Bugetarea de jos în sus - Definiție, Avantaje, Dezavantaje și Sfaturi

Bugetarea de jos în sus este o metodologie de dezvoltare a bugetului în care planurile și estimările detaliate sunt create la nivelurile inferioare ale unei organizații, iar apoi aceste detalii sunt agregate și aprobate la niveluri superioare de management. Acest proces vă permite să luați în considerare mai precis nevoile și capacitățile reale ale diferitelor departamente și angajați din organizație.

Principalele caracteristici ale bugetării de jos în sus sunt:

• Participare la toate nivelurile:

Toate nivelurile organizației, de la nivelurile inferioare până la conducerea superioară, sunt implicate în procesul de elaborare a bugetului. Aceasta include managerii și angajații la nivel operațional.

• Bugetarea de jos în sus. Planuri detaliate:

Departamentele își elaborează propriile bugete detaliate, ținând cont de obiectivele, resursele și nevoile lor specifice.

• Raportare și justificare:

Diviziile oferă rapoarte și justificări pentru cererile lor de buget, permițând conducerii să obțină o înțelegere mai profundă a motivațiilor și așteptărilor fiecărei divizii.

• Bugetarea de jos în sus. Agregare și aprobare:

Datele de la departamente sunt agregate și revizuite la niveluri superioare de management. Apoi buget este aprobat și planul general devine baza pentru planificarea și controlul financiar.

Beneficiile bugetării de jos în sus includ estimări mai precise ale resurselor, participarea angajaților la procesul de luare a deciziilor și o responsabilitate îmbunătățită pentru rezultate la toate nivelurile organizației. Cu toate acestea, aceasta metoda poate necesita, de asemenea, mai mult timp și resurse pentru a colecta, agregarea și analiza informațiilor.

Ce este bugetarea de jos în sus?

Definiție. Bugetarea de jos în sus este definită ca un proces de bugetare care începe cu bugetul departamental de cel mai scăzut nivel și se deplasează în sus la cel mai înalt nivel al organizației pentru a produce bugetul final pentru întreaga companie.

În abordarea de jos în sus, bugetul general este determinat pe baza previziunilor fiecărui departament privind costurile, cheltuielile, salariile sau salariile angajaților, cheltuielile administrative etc. pentru următoarea perioadă financiară. În general, bugetarea de jos în sus implică faptul că bugetul unei organizații este implementat de jos în sus.

Procesul începe de jos și apoi trece treptat înainte

sus nivelurile organizatorice. Deși bugetele specifice departamentelor sunt pregătite și prezentate de șefii de departamente, acestea vor fi implementate numai după aprobarea conducerii superioare. Deoarece această abordare ține cont de nevoile angajaților și de politicile companiei, compania poate crește și mai mult.

Toate departamentele trebuie să lucreze împreună în această metodă. Prin urmare, este important să ne asigurăm că abordarea de jos în sus se desfășoară fără probleme. Cheia este ca toți angajații să înțeleagă viziunea și misiunea organizației.

Proces de bugetare corporativă de jos în sus

Metoda de jos în sus garantează selecția destui bani la fiecare departament.

Conducerea inferioară a fiecărui departament își pregătește propriul buget în conformitate cu proiectele planificate, costurile estimate ale componentelor individuale, achizițiile de echipamente, materiale de birou și bugetul anului precedent.
Prin bugetarea de jos în sus, angajații se pot concentra pe ceea ce este important pentru ei. De asemenea, ajută departamentele să-și planifice proiectele pentru următorul exercițiu financiar.

1. Identificați diferitele divizii ale companiei. Bugetarea

Abordarea de jos în sus începe de la nivelurile inferioare ale ierarhiei companiei. Primul pas este împărțirea companiei în departamente. Identificarea fiecărui departament facilitează obținerea estimărilor bugetare departamentale.

Angajații din fiecare departament pot crea o listă de proiecte pentru anul următor. Managerul de departament poate crea apoi cu ușurință o listă de verificare a costurilor pentru fiecare proiect. Filialele își pot include și cheltuielile administrative în lista de verificare.

Uneori, bugetul unui departament poate fi uriaș, reprezentând o parte semnificativă din bugetul companiei. Acest departament poate fi împărțit în divizii pentru un proces de evaluare fără probleme.

2. Încurajați fiecare departament să creeze o listă de cheltuieli.

Cu o listă de proiecte și estimări de costuri pregătite, șefii de departamente pot crea o estimare a costurilor. Toate costurile departamentului sunt rezumate și prezentate ca estimări ale costurilor departamentului.

Departamentul financiar îi ține la răspundere pe șefii de departament pentru includerea cheltuielilor posibile și necesare. Astfel, estimarea bugetară este corectă, iar cheltuielile bugetare sunt meticuloase.

3. Adunați cheltuielile pentru fiecare departament. Bugetarea

Bugetul total al companiei se obține prin adăugarea estimărilor bugetare ale tuturor departamentelor. Şefii de departamente au posibilitatea de a crea un buget pentru departamentul lor.

Bugetul total nu este evaluarea finală a companiei. Înainte de a finaliza bugetul companiei, conducerea superioară revizuiește toate previziunile departamentale.

4. Studiază bugetele fiecărui departament.

În timp ce cerințele fiecărui departament trebuie îndeplinite, conducerea superioară trebuie să ia în considerare și alocațiile bugetare anuale. Estimarea bugetară trebuie să corespundă scopurilor și obiectivelor companiei.

Conducerea de top revizuiește estimările bugetare pentru fiecare departament. Acesta abordează problemele legate de estimările bugetare departamentale foarte scăzute sau prea mari. Orice evaluări nesatisfăcătoare sunt discutate cu șefii de departamente relevanți pentru a face modificările necesare.

5. Completați bugetul estimativ. Bugetarea

Odată ce managementul superior este mulțumit de estimarea bugetului, o recomandă departamentului financiar. Profiturile și pierderile unei companii sunt analizate pe termen lung.

Departamentul financiar aprobă estimarea bugetului și stabilește bugetul general al companiei. El distribuie apoi fondurile între diferitele departamente.

Proces de bugetare de sus în jos vs. proces de bugetare de jos în sus

Atunci când aleg dacă să folosească o metodă de bugetare de sus în jos sau de jos în sus, companiile trebuie să înțeleagă diferențele dintre ele și modul în care se potrivesc. Acestea sunt elemente ale unui proces de planificare mai amplu cunoscut sub numele de planificare de sus în jos și de jos în sus.

Alegerea unei metode de bugetare bazată pe rezultate teoretice este obișnuită, dar este posibil să nu producă rezultate optime atunci când este utilizată în practică. Bugetarea de jos în sus este uneori numită o versiune mai avansată a bugetului de sus în jos. Acest lucru nu este adevărat și sunt două discipline diferite de bugetare.

Departamentele trebuie să pregătească bugete în cadrul poziției de top management în bugetul de sus în jos. Departamentele își pregătesc estimările bugetare și le trimit conducerii superioare pe o bază bugetară de jos în sus.

O abordare de sus în jos a bugetării este de obicei mai rapidă. Cu toate acestea, acest lucru poate duce la dificultăți ale departamentelor să rămână în limitele sumelor bugetare, deoarece este posibil ca conducerea să nu fie conștientă de toate costurile implicate. Bugetarea de sus în jos are, de asemenea, mai puține beneficii morale.

Aceste două metode principale sunt cele mai utilizate metode de bugetare. Pe de o parte, un buget de sus în jos economisește timp, dar compromite înțelegerea completă a cerințelor fiecărui departament. Ca urmare, unele departamente pot fi incapabile să funcționeze eficient în limitele stabilite de conducerea superioară.

Pe de altă parte, un buget de jos în sus încurajează angajații își asumă responsabilitatea pentru proces și își folosesc experiența în departamentele pe care le conduc. in orice caz rezultatele departamentale pot să nu corespundă întotdeauna obiectivelor generale organizație.

Beneficiile bugetării de jos în sus

1. Precizie

Bugetarea de jos în sus are de obicei avantajul de a fi destul de precisă, deoarece fiecare departament din organizație este conștient de cheltuielile și resursele sale.

Adunarea estimărilor bugetare de la fiecare departament poate duce la bugete precise pentru companie în ansamblu.

2. Motivația. Bugetarea

Angajații responsabili de crearea bugetelor muncesc de obicei mai mult decât alții pentru a atinge obiectivele companiei.

Pentru că li se acordă responsabilitate financiară, ei capătă un sentiment de proprietate.

Acest lucru îmbunătățește moralul și fiabilitatea angajaților. La urma urmei, ei rămân în companie mult timp.

3. Nevoi departamentale

Este posibil ca conducerea superioară să nu aibă o înțelegere detaliată a fiecărui program și să nu poată decide unde să aloce resursele. O abordare de jos în sus ajută la alinierea la nevoile departamentului pentru a-și atinge obiectivele.

Deoarece angajații fiecărui departament pregătesc estimări bugetare, cerințele sunt precizate clar în raportul de estimare.

4. Transparență. Bugetarea

Costurile și resursele departamentului sunt prezentate cât mai clar posibil. Angajații din fiecare departament sunt implicați în evaluarea bugetului.

Distribuția fondurilor și a cheltuielilor efectuate de departament sunt cunoscute de fiecare angajat al departamentului. Transparența ajută la creșterea încrederii angajaților în companie.

Dezavantajele bugetării de jos în sus

1. Lipsa de coordonare

Există o lipsă de coordonare între departamente unde își fac bugetele fără să se gândească la alte departamente. Acest lucru poate duce, de asemenea, la dublarea estimărilor bugetare.

2. Abaterea de la scopul organizației. Bugetarea

Un buget creat de cel mai puțin experimentat angajat se poate abate de la obiectivul organizației. Și nu va aduce avere companiei.

3. Depășirea bugetului

Există șanse mari ca dacă un departament depășește bugetul. Adăugarea de fonduri suplimentare poate afecta un alt departament. Fiecare departament ar trebui să aibă șanse egale de a crește în cadrul companiei.

4. Pe termen lung

Integrarea tuturor seturilor de bugete mai mici pentru a crea un buget unic pentru întreaga companie durează de obicei mai mult. Analizarea și implementarea cu atenție a estimărilor bugetare este un proces care necesită forță de muncă.

Sfaturi de implementare pentru metoda de jos în sus. Bugetarea

Mai jos sunt câteva sugestii pentru implementarea de jos în sus buget pentru afacerea dvs. Utilizați aceste sfaturi înainte de a alege o estimare bugetară obținută prin această metodă. Aceasta poate fi o strategie excelentă pentru organizația dvs.

1. Ai obiective clare

Definirea obiectivelor ajută la stabilirea limitelor oricărui proces. La fel este și cu bugetarea de jos în sus. Cheltuielile și cheltuielile țintă pentru fiecare manager de departament ar trebui să fie rezonabile. În timp ce această strategie se concentrează exclusiv pe nevoile departamentului, trebuie să luați în considerare și constrângerile financiare ale companiei.

2. Menține organizarea structurată

Funcțiile și cerințele variază pentru diferitele departamente ale companiei. Estimarea bugetară corespunzătoare este întocmită ținând cont de caracteristicile unui anumit departament.

De asemenea, factorii care ar trebui să fie luați în considerare la estimarea bugetului unui departament nu trebuie să se suprapună cu niciun alt departament. Acest lucru va duce la duplicarea bugetului sau omiterea unor detalii importante.

3. Fii atent la detalii. Bugetarea

Şefii de departamente sunt responsabili pentru revizuirea cu atenţie a tuturor fondurilor şi cheltuielilor departamentelor. Treaba lor este să țină o listă. bugetul cu cheltuielile estimate pentru exercițiul financiar.

Deși acest lucru necesită timp, este o modalitate eficientă de a ține evidența cheltuielilor efectuate de departament. Acest lucru crește responsabilitatea și moralul angajaților.

Concluzie!

Succesul unei afaceri depinde de viziunea și misiunea pe termen lung a afacerii. Bugetul nu garantează creșterea afacerilor. Estimarea bugetului trebuie să fie consecventă și să funcționeze împreună cu obiectivele companiei.

În timp ce abordarea de jos în sus satisface nevoile angajaților, ea trebuie să genereze și profit pentru organizație. Deoarece suprabugetarea se poate întâmpla cu ușurință, examinați cu atenție lista bugetului fiecărui departament.

Angajații trebuie să respecte termenele bugetare. Amintiți-le angajaților să își bazeze estimările pe cea mai bună presupunere și să nu adauge dolari în plus pentru completare. Asigurați-vă că resursele sunt alocate cu înțelepciune și în așa fel încât fiecare să aibă ceea ce le trebuie pentru a vă atinge planurile și obiectivele generale de afaceri.