Virtueel evenement

Virtuele evenementen evolueren voortdurend. In de kern zijn het live of vooraf opgenomen presentaties die online aan de deelnemers worden gegeven.

Voor veel evenementen is registratie of betaling vereist om deel te nemen. Inhoud is mogelijk alleen in realtime beschikbaar tijdens de live-uitzending of kan na het evenement on-demand worden bekeken.

Virtuele conferenties draaien vaak rond een specifiek thema of thema – zoals contentmarketing of digitaal B2B-marketing .

18 tips om van uw volgende virtuele marketingevenement een groot succes te maken

Flexibiliteit, communicatie en personalisatie zijn drie belangrijke elementen die u nodig hebt om succesvol een virtueel evenement te organiseren. Hier zijn enkele lessen die we het afgelopen jaar hebben geleerd.

1. Het is oké om fouten te maken.

Als iets nieuw is, verpest je alles. Dit kan niet worden vermeden. We kwamen er al snel achter dat het hosten of bijwonen van een 100% virtueel evenement veel onzekerheden met zich meebrengt. Het vereist ook snelle beslissingen en experimenten. Maar de enige manier om erachter te komen wat werkt, is door het te proberen.

Organiseer een evenement en verzamel zoveel mogelijk feedback. U leert wat mensen aanspreekt en op wie u zich met welke inhoud moet richten. Wees niet bang om fouten te maken. Probeer nieuwe dingen en sta weer op na een val. Als je snel faalt, zul je voortdurend verbeteren.

2. Creëer een interactieve ervaring. Virtueel marketingevenement

Mensen willen ervaringen, geen presentaties. Doodle zag in 2020 een toename van 296% in groepsbijeenkomsten voor virtuele happy hours en een toename van 100% in virtuele oefeningen, yoga en andere trainingen. Er is ook een toename van het aantal virtuele spellen, quizzen en trivia-avonden.

 

Overweeg een ervaring te creëren waarin deelnemers op een leuke en creatieve manier met elkaar kunnen communiceren, in plaats van te kiezen voor een strikt spreker-publiek-format. Hoe kun je je publiek een ervaring bezorgen die ze niet snel zullen vergeten? Virtueel marketingevenement

Marketingaspecten van het evenement kunnen ook onderscheid uw evenement van de concurrentie. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een bedrijf een volledig educatief evenement organiseert met een lange lijst presentaties achter elkaar. Een ander bedrijf plant een evenement met breakout-sessies, happy hours, virtuele training en verschillende andere manieren om rechtstreeks met anderen te communiceren. Welke zou jij liever bijwonen?

Persoonlijke branding. Alles wat u moet weten

3. Maak een plan A, B en misschien C

Als het om virtuele evenementen gaat, hangt alles af van de goede werking van de technologie en veel factoren liggen buiten onze directe controle. Als u een back-upplan (of twee) heeft, kunt u veel stress voorkomen. Als Plan A mislukt, heb je een Plan B of Plan C om op terug te vallen. Bedenk wat er mis zou kunnen gaan met uw eerste en tweede optie, zodat u een back-upplan heeft gepland. Maar onthoud ook: je gaat een paar fouten maken, en dat is oké. Het is immers uw doel om op een betekenisvolle manier verbinding te maken met uw publiek. U kunt dit op verschillende manieren bereiken, ongeacht of alles volgens plan verloopt.

4. Test en test opnieuw. Virtueel marketingevenement

Zorg ervoor dat er een IT-team ter plaatse is om toezicht te houden op uw online evenement. Ze kunnen problemen oplossen zodra deze zich voordoen, om ervoor te zorgen dat uw technologie voor alle betrokkenen zo soepel mogelijk werkt. Voordat je evenement begint, zorg ervoor dat je alles test om te weten hoe het zal verlopen en eventuele problemen op te lossen vóór de grote dag. Test uw technologie intern и extern om te weten dat het voor alle betrokken partijen werkt. Zorg ervoor dat al uw luidsprekers comfortabel zijn met deze technologie. Overweeg ook om A/B-tests uit te voeren om de open rates, conversies en klikfrequentie, e-mails, advertenties en andere aspecten van uw marketingcampagne om de betrokkenheid te vergroten.

5. Samenwerken

Communiceer met andere marketingteams of bedrijven die het evenement bijwonen om ervoor te zorgen dat er niet te veel overlap of dubbel werk is. Je wilt je publiek niet overweldigen door ze iets te geven te veel verschillende informatie, maar je wilt ook voldoende variatie hebben om ze gedurende het hele evenement geïnteresseerd te houden. Behoud open communicatielijnen tussen teams en collega's door groepschats te creëren, regelmatig videoconferenties te houden, Slack-kanalen te gebruiken, enz. Op deze manier kan iedereen op dezelfde pagina blijven en dezelfde verwachtingen hebben. U kunt belangrijke updates delen terwijl het evenement zich ontvouwt.

6. Communiceer. Virtueel marketingevenement

Zorg ervoor dat u vooraf duidelijke verwachtingen stelt en deze gedetailleerd uitlegt, zodat alle betrokkenen begrijpen welke rol zij spelen in het evenement. Als u uw doelstellingen voor het evenement begrijpt, kunt u de verwachtingen beter communiceren en iedereen gedurende uw tijd samen op de hoogte en gefocust houden.

 

7. Gebruik de juiste inhoud op de juiste plaatsen

Bezoekers van virtuele evenementen verwachten inhoud te ervaren die is afgestemd op hun specifieke behoeften. Als u begrijpt waar uw doelgroep zich bevindt in het koperstraject, kunt u relevantere informatie verstrekken. Zorg ervoor dat je een contextuele ervaring biedt op elk kanaal dat je deelnemers tijdens het evenement zullen gebruiken. Hen op het juiste moment voorzien van relevante informatie kan een groot verschil maken voor hun persoonlijke situatie ervaring met het werken met klanten.

8. Maak registratie zo eenvoudig mogelijk.

In plaats van mensen lange formulieren te laten invullen, moet u het registratieproces eenvoudig en duidelijk maken. U kunt (en moet) het gebruikersgedrag gedurende het hele evenement volgen, zodat u zich kunt concentreren op het eenvoudigweg vroegtijdig aantrekken van deelnemers. Vervolgens kunt u met behulp van de informatie die u tijdens uw evenement heeft verzameld, meer gepersonaliseerde inhoud bieden en meer gerichte persona's ontwikkelen voor toekomstige evenementen.

9. Mogelijk moet u sommige verwachtingen heroverwegen. Virtueel marketingevenement

Sommige mensen kunnen zich op het laatste moment voor uw evenement inschrijven, vooral als het gratis is. Uw campagne kan maanden duren, maar u kunt een aanzienlijk deel van de registraties verzamelen gedurende de laatste twee weken of zelfs de laatste dag vóór het evenement.

Hier zijn enkele interessante statistieken uit het Eventbrite-onderzoek die u wellicht ertoe kunnen aanzetten een aantal van uw registratieverwachtingen en marketingcampagnetactieken te heroverwegen:

• Tot 50% van de deelnemers kan de dag vóór of op de dag van het evenement kaartjes ontvangen, als dit gratis is.
• Voor een betaald evenement kunt u ervan uitgaan dat minder dan 20% van uw omzet afkomstig is van de dag van het evenement of aan de deur. Verwacht 80% van uw omzetdoel te bereiken vóór de dag van uw evenement.

10. Verzamel regelmatig feedback

Tijdens een evenement wil je begrijpen hoe betrokken mensen zijn, of ze tevreden zijn met zichzelf en wat het evenement voor hen beter zou kunnen maken. Het verzamelen van feedback op een evenement kan je helpen de communicatie te verbeteren en problemen op te lossen zodra deze zich voordoen voorkomen. Deelnemers zullen het op prijs stellen als u om hun mening vraagt ​​en voldoende zorg draagt ​​om veranderingen aan te brengen die een positieve impact op hen zullen hebben. Virtueel marketingevenement

11. Je aandachtsspanne is korter dan je denkt.

Je hebt misschien gehoord dat de virtuele aandachtsspanne korter is dan de persoonlijke aandachtsspanne (of je hebt het zelf ervaren). Veel bedrijven hebben ontdekt dat dit waar is. We hebben sommigen zien zeggen dat hun bezoekers slechts aan één dag van een meerdaags evenement deelnamen. Anderen vonden het moeilijk om de aandacht van mensen vast te houden terwijl ze vooral educatieve informatie verstrekten. De sleutel tot een grotere betrokkenheid is om uw publiek niet alleen naar het scherm te laten luisteren, maar in realtime deel te nemen. Als ze kunnen communiceren met sprekers, inhoud en andere deelnemers, kunnen ze langer gefocust blijven. Het nemen van pauzes op de juiste plaatsen en het toestaan ​​van deelnemers om te socialiseren en met anderen te communiceren, is essentieel voor uw succes.

Je moet je publiek boeien. Vertel ze eerst hoe ze tijdens het evenement met elkaar kunnen communiceren. Gebruik innovatieve benaderingen om voor elke deelnemer een boeiende, persoonlijke ervaring te creëren. Het hebben van verschillende interactiemogelijkheden kan uw evenement interessant en spannend maken. Hier zijn enkele ideeën:

• Geef deelnemers de mogelijkheid om hun eigen lesrooster samen te stellen door te kiezen aan welke lessen ze willen deelnemen en welke ze later op aanvraag kunnen bekijken.
• Creëer boeiende netwerkmogelijkheden.
• Nodig mensen uit om deel te nemen aan enquêtes, quizzen en enquêtes.
• Bied prijzen aan die deelnemers kunnen winnen nadat ze tijdens het evenement interactie hebben gehad met online-inhoud en hebben deelgenomen aan interactieve lezingen en workshops.

Je hebt veel mogelijkheden om je publiek aan te trekken en hun aandacht gedurende het hele evenement vast te houden. Het ziet er misschien heel anders uit dan een persoonlijke ontmoeting, maar het aanbieden van nieuwe en opwindende opties zal je helpen een onvergetelijke ervaring te creëren.

12. Benadruk duurzame voordelen. Virtueel marketingevenement

Welke langetermijnvoordelen zullen deelnemers ondervinden van het bijwonen van uw evenement? Zullen ze in staat zijn om gerespecteerde sprekers of organisaties te horen en ermee te communiceren? Leren ze nieuwe ideeën over hoe ze hun inkomen kunnen verhogen of hun afdeling kunnen verbeteren? Zullen ze belangrijke verbindingen kunnen leggen die van invloed kunnen zijn op hun toekomstige carrière? Je publiek laten weten wat ze van je evenement zullen krijgen, zal je helpen de juiste mensen aantrekken en boeien met jouw ervaring.

13. Voeg een breder scala aan luidsprekers toe

Omdat uw evenement zich niet beperkt tot een fysieke locatie, kunt u sprekers en deelnemers uitnodigen die het evenement niet persoonlijk kunnen bijwonen. Indien nodig kunt u uitnodigingen sturen naar deelnemers in het hele land of over de hele wereld. Een spreker die u altijd heeft bewonderd, kan aanwezig zijn en spreken op uw volgende online evenement. Virtueel marketingevenement

14. Begrijp hoe gratis evenementen verschillen van betaalde evenementen.

Veel virtuele evenementen in 2020 waren gratis, wat voor veel organisaties resulteerde in een hogere bezoekersaantallen dan de persoonlijke evenementen die ze vervingen. Als u van plan bent weer betaalde persoonlijke evenementen te organiseren, weet dan dat uw aantallen lager kunnen zijn. Dit is niet noodzakelijk een slechte zaak. Dit betekent simpelweg dat u serieuze potentiële klanten moet aantrekken en hen ervan moet overtuigen dat het evenement hun investering waard zal zijn. Creëer boeiende inhoud die op een zinvolle manier verbinding maakt met uw potentiële klanten, terwijl u ze ook vermaakt en aanspoort om actie te ondernemen. Uw aanbiedingen moeten relevant en actueel zijn.

15. Virtuele evenementen trekken potentiële klanten aan.

Omdat virtuele evenementen vaak veel publiek trekken, kunnen ze een geweldige plek zijn om potentiële leads voor uw bedrijf te verzamelen. Virtuele evenementen trekken vaak leads uit de top van de trechter aan. Persoonlijke evenementen daarentegen trekken potentiële klanten verder in de marketingtrechter. Als u dit weet, kunt u de juiste doelgroep bedienen door inhoud aan te bieden die deelnemers aanmoedigt om in de goede richting te gaan op het koperstraject.

16. Zet jezelf op als thought leader. Virtueel marketingevenement

Evenementsponsors en exposanten hebben de mogelijkheid om thought leadership te tonen op virtuele evenementen. Zonder de ruimte- en tijdbeperkingen waarmee u te maken kunt krijgen tijdens een live, persoonlijk evenement, kunt u virtuele vergaderingen en presentaties gebruiken om autoriteit in uw vakgebied op te bouwen.

17. Overweeg een hybride evenement te organiseren.

97% van de marketeers denkt dat ze in het nieuwe jaar meer hybride evenementen zullen zien. Overweeg een hybride evenement te organiseren in plaats van een 100% persoonlijk of virtueel evenement. Dan kunt u profiteren van de voordelen van elk model. Bijvoorbeeld iemand die werkt vanuit huis, kan het gemakkelijker zijn om achter uw computer te gaan zitten en online met inhoud bezig te zijn dan naar een fysieke locatie te gaan. Aan de andere kant zullen ze het wellicht op prijs stellen om persoonlijk tijd online door te brengen en face-to-face samen te werken met anderen in hun vakgebied.

18. Passende begroting. Virtueel marketingevenement

Je kunt verwachten dat een virtueel evenement veel goedkoper is dan een persoonlijk evenement. Maar het kan zijn dat u net zoveel uitgeeft aan creatie succesvol ervaring voor elke online shopper. Virtuele evenementen vereisen vaak een robuust platform en het inhuren van een productie- of IT-team om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Dit vereist ook орческого ения en marketingtactieken. Houd er echter rekening mee dat veel organisaties geld kunnen besparen op virtuele evenementen.