שיחות ועידה היא טכנולוגיה המאפשרת לאנשים במקומות שונים לתקשר ולתקשר ביניהם בזמן אמת באמצעות תקשורת אודיו ו/או וידאו. זה מאפשר לחברים להיפגש ולקיים פגישות, לדון בנושאים, לקבל החלטות ולעבוד על פרויקטים מבלי לעזוב את המשרדים או המקומות שלהם.
רוצה ליצור שיחות ועידה מוצלחות שאנשים מצפים להן? בין אם אתה נפגש עם הבוס שלך, הלקוחות שלך או הצוות הווירטואלי שלך מרחבי העולם, הנה עשרה טיפים שיבטיחו שהכל יעבור בצורה חלקה.
אחד הדברים הטובים ביותר בעסקים כיום הוא שמעולם לא היה קל יותר להישאר מחובר עם הקולגות, הצוות והלקוחות שלך. הודות לטכנולוגיה מודרנית, אנו יכולים לקבוע פגישות תוך כדי תנועה, לארח פגישות וירטואליות ולהבטיח חוויה חלקה כמעט מכל מקום בעולם. כיום, אחת הדרכים הקלות והפופולריות ביותר לשמור על קשר עם כולם בעסק שלך היא באמצעות שיחות ועידה. לא רק שהם קלים להגדרה, אלא שהם גם מאפשרים שיתוף פעולה בזמן אמת כך שבעיות פוטנציאליות נפתרות במהירות וכולם תמיד באותו עמוד.
כשזה מגיע ל יעילות עסקית, יש מעט כלים שהם פשוטים ויעילים כמו שיחות ועידה.
1. תתארגן. שיחת ועידה
אין דבר גרוע יותר משיחת ועידה שאין לה מטרה ברורה. כדי להפוך את הכנס שלך לאפקטיבי, עליך לארגן את הזמן שלך מראש. זה אומר שאתה צריך לקבל את כל מה שאתה צריך, כולל סדר יום, הערות ורשימת משימות ברורה. כדי להרשים באמת, שלח סדר יום לשיחה לפני תחילתה כדי שכולם יוכלו להיות באותו עמוד ולדעת בדיוק למה לצפות. שמירה על סדר היא הדרך היחידה שבה אתה יכול להיות בטוח שלא תבזבז זמן, כולל שלך.
2. דע את השירות שלך. שיחת ועידה
הקדישו תמיד את הזמן כדי להכיר את מערכת הטלפון העסקית ו/או שירות שיחות הועידה בה אתם משתמשים לפני שהשיחה מתרחשת בפועל. לכל שירות יש תכונות ייחודיות משלו, כך שידע איך הכל עובד יכול להבטיח שהשיחה תעבור בצורה חלקה. הבנת השירות שבו אתה משתמש היא גם הדרך הטובה ביותר לעזור למבקרים אחרים לנווט בו. במקום פשוט לשלוח אותם לדף השאלות הנפוצות של השירות, אתה יכול לענות על שאלותיהם בעצמך.
אסטרטגיית צמיחה עסקית. הכי טוב
3. יצירת אינטראקציה. שיחת ועידה
שיחות הועידה הטובות ביותר מאפשרות לכל משתתף להשתתף. אם כל מה שאתה עושה זה לדבר, אז אנשים יתהו מדוע לא פשוט שלחת פתק קולי. תמיד אפשר זמן לשאלות ולמשוב במהלך השיחה כדי שכולם ירגישו שיש להם הזדמנות להשתתף. זה יבטיח שכולם ישימו לב ויבטיח שכל מה שהיה צריך להיפתר במהלך השיחה אכן נפתר. בהתאם לסוג שירות ועידות שבו אתה משתמש (ראה את הרשימה שלנו של חמשת השירותים החינמיים המובילים למטה), יהיו דרכים ייחודיות אחרות לעודד השתתפות, כולל יצירת סקרים ועריכת מדור שאלות ותשובות אינטראקטיביות. אם אתה מתכנן להשתמש באחד מהשירותים הנוספים הללו, ודא שאתה והחברים שלך מכירים את אופן הפעולה שלו מראש.
4. צמצמו למינימום הסחות דעת. שיחת ועידה
בעוד שאחד היתרונות של שיחת ועידה הוא היכולת להצטרף מכל מקום, חשוב שתנסה למזער הסחות דעת לכולם, במיוחד אם אתה המארח. במידת האפשר, הימנעו מלהתקשר ממקומות ציבוריים רועשים או, אם מדובר בשיחת וידאו, צפופים. למרות שלפעמים זה בלתי נמנע, הסחות הדעת מסוג זה יכולות להיות מעצבנות ואף עלולות למנוע ממך ומהאורחים שלך לדון בכל מה שצריך לטפל בו במהלך השיחה.
5. עמדו בזמן. שיחת ועידה
אחת הדרכים הגרועות ביותר להתחיל שיחת ועידה היא לאחר. אפילו חמש דקות לאחר הזמן המתוכנן יכולות לגרום למבקרים שלך להיות עצבניים ולתת את הרושם שאתה לא להעריך אותם זְמַן. התקשרות מוקדמת גם תגרום למשתתפים שלך להרגיש שאתה מוכן ומוכן. בנוסף, זה עוזר לאורחים שלך להימנע מאותה הודעת "אתה כאן ראשון" המביכה, שעלולה להפוך אותם למקום השני אם יש להם את פרטי השיחה הנכונים.
6. הכן עזרים ויזואליים
לא כל שיחות הועידה זקוקות לעזרה של עזרים חזותיים. אבל עבור חלקם, הם למעשה משפרים את השיחה. לאחר שיצרת את סדר היום שלך לשיחה, סקור את ההערות שלך וקבע אם אתה צריך חזותיים. אם כן, קחו את הזמן להכין תמיכות חזותיות והקפידו ליידע את האורחים שלכם שזו תהיה ועידת וידאו. אם אתה מצפה שהאורחים שלך ישתפו גם את הסרטון, הודע להם כדי שיוכלו להתכונן. אין דבר גרוע יותר עבור האורחים שלך מאשר להתבקש להצטרף באמצעות וידאו כאשר הם מצפים לשיחה קולית בלבד.
7. עקוב אחר תוכנית המשחק. שיחת ועידה
למרות שאתה עשוי להשקיע זמן רב בהכנות לשיחה, זה לא מבטיח שבאמת תמשיך בסדר היום שלך. זכור מה אתה רוצה להשיג בשיחה ועשה כמיטב יכולתך כדי להיות יעיל ככל האפשר כאשר אתה מסמן כל תיבה. אם אתה מעודד אחרים להשתתף בתחרות, אתה צריך גם להיות המארח כדי לוודא שאף אחד אחר לא עושה מונופול או פשוט מבזבז זמן. זכור: כולם, כולל אתה, עסוקים. ככל שהשיחה שלך תימשך זמן רב יותר, וככל שהיא יותר מחוץ לנושא, כך פחות אנשים יזכרו - ופחות יתרגשו לקראת השיחה הבאה.
8. כמה שיותר קצר יותר טוב. שיחת ועידה
כאשר יש ספק, תמיד שגה בצד של שיחות ועידה קצרות יותר. אמנם כולם יתלוננו על שיחות ועידה בנות שלושים דקות שנמשכות שעה, אבל מעטים מאוד יתעצבנו כשמדובר בעצם בעשרים דקות בלבד. פקח עין על השעון לאורך כל השיחה כדי שתוכל לעשות כמיטב יכולתך להוציא את המשתתפים בזמן - או מוקדם. אין דבר שעובדים מעריכים יותר מפגישות שלא לוקחות זמן מהלוח הזמנים העמוס שלהם.
9. ספק הערות
אם אתה יודע שיחת הועידה שלך תהיה ארוכה או אם יש כמה נושאים חשובים שאנשים צריכים לזכור, אז חשוב לרשום הערות עבור האורחים שלך לאחר (או לפני) השיחה. הערות אלו יבטיחו שכל השאלות, ההערות והרעיונות החשובים ביותר שלכם ייזכרו, כמו גם אם האורחים שלכם ינקטו פעולה כלשהי, ויזכירו להם מה הם צריכים לעשות ומתי.
10. הקלט את השיחה. שיחת ועידה
הקפד להקליט את שיחת הועידה שלך כך שאם מישהו יחמיץ אותה, תהיה לו הזדמנות לצפות בה. הקלטת השיחה גם תעזור לך ללמוד מה אתה יכול לעשות טוב יותר בפעם הבאה, כמו להאט את השיחה, לשפר את העזרים החזותיים שבהם אתה משתמש או להתמקד בסדר היום. בנוסף להערות, שיתוף שיחות זה טוב דרך למשתתפים לחזור ולשנות לפי הצורך.
5 שיחות ועידה בחינם.
אמנם יש הרבה שירותי ועידה בתשלום שהם נהדרים, אבל יש גם הרבה שירותים בחינם שיכולים להתחרות בקלות. הנה רשימה של חמשת שירותי שיחות הועידה המועדפים עלינו ומדוע...
1. Hangouts של גוגל
אנחנו אוהבים את איכות הווידאו והשמע Hangouts Google , שלא לדבר על כמה זה מוכר למשתמשים רבים. מכיוון שכל מה שאתה צריך זה חשבון Google כדי להצטרף, השימוש ב-Hangouts פירושו לעתים קרובות שהמבקרים שלך לא צריכים לדאוג לגבי הגדרה או כניסה לחשבון אחר שאינו מוכר. Hangouts משתלב גם עם אפליקציות כמו Google Docs, כלומר קל לשתף מידע במהירות.
2. ועידת אובר
בדיוק כמו Google Hangouts, ועידת אובר מאפשר לך לשתף קבצים מ-Google Drive במהלך שיחה. זה גם משתלב עם Dropbox ו-Evernote ומקל על שיתוף מסכים. אחת התכונות הטובות ביותר של Uberconference היא בקרות האודיו שלה, שעוזרות למזער רעשי סביבה אם אתה מוצא את עצמך במשרד עמוס או בבית קפה פופולרי.
3. זום
תקריב, אחד השירותים היותר פופולריים ברשימה זו, זוהי אפשרות נהדרת לשיחות ועידה בטלפון בחינם לעסקים, במיוחד אם הם מסתמכים במידה רבה על שיחות ועידה בווידאו. האפליקציה קלה להורדה ולגישה, ומאפשרת לך לבצע שיחות עתידיות במהירות לכל מי שבצוות שלך.
4. ועידה חופשית
אם יש לך לקוחות או חברי צוות שיצטרפו בעולם, אז ועידה חופשית היא אחת האפשרויות החכמות ביותר מכיוון שהיא חינמית. אתה יכול להשתמש ב- FreeConference בטלפון ובאינטרנט עם גישה לתכונות שיתוף מסך וצ'אט נוחות.
5. Samepage
בתור תוכנת שיתוף פעולה מקיפה הכל באחד, אותו עמוד מאפשר לך לעשות דברים כמו לתקשר באמצעות טקסטים בכמות גדולה, לשתף קבצים ואפילו סקרים בתוך הקבוצה שלך. למרות ש-Samepage מציע שירות בחינם, הוא מציע גם אפשרויות בתשלום עבור תכונות נוספות כגון פקודות פרטיות ואחסון מורחב.
השלמה
על ידי אופטימיזציה של אסטרטגיית הוועידה והביצועים שלך על ידי שימוש בשירות הוועידה המתאים לעסק שלך, שיתוף פעולה ב הצוות יכול להיות יעיל יותר, מאי פעם. בין אם אתה עובד בעסק לבנים ומרגמה או מקוון, אתה יכול להתחיל לנהל שיחות ועידה טובות יותר שמבזבזות פחות זמן ולבצע יותר עבודה על ידי ביצוע העצות האלה.
השאירו תגובה