Gestion du temps et amélioration de la productivité

La gestion du temps et la productivité sont des techniques et des stratégies qui vous aident à utiliser votre temps efficacement pour atteindre vos objectifs, améliorer vos performances et accomplir vos tâches plus efficacement. Ces concepts sont étroitement liés et jouent un rôle important dans la gestion de votre propre productivité et de votre réussite dans votre vie professionnelle et personnelle. Est-ce l’environnement ou gérons-nous simplement notre temps ? La gestion du temps peut être un défi majeur pour tout fondateur très occupé, d'autant plus que les frontières entre le temps de travail et la vie familiale s'estompent (ou disparaissent) de plus en plus. Cependant, avec les bons outils et tactiques, vous pouvez surmonter ce défi et devenir plus productif que jamais, même pendant les périodes les plus chaotiques de l’histoire moderne.

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1. Ne faites pas plusieurs tâches à la fois. Gestion du temps.

Vous est-il déjà arrivé de vous sentir physiquement et mentalement épuisé à la fin de votre journée de travail, sans pour autant avoir accompli votre travail ? Si vous vous êtes déjà plaint de ne pas avoir assez de temps pendant la journée, il y a de fortes chances que vous ayez essayé d'effectuer plusieurs tâches à la fois. Lorsque vous pensez effectuer plusieurs tâches à la fois, vous ne faites en réalité que raccourcir le diagramme circulaire de chaque tâche et vous voler des heures. Vous ne disposez que d’une certaine quantité d’énergie au cours d’une journée donnée, et si vous faites partie de ces entrepreneurs qui veulent se consacrer à 100 % à tout ce qu’ils font, le calcul ne tient tout simplement pas la route. En réalité, vous finissez par consacrer 10 % ici, 20 % là, 5 % à une douzaine d’autres tâches, puis 10 % supplémentaires de votre attention sont consacrés au flux incessant de notifications et de messages. réseaux sociaux.

Cela entraîne des coûts de changement élevés, qui prennent plus de temps que vous ne le pensez. Disons que vous avez vérifié vos notifications Facebook quatre fois. C'est perdu jusqu'à une heure entière. Vérifiez-vous votre boîte de réception ou Slack à chaque fois que le petit cercle rouge apparaît ? Vous perdez plus de temps que vous ne travaillez réellement.

De plus, la qualité du travail diminue et les délais sont retardés. Il vous faudra de plus en plus de temps pour faire avancer les choses, car c'est le cas. Et comme vous avez déjà passé toute la journée à alterner entre les tâches, votre réservoir sera vide le soir. Gestion du temps

2. Au lieu d'une seule tâche

À quand remonte la dernière fois que vous vous êtes concentré sur UNE seule chose pendant 30 minutes ? Ou même 10 minutes ? Sans regarder les notifications ou e-mails?

Peu importe ce sur quoi vous travaillez, désactivez toutes les distractions et concentrez-vous sur une chose pendant une période de temps spécifique. Si nécessaire, réglez une minuterie. Définissez votre calendrier sur Ne pas déranger (Ne pas déranger). Dans les paramètres Slack, sélectionnez Suspendre les notifications. Fermez les 27 onglets ouverts du navigateur ou cliquez simplement sur Nouvelle fenêtre. Jouez votre musique relaxante préférée sans paroles pour vous immerger dans l'atmosphère. Et juste... commencez à le faire.

3. Fixez-vous des limites artificielles. Gestion du temps.

L’un des moyens les plus puissants d’augmenter votre productivité et d’améliorer la gestion du temps consiste à fixer des limites artificielles. Qu'est-ce que ça veut dire? Faux délais. Fixer des limites artificielles évite de tomber dans le piège de la loi Parkinson , qui précise que « le travail s’étend pour occuper le temps disponible pour son achèvement ». Vous avez probablement déjà vu cela. Un membre de votre équipe a trois tâches et un délai de huit heures journée de travail pour eux exécution, et ils parviennent à étendre ces tâches de 9h à 5h. Quand on sait de première main que ces trois tâches auraient dû prendre au maximum 90 minutes.

Et s’ils n’avaient qu’une journée de travail de 90 minutes pour faire cela ? Je parie sur Tesla Cybertruck que le travail serait toujours fait. Le travail à domicile provoqué par la pandémie de COVID-19 a rendu encore plus facile le piège de la loi de Parkinson. Sans temps de trajet et sans plateaux de travail pour vous forcer à vous détendre mentalement et à rentrer chez vous, vous pouvez vraiment faire traîner les choses.

Restez productif.

La meilleure façon d’enfreindre la loi de Parkinson et de rester productif aujourd’hui est de fixer des délais artificiels. Fixez une limite de temps pour accomplir cette tâche, et réglez même une minuterie pour vous-même. L'un des membres de l'équipe du Fondateur était également connu pour suivre cette technique, utilisant son environnement comme contrainte de temps intégrée. Lorsqu’il voyage pour filmer (à l’époque où les gens pouvaient faire de telles choses), il n’achetait que 30 ou 60 minutes de Wi-Fi en avion. Il s'est ensuite mis au défi d'accomplir autant de travail que possible au cours de ces 30 ou 60 minutes, et de ne pas mettre à jour Internet après l'expiration du délai.

Tout ce qui se passe après la désactivation du Wi-Fi devrait se produire hors ligne sur le bureau. Cela vous permettra de vous concentrer sur la tâche à accomplir et de ne pas être distrait par les différents onglets, notifications et e-mails. Vous serez surpris de tout ce que vous pouvez accomplir si vous fixez des limites fictives et créez un mini-sprint.

4. Utilisez la technique pomodoro. Gestion du temps

La technique Pomodoro est une technique spécifique de gestion du temps de la fin des années 1980 qui utilise un minuteur pour diviser le travail en petits mini-sprints hyper-productifs. Il s'agit généralement d'intervalles de 25 minutes séparés par de courtes pauses.

LifeHacker décrit des instructions étape par étape pour utiliser efficacement la technique Pomodoro :

1. Sélectionnez la tâche à terminer
2. Réglez le Pomodoro sur 25 minutes (Le Pomodoro est une minuterie)
3. Travaillez sur la tâche jusqu'à ce que le Pomodoro sonne, puis placez le chèque sur votre morceau de papier.
4. Faites une courte pause (5 minutes suffisent)
5. Tous les 4 Pomodoros font une pause plus longue

Vous pouvez même utiliser des outils en ligne comme Tomato Timer ou diverses applications pour rendre cette tactique encore plus facile. Gestion du temps

5. Essayez l'effet Zeigarnik. 

Il existe une théorie psychologique selon laquelle il est plus facile de se souvenir des activités interrompues et d'y revenir. C'est ce qu'on appelle l'effet Zeigarnik. On pense que vous êtes plus susceptible de vous souvenir d’une tâche inachevée que d’une tâche terminée. La psychologue lituanienne Bluma Zeigarnik a découvert cet effet en observant le comportement des serveurs d'un café. Selon l’étude, les serveurs étaient plus susceptibles de se souvenir des détails des onglets ouverts que les clients déjà payés.

Comment utiliser l’effet Zeigarnik pour améliorer la productivité des entrepreneurs ? Eh bien, si vous avez du mal à résoudre une tâche donnée ou si vous tergiversez sur un problème particulier, faites une pause. Éloignez-vous de lui pendant cinq minutes. Alors revenez à ceci. Vous pourriez simplement être rafraîchi et capable d'y travailler plus efficacement, maintenant que vous avez laissé le ticket ouvert et que vous avez eu la possibilité d'y réfléchir inconsciemment et sans pression.

6. Trouvez votre Six Pack . Gestion du temps.

Non, nous ne parlons pas de nous asseoir et de nous détendre. "Six-Pack" est un terme aéronautique désignant le tableau de bord contenant les principaux instruments de vol dans le cockpit d'un avion. Même s'il existe un million de choses qui peuvent être manipulées simultanément pendant le vol, ce sont généralement six instruments qui fournissent les données les plus importantes (vitesse, altimètre, etc.). Le pilote peut se concentrer sur ces six instruments pour que tout se passe bien. Ari Maisel est également pilote de formation. Il vous conseille de réfléchir à votre entreprise comme un avion quand il s'agit de se concentrer. « En tant que fondateur, vous devez essayer de trouver votre version de Six-Pack. Quoi qu’il arrive, vous vous concentrerez sur la promotion de votre entreprise, ne serait-ce qu’un pour cent. »

Quel est votre Six-Pack dans votre entreprise ? C'est là que vous devriez dépenser votre énergie. Pour tout ce qui ne contribue pas à atteindre cet objectif ou KPI, supprimez simplement les distractions.

7. Mettez votre téléphone dans une autre pièce. 

Vous pouvez vous convaincre que vous n’êtes pas dépendant des smartphones, mais soyons honnêtes : c’est le cas de tous les entrepreneurs. Ce petit outil est potentiellement l’un des outils les plus puissants qui aient jamais existé pour gérer une entreprise en ligne. Mot clé : potentiellement. En fait, la dépendance aux smartphones est une nuisance et préjudiciable à la productivité. Le simple fait de vérifier votre téléphone pendant deux secondes et de traiter une nouvelle notification peut prendre jusqu'à 23 minutes pour retrouver votre attention.

Un moyen infaillible de se débarrasser de cette distraction constante est de laisser votre smartphone dans une autre pièce. Essayez ceci pendant quelques heures lorsque vous commencerez à travailler demain. À l'heure du déjeuner, vous serez agréablement surpris de voir à quel point vous vous sentez concentré et réussi.

8. Maître de la communication asynchrone. Gestion du temps

La communication asynchrone (ou « Asynchrone » en abrégé) est un comportement de productivité très sous-estimé qui peut révolutionner la façon dont vous gérez votre entreprise. Cela signifie communiquer avec votre équipe NON en temps réel, mais en « passant le ballon d'avant en arrière ».

Le blog Doist le résume le mieux : « En termes simples, la communication asynchrone, c'est lorsque vous envoyez un message sans attendre une réponse immédiate. »

• Exemple asynchrone 1 : vous envoyez un e-mail à quelqu'un. Ils répondent le lendemain au moment où ils peuvent le mieux gérer la tâche.
• Exemple asynchrone 2 : vous envoyez un briefing vidéo Loom à un membre de l'équipe dans un fuseau horaire différent pendant ses heures de sommeil. Lorsqu'ils se réveillent et commencent à travailler, ils regardent le métier à tisser et commencent à travailler sur le projet, en commentant toutes les questions. Vous pouvez alors commencer à répondre à leurs questions de manière asynchrone dès que possible.

Bien entendu, certains types de communication doivent encore être synchrones (également appelés « Sync ») : la personne à qui vous parlez répond immédiatement, en temps réel. De nombreuses personnes croient encore qu’il est préférable de collaborer de manière créative et de résoudre des problèmes « dans la même pièce ». Cependant, maintenant que dans de nombreux endroits du monde, nous ne pouvons littéralement pas être dans la même pièce en raison de la quarantaine et de la distanciation sociale, de nombreux entrepreneurs doivent repenser leurs stratégies de communication.

• Exemple de synchronisation 1 : réunion en direct dans la même salle (ou outil de visioconférence).
• Exemple de synchronisation 2 : conversation en temps réel dans le chat Slack.

Il est important de réfléchir aux communications de votre journée de travail qui pourraient potentiellement devenir asynchrones et annuler ces réunions de votre calendrier. Et prévoyez une communication synchrone uniquement lorsque cela est absolument nécessaire.

Chaque fois qu'une réunion Google Agenda est annulée et remplacée par un message asynchrone ou une vidéo Loom de 5 minutes, un ange prend ses ailes.

9. Évitez la fatigue décisionnelle

En fait, abandonner complètement des décisions vous redonnera une tonne de puissance mentale. Jack Dorsey, co-fondateur de Twitter et Square, n'aime clairement pas prendre de décisions et laisse souvent son équipe prendre des décisions clés sans lui. "Un ancien employé de Square a déclaré que Dorsey 'pensait que la réunion idéale était celle au cours de laquelle il n'avait rien à dire.'" En tant qu'entrepreneur, vous prenez probablement des décisions à longueur de journée. Et au moment où vous êtes confronté à un problème vraiment important, vous avez déjà dépensé toute votre énergie décisionnelle sur de petites tâches et des décisions sans importance.

La fatigue décisionnelle est réelle. Vous pouvez avoir l'impression qu'à la fin de la journée, il n'y a plus de carburant dans votre réservoir mental et que votre cerveau est tendu même à la pensée d'une chose de plus dont vous êtes responsable. Essayez de prendre moins de décisions et tenez votre équipe (en particulier celles qui se préparent à des rôles de leadership) responsable de prendre davantage de ces décisions. Vous vous demandez peut-être : « Mais comment puis-je faire confiance aux gens pour prendre de bonnes décisions sans moi ? »

10. Classez les décisions comme réversibles ou irréversibles. Gestion du temps

Si vous devez absolument prendre une décision par vous-même, pensez à l’importance de cette décision pour dépenser de l’énergie mentale. Il est fort possible que la plupart des décisions d’un jour donné puissent être prises rapidement, en quelques secondes, sans aucun risque. En d’autres termes, vous vous en inquiétiez probablement trop. Farnam Street explore ce principe de décisions réversibles et irréversibles en montrant une grille de la façon dont vous devriez réfléchir à chaque décision.

Si la solution est réversible - par exemple, un message dans réseau social, que vous pouvez supprimer rapidement et facilement, ou un brouillon d'article de blog que vous pouvez toujours modifier, vous devriez y consacrer un minimum de temps. Il suffit d’« avancez vite et cassez des choses » et vous vous épargnerez le stress mental de vous soucier de quelque chose qui peut être facilement réparé.

Si la solution de manière irréversible - par exemple, envoyer un e-mail à 2 millions d'abonnés - vous voudrez peut-être consacrer une partie de votre énergie à vous assurer que c'est correct. De plus, si la solution est irréversible et cohérent - comme la signature d'un gros contrat ou d'un bail de bureau de cinq ans - vous aurez certainement envie d'y consacrer du temps.

Jeff Bezos approfondit cette approche de la prise de décision dans l'une de ses lettres aux actionnaires :

« Certaines décisions sont conséquentes et irréversibles ou presque irréversibles – ce sont des portes à sens unique – et ces décisions doivent être prises méthodiquement, soigneusement, lentement, avec beaucoup de réflexion et de consultation. Si vous marchez et que vous n'aimez pas ce que vous voyez de l'autre côté, vous ne pourrez pas revenir là où vous étiez avant. Nous pouvons appeler ces décisions le Type 1. Mais la plupart des décisions ne sont pas comme ça – elles sont modifiables, réversibles – ce sont des portes à double sens. » 

Selon Bezos, ce deuxième type de décision « peut et doit être pris rapidement ». Essayez de réfléchir à vos décisions de cette façon et voyez à quelle vitesse vous pouvez prendre des décisions réversibles.

11. Propre calendrier

Chris Dixon, partenaire et investisseur chez a16z, a dit un jour : « Votre boîte de réception est la liste de choses à faire des autres. » Trop de personnes sont réactives plutôt que proactives avec leur compte G-Suite. Il est temps de prendre le contrôle. Dites « Non » à la prochaine invitation du calendrier. Reportez les e-mails sans importance à une date ultérieure afin de pouvoir mieux y répondre. Utilisez les « 3 D » pour accéder à la boîte de réception zéro et gardez votre agenda Google à l'écart des réunions inutiles auxquelles vous n'avez pas besoin d'assister. Cette astuce est très simple, mais néanmoins importante. Gérez votre calendrier et votre temps. Il vous appartient et à personne d'autre.