מטריצת ניהול הזמן של Covey היא כלי לארגון סדרי עדיפויות וניהול יעיל של זמן, שפותחה על ידי Stephen R. Covey, מחבר הספר The 7 Habits of Highly Effective People. מטריצה זו עוזרת לאנשים לסווג את המשימות והפעילויות שלהם לפי חשיבותם ודחיפותן, ומאפשרת להם להקצות טוב יותר את המאמצים והמשאבים שלהם.
מטריקס לניהול זמן
סטיבן ר. קונווי הציע את הרעיון או הקונספט של מטריצת ניהול זמן, וסווג משימות לארבעה רבעים שונים.
- דחוף וחשוב
- לא דחוף אבל חשוב
- דחוף, אבל לא חשוב
- לא דחוף ולא חשוב
בעקבות המטריצה ניתן לחלק כל עבודה בעולם לפי מידת הרלוונטיות והחשיבות שלה. בואו נצלול ישר לתוך ארבעת הרביעים האלה.
ארבעה רבעים של מטריצת ניהול זמן
Q1 - דחוף וחשוב. מטריקס לניהול זמן
מעט דברים בעולם יכולים לקרות פתאום, כמו תקריות קריטיות, תאונות, תרחישים לא רצויים יותר וכו'. כל הדברים האלה הם חזקים ויכולים להגיע לכל אחד בכל נקודת זמן. זאת ועוד, במקרה שהפרויקט ייצא לפועל בימים הקרובים, פרויקט זה אמור להשפיע על מיצובו בחברה.
אז תרחיש זה יכול בקלות להיחשב קריטי עבור האדם הזה. כל התרחישים הללו זמינים לאדם, והוא יכול לתמרן בקלות את התוצאה, שכן העבודה והפעולה נמצאים בשליטתו. עדיפות גבוהה מכוונת לפתרון בעיות קריטיות, שכן התוצאה היא מיידית. כאדם מנוסה, אתה יכול להשפיע על התוצאה על ידי הצבת הסיכויים לטובתך. המשמעות היא שתעדוף עבודה קריטית ודחופה מקנה לך יתרון. אנשים יעילים במיוחד עושים תמיד את הבחירות הנכונות לגבי הדחיפות והחשיבות של המשימות העומדות על הפרק.
דוגמה למטריצת רבוע 1 דחוף וחשוב
חלק מהמשימות הדחופות, מקרי החירום והבעיות הקריטיות. הם חלקים מהמטריצה הזו. עבודה על פרויקט שייערך למחרת היא דוגמה למשימות כה חשובות ודחופות הקשורות לרביע 1.
שאלה 2 - חשוב, אך לא דחוף. מטריקס לניהול זמן
תכנון וניהול זמן הם שני התחומים העיקריים ברביע זה. ברביע זה, משימות בדרך כלל רגישות לזמן, אך חסרות חשיבות ומרכיב קריטי בתוכם. פחות או יותר, לכל המשימות ברביע הזה יש מועדים שיש לעמוד בהם. יתרה מכך, המועד האחרון יכול להיות בימים או חודשים. סעיף זה עוסק גם בתכנון קפדני, שבו עלינו להשקיע מאמץ רב בהשלמת המשימה לפני שהיא הופכת דחופה. התמקדות ברביע הזה יכולה להבטיח שנמנע מלחץ עבודה עלוב ונהיה יעילים יותר בביצוע העבודה.
עדכוני תיעוד, לוחות זמנים לתחזוקה, הדרכת צוות והערכה הם חלק מהפעילויות שנכללות ברביע השני. עבודה מסוג זה תספק את התשואה הגדולה ביותר בטווח הארוך, אך לא תהיה דחופה עד כדי כך שצריך להשלים אותה במסגרת זמן נתונה.
דוגמה לרביע חשוב אך לא דחוף 2. מטריצת ניהול זמן
פרויקטים ארוכי טווח ויעדים ארגוניים הם חלק ממטריצת ניהול זמן זו. תכנון ופיתוח אסטרטגיות לפרויקט ארוך טווח – דוגמאות מרכזיות רביע 2.
שאלה 3 - לא חשוב, אבל דחוף
הרביע השלישי נקרא גם רביע "הטעיה". כל עבודה במשרד או במפעל קשורה זו בזו עד שכל המחלקות פועלות יחד כאחת, העבודה לא הושלמה. כמו כן, עבודה אישית ועבודה מקצועית עלולות לעיתים להתנגש זו בזו. לדוגמה, שיחת טלפון מהבית עשויה להימשך שלושים דקות פלוס עקב דחיפות. אבל יחד עם זאת, זה אולי לא כל כך חשוב בהשוואה למועד הפרויקט, שדורש התייחסות מיידית. זה קורה הרבה במפעל כי לפעמים מכונה פגומה זקוקה לטיפול. הטעות של הקצאת מספר אנשים במקום אחד עלולה לבזבז את הזמן והמשאבים של הארגון.
עמוד מחירים. איך ליצור אחד גדול?
דוגמה לרביע לא חשוב אך דחוף 3
הסחות דעת והפסקות, עבודה מינימלית "עסוקה" הם חלקים ממטריצת הרבעון השלישי. מעקב אחר זמן, תשובות ל מיילים ושיחות טלפון וכו' הן דוגמאות לרביע 3.
שאלה 4 - לא חשוב ולא דחוף. מטריקס לניהול זמן
ההרגל לדאוג לדברים בלתי נשלטים, לחשוב על האינדיקטורים הלא נכונים יכולים להיות אלמנטים שמפריעים לתוצאות יעילות. הרביע הזה עוסק בעדיפות המינימלית של העבודה; זה לא חשוב ולא הכרחי. למשל, ביצוע סידורים קטנים, ביצוע עבודות בית בשעות העבודה. זה יכול להיות גם צפייה רשתות חברתיות ואתרי קניות שלא יועילו בטווח הארוך. כך, זו הופכת למשימה מאתגרת לנהל סדרי עדיפויות בקנה מידה מנמוך לגבוה. משימות אלו חייבות להתבצע בלוח זמנים גמיש כאשר עומס העבודה מינימלי. זה מבטיח שהתוצאות לא ייפגעו.
דוגמה לרביע 4. מטריצת ניהול זמן
זוטות ובזבוז זמן, שיחות לא רשמיות הן חלק מהרבע הרביעי. גלישה באינטרנט ללא מטרה, גלישה רשתות חברתיות - דוגמאות מהרבעון הרביעי.
סיכום!
אין שרביט קסמים שעוזר לאדם לתעדף משימות. לפיכך, עבור עבודה פרודוקטיבית והבטחת ניצול מיטבי של משאבים, מטריקס ניהול זמן שימושי מאוד. אי אפשר לשלוט בהם בן לילה. במקום זאת, אתה צריך לעשות צעדים קטנים בכיוון הנכון. יום אחד, הפרודוקטיביות בהחלט תגדל והסטנדרטים המוסריים בעבודה יעלו. בסך הכל, בעזרת מטריצת ניהול זמן תוכלו לדעת האם הזמן שהשקעתם היה שווה את זה או שבזבזתם אותו. מטריקס לניהול זמן
השאירו תגובה