des cours qui sont importants pour leur département mais pas pour l'organisation.

Par exemple, un responsable des achats peut être intéressé à acheter des fournitures en grande quantité pour profiter d’une bonne affaire. Cependant, disposer de stocks suffisants de consommables peut augmenter les pertes matérielles et l’organisation peut en souffrir. Le troisième objectif d’un budget est de fournir une motivation. Un budget peut être un outil efficace pour encourager les gestionnaires à agir conformément aux objectifs de l'organisation.

Le budget est un outil efficace pour exprimer ses projets aux différents managers. Le plus souvent, le budget est utilisé comme outil de contrôle. Les coûts ou dépenses réels sont comparés aux coûts de contrôle prévus. Le fait de ne pas atteindre rapidement les objectifs budgétisés indique la nécessité de mesures correctives.

Certaines des autres caractéristiques notables d’un système de contrôle budgétaire sont :

1. Suggère comment le budget évalue chaque domaine fonctionnel du processus budgétaire tel que les ventes, les achats, la production, la politique, les opérations, etc.
2. Aide le service comptable à enregistrer les performances réelles de chaque domaine fonctionnel.
3. Aide à analyser les écarts et à identifier les personnes responsables
4. Permet d'exprimer le budget par rapport au temps - budget à court et long terme, fonctions - budget de vente, budget de trésorerie, budget de production et comportement - budget fixe et flexible ; etc.
5. Définir les buts/objectifs à atteindre au cours de la période budgétaire ou de la période future
6. Définir différentes activités et planifier pour chaque activité

Objectifs du processus de contrôle budgétaire

Certains des objectifs les plus courants du contrôle budgétaire sont la coordination, la planification, le contrôle, la responsabilité, l'utilisation optimale du capital, etc. En plus de ceux-ci, d'autres objectifs du contrôle budgétaire sont :

1. Fixer les objectifs de l'entreprise
2. Fournir des plans pour atteindre les objectifs fixés
3. Coordination des activités des différents départements
4. Gestion rentable et efficace de plusieurs départements et centres de coûts
5. Augmentez la rentabilité en réduisant les déchets
6. Le système de contrôle doit être centralisé.
7. Élimination des écarts par rapport aux normes établies
8. Définir les rôles et responsabilités des différents membres du personnel au sein de l'organisation

Avantages du processus de contrôle budgétaire

La gestion budgétaire est devenue un outil important pour l'entreprise pour minimiser les coûts et optimiser les revenus. Certains des avantages de la gestion budgétaire comprennent :

1. Il définit les objectifs, la stratégie et les politiques de l'entreprise. S’il n’y a pas d’objectif clair, les ressources seront consacrées à la réalisation d’objectifs alternatifs.
2. Le contrôle budgétaire fixe des objectifs. Chaque département doit travailler efficacement pour respecter le délai. En conséquence, il s’agit d’un moyen efficace de surveiller les activités de nombreux départements au sein d’une unité commerciale.
3. Cela garantit une meilleure coordination entre les départements
4. Si les résultats ne répondent pas aux attentes, le contrôle budgétaire aide la direction à identifier les fautifs.
5. Ça aide réduire les coûts de production, en évitant les dépenses inutiles.
6. Le contrôle budgétaire favorise l'efficacité et les économies en inculquant le sentiment du coût aux employés.
7. Le contrôle budgétaire permet un contrôle centralisé tout en permettant des actions dispersées.

Restrictions. Contrôle budgétaire

Si le contrôle budgétaire aide les gestionnaires à maîtriser la gestion budgétaire, il présente également les limites suivantes :

1. Il est difficile d'établir des budgets réalistes dans un environnement inflationniste
2. La budgétisation implique des dépenses importantes qui petite entreprise ne peut pas se permettre.
3. Les budgets sont créés pour un avenir intrinsèquement incertain. Les conditions pourraient changer à l’avenir, perturbant les budgets. En conséquence, les incertitudes futures réduisent la valeur du système de gestion budgétaire.
4. Le contrôle budgétaire n'est qu'un outil de gestion. Elle ne peut pas remplacer la gestion dans la prise de décision car elle ne constitue pas une alternative à la gestion.

Exemples. Contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire est un terme financier qui désigne la gestion des revenus et des dépenses. La plupart des départements universitaires, par exemple, prévoient des prêts annuels pour l'équipement général. Le ministère peut déterminer si un élément particulier peut être financé en comparant régulièrement les dépenses réelles par rapport à ce budget et les dépenses projetées. Si le compte est insuffisant, le ministère doit trouver une autre source de financement.

Comment fonctionne le contrôle budgétaire ?

Vous devez d’abord élaborer un budget. En termes simples, un budget de performance d'entreprise est un ensemble d'objectifs financiers que la direction souhaite atteindre. Il peut s’agir d’objectifs de revenus ou de dépenses. Deuxièmement, la direction doit évaluer, analyser et interpréter les performances réelles par rapport aux objectifs prévus une fois le budget établi. Pour cette comparaison, la direction se réfère souvent au rapport budgétaire.

Troisièmement, une fois les comparaisons établies, les managers doivent améliorer les activités inefficaces tout en développant celles qui fonctionnent bien. Les gestionnaires peuvent facilement se concentrer sur les opérations défavorables à l'aide du rapport budgétaire, car tous les domaines qui respectent le budget sont marqués d'un F, ce qui signifie un écart favorable, et les domaines qui fonctionnent mal sont marqués d'un U, ce qui signifie un écart défavorable. La quatrième et dernière phase se termine souvent à la fin de la période de référence.

Contrôle budgétaire dans Oracle ERP

Avec Budget Control, Oracle Enterprise Resource Planning (ERP) propose un ensemble d'options et de processus de révision pour examiner les budgets par rapport à la consommation afin de vous aider à éviter les dépenses excessives. Le contrôle budgétaire dans Oracle ERP Cloud implique également la comptabilité des engagements, qui vous permet d'éviter de dépenser plus que prévu. Le contrôle budgétaire permet de gérer le processus de contrôle des coûts des transactions commerciales en temps réel.

Diverses fonctions assurées par Oracle ERP :

1. Effectuez des vérifications de fonds et des réservations de fonds pour déterminer si les dépenses sont autorisées au moment où une transaction est soumise ou approuvée.
2. Maintenir un équilibre des contrôles budgétaires conformément au calendrier budgétaire et contrôler la structure budgétaire pour le budget disponible, les fonds et les fonctions de consommation
3. Surveiller les dépenses de l'entreprise mensuellement ou annuellement
4. Définir les conditions pour arrêter ou redéfinir les transactions si elles dépassent la limite budgétisée.

Vous pouvez activer le contrôle budgétaire pour les éléments suivants :

1. Livres de comptabilité
2. Projets
3. Unités commerciales (BU) affectées au grand livre
4. Sources et catégories de magazines
5. Types de transactions tels que les bons de commande (PO) ou les demandes d'achat

Les bases. Contrôle budgétaire

1. Organisation du contrôle budgétaire

La planification, le maintien et la gestion du budget dépendent d'organisations compétentes. Un comité budgétaire est constitué, qui comprend les chefs de plusieurs départements. Tous les responsables fonctionnels sont responsables de la bonne exécution des budgets de leurs services respectifs.

2. Centres budgétaires

Le centre budgétaire est la partie de l'entreprise qui prépare le budget. Le centre budgétaire peut être un département, une division d'un département ou toute autre composante d'un département. Des centres budgétaires devraient être créés pour couvrir tous les aspects des activités d'une entreprise.

3. Guide budgétaire

Un manuel budgétaire est un document qui décrit les tâches et responsabilités des différents gestionnaires impliqués dans l'établissement du budget. Il définit les relations entre plusieurs fonctionnaires.

4. Responsable du budget. Contrôle budgétaire

Le directeur général, à la tête de l'organisation, nomme le responsable du budget. Le directeur du budget a le pouvoir d'examiner les budgets fournis par divers chefs fonctionnels et d'apporter les modifications nécessaires.

5. Comité budgétaire

Dans les petites entreprises, le comptable est chargé de préparer et d’exécuter le budget. Dans les grandes entreprises, un groupe appelé Comité budgétaire est créé.

6. Période budgétaire

Une période budgétaire est une période pendant laquelle un budget est préparé et exécuté. Beaucoup de choses affectent la période budgétaire. Il peut s’agir d’un contraste entre les secteurs ou même au sein d’un même secteur ou d’une même entreprise.

7. Détermination des facteurs significatifs. Contrôle budgétaire

Des budgets ont été fixés pour chaque domaine fonctionnel. Ces budgets sont interdépendants et interdépendants. Pour que le contrôle financier soit efficace, les différents budgets doivent être bien coordonnés. Les contraintes budgétaires pour certains budgets peuvent également affecter d’autres budgets. Le facteur clé, également appelé facteur principal, est celui qui influence tous les différents budgets.

Conclusion!

Vous devez dépenser de l’argent pour gagner de l’argent, mais sans contrôles budgétaires appropriés, il peut être difficile d’en tirer le meilleur parti. Les entreprises ou organisations doivent toujours établir et mettre en œuvre des procédures de contrôle budgétaire efficaces. Il est également important d'investir dans une technologie offrant des données précises, fiables et en temps réel, ainsi que dans l'automatisation et l'analyse. Les entreprises doivent s'assurer que leur équipe comprend et participe aux procédures de budgétisation et de contrôle budgétaire qui soutiennent les objectifs de leur département et de leur organisation. Lorsque vous faites cela, vous aurez de la flexibilité et compréhension stratégique, essentiel pour un succès créer, surveiller et gérer tous vos budgets et garantir que chaque dollar dépensé est dépensé pour développer une entreprise prospère.

FAQ. Contrôle budgétaire

1. Qu’est-ce que le contrôle budgétaire ?

   • Le contrôle budgétaire est le processus systématique de comparaison des performances réelles d'une entreprise avec les objectifs budgétisés.

2. A quoi sert le contrôle budgétaire ?

   • L'objectif principal est d'assurer le contrôle des ressources financières et la mise en œuvre du business plan, d'identifier les écarts et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

3. Quels indicateurs sont habituellement soumis au contrôle budgétaire ?

   • Le contrôle budgétaire peut inclure des comparaisons des revenus, des dépenses, des bénéfices, des volumes de production et des principaux des indicateurs de performance.

4. Comment se fait la comparaison en matière de contrôle budgétaire ?

   • Les résultats réels sont comparés aux résultats prévus et les différences sont analysées. Si les écarts sont importants, des mesures correctives sont prises.

5. Qui est responsable du contrôle budgétaire dans l’organisation ?

   • Généralement, le service financier ou comptable est responsable du contrôle budgétaire. Toutefois, selon la structure de l'entreprise, cela peut également inclure des chefs de service.

6. Quels sont les outils utilisés pour le contrôle budgétaire ?

   • Les outils incluent des rapports de performance financière, des tableaux de bord, des indicateurs de performance clés (KPI), des analyses de performances et autres.

7. Comment répondre aux écarts budgétaires ?

   • La réaction dépend de la nature des écarts. Si les écarts sont mineurs et explicables, aucune autre mesure ne peut être requise. En cas d'écarts importants, des mesures correctives pourront être prises.

8. Le contrôle budgétaire peut-il contribuer à améliorer la performance financière d’une entreprise ?

   • Oui, le contrôle budgétaire peut identifier les domaines dans lesquels les coûts peuvent être optimisés, l’efficacité améliorée et les revenus supplémentaires générés, ce qui peut à terme améliorer les performances financières.

9. À quelle fréquence le contrôle budgétaire est-il effectué ?

   • Cela peut dépendre de la taille et de la nature de l’entreprise. Le contrôle budgétaire est généralement effectué mensuellement, mais peut être plus ou moins fréquent selon les besoins de l'entreprise.

10. Le contrôle budgétaire peut-il aider à la planification à long terme ?

    • Oui, les résultats du contrôle budgétaire peuvent être utilisés pour ajuster les plans actuels et formuler une stratégie à plus long terme.