Projektna organizacija – definicija, vrste in diagram

Projektna organizacija je proces načrtovanja, usklajevanja in upravljanja virov za doseganje določenih ciljev v določenem času in proračunu. Projekt je začasen podvig, ki ima edinstven rezultat ali izdelek, ki se razlikuje od rutine vsakodnevnega delovanja organizacije.

V projektni organizaciji obstajajo tri področja odgovornosti in pristojnosti.

Vodenje projekta – zaupana mu je vodenje projekta
Projektna skupina – Projektni skupini je dodeljen vidik izvajanja projekta
Projektni odbor je organ odločanja, ki mu zaupamo uspeh projekta in sprejema pomembne odločitve, na primer o tem, ali je treba projekt preklicati ali nadaljevati.

Organizacijska struktura Projekt je odvisen od več dejavnikov, kot so vrsta in slog organizacije, hierarhija in potek dela.

Tukaj je nekaj najpogostejših vrst projektne organizacije:

1. Funkcionalna organizacija. Projektna organizacija

To je ena najpogostejših organizacijskih struktur. Podjetje je razdeljeno na več oddelkov in ljudje s podobnimi veščinami in znanjem so združeni. Vodja projekta in drugi viri delajo v istem oddelku, na primer marketing, prodaja, računovodstvo itd.

Prednosti funkcionalne strukture so:

To je najboljše tako za majhne projekte kot za majhne ekipe, saj lahko funkcija pridobi popoln nadzor in nadzor nad člani ekipe in drugimi viri.
Člane je enostavno motivirati, saj jih je malo
Dostop do strokovnjakov je enostaven, ker so na istem funkcionalnem področju.
Enostavno je zbrati vse, ki sodelujejo pri projektu, in razpravljati o ustrezni zadevi.
Zaposleni so pripravljeni delati na takšnih projektih, ker jim dajejo priložnost, da gredo naprej.
Ker je ekipa majhna, je možno omejiti sredstva komuniciranja projekta.

Slabosti funkcionalne strukture so naslednje:

Ni enostavno pridobiti dostopa do ljudi zunaj vaše funkcionalne enote
Zaposleni so zvesti svojemu vodji ekipe, namesto da bi delali na projektu
Težave pri ohranjanju strateške osredotočenosti

2. Oblikovanje.

Tu nosi vodja projekta polno odgovornost za vsak projekt. Zaposlen je s polnim delovnim časom s celotno ekipo in nadzorom proračuna za uspešno izvedbo. Poroča projektnemu svetu in nosilcu projekta. Projektna organizacija

Prednosti projektne organizacijske strukture so naslednje:

Popoln nadzor nad ekipo
Močan občutek identitete znotraj ekipe, kar ima za posledico prevladujočo timsko kulturo
Minimalni konflikt, saj si vsak udeleženec prizadeva za doseganje ciljev projekta
Načrtovanje vašega dela je enostavno
Enostavna dostopnost virov
Izboljša tehnično vodenje in veščine vodenja projektov

Slabosti organizacijske strukture projekta so naslednje:

To je draga zaveza
Zaposlenim je težko se vrnejo, če so odpuščeni iz službe
V nekaterih primerih zapiranje projekta pomeni izgubo službe

3. Matrica. Organizirajte projekt

Z integracijo projektne in funkcionalne organizacije nastane matrična projektna organizacijska struktura. Obstajata dve strukturi: horizontalna in vertikalna, tako da lahko zaposleni dela tako na projektu kot v funkcionalni skupini.

Obstajajo tri vrste organizacijske matrice

Močna matrica – vodja projekta ima ekipo s polnim delovnim časom in ima popoln vodnik ter nadzor nad ekipo in projektom
Šibka matrika je bližje funkcionalni strukturi, vodja projekta pa ima manj možnosti. Ima ekipo za krajši delovni čas in nadzor proračuna
Uravnotežena matrika – vodja projekta ima srednjo stopnjo avtoritete in ekipo za krajši delovni čas. On in funkcionalni vodja vodita proračun

Prednosti matrične organizacije so:

Viri se uporabljajo učinkovito
Vire je mogoče preprosto premikati med različnimi projekti
Posamezniki in tudi člani ekipe so po naravi odzivni

Slabosti matrične organizacije so naslednje:

Večino časa boste našli konflikt med projekti zaradi virov
Ljudem zaupajo nasprotujoče si in različne prioritete, kar lahko povzroči zmedo

Nekatere druge vrste projektne organizacije so naslednje:

Preprosta ali organska organizacija je najenostavnejša projektna organizacijska struktura, ki vključuje tako poslovne subjekte z enim lastnikom kot samostojne podjetnike. Vlogo vodje projekta običajno opravlja lastnik ali specialist, ki je zadolžen za vodenje delovnega procesa. Projektna organizacija
Raznolika organizacija. V tovrstni organizacijski strukturi je veliko funkcionalnih enot, ki so druga od druge neodvisne. Enote vključujejo ljudi z različnimi navykami znanja in izkušenj, ki jih združuje skupna tema, in to je lahko geografska lokacija ali podoben projekt. Vsi oddelki imajo lastne vire za avtonomno delovanje.
Virtualna organizacija — V virtualni organizacijski strukturi organizacija ohranja svojo osnovno dejavnost in poskuša druge procese prepustiti zunanjim izvajalcem. Osrednja organizacija je povezana z različnimi zunanjimi organizacijami za uspešno vodenje poslovanja. Vodja projekta v takšnih organizacijah ima pooblastila srednje do nizke ravni in mešana pooblastila za nadzor proračuna.

Kako sestaviti načrt organizacije projekta?

Organizacijska shema projekta pomaga opredeliti vloge in odgovornosti ekipe, pa tudi potrebe po usposabljanju, kako bodo dodeljeni viri in kako bodo vključene zainteresirane strani. Potrebni koraki so naslednji:

1. Določite osebje. Projektna organizacija

Prvi korak v procesu je identificirati ljudi, ki so povezani z obsegom projekta in sposoben imajo močan vpliv na projekt. Običajno so to ključni zaposleni, ki vplivajo na tržnike, vodje oddelkov, prodajno osebje, podporno osebje, svetovalce in celo IT osebje.

2. Zgradite ekipo višjega vodstva

Drugo korak — oblikovanje sposobne ekipe, ki bo odgovorna za projekt in spremljala njegov uspeh. Ekipa bo vključevala stranko ali sponzorje projekta in v nekaterih primerih strokovnjake, ki bodo nudili vodenje in pomoč skozi celoten projekt.

3. Določite koordinatorje projekta. Projektna organizacija

V tretji fazi so imenovani koordinatorji projekta, ki bodo srednji in nižji menedžerji. Njihove odgovornosti bodo vključevale opravljanje nalog na tej ravni in usklajevanje nalog ekipe. V projektni organizaciji je lahko veliko projektnih koordinatorjev, vendar boste v večini primerov našli vsaj tri, ki bodo skrbeli za komunikacijske, tehnične in načrtovalske vidike.

4. Označite svoje deležnike

Določite ključne deležnike in poskusite jih privabiti razvoju projekta.

5. Določite zahteve glede usposabljanja. Projektna organizacija

V nekaterih primerih ekipa lahko učinkovito spopasti z nalogo. Za razliko od drugih nimajo orodij, veščin in znanja za obvladovanje zapletenosti projekta. Določite zahteve glede usposabljanja in ga ponudite članom, ki ga potrebujejo. Koordinator projekta je odgovoren za vodenje delovne skupine in zagotavljanje potrebnega usposabljanja zaposlenih.

6. Ustvarite organizacijsko shemo projekta

Zadnja faza je razvoj organizacijske sheme projekta. Preglejte korake, ki ste jih že izvedli, in razmislite, kako se bodo ljudje v projektu usklajevali in sodelovali, da bi ustvarili popoln diagram.

Poglejte pozorno, da boste lahko določili njihov odnos in odgovornosti, ki jih je treba dodeliti. Navedite odločevalce, ki bodo igrali vidno vlogo, in napišite njihovo vlogo, odgovornosti in naloge v bližini, da dobite jasno sliko. Določite povezovalne vloge ter določite komunikacijski in poročevalski kanal, če se odločite za izdelavo uporabne organizacijske sheme projekta

List materiala (BOM) – definicija, primer, vrste in prednosti