Produttività dei dipendenti. Una guida per leader alla misurazione del tempo e alla produttività

La produttività dei dipendenti è una misura dell’efficienza e dell’efficacia del loro lavoro nell’ambiente di lavoro. La gestione delle prestazioni gioca un ruolo chiave nel raggiungimento degli obiettivi organizzativi. Ecco alcuni fattori che possono influenzare la produttività dei dipendenti:

1. Motivazione: I dipendenti motivati ​​sono solitamente più produttivi. La motivazione può essere correlata a ricompense, riconoscimenti, compiti interessanti e altri fattori.
2. Obiettivi e aspettative chiari: Quando i dipendenti comprendono i propri obiettivi e aspettative, trovano più facile orientarsi e ottenere risultati.
3. Educazione e sviluppo: Fornire ai dipendenti opportunità di formazione e sviluppo professionale può migliorare le loro competenze e quindi la produttività.
4. Guida efficace: Leader che hanno competenze efficaci i manager possono ispirare e guidare i propri subordinati, contribuendo ad aumentare la produttività.
5. Comunicazione: Una buona comunicazione all’interno di un’organizzazione promuove la comprensione dei compiti, riduce la probabilità di errori e aiuta a rimuovere gli ostacoli al completamento delle attività.
6. Ambiente di lavoro: Uno spazio di lavoro confortevole e di supporto può avere un impatto positivo sul benessere fisico ed emotivo dei dipendenti.
7. Tecnologie e strumenti: L'utilizzo di tecnologie moderne e strumenti efficienti può migliorare il flusso di lavoro e aumentare la produttività.
8. Equilibrio tra lavoro e vita privata: I dipendenti che riescono a mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata sono spesso più efficienti e meno stressati.
9. Valutazione e feedback: Valutare regolarmente le prestazioni e fornire feedback costruttivi aiuta i dipendenti a comprendere i propri punti di forza e le aree di miglioramento.

Una gestione efficace delle prestazioni richiede un approccio globale che tenga conto dei vari aspetti del processo lavorativo e delle caratteristiche individuali dei dipendenti.

Ora che abbiamo una base decente, diamo un'occhiata ad alcuni strumenti e tecniche che ti insegneranno come gestire il tempo del tuo team e aumentare la produttività.

1. Sviluppo di un calendario di progetto. Produttività dei dipendenti.

Lo sviluppo di un calendario di progetto e la gestione delle prestazioni dei dipendenti sono intrecciati e sono elementi importanti per completare con successo le attività. Ecco i passaggi e le raccomandazioni per questi due aspetti:

1. Definizione degli scopi e degli obiettivi del progetto:

• Scopri gli obiettivi finali del progetto.
• Dividi i tuoi obiettivi in ​​compiti più piccoli.

2. Produttività dei dipendenti / Definizione di tempistica:

• Elaborare i dettagli delle scadenze per ciascuna attività.
• Considera le dipendenze tra le attività.
• Individuare i percorsi critici.

3. Sviluppo del calendario del progetto:

• Utilizza strumenti professionali per creare una pianificazione del progetto (ad esempio un diagramma di Gantt).
• Includere tutte le fasi del progetto nel calendario, tenendo conto delle scadenze e delle dipendenze.

4. Produttività dei dipendenti. Pianificazione delle risorse:

• Determinare quali risorse (persone, tecnologia, finanziamenti) saranno necessarie per ciascuna attività.
• Distribuire le risorse in modo uniforme ed efficiente.

5. Monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti:

• Stabilire chiare aspettative di prestazione per ogni attività.
• Fornire trasparenza sugli obiettivi del progetto e sul ruolo di ciascun dipendente.
• Fornire feedback e supporto.

6. Monitoraggio e controllo:

• Tieni traccia regolarmente dei progressi del progetto e delle prestazioni dei dipendenti.
• Apportare le modifiche necessarie al programma e al piano di lavoro.
• Rispondere immediatamente ai rischi e ai problemi.

7. Produttività dei dipendenti. Comunicazione e collaborazione:

• Fornire comunicazione efficace tra i membri del team.
• Promuovere la collaborazione e la condivisione delle informazioni.

8. Supporto ai dipendenti:

• Fornire ai dipendenti le risorse e la formazione di cui hanno bisogno.
• Presta attenzione al loro benessere e alla loro motivazione.

9. Valutazione delle prestazioni:

• Condurre valutazioni periodiche delle prestazioni e analizzare i risultati.
• Utilizzare i dati per migliorare continuamente i processi.

10 Miglioramento costante:

• Applicare l'esperienza di progetti precedenti per ottimizzare i processi.
• Sviluppare e implementare nuove tecniche di gestione dei progetti e delle prestazioni.

Gestire efficacemente i progetti e le prestazioni dei dipendenti richiede un approccio sistematico e flessibilità per adattarsi ai cambiamenti e alle nuove condizioni.

2. Creare un elenco di priorità, iniziando dalle attività che richiedono più tempo e finendo con quelle che richiedono meno tempo.

Immagina questo. Hai definito magnificamente i compiti per i membri del tuo team per la giornata. Tutto è lì perché possano compilarli e segnarli uno per uno. Sembra buono, vero? Ma il problema ora è che le attività variano in complessità e durata (è probabile che le attività complesse richiedano più tempo). Quindi, come puoi garantire che i tuoi team completino le attività nel modo più produttivo e tempestivo?

Si potrebbe erroneamente presumere che svolgere prima compiti più gestibili aprirà la porta a quelli più difficili e ti darà lo slancio per continuare a lavorare. Produttività dei dipendenti

Tuttavia, uno studio recente che ha esaminato i livelli di acutezza dei medici rispetto al loro carico di lavoro e ha dato priorità ai casi meno complessi, ha scoperto che dare priorità ai compiti più facili rispetto a quelli complessi ha solo benefici a breve termine, ma è peggiore a lungo termine. Cosa possiamo imparare da questo?

In qualità di manager, incoraggia i membri del tuo team ad assumere compiti più impegnativi come priorità. Perché? Perché è più facile per noi distrarci dai compiti più complessi e dare priorità a quelli più facili. Ci dà una sensazione di realizzazione.

3. Misurare e monitorare regolarmente le prestazioni.

La misurazione e il monitoraggio regolari delle prestazioni sono elementi essenziali per una gestione efficace dei progetti e dei dipendenti. Ecco alcuni passaggi chiave su questo argomento:

1. Stabilire gli indicatori chiave di prestazione (KPI):

   • Determina le metriche chiave che riflettono meglio le prestazioni del tuo progetto e delle persone.
   • Questi KPI possono includere scadenze per il completamento delle attività, qualità dei risultati, parametri di budget e altro.

2. Recensioni regolari delle prestazioni:

   • Condurre revisioni periodiche delle prestazioni (ad esempio settimanali o mensili).
   • Confrontare i risultati effettivi con i piani e le aspettative.

3. Produttività dei dipendenti. Utilizzo degli strumenti di gestione del progetto:

   • Utilizza strumenti di gestione dei progetti dedicati per monitorare i progressi.
   • Possono essere diagrammi di Gantt, schede attività, sistemi di monitoraggio del tempo strumenti utili.

4. Feedback e dialogo:

   • Tenere riunioni periodiche per discutere i progressi e risolvere potenziali problemi.
   • Fornire feedback ai dipendenti in modo che comprendano come il loro lavoro si allinea agli obiettivi del progetto.

5. Produttività dei dipendenti. Correzione dei piani:

   • In caso di deviazioni dal piano, adeguare il programma e le risorse.
   • Rispondere alle tendenze e ai rischi negativi adottando misure per prevenirli o gestirli.

6. Valutazione delle prestazioni individuali:

   • Sviluppare sistemi per la valutazione delle prestazioni individuali.
   • Considerare il contributo di ciascun dipendente al risultato complessivo.

7. Produttività dei dipendenti. Analisi sistematica del processo:

   • Analizzare l'efficienza dei processi lavorativi.
   • Cerca modi per ottimizzare e migliorare le prestazioni.

8. Utilizzo dell'automazione:

   • Implementare strumenti di automazione per raccolta dati sulla produttività.
   • Ciò può semplificare il processo di monitoraggio e fornitura di analisi.

9. Produttività dei dipendenti. Generazione di report:

   • Fornire rapporti regolari sulle prestazioni alla direzione e al team di progetto.
   • Condividi i tuoi risultati e i tuoi piani per il futuro.

10. Miglioramento continuo:

• Utilizzare i dati di misurazione delle prestazioni per migliorare continuamente processi e pratiche.

Misurare e monitorare regolarmente le prestazioni aiuta a identificare tempestivamente i problemi e a prevenire potenziali ritardi del progetto.

4. Prestare attenzione alle attività comuni che fanno perdere tempo sul posto di lavoro. Produttività dei dipendenti

Identificare le attività che fanno perdere tempo può migliorare la produttività. dipendenti e risparmiare tempo eliminando compiti indesiderati e distrazioni dalla routine lavorativa. Ecco alcune attività tipiche che fanno perdere tempo sul posto di lavoro:

1. Distrazioni dentro le reti sociali
2. Controllo costante delle e-mail
3. Mancanza di compiti prioritari
4. Rimanda e basta
5. Riunioni improduttive
6. Conversazioni casuali

Ad eccezione delle conversazioni casuali e degli incontri improduttivi, tutto il resto è relativamente facile da controllare. È solo una questione di autocontrollo. Ma è difficile rifiutare incontri e conversazioni informali. Una soluzione semplice alle riunioni improduttive è mantenere le cose il più semplici possibile. Crea un'agenda, invia un CTA e termina la riunione. Offri questo consiglio ai tuoi dipendenti che sono troppo educati per rifiutare conversazioni informali. In tali situazioni, il dipendente può impostare un segnale di fine conversazione, dopodiché il segnale forte può essere utilizzato come capro espiatorio per tornare al lavoro.

5. Attenzione alla fatica sul posto di lavoro o nel lavoro remoto. Produttività dei dipendenti

Successivamente esamineremo alcune distrazioni che possono causare affaticamento. Qui vedremo cosa puoi fare in modo proattivo per evitare che i tuoi dipendenti si stanchino mentre lavorano.

È meglio fare una pausa da cinque a dieci minuti ogni cinquanta o sessanta minuti di lavoro piuttosto che fare pause più lunghe dopo lunghi periodi di lavoro.

• Esci: che tu sia in ufficio o lavori da casa, trascorrere del tempo fuori può aiutare con la fatica. Sarà ancora meglio se il tempo sarà bello. Non serve studiare per capire che stare seduti tutto il giorno alla scrivania non è salutare.
• Organizza eventi sociali: in ufficio o tramite Zoom, avere un posto dove i tuoi dipendenti possono semplicemente rilassarsi e non parlare di lavoro ma stare in compagnia aiuta con la fatica.
• Check-in individuali: sebbene i check-in possano richiedere molto tempo, dimostrano ai tuoi team che ci tieni. Controllali di tanto in tanto, non sulle loro prestazioni, ma sul loro benessere generale.

6. Identificare e gestire diverse fonti di distrazione.

Gestire le distrazioni è una parte importante per mantenere i dipendenti produttivi e produttivi. Ecco alcuni passaggi per identificare e gestire varie fonti di distrazione:

1. Esecuzione dell'analisi:

• Conduci un'analisi del tuo ambiente di lavoro e dei processi per identificare potenziali fonti di distrazione.
• Chiedi ai dipendenti cosa li ostacola sul lavoro.

2. Produttività dei dipendenti. Identificazione delle distrazioni chiave:

• Identificare i principali fattori che possono influenzare la produttività, come rumori estranei, mobili scomodi, mancanza di attrezzature, ecc.

3. Valutare le tendenze distraenti:

• Valutare quanto spesso e in quale fase del lavoro i dipendenti sono esposti a distrazioni.

4. Produttività dei dipendenti. La formazione dei dipendenti:

• Fornire formazione sui metodi per gestire le distrazioni, come le tecniche gestione del tempo e concentrazione.

5. Regolamento sull'ambiente di lavoro:

• Creare condizioni di lavoro confortevoli, ad esempio, consentirne l'utilizzo ai dipendenti cuffie per la riduzione del rumore.

6. Gestione della tecnologia:

• Prendi in considerazione l'utilizzo di strumenti e app per bloccare le notifiche che distraggono o gestire il tempo, come la tecnica Pomodoro.

7. Produttività dei dipendenti.  Impostazione dei confini:

• Stabilisci confini chiari tra la tua vita personale e quella lavorativa.
• Incoraggiare i dipendenti a prendersi del tempo per riposarsi e ricaricarsi.

8. Gestione dei compiti:

• Suddividi le attività in parti più piccole e gestibili per ridurre la sensazione di sopraffazione.

9. Fare pause regolari:

• Incoraggia i dipendenti a fare brevi pause per alleviare lo stress e ritrovare la concentrazione.

10. Produttività dei dipendenti. Feedback e supporto:

• Intrattieni conversazioni regolari con i dipendenti su come affrontano le distrazioni e fornisci il supporto di cui hanno bisogno.

11 Utilizzo del software di gestione delle attività:

• Utilizzare i programmi per gestione dei compiti e progetti per un'organizzazione più efficiente del processo lavorativo.

12 Formazione dell'abitudine:

• Incoraggiare lo sviluppo di abitudini lavorative positive, come stabilire un programma di lavoro regolare e sequenziare le attività.

13. Produttività dei dipendenti. Apprendimento e adattamento costanti:

• Monitorare il modo in cui i cambiamenti negli ambienti e nelle condizioni di lavoro influiscono sulla distrazione dei dipendenti e adattare di conseguenza le strategie di gestione.

Affrontare il problema della distrazione richiede un approccio sistematico e un’attenzione costante alle esigenze dei dipendenti e dell’ambiente di lavoro.

Utilizzo di strumenti di gestione del tempo. Produttività dei dipendenti

Quindi quali strumenti puoi utilizzare per misurare il tempo dei tuoi dipendenti? Immergiamoci in due popolari strumenti di gestione del tempo.

1. Dottore del tempo

Dottore del tempor ti consente di personalizzare e organizzare tutte le tue attività quotidiane, monitorando il tempo dedicato a ciascuna attività in tempo reale.

Il monitoraggio del tempo può essere impostato per il tuo lavoro nel suo complesso o per attività specifiche (che si aggiungono al tempo totale dedicato a tutte le attività).

Una delle migliori caratteristiche di questo strumento è che interrompe il tracciamento quando non c'è attività sul tuo sistema per un certo periodo di tempo. Questa funzione può essere attivata in base al fuso orario.

Alla fine della giornata, ti invia un riepilogo della tua gestione del tempo per ciascuna attività.

2. Attiva/disattiva Monitoraggio della produttività dei dipendenti

Attiva/disattiva traccia è un pratico strumento di gestione del tempo che può essere eseguito su tutti i tuoi dispositivi. Il tuo tempo può essere monitorato e sincronizzato su più dispositivi.

Un paio di funzioni interessanti di questa app sono che genera i tuoi rapporti nei formati CSV e PDF e ti invia promemoria via email per gli obiettivi.

conclusione

Alcune delle cose menzionate in questo articolo non influiscono direttamente sulla produttività dei dipendenti, ma lo influenzeranno sicuramente il loro tempo complessivo e la loro efficienza lavoro. Produttività dei dipendenti

Attività e risorse ben organizzate faranno risparmiare tempo e consentiranno ai dipendenti di essere più produttivi. Incoraggia i tuoi dipendenti a dare la priorità ai loro compiti dal più difficile al più semplice per la massima produttività. Prenditi il ​​tempo per monitorare regolarmente i loro progressi e vedere dove hanno bisogno di aiuto. Mentre lo fai, presenta loro i punti chiave in modo che possano ricordare meglio le informazioni. Adotta misure per evitare che i tuoi dipendenti siano oberati di lavoro e si esauriscano. Coinvolgi i tuoi team con rinforzi positivi per assicurarti che completino i loro compiti in tempo. Infine, utilizza gli strumenti di misurazione del tempo per raccogliere dati sulle prestazioni dei tuoi team in modo da poter prendere decisioni migliori per migliorare la loro produttività.

Quando esegui queste operazioni per misurare il tempo e la produttività dei dipendenti, assicurati di essere coerente con ciò con cui li stai ricompensando. Meglio dare l'esempio.