Bottom Up Budgetering - Definition, fördelar, nackdelar och tips

Bottom-Up-budgetering är en metod för budgetutveckling där detaljerade planer och uppskattningar skapas på lägre nivåer i en organisation, och sedan dessa detaljer aggregeras och godkänns på högre nivåer av ledning. Denna process låter dig mer exakt ta hänsyn till behoven och verkliga kapaciteten hos olika avdelningar och anställda i organisationen.

Huvuddragen för bottom-up-budgetering är:

• Deltagande på alla nivåer:

Alla nivåer i organisationen, från de lägre nivåerna till den högsta ledningen, är involverade i budgetutvecklingsprocessen. Detta inkluderar chefer och medarbetare på operativ nivå.

• Budgetera nerifrån och upp. Detaljerade planer:

Avdelningarna utvecklar sina egna detaljerade budgetar, med hänsyn till deras specifika uppdrag, resurser och behov.

• Rapportering och motivering:

Divisionerna tillhandahåller rapporter och motiveringar för sina budgetförfrågningar, vilket gör att ledningen kan få en djupare förståelse för varje divisions motiv och förväntningar.

• Budgetera nerifrån och upp. Aggregation och godkännande:

Data från avdelningar aggregeras och granskas på högre ledningsnivåer. Sedan budget godkänns och översiktsplanen blir underlag för ekonomisk planering och kontroll.

Fördelarna med bottom-up-budgetering inkluderar mer exakta resursuppskattningar, medarbetarnas deltagande i beslutsprocessen och förbättrad ansvarighet för resultat på alla nivåer i organisationen. Dock detta metoden kan också kräva mer tid och resurser att samla in, aggregering och analys av information.

Vad är en bottom-up-budgetering?

Definition. Bottom-up-budgetering definieras som en budgeteringsprocess som börjar med den lägsta avdelningsbudgeten och går uppåt till den översta nivån i organisationen för att ta fram den slutliga budgeten för hela företaget.

I bottom-up-metoden bestäms den övergripande budgeten utifrån varje avdelnings prognoser av kostnader, utgifter, anställdas löner eller löner, administrativa utgifter etc. för nästa räkenskapsperiod. Generellt sett innebär bottom-up-budgetering att en organisations budget implementeras nerifrån och upp.

Processen börjar från botten och går sedan gradvis framåt

upp organisatoriska nivåer. Även om avdelningsspecifika budgetar utarbetas och presenteras av avdelningschefer, kommer de att implementeras först efter godkännande av högsta ledningen. Eftersom detta tillvägagångssätt tar hänsyn till de anställdas behov och företagets policy, kan företaget växa ytterligare.

Alla avdelningar måste samarbeta i denna metod. Därför är det viktigt att se till att nedifrån och upp-metoden fungerar smidigt. Nyckeln är att alla anställda förstår organisationens vision och uppdrag.

Bottom-up företagsbudgetprocess

Bottom-up-metoden garanterar urval tillräckligt med pengar till varje avdelning.

Den lägre ledningen för varje avdelning upprättar sin egen budget i enlighet med planerade projekt, beräknade kostnader för enskilda komponenter, inköp av utrustning, kontorsmaterial och föregående års budget.
Genom att budgetera nerifrån och upp kan medarbetarna fokusera på det som är viktigt för dem. Det hjälper också avdelningar att planera sina projekt för nästa verksamhetsår.

1. Identifiera företagets olika divisioner. Budgetering

Bottom-up-metoden utgår från de lägre nivåerna i företagets hierarki. Det första steget är att dela upp företaget i avdelningar. Att identifiera varje avdelning gör det lättare att få avdelningsbudgetuppskattningar.

Anställda på varje avdelning kan skapa en lista över projekt för det kommande året. Avdelningschefen kan sedan enkelt skapa en kostnadschecklista för varje projekt. Filialer kan också ta med sina administrativa kostnader i checklistan.

Ibland kan en avdelnings budget vara enorm och står för en betydande del av företagets budget. Denna avdelning kan delas in i divisioner för en smidig utvärderingsprocess.

2. Uppmuntra varje avdelning att skapa en lista över utgifter.

Med en lista över projekt och kostnadsberäkningar upprättade kan avdelningschefer skapa en kostnadsprognos. Alla avdelningskostnader sammanfattas och presenteras som avdelningskostnadsberäkningar.

Ekonomiavdelningen håller avdelningschefer ansvariga för att inkludera eventuella och nödvändiga utgifter. Således är budgetuppskattningen korrekt och budgetutgifterna noggranna.

3. Lägg ihop utgifterna för varje avdelning. Budgetering

Den totala budgeten för företaget erhålls genom att lägga till budgetuppskattningar för alla avdelningar. Prefekter ges möjlighet att skapa en budget för sin institution.

Den övergripande budgeten är inte den slutliga bedömningen av företaget. Innan företagets budget slutförs granskar den högsta ledningen alla avdelningsprognoser.

4. Studera varje institutions budget.

Även om kraven för varje avdelning måste uppfyllas, måste den högsta ledningen också överväga årliga budgetanslag. Budgetuppskattningen ska motsvara företagets mål och mål.

Högsta ledningen granskar budgetuppskattningarna för varje avdelning. Den tar upp frågor om att avdelningarnas budgetuppskattningar är mycket låga eller för höga. Eventuella otillfredsställande betyg diskuteras med berörda avdelningschefer för att göra nödvändiga ändringar.

5. Fyll i budgetuppskattningen. Budgetering

När den högsta ledningen är nöjd med budgetuppskattningen rekommenderar den den till ekonomiavdelningen. Ett företags vinster och förluster analyseras på lång sikt.

Ekonomiavdelningen godkänner budgetuppskattningen och fastställer företagets övergripande budget. Han fördelar sedan medlen mellan de olika avdelningarna.

Top-down-budgetprocess kontra bottom-up-budgetprocess

När företag väljer om de ska använda en top-down- eller bottom-up-budgetmetod måste de förstå skillnaderna mellan dem och hur de passar ihop. Dessa är delar av en större planeringsprocess som kallas top-down och bottom-up planering.

Att välja en budgeteringsmetod baserad på teoretiska resultat är vanligt, men det kanske inte ger optimala resultat när det används i praktiken. Bottom-up-budgetering kallas ibland en mer avancerad version av top-down-budgetering. Detta är inte sant, och de är två olika discipliner för budgetering.

Avdelningarna ska utarbeta budgetar inom den högsta chefspositionen i top-down-budgeten. Avdelningar förbereder sina budgetuppskattningar och skickar dem till den högsta ledningen på en bottom-up-budgetbasis.

En top-down-strategi för budgetering är vanligtvis snabbare. Detta kan dock leda till att avdelningar kämpar för att hålla sig inom sina budgetbelopp eftersom ledningen kanske inte är medveten om alla kostnader som är involverade. Top-down budgetering har också färre moraliska fördelar.

Dessa två huvudmetoder är de mest använda budgeteringsmetoderna. Å ena sidan sparar en top-down budget tid, men äventyrar en fullständig förståelse för varje avdelnings krav. Som ett resultat kan vissa avdelningar inte kunna fungera effektivt inom de gränser som fastställts av högsta ledningen.

Å andra sidan uppmuntrar en bottom-up-budget medarbetare tar ansvar för processen och använder sin erfarenhet på de avdelningar de leder. dock avdelningens resultat kanske inte alltid motsvarar övergripande mål organisation.

Fördelar med bottom-up-budgetering

1. Noggrannhet

Bottom-up-budgetering har vanligtvis fördelen att vara ganska korrekt eftersom varje avdelning i organisationen är medveten om sina utgifter och resurser.

Att lägga ihop budgetuppskattningar från varje avdelning kan resultera i korrekta budgetar för företaget som helhet.

2. Motivation. Budgetering

Anställda som ansvarar för att skapa budgetar arbetar vanligtvis hårdare än andra för att uppnå företagets mål.

Eftersom de får ekonomiskt ansvar får de en känsla av ägande.

Detta förbättrar de anställdas moral och tillförlitlighet. De stannar trots allt kvar länge på företaget.

3. Avdelningens behov

Ledningen kanske inte har en detaljerad förståelse för varje program och kanske inte kan bestämma var resurser ska fördelas. En bottom-up-strategi hjälper till att anpassa sig till avdelningens behov för att uppnå sina mål.

Eftersom anställda på varje avdelning upprättar budgetberäkningar är kraven tydligt angivna i beräkningsrapporten.

4. Transparens. Budgetering

Avdelningens kostnader och resurser presenteras så tydligt som möjligt. Anställda från respektive avdelning är involverade i budgetutvärderingen.

Fördelningen av medel och utgifter som avdelningen gör är känd för varje anställd på avdelningen. Transparens hjälper till att bygga upp medarbetarnas förtroende för företaget.

Nackdelar med bottom-up-budgetering

1. Brist på koordination

Det saknas samordning mellan avdelningar där de gör sina budgetar utan att tänka på andra avdelningar. Detta kan också leda till dubbelarbete av budgetberäkningar.

2. Avvikelse från organisationens mål. Budgetering

En budget skapad av den minst erfarna medarbetaren kan avvika från organisationens mål. Och det kommer inte att ge företaget förmögenhet.

3. Går över budget

Det finns en stor chans att om en avdelning går över budget. Att lägga till ytterligare medel kan påverka en annan avdelning. Varje avdelning ska ges lika möjligheter att växa inom företaget.

4. Långsiktigt

Att integrera alla uppsättningar av mindre budgetar för att skapa en enda budget för hela företaget tar vanligtvis längre tid. Att noggrant analysera och implementera budgetuppskattningar är en arbetsintensiv process.

Implementeringstips för bottom-up-metoden. Budgetering

Nedan finns några förslag på hur man kan implementera nedifrån och upp budget för ditt företag. Använd dessa tips innan du väljer en budgetuppskattning som erhålls med denna metod. Detta kan vara en bra strategi för din organisation.

1. Ha tydliga mål

Att definiera mål hjälper till att sätta gränser för alla processer. Det är samma sak med en bottom-up-budgetering. Målkostnaderna och utgifterna för varje avdelningschef bör vara rimliga. Även om denna strategi enbart fokuserar på avdelningens behov, måste du också ta hänsyn till företagets ekonomiska begränsningar.

2. Upprätthålla en strukturerad organisation

Funktionerna och kraven varierar för olika avdelningar på företaget. Motsvarande budgetuppskattning upprättas med hänsyn till egenskaperna hos en viss avdelning.

På samma sätt bör de faktorer som bör beaktas vid uppskattning av budgeten för en avdelning inte överlappa någon annan avdelning. Detta kommer att resultera i duplicering av budgeten eller utelämna några viktiga detaljer.

3. Var uppmärksam på detaljer. Budgetering

Avdelningscheferna ansvarar för att noggrant se över alla avdelningsmedel och utgifter. Deras uppgift är att föra en lista. budget med beräknade utgifter för räkenskapsåret.

Även om detta är tidskrävande är det ett effektivt sätt att hålla reda på utgifterna för avdelningen. Detta ökar medarbetarnas ansvar och moral.

Slutsats!

Framgången för ett företag beror på företagets långsiktiga vision och mission. Budgetering garanterar inte affärstillväxt. Budgetuppskattningen ska vara konsekvent och samverka med företagets mål.

Medan bottom-up-metoden tillgodoser de anställdas behov, måste den också generera vinst för organisationen. Eftersom överbudgetering lätt kan inträffa bör du noggrant granska varje avdelnings budgetlista.

Anställda måste hålla sig till budgetdeadlines. Påminn anställda att basera sina uppskattningar på deras bästa gissning och inte lägga till extra dollar för att fylla i. Se till att resurserna fördelas klokt och på ett sådant sätt att alla har vad de behöver för att uppnå dina övergripande affärsplaner och mål.