Účtovníctvo v hotovosti – definícia, príklad, klady a zápory

Hotovostné účtovníctvo je proces účtovania hotovosti prijatej a vynaloženej organizáciou v priebehu jej činností. Účtovníctvo v hotovosti zaznamenáva všetky transakcie zahŕňajúce hotovosť vrátane príjmov, výdavkov a zostatkov.

Účtovníctvo v hotovosti je jedným z najdôležitejších prvkov účtovníctva a je povinné pre všetky organizácie, ktoré pracujú s hotovosťou. Umožňuje vám posúdiť aktuálnu finančnú situáciu organizácie, kontrolovať peňažné toky a identifikovať možné porušenia a chyby.

Čo je hotovostné účtovníctvo?

Účtovníctvo v hotovosti je metóda účtovníctvo účtovníctvo alebo účtovníctvo, v ktorom sa evidujú potvrdenia o platbe v období, v ktorom boli prijaté, a výdavky v období, v ktorom boli skutočne zaplatené.

Základné prvky hotovostného účtovníctva:

1. Pokladničný doklad. Evidencia všetkých príjmov peňazí do pokladne, či už od predaj tovaru, poskytovanie služieb, získavanie úverov a pod.
2. Spotreba hotovosti. Odzrkadlenie všetkých výdavkov uskutočnených pomocou hotovosti, ako je platenie účtov, nákup tovaru a služieb, vyplácanie miezd atď.
3. Zostávajúca kontrola. Neustále sledovanie stavu hotovosti v pokladnici, aby sa predišlo nedostatku alebo nadmernej dostupnosti.
4. Nahlasovanie. Príprava reportov o hotovostných transakciách pre interné manažmentu a zastupovanie pred daňovými úradmi.
5. Dokumentácia. Sprevádzanie každej transakcie príslušnými dokumentmi, ako sú hotovostné príkazy, šeky, potvrdenky a iné.
6. Kontrola nad hotovostnými transakciami. Implementácia interných kontrol na predchádzanie podvodom a chybám.

Hotovostné účtovníctvo je dôležitou súčasťou finančného riadenia organizácie a pomáha zabezpečiť transparentnosť a presnosť sledovania peňažných tokov.

Príklad hotovostného účtovníctva

Pozrime sa na príklad hotovostného účtovníctva pre malý obchod. Povedzme, že toto je obchod so zmiešaným tovarom.

1. Pokladničný doklad:

• 1. novembra: Predaj tovaru v hotovosti v hodnote 10 000 hrivien.
• 3. novembra: Návrat tovar klientom, cash back 2 000 hrivien.

2. Spotreba hotovosti:

• 2. novembra: Nákup tovaru od dodávateľa v hotovosti 5 000 hrivien.
• 4. novembra: Platba nájmu predajne v hotovosti: 3 000 hrivien.

3. Kontrola rovnováhy:

• Počiatočný hotovostný zostatok 1. novembra: 0 hrivny.
• Konečný zostatok na pokladni 4. novembra: 10 000 hrivien (počiatočný stav + príjmy - výdavky).

4. Nahlasovanie:

• Vypracovanie správy o hotovostných transakciách za november vrátane počiatočných a konečných stavov, príjmov a výdavkov.

5. Dokumentácia:

• Hotovostný príkaz na každú transakciu (predaj, vrátenie, nákup, platba nájomného).
• Účtenky a potvrdenky pre každú transakciu.

6. Kontrola hotovostných transakcií:

• Zavedenie pravidiel kontroly hotovostných transakcií, aby sa predišlo chybám a podvodom.

Toto je jednoduchý príklad a v reálnom živote môžu existovať zložitejšie transakcie a ďalšie aspekty, ako sú dane, ktoré je tiež potrebné brať do úvahy pri vedení pokladničnej evidencie.

Kto používa hotovostné účtovníctvo?

Vlastníkov je viacero malý biznis, ako aj samostatne zárobkovo činné osoby, ktoré volia hotovostné účtovníctvo namiesto účtovníctva na základe časového rozlíšenia, pretože ide z veľkej časti o najmenej zložitý spôsob účtovania. Poskytuje tiež rýchly prehľad o tom, koľko peniaze z podnikania skutočne na sklade, čo je dôležitý ukazovateľ pre každé podnikanie. Hoci množstvo nových podnikateľov alebo spoločností môže používať hotovostný spôsob účtovania, nie je vhodný pre každého. Mnohé malé podniky, ktoré vedú zásoby, možno budú musieť na údržbu používať akruálny základ účtovníctvo, pretože im to pomôže sledovať zmeny zásob. Niektoré ďalšie podniky, ktoré ponúkajú svoje služby na úver, by mali navyše používať metódu časového rozlíšenia.

Ako funguje hotovostné účtovníctvo v praxi

Podniky, ktoré si zvolia hotovostný spôsob účtovania, zaznamenávajú príjem alebo výnos do účtovníctva pri prijatí hotovosti a nevenujú pozornosť tomu, kedy je služba vykonaná. Podobne fungujú aj výdavky a podniky budú evidovať výdavky vo svojich knihykedy realizujú platbu a naozaj si dávajú pozor na to, kedy majú z platby zisk.

Problémy s hotovostným účtovníctvom

Problémy hotovostného účtovníctva môžu zahŕňať rôzne aspekty týkajúce sa organizácie, procesov a dokumentácie. Tu sú niektoré z bežných problémov:

• Nesúlad s legislatívou. Nesprávne uplatňovanie zákonov a predpisov o hotovostnom účtovníctve môže viesť k pokutám a daňovým problémom.
• Nedostatočná dokumentácia. Nedostatok správne pripravených hotovostných príkazov, šekov a potvrdení môže komplikovať overovanie a vytvárať problémy s auditom.
• Účtovné chyby. Nesprávne zaznamenané sumy, zmeškané transakcie alebo nesprávne hotovostné transakcie môžu skresliť finančnú výkonnosť spoločnosti.
• Neefektívne procesy. Preplnené alebo neoptimalizované procesy prijímania a vyberania hotovosti môžu spôsobiť oneskorenie a vytvoriť bezpečnostné riziká.
• Nedostatok vnútornej kontroly. Nedostatočné kontroly prístupu k pokladni a bezpečnostné opatrenia môžu podporovať podvody.
• Neuspokojivý systém ukladania informácií. Nedostatok efektívneho systému ukladania pokladničných dokladov môže spôsobiť problémy s vyhľadávaním a auditom.
• Bezpečnostné problémy. Nedostatočné bezpečnostné opatrenia, ako je nedostatok bezpečnostných kamier alebo slabé systémy kontroly prístupu, môžu vytvárať riziko krádeže alebo straty hotovosti.
• Nedostatok školenia personálu. Nesprávne vedenie pokladničnej evidencie zamestnancami v dôsledku nedostatočného zaškolenia môže viesť k chybám.

Riešenie týchto problémov zvyčajne zahŕňa implementáciu efektívnych účtovných procesov, školenie zamestnancov, dodržiavanie legislatívy a zlepšenie systémov kontroly a bezpečnosti.

Obmedzenia hotovostného účtovníctva

Teraz je jasné, že základným obmedzením hotovostného účtovníctva je, že nemusí poskytnúť presný obraz záväzkov, ktoré vznikli, ale ešte neboli zaplatené, s cieľom obchodné by sa podľa všetkého mohlo zdať na ústupe. situácia je lepšia ako v skutočnosti je. Na druhej strane z metódy hotovostného účtovníctva to navyše vyplýva obchodné, ktorý nedávno dokončil obrovskú prácu a čaká na zaplatenie, sa môže zdať menej úspešný, ako v skutočnosti je na základe toho, že na úlohy použil materiály a prácu, ale ešte nedostal platbu.

Tento spôsob účtovania teda môže zveličiť alebo podhodnotiť zdravie podniku, ak sú inkasá alebo platby v jednom období obzvlášť vysoké alebo nízke v porovnaní s iným. Okrem toho môžete čeliť aj niektorým možno zlým daňovým dôsledkom pre spoločnosti, ktoré si zvolia metódu hotovostného účtovníctva.

Rozdiely medzi hotovostnou metódou a akruálnou metódou

Hotovostné účtovníctvo je jednoduché a ľahko spravovateľné, vďaka čomu máte viac času na podnikanie. Pre rozbeh resp malý biznis Hotovostné účtovníctvo často prináša najlepšie výsledky. Ale ako podniky rastú a zväčšujú sa, akruálne účtovníctvo je často efektívnejšie, pretože účtuje príjem a výdavky v obdobiach, v ktorých vznikli, bez ohľadu na to, či v tom čase došlo k zmene majiteľa hotovosti.

Akruálne účtovníctvo zohľadňuje aj sledovanie zásob spolu s pohľadávkami a záväzkami. Akruálne účtovníctvo teda môže poskytnúť presnejší obraz o finančnom zdraví podniku. Na druhej strane, akruálne účtovníctvo je v porovnaní s hotovostným účtovníctvom zvyčajne únavné, časovo náročné a ťažko pochopiteľné. Podobne môže byť ťažšie zistiť, koľko hotovosti má podnik po ruke.

Výber medzi hotovostným a akruálnym účtovníctvom

Okrem toho, ak pre príjem vyberiete Účtovníctvo v hotovosti, budete ho musieť vybrať aj pre výdavky. Pri rozhodovaní medzi hotovostným a akruálnym účtovníctvom môže vstúpiť do hry niekoľko ďalších faktorov, takže sa pozrime aj na ne: Keďže podniky používajúce hotovostné účtovníctvo nezaznamenávajú príjem, kým nedostanú hotovosť, nebudú musieť platiť dane z predaja za ktoré ešte nedostali platbu. Do konca roka budú mať možnosť urýchliť niektoré výdavky, aby si znížili čistý príjem a znížili dane, ktoré budú musieť platiť.

Rôzne banky, veritelia, ako aj investori vyžadujú, aby organizácie alebo podniky, s ktorými sú spojené, používali stratégiu akruálneho účtovníctva. Či už podnik v súčasnosti nehľadá externé financovanie, ale môže ho potrebovať v budúcnosti, mal by si od začiatku zvoliť akruálne účtovníctvo.

Stručne povedané, na záver, hlavným faktorom pri rozhodovaní o výbere účtovnej metódy je, ktorá metóda najlepšie vyhovuje vašim obchodným operáciám a cieľom.

Výhody a nevýhody hotovostného účtovníctva

1. Výhody hotovostného účtovníctva

Vedenie pokladničnej evidencie poskytuje množstvo obchodných výhod. Tu sú niektoré z nich:

Dodržiavanie zákonov. Dodržiavanie zákonných požiadaviek v oblasti daní a účtovníctva, čím sa predchádza prípadným pokutám a problémom s daňovými úradmi.

Finančná transparentnosť. Hotovostné účtovníctvo poskytuje presné a transparentné zobrazenie finančných transakcií, čo zjednodušuje analýzu finančnej situácie podniku.

Účtovníctvo v hotovosti. Kontrola hotovosti zabraňuje stratám a podvodom a zabezpečuje presnosť účtovných údajov.

Audit a overenie. Organizované účtovníctvo v hotovosti uľahčuje kontrolu a kontrolu zo strany daňových úradov alebo finančných inšpektorátov.

Prevencia podvodov. Systematické zaznamenávanie hotovostných transakcií pomáha identifikovať a predchádzať podvodným aktivitám v rámci podniku.

Efektívnosť riadenia. Aktuálne údaje o hotovosti a hotovostných transakciách uľahčujú manažérske rozhodovanie a plánovanie obchodných procesov.

Optimalizácia nákladov. Vedenie pokladničnej evidencie vám umožňuje sledovať a kontrolovať hotovostné výdavky, čo pomáha pri ich optimalizácii.

Dôvera od klientov a partnerov. Keď má podnik jasné a systematické účtovníctvo v hotovosti, pomáha to budovať dôveru u zákazníkov a obchodných partnerov.

Bezpečnosť. Monitorovanie hotovostných transakcií prispieva k bezpečnosti podnikania tým, že predchádza krádežiam a iným nezákonným činnostiam.

Súlad s vnútornými kontrolami. Implementácia systému hotovostného účtovníctva zlepšuje vnútornú kontrolu a minimalizuje riziká chýb a zneužitia.

Hotovostné účtovníctvo uľahčuje efektívnejšie riadenie finančných zdrojov a vytvára stabilný základ pre rozvoj podnikania.

2. Nevýhody. Účtovníctvo v hotovosti

Účtovníctvo v hotovosti má napriek svojim výhodám aj niektoré nevýhody:

Možnosť chýb. Manuálne zadávanie údajov do hotovostného účtovníctva môže viesť k chybám a nepresnostiam, najmä pri veľkom objeme hotovostných transakcií.

Hrozba podvodu. Prítomnosť fyzickej hotovosti poskytuje príležitosť na podvodné aktivity zamestnancov alebo externých strán.

Neefektívnosť. Manuálne zaznamenávanie a počítanie hotovosti môže byť neefektívne a nákladné uhly pohľadu čas a zdroje.

Nedostatok automatizácie. Niektoré systémy hotovostného účtovníctva nemusia byť dostatočne automatizované, čo sťažuje rýchle spracovanie údajov.

Obmedzená funkčnosť. Niektoré POS systémy môžu mať obmedzenú funkčnosť a nemusia poskytovať všetky potrebné Nástroje pre kompletné účtovníctvo.

Riziko straty údajov. Fyzická prítomnosť bankoviek a mincí v hotovosti vystavuje podnik riziku straty finančných prostriedkov v prípade krádeže alebo neoprávneného prístupu.

Ťažkosti s analýzou údajov. Manuálne účtovníctvo môže spôsobiť ťažkosti pri analýze údajov, najmä ak je potrebné vykazovanie alebo analýzy.

Nepohodlie pri správe veľkého množstva hotovosti. Pre podniky s vysokým objemom hotovostných transakcií môže byť vedenie pokladničných záznamov nepohodlné a neefektívne.

Vyžaduje dodatočné bezpečnostné opatrenia. Nosenie veľkého množstva hotovosti si vyžaduje dodatočné bezpečnostné opatrenia, ktoré môžu znamenať dodatočné náklady.

Potreba neustáleho monitorovania. Účtovníctvo v hotovosti si vyžaduje neustále sledovanie a kontrolu, čo môže byť pre malé podniky problém.

Tieto nedostatky zdôrazňujú dôležitosť správnej organizácie a automatizácie hotovostného účtovníctva s cieľom minimalizovať riziká a zabezpečiť efektívne riadenie podniku.

Záver!

Teraz je v konečnom dôsledku jasné, že pre malé firmy, ktoré podnikajú primárne na hotovostnej báze a nemajú veľké zásoby produktov, bude hotovostný spôsob účtovania užitočný, pohodlný a spoľahlivý na sledovanie ich príjmov a výdavkov. bez nutnosti veľkého účtovníctva. V každom prípade pre najspoľahlivejšiu a najaktuálnejšiu účtovnú analýzu finančného zdravia podniku je najlepším riešením zvoliť metódu akruálneho účtovníctva.

Účtovný softvér môže tiež pomôcť každej firme používať hotovostné alebo akruálne účtovníctvo presne a efektívne. Účtovný softvér dokáže vyhladiť účtovné cykly a pomôcť zabezpečiť presnosť a súlad s vládnymi nariadeniami.

FAQ. Účtovníctvo v hotovosti.