ארגון הפרויקט - הגדרה, סוגים ודיאגרמה

ארגון פרויקט הוא תהליך של תכנון, תיאום וניהול משאבים להשגת יעדים מוגדרים תוך זמן ותקציב מוגדרים. פרויקט הינו ביצוע זמני בעל תוצאה או מוצר ייחודי השונה משגרת הפעילות השוטפת של הארגון.

ישנם שלושה תחומי אחריות וכשירות בארגון הפרויקט.

• ניהול פרויקטים – הוא אמון על הצד הניהולי של הפרויקט
• צוות פרויקט - לצוות הפרויקט מוקצה היבט של יישום הפרויקט
• מועצת הפרויקט היא הגוף המקבל החלטות שאמון על הצלחת הפרויקט ומקבל החלטות חשובות כמו האם יש לבטל או להמשיך את הפרויקט.

מבנה ארגוני הפרויקט תלוי במספר גורמים כגון סוג וסגנון הארגון, היררכיה וזרימת עבודה.

להלן כמה מהסוגים הנפוצים ביותר של ארגון פרויקט:

1. ארגון פונקציונלי. ארגון הפרויקט

זהו אחד המבנים הארגוניים הנפוצים ביותר. החברה מחולקת למספר מחלקות ואנשים בעלי כישורים וידע דומים מקובצים יחדיו. מנהל הפרויקט ומשאבים אחרים עובדים באותה מחלקה, למשל, שיווק, מכירות, חשבונאות וכו '

היתרונות של מבנה פונקציונלי הם:

1. הדבר הטוב ביותר הן עבור פרויקטים קטנים והן עבור צוותים קטנים מכיוון שהתכונה יכולה להשיג שליטה ושליטה מלאה על חברי הצוות ועל משאבים אחרים.
2. קל להניע חברים מכיוון שיש מעטים מהם
3. קל לגשת למומחים מכיוון שהם נמצאים באותו אזור פונקציונלי.
4. קל לאסוף את כל המעורבים בפרויקט ולדון בנושא הרלוונטי.
5. עובדים מוכנים לעבוד על פרויקטים כאלה כי זה נותן להם את ההזדמנות שהם צריכים להתקדם.
6. מכיוון שהצוות קטן, ניתן להגביל את אמצעי התקשורת של הפרויקט.

החסרונות של המבנה הפונקציונלי הם כדלקמן:

1. זה לא קל להשיג גישה לאנשים מחוץ ליחידה הפונקציונלית שלך
2. עובדים נאמנים לראש הצוות שלהם במקום לעבוד על פרויקט
3. קושי לשמור על מיקוד אסטרטגי

2. עיצוב.

כאן למנהל הפרויקט יש אחריות מלאה על כל פרויקט. יש לו עבודה במשרה מלאה עם כל הצוות ושליטה בתקציב להשלמתו המוצלחת. הוא מדווח לוועדת הפרויקט ולנותן החסות של הפרויקט. ארגון הפרויקט

היתרונות של מבנה ארגוני מבוסס פרויקט הם כדלקמן:

1. שליטה מלאה בצוות
2. תחושת זהות חזקה בתוך הצוות, וכתוצאה מכך תרבות צוות דומיננטית
3. קונפליקט מינימלי, שכן כל משתתף פועל להשגת המטרות והיעדים של הפרויקט
4. תכנון העבודה שלך קל
5. זמינות קלה של משאבים
6. משפר מנהיגות טכנית כמו גם מיומנויות ניהול פרויקטים

החסרונות של המבנה הארגוני של הפרויקט הם כדלקמן:

1. זו התחייבות יקרה
2. לעובדים זה קשה לחזור אם הם יפוטרו מעבודתם
3. במקרים מסוימים, סגירת פרויקט פירושה אובדן מקום העבודה

3. מטריקס. ארגן פרויקט

מבנה ארגוני של פרויקט מטריציוני נוצר על ידי שילוב הפרויקט והארגון הפונקציונלי כאחד. ישנם שני מבנים: אופקי ואנכי, כך שעובד יכול לעבוד גם על פרויקט וגם בקבוצה פונקציונלית.

ישנם שלושה סוגים של מטריצת ארגון

1. מטריצה ​​חזקה - למנהל הפרויקט יש צוות במשרה מלאה ויש לו מדריך שלם ושליטה על הצוות והפרויקט
2. מטריצה ​​חלשה קרובה יותר למבנה פונקציונלי, ולמנהל הפרויקט יש פחות אפשרויות. יש לו צוות במשרה חלקית ובקרת תקציב
3. מטריצה ​​מאוזנת - למנהל הפרויקט רמת סמכות בינונית וצוות חלקי. הוא והמנהל התפקודי מנהלים את התקציב

היתרונות של ארגון מטריציוני הם:

1. משאבים מנוצלים ביעילות
2. ניתן להעביר משאבים בקלות בין פרויקטים שונים
3. אנשים, כמו גם חברי צוות, מגיבים מטבעם

החסרונות של ארגון מטריציוני הם כדלקמן:

1. לרוב תמצאו התנגשות בין פרויקטים עקב משאבים
2. סומכים על אנשים עם סדרי עדיפויות סותרים ושונים, וזה עלול לגרום לבלבול

כמה סוגים אחרים של ארגון פרויקט הם כדלקמן:

• ארגון פשוט או אורגני הוא מבנה ארגון הפרויקט הפשוט ביותר, הכולל גופים עסקיים עם בעלים אחד, כמו גם פרילנסרים. תפקיד מנהל הפרויקט מבוצע לרוב על ידי הבעלים או המומחה המוטל על ניהול תהליך העבודה. ארגון הפרויקט
• ארגון מגוון. במבנה ארגוני מסוג זה, קיימות יחידות פונקציונליות רבות שאינן תלויות זו בזו. יחידות כוללות אנשים עם שונה כישורים וידע, המאוחדים על ידי נושא משותף, וזה יכול להיות מיקום גיאוגרפי או פרויקט דומה. לכל החטיבות יש משאבים משלהן לפעולה אוטונומית.
• ארגון וירטואלי — במבנה ארגוני וירטואלי, הארגון שומר על עסקי הליבה שלו ומנסה לבצע מיקור חוץ של תהליכים אחרים. הארגון המרכזי מקושר עם ארגונים חיצוניים שונים כדי לנהל את העסק בהצלחה. למנהל הפרויקט בארגונים כאלה יש סמכויות ברמה בינונית עד נמוכה וסמכות בקרה תקציבית מעורבת.

איך משרטטים תרשים ארגון פרויקט?

תרשים ארגוני של הפרויקט מסייע להגדיר את התפקידים והאחריות של הצוות, כמו גם את צרכי ההדרכה, כיצד יוקצו משאבים וכיצד יהיו מעורבים בעלי עניין. השלבים הדרושים הם כדלקמן:

1. לקבוע כוח אדם. ארגון הפרויקט

השלב הראשון בתהליך הוא זיהוי האנשים הקשורים להיקף הפרויקט ו יכול יש השפעה חזקה על הפרויקט. בדרך כלל, מדובר בעובדי מפתח שמשפיעים על אנשי שיווק, ראשי מחלקות, צוות מכירות, צוות תמיכה, יועצים ואפילו צוות IT.

2. בניית צוות הנהלה בכיר

שני צעד - יצירת צוות בר-קיימא שיהיה אחראי על הפרויקט ויעקוב אחר הצלחתו. הצוות יכלול את הלקוח או נותני החסות לפרויקט, ובמקרים מסוימים מומחים, שיציעו הכוונה וסיוע לאורך כל הפרויקט.

3. להקצות רכזי פרויקטים. ארגון הפרויקט

השלב השלישי כולל מינוי רכזי פרויקטים שיהיו מנהלים ברמה בינונית ונמוכה. אחריותם תכלול ביצוע תפקידים ברמה זו ותיאום משימות הצוות. יתכנו רכזי פרויקטים רבים בארגון פרויקט, אך ברוב המקרים תמצאו לפחות שלושה שיטפלו בהיבטי התקשורת, הטכניים והתכנון.

4. תייגו את בעלי העניין שלכם

זהה מחזיקי עניין מרכזיים ונסה למשוך אותם לפיתוח פרויקטים.

5. קבע דרישות הכשרה. ארגון הפרויקט

במקרים מסוימים הצוות יכול ביעילות להתמודד עם המשימה. בניגוד לאחרים, חסרים להם הכלים, הכישורים, הידע להתמודד עם המורכבות של הפרויקט. קבע את דרישות ההכשרה והצע אותה לחברים שזקוקים לה. רכז הפרויקט אחראי על ניהול צוות המשימה ומתן ההכשרה הנדרשת לעובד.

6. צור תרשים ארגוני של הפרויקט

השלב האחרון הוא פיתוח תרשים ארגוני לפרויקט. סקור את הצעדים שכבר ביצעת וחשוב כיצד האנשים בפרויקט יתואמו וישתפו פעולה כדי ליצור את הדיאגרמה המושלמת.

בדוק היטב כדי שתוכל לקבוע את מערכת היחסים שלהם ואת האחריות שיש להקצות. רשום את מקבלי ההחלטות שימלאו תפקיד בולט ורשום את תפקידם, אחריותם ומשימתם בקרבת מקום כדי לקבל תמונה ברורה. הגדירו תפקידים מקשרים והגדירו ערוץ תקשורת ודיווח אם תחליטו ליצור תרשים ארגוני שימושי של הפרויקט

שטר חומרים (BOM) - הגדרה, דוגמה, סוגים והטבות

יתרונות. ארגון הפרויקט

היתרונות של מודל ארגון הפרויקט המתאים הם כדלקמן:

• מציע לעובדים הזדמנות לשפר את כישוריהם
• המאמצים מתמקדים בעבודת הפרויקט
• מאפשר לארגון לצמוח ולהתפתח
• עזור לעקוב אחר יעדים אסטרטגיים
• הגברת יכולת התמודדות עם גורמים סביבתיים
• עושה קבלת החלטות חלקה, יעילה ומהירה
• מעודד התמחות עובדים
• עוזר לניצול טוב יותר של משאבים
• עמידה בלוחות זמנים של הפרויקט בקלות
• עזרו לעובדים לצמוח באופן מקצועי

מגבלות

החסרונות של מודל ארגון הפרויקט הם כדלקמן:

• מערכות יחסים אינן מוגדרות בבירור
• יש בעיה בתיאום
• כפילות מאמץ
• בחלק מהפרויקטים קיימת אי ודאות בקרב העובדים

 АЗБУКА