Produktiviteti i punonjësve. Udhëzuesi i një udhëheqësi për matjen e kohës dhe produktivitetin

Produktiviteti i punonjësve është një masë e efikasitetit dhe efektivitetit të punës së tyre në mjedisin e punës. Menaxhimi i performancës luan një rol kyç në arritjen e qëllimeve organizative. Këtu janë disa faktorë që mund të ndikojnë në produktivitetin e punonjësve:

1. Motivimi: Punonjësit që janë të motivuar janë zakonisht më produktivë. Motivimi mund të lidhet me shpërblime, njohje, detyra interesante dhe faktorë të tjerë.
2. Qëllimet dhe pritshmëritë e qarta: Kur punonjësit i kuptojnë qëllimet dhe pritshmëritë e tyre, ata e kanë më të lehtë të lundrojnë dhe të arrijnë rezultate.
3. Edukimi dhe zhvillimi: Sigurimi i punonjësve me mundësi trajnimi dhe zhvillimi profesional mund të përmirësojë aftësitë e tyre dhe rrjedhimisht produktivitetin.
4. Udhëzime efektive: Liderët që kanë aftësitë e efektivit menaxherët mund të frymëzojnë dhe udhëheqin vartësit e tyre, duke kontribuar në rritjen e produktivitetit.
5. Komunikimi: Komunikimi i mirë brenda një organizate promovon të kuptuarit e detyrave, zvogëlon gjasat e gabimeve dhe ndihmon në heqjen e pengesave për përfundimin e detyrave.
6. Ambienti i punës: Një hapësirë ​​pune e rehatshme dhe mbështetëse mund të ketë një ndikim pozitiv në mirëqenien fizike dhe emocionale të punonjësve.
7. Teknologjitë dhe mjetet: Përdorimi i teknologjisë moderne dhe mjeteve efikase mund të përmirësojë rrjedhën tuaj të punës dhe të rrisë produktivitetin tuaj.
8. Balanci jetë-punë: Punonjësit që mund të mbajnë një ekuilibër punë-jetë janë shpesh më efektivë dhe më pak të stresuar.
9. Vlerësimi dhe komentet: Vlerësimi i rregullt i performancës dhe ofrimi i reagimeve konstruktive i ndihmon punonjësit të kuptojnë pikat e tyre të forta dhe fushat për përmirësim.

Menaxhimi i suksesshëm i performancës kërkon një qasje gjithëpërfshirëse që merr parasysh aspekte të ndryshme të procesit të punës dhe karakteristikat individuale të punonjësve.

Tani që kemi një bazë të mirë, le të shohim disa mjete dhe teknika që do t'ju mësojnë se si të menaxhoni kohën e ekipit tuaj dhe të rrisni produktivitetin.

1. Zhvillimi i një kalendar projekti. Produktiviteti i punonjësve.

Zhvillimi i një kalendari projekti dhe menaxhimi i performancës së punonjësve janë të ndërthurura dhe janë elementë të rëndësishëm për të përfunduar me sukses detyrat. Këtu janë hapat dhe rekomandimet për këto dy aspekte:

1. Përkufizimi i Qëllimeve dhe Objektivave të Projektit:

• Zbuloni qëllimet përfundimtare të projektit.
• Ndani qëllimet tuaja në detyra më të vogla.

2. Produktiviteti i punonjësve / Përkufizimi i kohës:

• Përpunoni detajet e afateve për secilën detyrë.
• Merrni parasysh varësitë midis detyrave.
• Identifikoni shtigjet kritike.

3. Zhvillimi i kalendarit të projektit:

• Përdorni mjete profesionale për të krijuar një plan projekti (për shembull, një grafik Gantt).
• Përfshini të gjitha fazat e projektit në kalendar, duke marrë parasysh afatet dhe varësitë.

4. Produktiviteti i punonjësve. Planifikimi i burimeve:

• Përcaktoni se çfarë burimesh (njerëz, teknologji, financa) do të kërkohen për secilën detyrë.
• Shpërndani burimet në mënyrë të barabartë dhe efikase.

5. Ndjekja e performancës së punonjësve:

• Vendosni pritshmëri të qarta të performancës për secilën detyrë.
• Siguroni transparencë për qëllimet e projektit dhe rolin e secilit punonjës.
• Jepni reagime dhe mbështetje.

6. Monitorimi dhe kontrolli:

• Monitoroni rregullisht progresin e projektit dhe performancën e punonjësve.
• Bëni rregullime në orarin dhe planin e punës sipas nevojës.
• Përgjigjuni menjëherë rreziqeve dhe problemeve.

7. Produktiviteti i punonjësve. Komunikimi dhe Bashkëpunimi:

• Siguroni komunikim efektiv midis anëtarëve të ekipit.
• Promovoni bashkëpunimin dhe shkëmbimin e informacionit.

8. Mbështetja e punonjësve:

• Ofroni punonjësve burimet dhe trajnimin që u nevojitet.
• Kushtojini vëmendje mirëqenies dhe motivimit të tyre.

9. Vlerësimi i performancës:

• Kryeni vlerësime të rregullta të performancës dhe analizoni rezultatet.
• Përdorni të dhënat për të përmirësuar vazhdimisht proceset.

10. Përmirësim i vazhdueshëm:

• Aplikoni përvojën nga projektet e mëparshme për të optimizuar proceset.
• Zhvilloni dhe zbatoni teknika të reja të menaxhimit të projekteve dhe performancës.

Menaxhimi efektiv i performancës së projektit dhe punonjësve kërkon një qasje sistematike dhe fleksibilitet për t'iu përshtatur ndryshimeve dhe kushteve të reja.

2. Krijoni një listë prioritetesh, duke filluar me aktivitetet që kërkojnë më shumë kohë dhe duke përfunduar me më pak.

Imagjinoni këtë. Ju keni përcaktuar bukur detyrat për anëtarët e ekipit tuaj për ditën. Gjithçka është parashtruar aty që ata të plotësojnë dhe të shënojnë një nga një. Tingëllon mirë, apo jo? Por problemi tani është se detyrat ndryshojnë në kompleksitet dhe gjatësi (detyrat komplekse ka të ngjarë të zgjasin më shumë). Pra, si mund të siguroheni që ekipet të kryejnë detyrat në mënyrën më produktive dhe në kohën më të mirë?

Dikush mund të supozojë gabimisht se kryerja e detyrave më të menaxhueshme fillimisht do t'ju hapë derën për ato më të vështira dhe do t'ju japë shtysë për të vazhduar punën. Produktiviteti i punonjësve

Megjithatë, një studim i kohëve të fundit që ekzaminoi nivelet e mprehtësisë së mjekëve në krahasim me ngarkesën e tyre të punës dhe u dha përparësi rasteve më pak komplekse, zbuloi se prioritizimi i detyrave më të lehta mbi ato komplekse ka vetëm përfitime afatshkurtra, por është më i keq në afat të gjatë. Çfarë mund të mësojmë nga kjo?

Si menaxherë, inkurajoni anëtarët e ekipit tuaj që të marrin përsipër detyra më sfiduese si prioritet. Pse? Sepse është më e lehtë për ne të shpërqendrojmë veten nga detyrat më komplekse dhe t'u japim përparësi atyre më të lehta. Na jep një ndjenjë të arritjes.

3. Matni dhe gjurmoni rregullisht performancën.

Matja dhe gjurmimi i rregullt i performancës janë elementë thelbësorë të menaxhimit efektiv të projektit dhe punonjësve. Këtu janë disa hapa kyç për këtë çështje:

1. Përcaktimi i treguesve kryesorë të performancës (KPI):

   • Përcaktoni metrikat kryesore që pasqyrojnë më mirë performancën e projektit tuaj dhe të njerëzve.
   • Këto KPI mund të përfshijnë afate për përfundimin e detyrave, cilësinë e rezultateve, parametrat e buxhetit dhe të tjera.

2. Shqyrtime të rregullta të performancës:

   • Kryeni rishikime të rregullta (p.sh., javore ose mujore) të performancës.
   • Krahasoni rezultatet aktuale me planet dhe pritjet.

3. Produktiviteti i punonjësve. Përdorimi i mjeteve të menaxhimit të projektit:

   • Përdorni mjete të dedikuara për menaxhimin e projektit për të monitoruar progresin.
   • Grafikët Gantt, tabelat e detyrave, sistemet e gjurmimit të kohës mund të jenë mjete të dobishme.

4. Komentet dhe Dialogu:

   • Mbani takime të rregullta për të diskutuar përparimin dhe zgjidhjen e problemeve të mundshme.
   • Jepni reagime punonjësve në mënyrë që ata të kuptojnë se si puna e tyre përputhet me qëllimet e projektit.

5. Produktiviteti i punonjësve. Korrigjimi i planeve:

   • Në rast të devijimeve nga plani, rregulloni orarin dhe burimet.
   • Përgjigjuni ndaj tendencave dhe rreziqeve negative duke marrë masa për t'i parandaluar ose menaxhuar ato.

6. Vlerësimi individual i performancës:

   • Zhvilloni sisteme për vlerësimin e performancës individuale.
   • Merrni parasysh kontributin e secilit punonjës në rezultatin e përgjithshëm.

7. Produktiviteti i punonjësve. Analiza sistematike e procesit:

   • Analizoni efikasitetin e proceseve të punës.
   • Kërkoni mënyra për të optimizuar dhe përmirësuar performancën.

8. Përdorimi i Automatizimit:

   • Zbatimi i mjeteve të automatizimit për Mbledhja e të dhënave në lidhje me performancën.
   • Kjo mund të thjeshtojë procesin e gjurmimit dhe ofrimit të analitikës.

9. Produktiviteti i punonjësve. Gjenerimi i raporteve:

   • Ofroni raporte të rregullta të performancës për menaxhmentin dhe ekipin e projektit.
   • Ndani rezultatet dhe planet tuaja për të ardhmen.

10. Përmirësim të vazhdueshëm:

• Përdorni të dhënat e matjes së performancës për të përmirësuar vazhdimisht proceset dhe praktikat.

Matja dhe gjurmimi i rregullt i performancës ndihmon në identifikimin e hershëm të problemeve dhe parandalimin e vonesave të mundshme të projektit.

4. Kushtojini vëmendje aktiviteteve të zakonshme të humbjes së kohës në vendin e punës. Produktiviteti i punonjësve

Identifikimi i aktiviteteve që humbin kohë mund të përmirësojë produktivitetin tuaj. punonjësve dhe kurseni kohën e tyre duke eliminuar detyrat e padëshiruara dhe shpërqendrimet nga rutina e tyre e punës. Këtu janë disa aktivitete tipike që humbasin kohë në vendin e punës:

1. Shpërqëndrimet në rrjetet sociale
2. Kontrolloni vazhdimisht emailet
3. Mungesa e detyrave prioritare
4. Thjesht shtyje atë
5. Takime joproduktive
6. Biseda të rastësishme

Me përjashtim të bisedave të rastësishme dhe takimeve joproduktive, gjithçka tjetër është relativisht e lehtë për t'u kontrolluar. Është vetëm një çështje e vetëkontrollit. Por është e vështirë të refuzosh takimet dhe bisedat e rastësishme. Një zgjidhje e thjeshtë për takimet joproduktive është t'i mbani gjërat sa më të thjeshta që të jetë e mundur. Krijoni një axhendë, jepni një CTA dhe përfundoni takimin. Ofrojini këtë këshillë punonjësve tuaj që janë shumë të sjellshëm për të refuzuar bisedat e rastësishme. Në situata të tilla, punonjësi mund të vendosë një sinjal fundi të bisedës, pas së cilës sinjali me zë të lartë mund të përdoret si një kok turku për t'u kthyer në punë.

5. Kujdes nga lodhja në vendin e punës apo nga puna në distancë. Produktiviteti i punonjësve

Më vonë do të shohim disa shpërqëndrime që mund të shkaktojnë lodhje. Këtu do të shohim se çfarë mund të bëni në mënyrë proaktive për t'i mbajtur punonjësit tuaj të mos lodhen gjatë punës.

Është më mirë të bëni një pushim prej pesë deri në dhjetë minuta për çdo pesëdhjetë deri në gjashtëdhjetë minuta punë sesa të bëni pushime më të gjata pas periudhave të gjata të punës.

• Dilni jashtë: Pavarësisht nëse jeni në zyrë ose punoni nga shtëpia, kalimi i kohës jashtë mund të ndihmojë me lodhjen. Do të jetë edhe më mirë nëse moti është i mirë. Nuk keni nevojë të studioni për të kuptuar se të ulesh gjatë gjithë ditës në një tavolinë është e pashëndetshme.
• Organizoni ngjarje sociale: Në zyrë ose nëpërmjet Zoom, të kesh një vend ku punonjësit tuaj thjesht mund të pushojnë dhe të mos flasin për punën, por të jenë në shoqërinë e njëri-tjetrit, ndihmon me lodhjen.
• Regjistrimet individuale: Ndërsa regjistrimet mund të kërkojnë kohë, ato u tregojnë ekipeve tuaja se ju interesojnë. Kontrolloni ato herë pas here - jo për performancën e tyre, por për mirëqenien e tyre të përgjithshme.

6. Identifikoni dhe menaxhoni burime të ndryshme shpërqendrimi.

Menaxhimi i shpërqendrimeve është një pjesë e rëndësishme e mbajtjes së punonjësve produktivë dhe produktivë. Këtu janë disa hapa për të identifikuar dhe trajtuar burime të ndryshme shpërqendrimi:

1. Kryerja e analizës:

• Kryeni një analizë të mjedisit tuaj të punës dhe proceseve për të identifikuar burimet e mundshme të shpërqendrimeve.
• Pyetni punonjësit se çfarë i pengon ata në punë.

2. Produktiviteti i punonjësve. Identifikimi i shpërqëndrimeve kryesore:

• Identifikoni faktorët kryesorë që mund të ndikojnë në produktivitetin, si zhurma e jashtme, mobiljet e pakëndshme, mungesa e pajisjeve, etj.

3. Vlerësimi i tendencave shpërqendruese:

• Vlerësoni sa shpesh dhe në cilën fazë të punës punonjësit janë të ekspozuar ndaj shpërqendrimeve.

4. Produktiviteti i punonjësve. Trajnimi i punonjësve:

• Siguroni trajnime për metodat për menaxhimin e shpërqendrimeve, të tilla si teknikat Menaxhimi i kohes dhe përqendrimi.

5. Rregullorja e Mjedisit të Punës:

• Krijoni kushte të rehatshme pune, për shembull, lejoni punonjësit të përdorin kufje për reduktimin e zhurmës.

6. Menaxhimi i teknologjisë:

• Merrni parasysh përdorimin e mjeteve dhe aplikacioneve për të bllokuar njoftimet shpërqendruese ose për të menaxhuar kohën, siç është teknika Pomodoro.

7. Produktiviteti i punonjësve.  Vendosja e kufijve:

• Vendosni kufij të qartë midis jetës tuaj personale dhe asaj të punës.
• Inkurajoni punonjësit të marrin kohë për të pushuar dhe për t'u rimbushur.

8. Menaxhimi i detyrave:

• Ndani detyrat në copa më të vogla dhe të menaxhueshme për të reduktuar ndjenjat e mbingarkesës.

9. Marrja e pushimeve të rregullta:

• Inkurajoni punonjësit të bëjnë pushime të shkurtra për të lehtësuar stresin dhe për të rifituar fokusin.

10. Produktiviteti i punonjësve. Reagime dhe mbështetje:

• Bëni biseda të rregullta me punonjësit se si ata përballen me shpërqëndrimet dhe ofroni mbështetjen që u nevojitet.

11. Përdorimi i softuerit të menaxhimit të detyrave:

• Përdorni programe për të menaxhimi i detyrave dhe projekte për organizim sa më efikas të procesit të punës.

12. Formimi i zakonit:

• Inkurajoni zhvillimin e shprehive pozitive të punës, të tilla si vendosja e një orari të rregullt pune dhe renditja e detyrave.

13. Produktiviteti i punonjësve. Të mësuarit dhe përshtatja e vazhdueshme:

• Monitoroni se si ndryshimet në mjediset dhe kushtet e punës ndikojnë në shpërqendrimin e punonjësve dhe përshtatni strategjitë e menaxhimit në përputhje me rrethanat.

Trajtimi i problemit të shpërqendrimit kërkon një qasje sistematike dhe vëmendje të vazhdueshme ndaj nevojave të punonjësve dhe mjedisit të punës.

Përdorimi i mjeteve të menaxhimit të kohës. Produktiviteti i punonjësve

Pra, çfarë mjetesh mund të përdorni për të matur kohën e punonjësve tuaj? Le të zhytemi në dy mjete të njohura të menaxhimit të kohës.

1. Mjeku i kohës

Koha doktorr ju lejon të personalizoni dhe organizoni të gjitha detyrat tuaja të përditshme, duke gjurmuar kohën e kaluar për secilën detyrë në kohë reale.

Gjurmimi i kohës mund të konfigurohet për punën tuaj në tërësi ose për detyra specifike (të cilat shtojnë kohën totale të shpenzuar për të gjitha detyrat).

Një nga veçoritë më të mira të këtij mjeti është se ai ndalon gjurmimin kur nuk ka aktivitet në sistemin tuaj për një kohë të caktuar. Kjo veçori mund të aktivizohet në varësi të kompensimit të kohës tuaj.

Në fund të ditës, ju dërgon një përmbledhje të menaxhimit tuaj të kohës për secilën detyrë.

2. Ndrysho Track Produktiviteti i Punonjësve

Ndrysho gjurmën është një mjet i dobishëm për menaxhimin e kohës që mund të ekzekutohet në të gjitha pajisjet tuaja. Koha juaj mund të gjurmohet dhe sinkronizohet nëpër pajisje të shumta.

Disa veçori interesante të këtij aplikacioni janë se ai gjeneron raportet tuaja në formate CSV dhe PDF dhe ju dërgon rikujtues me email për qëllimet.

Përfundim

Disa nga gjërat e përmendura në këtë artikull nuk ndikojnë drejtpërdrejt në produktivitetin e punonjësve, por patjetër do të ndikojnë kohën dhe efikasitetin e tyre të përgjithshëm puna. Produktiviteti i punonjësve

Detyrat dhe burimet e organizuara mirë do të kursejnë kohë dhe do t'i lejojnë punonjësit të jenë më produktivë. Inkurajoni punonjësit tuaj që të prioritizojnë detyrat e tyre nga më të vështirat tek ato më të lehtat për produktivitet maksimal. Merrni kohë për të monitoruar rregullisht përparimin e tyre dhe për të parë se ku kanë nevojë për ndihmë. Ndërsa e bëni këtë, prezantojini me pika kyçe në mënyrë që ata të mund ta mbajnë mend më mirë informacionin. Merrni hapa për të parandaluar që punonjësit tuaj të mbingarkohen dhe të digjen. Angazhoni ekipet tuaja me përforcime pozitive për t'u siguruar që ata të kryejnë detyrat e tyre në kohë. Së fundi, përdorni mjetet e matjes së kohës për të mbledhur të dhëna mbi performancën e ekipeve tuaja, në mënyrë që të mund të merrni vendime më të mira për të përmirësuar produktivitetin e tyre.

Kur i bëni këto për të matur kohën dhe produktivitetin e punonjësve, sigurohuni që të jeni në përputhje me atë që po i shpërbleni. Më mirë të drejtosh me shembull.