Gestione del tempo e miglioramento della produttività

La gestione del tempo e la produttività sono tecniche e strategie che ti aiutano a utilizzare il tuo tempo in modo efficace per raggiungere i tuoi obiettivi, migliorare le tue prestazioni e completare le attività in modo più efficace. Questi concetti sono strettamente correlati e svolgono un ruolo importante nella gestione della produttività e del successo sia nella vita professionale che personale. È colpa dell’ambiente o stiamo semplicemente gestendo male il nostro tempo? La gestione del tempo può rappresentare una sfida importante per qualsiasi fondatore impegnato, soprattutto perché i confini tra tempo di lavoro e vita domestica sono sempre più sfumati (o scompaiono). Tuttavia, con gli strumenti e le tattiche giuste, puoi superare questa sfida e diventare più produttivo che mai, anche durante i periodi più caotici della storia moderna.

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1. Non fare più cose contemporaneamente. Gestione del tempo.

Ti è mai capitato di sentirti fisicamente e mentalmente esausto alla fine della giornata lavorativa, ma di non riuscire a portare a termine il tuo lavoro? Se ti sei mai lamentato di non avere abbastanza tempo durante il giorno, è probabile che tu stia cercando di fare più cose contemporaneamente. Quando pensi di essere multitasking, in realtà stai solo accorciando il grafico a torta di ogni attività e rubando ore a te stesso. Hai solo una certa quantità limitata di energia in un dato giorno e se sei uno di quegli imprenditori che vuole dare il 100% in tutto ciò che fa, i conti semplicemente non tornano. In realtà, finisci per dedicare il 10% qui, il 20% lì, il 5% a una dozzina di altre attività, e poi un altro 10% della tua attenzione viene speso nel flusso infinito di notifiche e messaggi. le reti sociali.

Ciò si traduce in costi di passaggio elevati, che richiedono più tempo di quanto si pensi. Supponiamo che tu abbia controllato le notifiche di Facebook quattro volte. È persa fino a un'ora intera. Controlli la tua casella di posta o Slack ogni volta che appare il cerchietto rosso? Perdi più tempo di quello che effettivamente lavori.

Inoltre, la qualità del lavoro diminuisce e le scadenze vengono ritardate. Sembrerà che ti ci voglia sempre più tempo per portare a termine le cose, perché è così. E poiché hai già passato l'intera giornata a passare da un compito all'altro, entro sera il tuo serbatoio sarà vuoto. Gestione del tempo

2. Invece di un compito

Quando è stata l'ultima volta che ti sei concentrato solo su UNA cosa per 30 minuti? O anche 10 minuti? Senza guardare le notifiche o e-mail?

Non importa su cosa stai lavorando, elimina tutte le distrazioni e concentrati su una cosa per un periodo di tempo specifico. Se necessario, imposta un timer. Imposta il tuo calendario su Non disturbare (Non disturbare). Nelle impostazioni di Slack, seleziona Sospendi notifiche. Chiudi tutte le 27 schede aperte del browser o fai semplicemente clic su Nuova finestra. Riproduci la tua musica rilassante preferita senza testi per immergerti nell'atmosfera. E semplicemente... inizia a farlo.

3. Stabilisci limiti artificiali per te stesso. Gestione del tempo.

Uno dei modi più potenti per aumentare la produttività e migliorare la gestione del tempo è stabilire limiti artificiali. Cosa significa? Scadenze false. Stabilire limiti artificiali ti impedisce di cadere nella trappola della legge Parkinson , in cui si afferma che “il lavoro si dilata fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento”. Probabilmente l'hai già visto prima. Qualcuno nel tuo team ha tre compiti e un compito di otto ore giornata lavorativa per loro esecuzione e riescono a prolungare questi compiti dalle 9:5 alle 90:XNUMX. Quando sai in prima persona che queste tre attività avrebbero dovuto richiedere un massimo di XNUMX minuti.

E se avessero a disposizione solo 90 minuti al giorno lavorativo per farlo? Scommetto con Tesla Cybertruck che il lavoro sarebbe comunque finito. Lavorare da casa a causa della pandemia di COVID-19 ha reso ancora più facile cadere nella trappola della Legge di Parkinson. Senza tempo di viaggio e senza vassoi lavorativi che ti costringono a rilassarti mentalmente e tornare a casa, puoi davvero trascinare le cose.

Rimani produttivo.

Il modo migliore per infrangere la legge di Parkinson e rimanere produttivi oggi è fissare scadenze artificiali. Stabilisci un limite di tempo per il completamento di questa attività e imposta anche un timer per te stesso. Anche uno dei membri del team del Fondatore era noto per seguire questa tecnica, utilizzando l'ambiente circostante come vincoli temporali incorporati. Quando viaggiava per le riprese (ai tempi in cui le persone potevano fare queste cose), comprava solo 30 o 60 minuti di Wi-Fi in aereo. Quindi si è sfidato a portare a termine quanto più lavoro possibile in quei 30 o 60 minuti e non avrebbe aggiornato Internet allo scadere del timer.

Tutto ciò che accade dopo la disattivazione del Wi-Fi dovrebbe avvenire offline sul desktop. Ciò ti consentirà di concentrarti sull'attività da svolgere e di non farti distrarre da varie schede, notifiche ed e-mail. Rimarrai sorpreso di quanto puoi ottenere se imposti limiti fittizi e crei un mini-sprint.

4. Usa la tecnica del pomodoro. Gestione del tempo

La Tecnica del Pomodoro è una specifica tecnica di gestione del tempo della fine degli anni '1980 che utilizza un timer per suddividere il lavoro in piccoli mini-sprint iperproduttivi. Di solito si tratta di intervalli di 25 minuti separati da brevi pause.

LifeHacker descrive le istruzioni passo passo per utilizzare in modo efficace la Tecnica del Pomodoro:

1. Seleziona l'attività da completare
2. Imposta il Pomodoro su 25 minuti (Il Pomodoro è un timer)
3. Lavora sull'attività fino allo squillo del Pomodoro, quindi posiziona l'assegno sul tuo pezzo di carta.
4. Fai una breve pausa (5 minuti vanno bene)
5. Ogni 4 Pomodori fare una pausa più lunga

Puoi anche utilizzare strumenti online come Tomato Timer o una varietà di app per rendere questa tattica ancora più semplice. Gestione del tempo

5. Prova l'effetto Zeigarnik. 

Esiste una teoria psicologica secondo la quale è più facile ricordare le attività interrotte e ritornarvi. Questo è chiamato effetto Zeigarnik. Si ritiene che sia più probabile ricordare un'attività non completata rispetto a una completata. La psicologa lituana Bluma Zeigarnik ha scoperto questo effetto osservando il comportamento dei camerieri in un bar. Secondo lo studio, i camerieri avevano maggiori probabilità di ricordare i dettagli dei tavoli aperti rispetto ai clienti che avevano già ricevuto il pagamento.

Come si può utilizzare l’effetto Zeigarnik per migliorare la produttività degli imprenditori? Bene, se stai lottando per risolvere un determinato compito o ti ritrovi a procrastinare su un problema particolare, prenditi una pausa. Allontanati da lui per cinque minuti. Allora torna su questo. Potresti semplicemente sentirti riposato e in grado di lavorarci su in modo più efficace, ora che hai lasciato il biglietto aperto e ti è stata data la possibilità di pensarci inconsciamente e senza pressioni.

6. Trova il tuo Six Pack . Gestione del tempo.

No, non stiamo parlando di sedersi e rilassarsi. "Six-Pack" è un termine aeronautico per il pannello strumenti contenente i principali strumenti di volo nella cabina di pilotaggio di un aereo. Anche se ci sono un milione di cose che possono essere manipolate contemporaneamente durante il volo, di solito ci sono sei strumenti che forniscono i dati più importanti (velocità relativa, altimetro, ecc.). Il pilota può concentrarsi su questi sei strumenti per far sì che tutto funzioni senza intoppi. Ari Maisel è anche un pilota addestrato. Lui ti consiglia di pensare al tuo business come un aereo quando si tratta di mettere a fuoco. “Come fondatore, devi provare a trovare la tua versione di Six-Pack. Qualunque cosa accada, ti concentrerai sulla promozione della tua attività, anche solo dell'uno per cento."

Qual è il tuo Six-Pack nella tua attività? È qui che dovresti spendere le tue energie. Per tutto ciò che non contribuisce al raggiungimento di quell'obiettivo o KPI, rimuovi semplicemente le distrazioni.

7. Metti il ​​telefono in un'altra stanza. 

Potresti convincerti di non avere una dipendenza da smartphone, ma siamo onesti: ogni imprenditore lo fa. Questo piccolo strumento è potenzialmente uno degli strumenti più potenti che sia mai esistito per gestire un business online. Parola chiave: potenzialmente. La dipendenza dallo smartphone, infatti, è fastidiosa e dannosa per la produttività. Anche solo controllare il telefono per due secondi ed elaborare una nuova notifica può richiedere fino a 23 minuti per riconquistare la tua attenzione.

Un modo sicuro per sbarazzarsi di questa costante distrazione è lasciare il proprio smartphone in un’altra stanza. Provalo per qualche ora quando inizierai a lavorare domani. All'ora di pranzo rimarrai piacevolmente sorpreso da quanto ti senti concentrato e di successo.

8. Maestro della comunicazione asincrona. Gestione del tempo

La comunicazione asincrona (o "asincrona" in breve) è un comportamento di produttività molto sottovalutato che può rivoluzionare il modo in cui gestisci la tua attività. Ciò significa comunicare con la tua squadra NON in tempo reale, ma "passando la palla avanti e indietro".

Il blog Doist lo riassume meglio: “In poche parole, la comunicazione asincrona è quando invii un messaggio senza aspettarti una risposta immediata”.

• Esempio asincrono 1: invii a qualcuno un'e-mail. Rispondono il giorno successivo quando possono gestire al meglio l'attività.
• Esempio asincrono 2: invii un briefing video di Loom a un membro del team in un fuso orario diverso durante le ore di sonno. Quando si svegliano e iniziano a lavorare, guardano il telaio e iniziano a lavorare al progetto, commentando eventuali domande. Puoi quindi iniziare a rispondere alle loro domande in modo asincrono non appena possibile.

Naturalmente, ci sono alcuni tipi di comunicazione che devono comunque essere sincroni (noti anche come "Sync") - in cui la persona con cui stai parlando risponde immediatamente in tempo reale. Molte persone credono ancora che la collaborazione creativa e la risoluzione dei problemi siano ancora meglio svolte “nella stessa stanza”. Tuttavia, ora che in molti luoghi del mondo non possiamo letteralmente stare nella stessa stanza a causa della quarantena e del distanziamento sociale, molti imprenditori devono ripensare le proprie strategie di comunicazione.

• Esempio di sincronizzazione 1: riunione dal vivo nella stessa stanza (o strumento di videoconferenza).
• Esempio di sincronizzazione 2: conversazione in tempo reale nella chat di Slack.

È importante pensare a quali comunicazioni nella tua giornata lavorativa potrebbero potenzialmente diventare asincrone e cancellare tali riunioni dal tuo calendario. E pianifica la comunicazione sincrona solo quando assolutamente necessario.

Ogni volta che una riunione di Google Calendar viene annullata e sostituita con un messaggio asincrono o un video Loom di 5 minuti, un angelo mette le ali.

9. Evitare l'affaticamento decisionale

In effetti, rinunciare del tutto alle decisioni ti restituirà un sacco di potere mentale. Jack Dorsey, co-fondatore di Twitter e Square, chiaramente non ama prendere decisioni e spesso lascia che sia il suo team a prendere decisioni importanti senza di lui. "Un ex dipendente della Square ha detto che Dorsey 'pensava che l'incontro ideale fosse quello in cui non doveva dire nulla.'" Come imprenditore, probabilmente prendi decisioni tutto il giorno. E quando ti trovi di fronte a un problema davvero importante, hai già speso tutte le tue energie decisionali in piccoli compiti e decisioni non importanti.

La fatica decisionale è reale. Può sembrare che alla fine della giornata non ci sia più carburante nel tuo serbatoio mentale e che il tuo cervello sia teso anche al pensiero di un'altra cosa di cui sei responsabile. Cerca di prendere meno decisioni e ritieni il tuo team (in particolare quelli che si preparano a ricoprire ruoli di leadership) responsabili di prendere più di tali decisioni. Potresti chiedere: "Ma come posso fidarmi che le persone prendano buone decisioni senza di me?"

10. Classificare le decisioni come reversibili o irreversibili. Gestione del tempo

Se devi assolutamente prendere una decisione da solo, pensa a quanto sia importante quella decisione per spendere energia mentale. È del tutto possibile che la maggior parte delle decisioni in un dato giorno possano essere prese rapidamente in pochi secondi senza alcun rischio. In altre parole, probabilmente ti stavi preoccupando troppo. Farnam Street esplora questo principio delle decisioni reversibili e irreversibili mostrando una griglia di come dovresti pensare a ciascuna decisione.

Se la soluzione è reversibile - ad esempio, un messaggio in social network, che puoi eliminare rapidamente e facilmente, o una bozza di un articolo di blog che puoi sempre modificare, dovresti dedicare un minimo di tempo a pensarci. Basta "muoviti velocemente e rompi le cose" e ti risparmierai lo stress mentale di preoccuparti di qualcosa che può essere facilmente risolto.

Se la soluzione irreversibilmente - ad esempio, inviando un'e-mail a 2 milioni di abbonati - potresti voler spendere parte delle tue energie per assicurarti che sia giusta. Inoltre, se la soluzione è irreversibile e coerente - come la firma di un grosso contratto o l'affitto di un ufficio di cinque anni - vorrai sicuramente dedicarci del tempo.

Jeff Bezos approfondisce questo approccio al processo decisionale in una delle sue lettere agli azionisti:

“Alcune decisioni sono consequenziali e irreversibili o quasi irreversibili – sono porte a senso unico – e queste decisioni devono essere prese metodicamente, con attenzione, lentamente, con molta riflessione e consultazione. Se cammini e non ti piace quello che vedi dall'altra parte, non potrai tornare dove eri prima. Possiamo chiamare queste decisioni di tipo 1. Ma la maggior parte delle decisioni non sono così: sono mutevoli, reversibili, sono porte a doppio senso”. 

Secondo Bezos, questo secondo tipo di decisione “può e deve essere presa rapidamente”. Prova a pensare alle tue decisioni in questo modo e vedi quanto velocemente puoi prendere quelle reversibili.

11. Proprio calendario

Chris Dixon, partner e investitore di a16z, una volta disse: "La tua casella di posta è la lista delle cose da fare di altre persone". Troppe persone sono reattive anziché proattive con il proprio account G-Suite. È ora di prendere il controllo. Di' "No" al prossimo invito del calendario. Rimandare le e-mail non importanti a una data successiva in modo da poterle gestire meglio. Usa le "3 D" per arrivare alla casella di posta zero e mantieni il tuo Google Calendar lontano da riunioni non necessarie a cui non devi partecipare. Questo consiglio è molto semplice, ma comunque importante. Gestisci il tuo calendario e il tuo tempo. Appartiene a te e a nessun altro.