חשבונאות מזומנים היא תהליך של התחשבנות במזומן שמתקבל ומוציא ארגון במהלך פעילותו. חשבונאות מזומנים מתעדת את כל העסקאות הכרוכות במזומן, לרבות קבלות, הוצאות ויתרות.
הנהלת חשבונות במזומן היא אחד המרכיבים החשובים ביותר בחשבונאות והיא חובה עבור כל הארגונים שעובדים עם מזומן. זה מאפשר לך להעריך את המצב הפיננסי הנוכחי של הארגון, לשלוט בתזרימי המזומנים ולזהות הפרות וטעויות אפשריות.
מהי הנהלת חשבונות במזומן?
הגדרה: חשבונאות מזומנים היא שיטה חשבונאות הנהלת חשבונות או הנהלת חשבונות שבה נרשמות תקבולי התשלומים בתקופה שבה הם מתקבלים והוצאות נרשמות בתקופה שבה הם משולמים בפועל.
אלמנטים בסיסיים של חשבונאות מזומנים:
- קבלה מזומן: רישום כל קבלות הכסף לקופה, בין אם מ מכירת סחורות, מתן שירותים, קבלת הלוואות וכו'.
- צריכת מזומן: השתקפות של כל ההוצאות הנעשות באמצעות מזומן, כגון תשלום חשבונות, רכישת סחורות ושירותים, תשלום משכורות וכו'.
- בקרת איזון: מעקב מתמיד אחר יתרת המזומנים בקופה למניעת מחסור או עודף זמינות.
- דיווח: הכנת דוחות עסקאות מזומן לניהול פנימי והצגה לרשויות המס.
- תיעוד: ליווי כל עסקה במסמכים רלוונטיים כגון הזמנות מזומן, צ'קים, קבלות ועוד.
- שליטה על עסקאות מזומן: יישום בקרות פנימיות למניעת הונאה וטעויות.
חשבונאות מזומנים היא חלק חשוב מהניהול הפיננסי של הארגון ומסייעת להבטיח שקיפות ודיוק במעקב תזרימי מזומנים.
דוגמה לחשבונאות מזומנים
בואו נסתכל על דוגמה לחשבונאות מזומנים לחנות קטנה. נניח שזו חנות נוחות.
1. קבלה במזומן:
- 1 בנובמבר: מכירת סחורות במזומן בסכום של 10 גריבנה.
- 3 בנובמבר: חזרה סחורה על ידי הלקוח, מזומן בחזרה 2 Hryvnia.
2. צריכת מזומן:
- 2 בנובמבר: רכישת סחורה מספק במזומן 5 Hryvnia.
- 4 בנובמבר: תשלום דמי שכירות בחנות במזומן: 3 גריבנה.
3. בקרת איזון:
- יתרת מזומנים ראשונית ב-1 בנובמבר: 0 Hryvnia.
- היתרה הסופית בקופה ב-4 בנובמבר: 10 גריבנה (יתרה ראשונית + קבלות - הוצאות).
4. דיווח:
- הכנת דו"ח עסקאות מזומן לחודש נובמבר, כולל יתרות פתיחה וסגירה, קבלות והוצאות.
5. תיעוד:
- הזמנת מזומן לכל עסקה (מכירה, החזרה, רכישה, תשלום שכירות).
- קבלות וקבלות על כל עסקה.
6. בקרה על עסקאות מזומן:
- הצגת כללים לבדיקת עסקאות מזומן למניעת טעויות והונאות.
זוהי דוגמה פשוטה, ובחיים האמיתיים עלולות להיות עסקאות מורכבות יותר ושיקולים נוספים, כמו מיסים, שיש לקחת בחשבון גם בעת ניהול רישומי מזומנים.
מי משתמש בהנהלת חשבונות מזומנים?
יש מספר בעלים עסק קטן, כמו גם בעלי מקצוע עצמאיים שבוחרים בחשבונאות מזומנים במקום בחשבונאות צבירה מכיוון שזו, לרוב, שיטת החשבונאות הפחות מורכבת. זה גם נותן סקירה מהירה של כמה כסף מעסקים למעשה במלאי, שהוא אינדיקטור חשוב לכל עסק. למרות שמספר עסקים או חברות חדשים עשויים להשתמש בשיטת החשבונאות במזומן, היא לא מתאימה לכל אחד. עסקים קטנים רבים אשר נושאים מלאי עשויים להזדקק להשתמש בבסיס הצבירה כדי לתחזק חשבונאות, מכיוון שזה יעזור להם לעקוב אחר שינויים במלאי. כמה עסקים אחרים המציעים את שירותיהם באשראי צריכים להשתמש בנוסף בשיטת הצבירה.
כיצד חשבונאות מזומנים פועלת בפעולה
עסקים הבוחרים בשיטת החשבונאות המזומנים רושמים בספריהם הכנסות או הכנסות כאשר הם מקבלים מזומן, והם אינם שמים לב למועד ביצוע השירות. גם ההוצאות פועלות בצורה דומה ועסקים ירשמו הוצאות בספרים שלהם כשהם משלמים והם כן שמים לב מתי הם מרוויחים מהתשלום.
בעיות בהנהלת חשבונות מזומנים
בעיות חשבונאות מזומנים יכולות לכלול היבטים שונים המכסים ארגון, תהליכים ותיעוד. להלן כמה מהבעיות הנפוצות:
- אי עמידה בחקיקה:
- יישום לא נכון של חוקים ותקנות חשבונאות מזומנים עלול לגרום לקנסות ולבעיות מס.
- לא מספיק תיעוד:
- חוסר בהזמנות מזומנים, צ'קים וקבלות מוכנים כהלכה עלול לסבך את האימות וליצור בעיות ביקורת.
- טעויות חשבונאיות:
- סכומים שגויים שנרשמו, עסקאות שהוחמצו או עסקאות מזומן לא נכונות עלולים להטות את הביצועים הפיננסיים של החברה.
- תהליכים לא יעילים:
- תהליכי מזומנים וזמנים מבולגנים או לא אופטימליים עלולים לגרום לעיכובים וליצור סיכוני אבטחה.
- חוסר בקרה פנימית:
- בקרות גישה לקויות ואמצעי אבטחה לקויים יכולים לעודד הונאה.
- מערכת אחסון מידע לא מספקת:
- היעדר מערכת יעילה לאחסון מסמכי מזומן עלול ליצור בעיות שליפה וביקורת.
- סוגיות אבטחה:
- אמצעי אבטחה לא מספיקים, כגון מחסור במצלמות מעקב או מערכות בקרת כניסה חלשות, עלולים ליצור סיכונים של גניבה או אובדן מזומנים.
- חוסר הכשרת צוות:
- כישלון של עובדים לשמור על רישומי מזומנים בצורה נכונה עקב הכשרה לא מספקת עלול להוביל לטעויות.
טיפול בנושאים אלו כרוך בדרך כלל ביישום תהליכים חשבונאיים יעילים, הכשרת צוות, ציות לחקיקה ושיפור מערכות הבקרה והאבטחה.
מגבלות חשבונאות מזומן
כעת ברור שמגבלה בסיסית של חשבונאות מזומנים היא בכך שהיא עשויה שלא לתת תמונה מדויקת של התחייבויות שהתגבשו אך טרם שולמו, במטרה שהעסק עשוי להיראות, בכל החשבונות, בירידה. המצב טוב יותר ממה שהוא בפועל. מצד שני, שיטת חשבונאות המזומנים מרמזת בנוסף לכך שעסק שסיים לאחרונה עבודת ענק ומחכה לתשלום עשוי להיראות פחות מוצלח ממה שהוא בפועל על בסיס שהוא השתמש בחומרים ובעבודה עבור המשימות, אבל זה עדיין לא קיבל תשלום.
לפיכך, שיטה זו של חשבונאות יכולה להגזים או להמעיט בבריאותו של עסק אם הגבייה או התשלומים גבוהים או נמוכים במיוחד בתקופה אחת בהשוואה לאחרת. בנוסף לכך, אתה עלול גם להתמודד עם כמה השלכות מס רעות אולי עבור חברות שבוחרות בשיטת חשבונאות מזומן.
הבדלים בין שיטת מזומן לשיטת צבירה
הנהלת חשבונות מזומנים היא פשוטה וקלה לניהול, ומאפשרת לך יותר זמן לנהל את העסק שלך. עבור סטארטאפ או עסק קטן חשבונאות מזומנים מניבה לרוב את התוצאות הטובות ביותר. אך ככל שעסקים גדלים והופכים גדולים יותר, חשבונאות צבירה היא לרוב יעילה יותר מכיוון שהיא מתעדת הכנסות והוצאות בתקופות שבהן הם נוצרו, ללא קשר לשאלה אם המזומנים החליפו ידיים בינתיים.
חשבונאות צבירה לוקחת בחשבון גם את המעקב אחר המלאי יחד עם חשבונות חייבים ותשלום. לפיכך, חשבונאות צבירה יכולה לספק תמונה מדויקת יותר של הבריאות הפיננסית של העסק. מצד שני, חשבונאות צבירה היא לרוב מייגעת, גוזלת זמן וקשה להבנה בהשוואה לחשבונאות מזומנים. כמו כן, יכול להיות קשה יותר לדעת כמה מזומנים יש לעסק בהישג יד.
בחירה בין מזומן לחשבונאות צבירה
בנוסף, אם תבחר חשבונאות מזומן להכנסה, תצטרך גם לבחור זאת עבור הוצאות. מספר גורמים אחרים יכולים לבוא לידי ביטוי בעת החלטה בין שיטות חשבונאות במזומן לחשבונאות צבירה, אז בואו נסתכל גם על אלה: מכיוון שעסקים המשתמשים בחשבונאות מזומנים אינם רושמים הכנסה עד שהם מקבלים מזומן, הם לא יצטרכו לשלם מסים על מכירות עבור שעדיין לא קיבלו תשלום. עד סוף השנה תהיה להם הזדמנות להאיץ הוצאות מסוימות כדי לצמצם את ההכנסה נטו ולהפחית את המסים שהם יצטרכו לשלם.
בנקים שונים, מלווים כמו גם משקיעים דורשים מהארגונים או העסקים אליהם הם קשורים להשתמש באסטרטגיית החשבונאות הצבירה. בין אם עסק אינו מחפש כעת מימון חיצוני אך עשוי להזדקק למימון בעתיד, עליו לבחור בחשבונאות צבירה מלכתחילה.
בקיצור, לסיכום, הגורם העיקרי בעת ההחלטה באיזו שיטה חשבונאית לבחור הוא איזו שיטה המתאימה ביותר לפעילות ולמטרות העסקיות שלכם.
יתרונות וחסרונות של חשבונאות מזומנים
1. יתרונות הנהלת חשבונות מזומנים
ניהול רישומי מזומנים מספק מספר יתרונות עסקיים. הנה כמה מהם:
- שומרי חוק:
- עמידה בדרישות החוק בתחום המיסוי והחשבונאות, המונעת קנסות אפשריים ובעיות מול רשויות המס.
- שקיפות פיננסית:
- חשבונאות מזומנים מספקת שיקוף מדויק ושקוף של עסקאות פיננסיות, מה שמקל על ניתוח המצב הפיננסי של המיזם.
- הנהלת חשבונות במזומן:
- בקרת מזומנים מונעת אובדן והונאות ומבטיחה את דיוק הנתונים החשבונאיים.
- ביקורת ואימות:
- חשבונאות מזומנים מסודרת מאפשרת ביקורת וביקורת על ידי רשויות המס או פיקוח פיננסי.
- מניעת הונאה:
- רישום שיטתי של עסקאות מזומן מסייע בזיהוי ומניעת פעילות הונאה בתוך הארגון.
- יעילות ניהול:
- נתונים עדכניים על עסקאות מזומנים ומזומנים מקלים על קבלת החלטות ניהולית ותכנון תהליכים עסקיים.
- אופטימיזציה של עלויות:
- שמירה על רישומי מזומנים מאפשרת לך לעקוב אחר הוצאות מזומן ולשלוט בהן, מה שעוזר לייעל אותן.
- אמון מצד לקוחות ושותפים:
- כאשר לעסק יש חשבונאות מזומנים ברורה ושיטתית, זה עוזר לבנות אמון עם לקוחות ושותפים עסקיים.
- בִּטָחוֹן:
- ניטור עסקאות מזומן תורם לביטחון העסק על ידי מניעת גניבות ופעילויות בלתי חוקיות אחרות.
- עמידה בבקרות פנימיות:
- הטמעת מערכת חשבונאות מזומנים משפרת את הבקרה הפנימית וממזערת את הסיכונים לטעויות וניצול לרעה.
חשבונאות מזומנים תורמת לניהול יעיל יותר של משאבים פיננסיים וליצירת בסיס יציב לפיתוח עסקי.
2. חסרונות. הנהלת חשבונות במזומן
לחשבונאות מזומנים, למרות היתרונות שלה, יש גם כמה חסרונות:
- אפשרות לטעויות:
- הזנת נתונים ידנית בחשבונאות מזומנים עלולה להוביל לטעויות ואי דיוקים, במיוחד בהיקף גדול של עסקאות מזומן.
- איום הונאה:
- נוכחותם של מזומנים פיזיים מספקת הזדמנות לפעילויות הונאה על ידי עובדים או גורמים חיצוניים.
- חוסר יעילות:
- רישום וספירת מזומנים באופן ידני עלול להיות לא יעיל ויקר נקודות מבט זמן ומשאבים.
- חוסר אוטומציה:
- ייתכן שמערכות חשבונאות מזומנים מסוימות אינן אוטומטיות מספיק, מה שמקשה על עיבוד נתונים מהיר.
- פונקציונליות מוגבלת:
- מערכות קופות מסוימות עשויות להיות בעלות פונקציונליות מוגבלת וייתכן שלא יספקו את כל הכלים הדרושים לחשבונאות מלאה.
- סיכון לאובדן נתונים:
- הנוכחות הפיזית של שטרות ומטבעות מזומנים חושפת את העסק לסיכון של אובדן כספים במקרה של גניבה או גישה לא מורשית.
- קשיים בניתוח נתונים:
- הנהלת חשבונות ידנית עלולה ליצור קשיים בניתוח נתונים, במיוחד אם נדרש דיווח או ניתוח.
- אי נוחות בניהול כמויות גדולות של מזומנים:
- עבור עסקים עם נפח גבוה של עסקאות מזומן, שמירה על רישומי מזומנים עלולה להיות לא נוחה ולא יעילה.
- דורש אמצעי אבטחה נוספים:
- נשיאת כמויות גדולות של מזומנים דורשת אמצעי אבטחה נוספים, שעלולים לגרור עלויות נוספות.
- הצורך במעקב מתמיד:
- חשבונאות מזומנים דורשת ניטור ובקרה מתמידים, מה שיכול להוות אתגר עבור עסקים קטנים.
חסרונות אלו מדגישים את החשיבות של ארגון נכון ואוטומציה של חשבונאות מזומנים כדי למזער סיכונים ולהבטיח ניהול עסק יעיל.
מסקנה!
כעת, בסופו של דבר, ברור שעבור חברות קטנות שעושות עסקים בעיקר על בסיס מזומן ואין להן מלאי גדול של מוצרים, שיטת החשבונאות במזומן תהיה שימושית, נוחה ואמינה למעקב אחר ההכנסות וההוצאות שלהן. מבלי לדרוש הרבה הנהלת חשבונות. בכל מקרה, לצורך הניתוח החשבונאי המהימן והעדכני ביותר של מצבו הפיננסי של העסק, הפתרון הטוב ביותר הוא לבחור בשיטת חשבונאות הצבירה.
תוכנת הנהלת חשבונות יכולה גם לעזור לכל עסק להשתמש במזומן או בהנהלת חשבונות צבירה בצורה מדויקת ויעילה. תוכנת הנהלת חשבונות יכולה להחליק את מחזורי החשבונאות ולעזור להבטיח דיוק ועמידה בתקנות ממשלתיות.
השאירו תגובה