אחריות היא העיקרון שאדם הנתון לו כספים או אחריות מסוימים נדרש לספק דין וחשבון על השימוש בכספים אלה או על ביצוע האחריות שהוקצתה. עיקרון זה נמצא בשימוש נרחב בניהול, חשבונאות, מינהל ציבורי ותחומים נוספים.
היבטים מרכזיים של אחריותיות כוללים:
- אחריות על מתקנים או משימות: מי שעליו מופקדים הכספים מחויב להשתמש בהם תוך התחשבות במטרות ובכללים שנקבעו.
- מתן דוחות: האחראי חייב לספק דוחות על הוצאות הכספים או ביצוע התפקידים שהוטלו עליו. דוחות אלו כוללים בדרך כלל פרטים על הוצאות, תוצאות שהושגו ומידע קשור אחר.
- שקיפות וכנות: הדוחות חייבים להיות שקופים וישרים כדי לספק תמונה ברורה של השימוש בכספים או השלמת המשימות.
- חוקים ותקנות: אחריות נשלטת בדרך כלל על ידי כללים ותקנות מסוימים, אשר עשויים להשתנות בהתאם לענף ולהקשר.
דוגמאות לשימוש בעקרון האחריות:
- חשבונאות: על העובדים האחראים על השימוש בתקציב החברה לספק דיווחים על הוצאות ותוצאות כספיות.
- מנהל ציבורי: פקידי ממשל המטפלים בכספי ציבור חייבים לספק דיווחים על השימוש בכספים אלה כדי להבטיח שקיפות ואחריות.
- ניהול פרוייקט: חברי צוות הפרויקט יכולים לתת דין וחשבון למנהל הפרויקט על ידי מתן דוחות שוטפים על התקדמות המשימות.
עקרון האחריות מקדם ניהול יעיל והוגן של משאבים ומשימות, מבטיח בקרה על השימוש בכספים ומסייע בהשגת יעדים ארגון או פרויקט.
הֲבָנָה. אחריות
אחריות משולה בדרך כלל לאשמה, אחריות ואחריות על פעולות ביחס לאתיקה וממשל. המילה "אחריות" באה מהמילה הלטינית " ללוות" , שפירושו "לדווח". המילה הלטינית הזו, בתורה, באה מהמילה putare , שפירושו לספור. אחריות בלתי אפשרית ללא שימוש בשיטות סטנדרטיות חשבונאות. הרעיון של דיווח ושמירת תיעוד מתוארך לתרבויות עתיקות יותר כמו ישראל, בבל, יוון, מצרים העתיקה ורומא.
ללא אחריות, צוותים מצליחים לא יכולים לשגשג ולצמוח מכיוון שביצועים ואחריות הולכים יד ביד. אחריות נתפסת כמרכיב חיוני במקצועיות ומקושרת להיבטים אחרים כמו מוסר, חוקיות ואתיקה.
שיטות לשיפור תרבות אחריות
"יצירת תרבות של אחריות פירושה הכרה שבכל מקום שבו אתה נמצא בתרשים הארגוני, אתה מעודד אחרים לתת לך דין וחשבון."
ישנן אסטרטגיות וטכניקות מוכחות שונות המשמשות בדרך כלל כדי ליצור ולשפר תרבות של אחריות במקום העבודה והן כדלקמן:
1. הציבו ציפיות ברורות. אחריות
ספציפיות היא המפתח להצלחה. לדוגמא, מנהל המורה לפקודיו לבצע משימה נתונה בסטנדרטים הגבוהים ביותר ובזמן הקצר ביותר הוא מעורפל וגורם בהכרח לבלבול והפרעה. הספציפיות כאן מרמזת שהמנהל מעביר לפקודיו את המועד האחרון למשימה נתונה ומגדיר בבירור את הסטנדרטים שבהם האיכות של משימה נתונה חייבת לעמוד. הסיבה לכך היא שהמונחים "הסטנדרטים הגבוהים ביותר" ו"בהקדם האפשרי" הם סובייקטיביים ועשויים להתכוון לאנשים שונים.
2. ליצור ולשמור על אמון ובטיחות
בטיחות מתייחסת לבטיחות הפסיכולוגית של הצוות במקום העבודה. אבטחה זו היא קריטית לתקשורת. פחד בצוות או בעמיתים הוא סימן לכך שאנשים אלה עלולים להרגיש חוסר כבוד או מוזנח על מטרותיהם ורעיונותיהם.
כבוד הדדי ואמפתיה הם המפתח ליצירת ביטחון פסיכולוגי, שיכול ליצור תחושת אמון. מנהלים צריכים לזהות ולאבחן כל תחושת חוסר אמון או פחד מוקדם ככל האפשר, ולאחר מכן להביע כבוד ואמפתיה כדי ליצור סביבת עבודה בריאה יותר. הכרחי למצוא מכנה משותף ולשפר את המצב עבור כל האנשים במקום העבודה.
3. אחריות עצמית. אחריות
אסטרטגיה זו נחוצה כדי לשפר את האחריות במקום העבודה. כל אדם ב כוח העבודה, ללא קשר לתפקיד או מעמד, יכול להפיק תועלת מיוזמת אחריות עצמית. מושג זה של דיווח עצמי מכונה בדרך כלל "מוקד שליטה פנימי" בפסיכולוגיית האישיות.
אדם עם פנימיות מוקד שליטהסביר שיאמין שכל מה שקורה לו וסביבתו תלוי במידה זו או אחרת במעשיו, בטעויותיו ובהחלטותיו. לעומת זאת, אדם בעל מוקד שליטה חיצוני ירגיש ויאשים כוחות חיצוניים כמו מזל וגורמים חיצוניים באירועים שקורים לו.
מהי חידת האחריות?
נוצר על ידי הנרי אוונס, פאזל האחריות משמש לתמיכה בפעולה ודיאלוג אחראיים בסביבת העבודה. פאזל זה מורכב מארבעה חלקים, כלומר:
1. תאריך ושעה ספציפיים ובעלים אחד לכל משימה. אחריות
שני החלקים הראשונים של הפאזל קלים למדי להבנה. ראשית, הנרי אוונס קובע שהמנהל או המנכ"ל חייבים לציין בבירור את המשימה לגבי התאריך והשעה. שנית, יש להקצות כל משימה באופן אחיד לכל פרט, והמשימה צריכה להיות מוטלת רק על הפרט ולא על הצוות.
2. הסר פערים. אחריות
מנהלים ובעלי תפקידי מנהיגות יכולים וצריכים להשתמש במגוון כלים ואסטרטגיות כדי להבטיח שהציפיות שנקבעו למשימה יהיו ניתנות להשגה, מוכוונות תוצאות, אתיות, מפוקחות ומתועדות.
3. אחריות פתוחה של כל הצדדים
מנהלים כמו גם עובדים של הכפופים חייבים לתת דין וחשבון לפקודיהם ולעמיתיהם בהתאמה, שכן תקשורת דו-כיוונית ושקיפות מקדמים תחושת אמון, כנות ונאמנות בסביבת העבודה.
4. חלוקת אחריות. אחריות
כדי לפתח תרבות של אחריות, חשוב שלפחות שני אנשים יהיו מודעים למחויבות ספציפית. לכן, אם מנהיג יישא באחריות לעמידה בהתחייבויות מסוימות, יהיה זה חכם להפוך את הצוות שלך לשותפי האחריות שלו. כאשר חברים אחרים יודעים גם על המחויבות שלך, זה ישפר באופן אוטומטי את הביצועים האישיים והארגוניים כאחד.
תוצאות אחריות!
לסיכום, יישום תרבות של אחריות בארגון ממלא תפקיד קריטי בקיום דיוני ביצועים יעילים ובהשגת תוצאות טובות יותר.
מנהיגים או מנהלים חייבים לתת אחריות על אנשים בצורה בונה, תומכת ומעצימה מבלי ליצור לחץ או פחד. וכדי להבטיח זאת, עליהם לתקשר בצורה נכונה את מטרת המשימות ולהגדיר ציפיות ברורות.
עד כמה חשוב לך תפקיד האחריות בשיפור הביצועים האישיים והארגוניים כאחד?
שאלות נפוצות. אחריות.
-
מהי אחריות?
- דין וחשבון היא מערכת של חשבונאות ובקרת הוצאות שבה עובד מקבל מקדמה או כסף עבור הוצאות מסוימות ונדרש לספק דוח הוצאות עם מסמכים תומכים.
-
אילו סוגי הוצאות עשויים להיות כפופים לאחריות?
- ניתן לתת דין וחשבון על הוצאות שונות כמו הוצאות נסיעה (טיסות, לינה, ארוחות), הוצאות חומרי משרד, מקדמות וכו'.
-
אילו מסמכים נדרשים בדרך כלל לצורך אחריות?
- המסמכים כוללים קבלות, חשבוניות, כרטיסים ומסמכים תומכים אחרים המעידים על העובדה והערך של ההוצאות שהוצאו.
-
כיצד משפיע תהליך האחריות על העסק?
- תהליך האחריות מסייע במניעת הוצאות מיותרות, מבטיח שקיפות פיננסית ומאפשר עסקים בצורה יעילה לנהל את המשאבים שלך.
-
אילו יתרונות מספקת מערכת אחריות לחברה?
- היתרונות כוללים בקרה יעילה יותר הוצאות, מזעור הסיכון להונאות, הגברת השקיפות הפיננסית והיכולת לשפר את תכנון התקציב.
-
מה עשויים להיות החסרונות של מערכת אחריות?
- החסרונות כוללים עיכובים אפשריים בקבלת דוחות, קושי בניהול כמויות גדולות של ניירת ואי נוחות לעובדים הקשורים בהכנת דוחות.
-
אילו כלים טכנולוגיים יכולים לסייע בניהול אחריות?
- קיימות תוכניות ואפליקציות רבות לניהול אחריות, כולל מערכות חשבונאות הוצאות ארגוניות, אפליקציות לאיסוף קבלות ניידות וכלי אוטומציה אחרים.
-
כיצד מוסדרת אחריות בחוק?
- חוקים ותקנות האחריות עשויים להשתנות לפי מדינה ואזור. עם זאת, בדרך כלל הם קובעים דרישות למתן דוחות ומסמכים תומכים.
-
כיצד למנוע הונאה במערכת האחריות?
- כדי למנוע הונאה באחריות, חברות יכולות להשתמש בבקרות קפדניות, ביקורת וטכנולוגיה.
-
מהן השיטות המומלצות בניהול אחריות?
- שיטות עבודה מומלצות כוללות מדיניות ונהלים ברורים של אחריותיות, הדרכת עובדים, שימוש במערכות אוטומטיות וביקורת שוטפת של תהליכים.
השאירו תגובה