ניהול זמן ושיפור פרודוקטיביות

ניהול זמן ופרודוקטיביות הם טכניקות ואסטרטגיות שעוזרות לך לנצל את הזמן שלך ביעילות כדי להשיג את המטרות שלך, לשפר את הביצועים שלך ולהשלים משימות בצורה יעילה יותר. מושגים אלה קשורים קשר הדוק וממלאים תפקיד חשוב בניהול הפרודוקטיביות וההצלחה שלך בחייך המקצועיים והאישיים כאחד. האם זו הסביבה, או שאנחנו פשוט מנהלים לא נכון את הזמן שלנו? ניהול זמן יכול להוות אתגר גדול עבור כל מייסד עסוק, במיוחד כאשר הגבול בין זמן העבודה לחיי הבית הולך ומיטשטש (או נעלמים). עם זאת, עם הכלים והטקטיקות הנכונות, אתה יכול להתגבר על האתגר הזה ולהיות פרודוקטיבי מתמיד, אפילו בתקופות הכי כאוטיות בהיסטוריה המודרנית.

Google Workspace לפיתוח תוכן שיווקי.

1. אל תעשה ריבוי משימות. ניהול זמן.

האם אי פעם הרגשת תשישות פיזית ונפשית בסוף יום העבודה, אבל לא באמת הצלחת לעבוד? אם אי פעם התלוננת שאין לך מספיק זמן במהלך היום, רוב הסיכויים שניסית לבצע ריבוי משימות. כשאתה חושב שאתה מבצע ריבוי משימות, אתה למעשה רק מקצר את תרשים העוגה של כל משימה וגונב מעצמך שעות. יש לך רק כמות סופית מסוימת של אנרגיה ביום נתון, ואם אתה אחד מאותם יזמים שרוצים לתת 100% לכל מה שאתה עושה, המתמטיקה פשוט לא מסתדרת. במציאות, בסופו של דבר אתה מקדיש 10% כאן, 20% שם, 5% לתריסר משימות אחרות, ואז עוד 10% מתשומת הלב שלך מוקדש לזרם האינסופי של התראות והודעות. רשתות חברתיות.

זה מביא לעלויות מעבר גבוהות, שלוקחות יותר זמן ממה שאתה חושב. נניח שבדקת את ההתראות שלך בפייסבוק ארבע פעמים. זה אבד עד שעה שלמה. האם אתה בודק בתיבת הדואר הנכנס שלך או Slack בכל פעם שהעיגול האדום הקטן מופיע? אתה מבזבז יותר זמן ממה שאתה באמת עובד.

יתרה מכך, איכות העבודה יורדת והמועדים מתעכבים. זה ייראה כאילו לוקח לך יותר ויותר זמן לבצע דברים - כי זה כך. ומכיוון שכבר העברתם את כל היום במעבר בין משימות, המיכל שלכם יתרוקן עד הערב. ניהול זמן

2. במקום משימה אחת

מתי בפעם האחרונה התמקדת רק בדבר אחד במשך 30 דקות? או אפילו 10 דקות? בלי להסתכל על התראות או מיילים?

לא משנה על מה אתה עובד, כבה את כל הסחות הדעת והתמקד בדבר אחד לפרק זמן מסוים. במידת הצורך, הגדר טיימר. הגדר את היומן שלך ל'נא לא להפריע' (נא לא להפריע). בהגדרות Slack, בחר השהה התראות. סגור את כל 27 לשוניות הדפדפן הפתוחות או פשוט לחץ על חלון חדש. השמע את המוזיקה המרגיעה האהובה עליך ללא מילים כדי לשקוע באווירה. ופשוט... תתחיל לעשות את זה.

3. הציבו לעצמכם גבולות מלאכותיים. ניהול זמן.

אחת הדרכים החזקות ביותר להגביר את הפרודוקטיביות שלך ולשפר את ניהול הזמן היא להציב גבולות מלאכותיים. מה זה אומר? מועדים מזויפים. הצבת גבולות מלאכותיים מונעת ממך ליפול למלכודת החוק פרקינסון , הקובע כי "העבודה מתרחבת כדי למלא את הזמן הפנוי להשלמתה". בטח ראית את זה בעבר. למישהו בצוות שלך יש שלוש משימות ושמונה שעות יום עבודה עבורם ביצוע, והם מצליחים למתוח את המשימות הללו מ-9 בבוקר עד 5:90. כשיודעים ממקור ראשון ששלושת המשימות הללו היו אמורות לקחת מקסימום XNUMX דקות.

מה אם היה להם רק יום עבודה של 90 דקות לעשות את זה? אני מהמר של טסלה סייברטרוק שהעבודה עדיין תבוצע. עבודה מהבית שנגרמה על ידי מגיפת COVID-19 הקלה עוד יותר על נפילת חוק הפרקינסון. ללא זמן נסיעה וללא מגשי יום עבודה שיאלצו אותך להירגע נפשית ולחזור הביתה, אתה באמת יכול לגרור דברים החוצה.

הישאר פרודוקטיבי.

הדרך הטובה ביותר לשבור את חוק פרקינסון ולהישאר פרודוקטיבי כיום היא לקבוע מועדים מלאכותיים. צור מגבלת זמן להשלמת משימה זו - אפילו הגדר לעצמך טיימר. אחד מחברי הצוות של המייסד היה ידוע גם כמי שעוקב אחר טכניקה זו, תוך שימוש בסביבתו כמגבלות זמן מובנות. כשהוא נוסע לצילומים (כשאנשים יכלו לעשות דברים כאלה), הוא היה קונה רק 30 דקות או 60 דקות של Wi-Fi במטוס. לאחר מכן הוא אתגר את עצמו לבצע כמה שיותר עבודה ב-30 או 60 הדקות הללו, והוא לא יעדכן את האינטרנט לאחר שהטיימר יפוג.

כל דבר שקורה לאחר כיבוי ה-Wi-Fi אמור לקרות במצב לא מקוון בשולחן העבודה. זה יאפשר לך להתמקד במשימה שלפניך ולא להיות מוסחת על ידי כרטיסיות שונות, התראות ומיילים. תופתעו כמה תוכלו להספיק אם תציבו גבולות פיקטיביים ותיצור מיני ספרינט.

4. השתמשו בטכניקת פומודורו. ניהול זמן

טכניקת Pomodoro היא טכניקת ניהול זמן ספציפית מסוף שנות ה-1980 המשתמשת בטיימר כדי לפרק עבודה למיני ספרינטים קטנים והיפר פרודוקטיביים. בדרך כלל מדובר במרווחים של 25 דקות המופרדים בהפסקות קצרות.

LifeHacker מתאר הוראות שלב אחר שלב לשימוש יעיל בטכניקת פומודורו:

1. בחר את המשימה להשלמת
2. הגדר את הפומודורו ל-25 דקות (הפומודורו הוא טיימר)
3. עבדו על המשימה עד שהפומודורו מצלצל, ואז הנח את הצ'ק על פיסת הנייר שלך.
4. קח הפסקה קצרה (5 דקות זה בסדר)
5. כל 4 פומודורו קחו הפסקה ארוכה יותר

אתה יכול אפילו להשתמש בכלים מקוונים כמו טיימר עגבניות או מגוון אפליקציות כדי להפוך את הטקטיקה הזו לקלה עוד יותר. ניהול זמן

5. נסה את אפקט Zeigarnik. 

ישנה תיאוריה פסיכולוגית לפיה קל יותר לזכור פעילויות מופרעות ולחזור אליהן. זה נקרא אפקט זייגרניק. מאמינים שסביר יותר שתזכור משימה לא גמורה מאשר משימה שהושלמה. הפסיכולוגית הליטאית בלומה זייגרניק גילתה את ההשפעה הזו על ידי התבוננות בהתנהגות המלצרים בבית קפה. לפי המחקר, המלצרים נטו יותר לזכור פרטים של כרטיסיות פתוחות מאשר לקוחות שכבר קיבלו תשלום.

איך אתה יכול להשתמש באפקט זייגרניק כדי לשפר את פרודוקטיביות היזמים? ובכן, אם אתם נאבקים לפתור משימה נתונה או מוצאים את עצמכם מתמהמהים עם בעיה מסוימת, קחו הפסקה. התרחק ממנו לחמש דקות. אז תחזור לזה. יכול להיות שפשוט תתרעננו ותוכלו לעבוד על זה בצורה יעילה יותר, עכשיו אחרי שהשארתם את הכרטיס פתוח וקיבלתם את ההזדמנות לחשוב עליו בתת מודע וללא לחץ.

6. מצא את Six Pack שלך . ניהול זמן.

לא, אנחנו לא מדברים על לשבת ולהירגע. "Six-Pack" הוא כינוי תעופתי ללוח המחוונים המכיל את מכשירי הטיסה העיקריים בתא הטייס של כלי טיס. למרות שיש מיליון דברים שניתן לתפעל בו זמנית במהלך הטיסה, בדרך כלל ישנם שישה מכשירים המספקים את הנתונים החשובים ביותר (מהירות אוויר, מד גובה וכו'). הטייס יכול להתמקד בששת המכשירים האלה כדי שהכל יפעל בצורה חלקה. ארי מייזל הוא גם טייס מאומן. הוא מייעץ לך לחשוב על העסק שלך כמו מטוס כשזה מגיע להתמקדות. "כמייסד, אתה צריך לנסות למצוא את הגרסה שלך של Six-Pack. שלא משנה מה יקרה, תתמקדו בקידום העסק שלכם, אפילו אחוז אחד".

מהי ה-Six Pack שלך בעסק שלך? זה המקום שבו אתה צריך לבזבז את האנרגיה שלך. לכל דבר אחר שלא תורם להשגת המטרה או ה-KPI הזה, פשוט הסר את הסחות הדעת.

7. שים את הטלפון שלך בחדר אחר. 

אולי תשכנעו את עצמכם שאין לכם התמכרות לסמארטפון, אבל בואו נהיה כנים - לכל יזם יש. הכלי הקטן הזה הוא בפוטנציה אחד הכלים החזקים ביותר לניהול עסק מקוון שהיה קיים אי פעם. מילת מפתח: פוטנציאל. למעשה, התמכרות לסמארטפונים היא מטרד ופוגע בתפוקה. אפילו בדיקת הטלפון שלך למשך שתי שניות ועיבוד התראה חדשה עשויה להימשך עד 23 דקות כדי להחזיר את תשומת הלב שלך.

דרך בטוחה להיפטר מהסחת הדעת המתמדת הזו היא להשאיר את הטלפון החכם בחדר אחר. נסה זאת לכמה שעות כשתתחיל לעבוד מחר. עד שעת הצהריים, תופתעו לטובה עד כמה אתם מרגישים ממוקדים ומוצלחים.

8. מאסטר בתקשורת אסינכרונית. ניהול זמן

תקשורת אסינכרונית (או בקיצור "אסינכרונית") היא התנהגות פרודוקטיבית לא מוערכת מאוד שיכולה לחולל מהפכה בדרך שבה אתה מנהל את העסק שלך. זה אומר לתקשר עם הצוות שלך לא בזמן אמת, אלא על ידי "העברת הכדור קדימה ואחורה".

הבלוג של Doist מסכם את זה בצורה הטובה ביותר: "בפשטות, תקשורת אסינכרונית היא כאשר אתה שולח הודעה מבלי לצפות לתגובה מיידית."

• דוגמה אסינכרונית 1: אתה שולח למישהו אימייל. הם מגיבים למחרת כשהם יכולים להתמודד בצורה הטובה ביותר עם המשימה.
• דוגמה אסינכרונית 2: אתה שולח תדרוך וידאו של נול לחבר צוות באזור זמן אחר במהלך שעות השינה שלו. כשהם מתעוררים ומתחילים לעבוד, הם מסתכלים על הנול ומתחילים לעבוד על הפרויקט - מעירים על כל שאלה. לאחר מכן תוכל להתחיל לענות על שאלותיהם באופן אסינכרוני בהזדמנות המוקדמת ביותר.

כמובן, ישנם כמה סוגי תקשורת שעדיין צריכים להיות סינכרוניים (המכונה גם "סינכרון") - כאשר האדם איתו אתה מדבר מגיב מיד בזמן אמת. אנשים רבים עדיין מאמינים ששיתוף פעולה יצירתי ופתרון בעיות עדיין נעשים בצורה הטובה ביותר "באותו חדר". עם זאת, כעת, כשבמקומות רבים ברחבי העולם אנחנו ממש לא יכולים להיות באותו חדר בגלל הסגר וריחוק חברתי, יזמים רבים נאלצים לחשוב מחדש על אסטרטגיות התקשורת שלהם.

• דוגמה לסנכרון 1: פגישה חיה באותו חדר (או כלי ועידת וידאו).
• דוגמה לסנכרון 2: שיחה בזמן אמת בצ'אט Slack.

חשוב לחשוב אילו תקשורת ביום העבודה שלך עשויה להפוך לא-סינכרונית ולבטל את הפגישות מהלוח השנה שלך. ותכננו תקשורת סינכרונית רק כאשר יש צורך מוחלט.

בכל פעם שפגישת יומן Google מבוטלת ומוחלפת בהודעה אסינכרונית או סרטון נול של 5 דקות, מלאך זוכה בכנפיים.

9. הימנע מעייפות החלטות

למעשה, ויתור מוחלט על החלטות יחזיר לך המון כוח נפשי. ג'ק דורסי, מייסד שותף של טוויטר וסקוור, ברור שלא אוהב לקבל החלטות ולעתים קרובות נותן לצוות שלו לקבל החלטות מפתח בלעדיו. "עובד לשעבר בכיכר אמר שדורסי 'חשב שהפגישה האידיאלית היא כזו שבה הוא לא צריך להגיד כלום'". כיזם, אתה כנראה מקבל החלטות כל היום. ובזמן שאתה מתמודד עם בעיה חשובה באמת, כבר בזבזת את כל האנרגיה שלך בקבלת ההחלטות על משימות קטנות והחלטות לא חשובות.

עייפות החלטות היא אמיתית. זה יכול להרגיש כאילו בסופו של יום אין יותר דלק במיכל הנפשי שלך, והמוח שלך מתאמץ אפילו מהמחשבה על עוד משהו שאתה אחראי עליו. נסו לקבל פחות החלטות והשאירו את הצוות שלכם (במיוחד אלו שמתכוננים לתפקידי מנהיגות) אחראים לקבלת יותר מההחלטות הללו. אתה עשוי לשאול, "אבל איך אני יכול לסמוך על אנשים שיחליטו החלטות טובות בלעדיי?"

10. סווגו החלטות כהפיכות או בלתי הפיכות. ניהול זמן

אם אתה בהחלט חייב לקבל החלטה בעצמך, תחשוב על כמה חשובה ההחלטה הזו להוציא אנרגיה נפשית. בהחלט ייתכן שרוב ההחלטות ביום נתון יכולות להתקבל במהירות תוך מספר שניות ללא כל סיכון. במילים אחרות, כנראה שדאגת יותר מדי בקשר לזה. Farnam Street בוחן את העיקרון הזה של החלטות הפיכות ובלתי הפיכות על ידי הצגת רשת של איך אתה צריך לחשוב על כל החלטה.

אם הפתרון הוא הָפִיך - למשל, הודעה ב רשת חברתית, שתוכלו למחוק במהירות ובקלות, או טיוטה של ​​מאמר בבלוג שתמיד תוכלו לערוך, כדאי להשקיע מינימום זמן במחשבה על כך. פשוט "תזוז מהר ותשבור דברים" ותחסוך לעצמך את הלחץ הנפשי של דאגה לגבי משהו שניתן לתקן בקלות.

אם הפתרון באופן בלתי הפיך - למשל, שליחת אימייל ל-2 מיליון מנויים - אולי תרצה לבזבז חלק מהאנרגיה שלך כדי לוודא שזה נכון. יתר על כן, אם הפתרון הוא בלתי הפיך ועקבי - כמו חתימה על חוזה גדול או חוזה שכירות לחמש שנים למשרד - בהחלט תרצו להקדיש לזה זמן.

ג'ף בזוס מעמיק בגישה זו לקבלת החלטות באחד ממכתביו לבעלי המניות:

"יש החלטות שהן תוצאתיות ובלתי הפיכות או כמעט בלתי הפיכות - הן דלתות חד-כיווניות - והחלטות אלו חייבות להיעשות באופן שיטתי, בזהירות, לאט, עם הרבה מחשבה והתייעצות. אם אתה הולך ואינך אוהב את מה שאתה רואה בצד השני, לא תוכל לחזור למקום שהיית קודם. אנחנו יכולים לקרוא להחלטות האלה סוג 1. אבל רוב ההחלטות אינן כאלה - הן ניתנות לשינוי, הפיכות - הן דלתות דו-כיווניות". 

לדברי בזוס, סוג שני זה של החלטות "יכול וצריך להיעשות במהירות". נסה לחשוב על ההחלטות שלך בדרך זו וראה באיזו מהירות אתה יכול לקבל החלטות הפיכות.

11. לוח שנה משלו

כריס דיקסון, שותף ומשקיע ב-a16z, אמר פעם, "תיבת הדואר הנכנס שלך היא רשימת המטלות של אנשים אחרים." יותר מדי אנשים מגיבים ולא פרואקטיביים עם חשבון G-Suite שלהם. הגיע הזמן לקחת שליטה. אמור "לא" להזמנה הבאה ביומן. דחה הודעות דוא"ל לא חשובות למועד מאוחר יותר כדי שתוכל לטפל בהן בצורה טובה יותר. השתמש ב-"3 Ds" כדי להגיע לתיבת הדואר הנכנס אפס, והרחיק את יומן Google שלך ​​מפגישות מיותרות שאינך צריך להשתתף בהן. הטיפ הזה הוא מאוד פשוט, אבל בכל זאת חשוב. נהל את לוח השנה שלך ואת הזמן שלך. זה שייך לך ולא לאף אחד אחר.