Kassaredovisning - definition, exempel, för- och nackdelar

Kontantredovisning är processen att redovisa kontanter som tas emot och spenderas av en organisation under sin verksamhet. Kassaredovisning registrerar alla transaktioner som involverar kontanter, inklusive kvitton, utgifter och saldon.

Kontantredovisning är en av de viktigaste delarna av bokföringen och är obligatorisk för alla organisationer som arbetar med kontanter. Det låter dig bedöma organisationens nuvarande ekonomiska tillstånd, kontrollera kassaflöden och identifiera möjliga överträdelser och fel.

Vad är kassaredovisning?

Definition: Kontantredovisning är en metod bokföring bokföring eller bokföring där betalningskvitton bokförs i den period då de tas emot och utgifter bokförs i den period då de faktiskt betalas.

Grundläggande delar av kassaredovisning:

1. Kvitto: Registrering av alla kvitton på pengar till kassan, vare sig från försäljning av varor, tillhandahålla tjänster, få lån osv.
2. Kontantförbrukning: Reflektion av alla utgifter som görs med kontanter, såsom att betala räkningar, köpa varor och tjänster, betala löner etc.
3. Balanskontroll: Kontinuerlig övervakning av kassan i kassan för att förhindra brist eller övertillgänglighet.
4. Rapportering: Upprättande av kassatransaktionsrapporter för intern hantering och presentation till skattemyndigheter.
5. Dokumentera: Att åtfölja varje transaktion med relevanta dokument, såsom kontantbeställningar, checkar, kvitton och annat.
6. Kontroll över kontanttransaktioner: Implementering av interna kontroller för att förhindra bedrägerier och fel.

Kontantredovisning är en viktig del av en organisations ekonomiska förvaltning och hjälper till att säkerställa transparens och noggrannhet vid spårning pengaflöde.

Exempel på kassaredovisning

Låt oss titta på ett exempel på kontantredovisning för en liten butik. Låt oss säga att det här är en närbutik.

1. Kontantkvitto:

• 1 november: Försäljning av varor kontant till ett belopp av 10 000 hryvnia.
• 3 november: Återkomst varor av kunden, cash back 2 000 hryvnia.

2. Kontantförbrukning:

• 2 november: Inköp av varor från en leverantör kontant 5 000 hryvnia.
• 4 november: Betalning av butikshyra kontant: 3 000 hryvnia.

3. Balanskontroll:

• Inledande kassabehållning den 1 november: 0 hryvnian.
• Det slutliga saldot i kassan den 4 november: 10 000 hryvnia (startsaldo + kvitton - utgifter).

4. Rapportering:

• Utarbeta en rapport om kontanttransaktioner för november, inklusive ingående och utgående saldon, kvitton och utgifter.

5. Dokumentation:

• Kontantorder för varje transaktion (försäljning, retur, köp, hyresbetalning).
• Kvitton och kvitton för varje transaktion.

6. Kontroll över kontanttransaktioner:

• Införande av regler för kontroll av kontanttransaktioner för att förhindra fel och bedrägerier.

Det här är ett enkelt exempel, och i verkligheten kan det finnas mer komplexa transaktioner och ytterligare överväganden, såsom skatter, som också måste beaktas när kassaregister förs.

Vem använder kassaredovisning?

Det finns ett antal ägare litet företag, samt egenföretagare som väljer kassaredovisning istället för periodisering eftersom det till största delen är den minst komplexa redovisningsmetoden. Det ger också en snabb överblick över hur mycket pengar från näringslivet faktiskt i lager, vilket är en viktig indikator för alla företag. Även om ett antal nya företag eller företag kan använda kontantmetoden för redovisning är den inte lämplig för alla. Många småföretag som har inventering kan behöva använda periodiseringsgrunden för att underhålla bokföring, eftersom detta hjälper dem att spåra lagerförändringar. Vissa andra företag som erbjuder sina tjänster på kredit bör dessutom använda periodiseringsmetoden.

 

Hur kassaredovisning fungerar i praktiken

Företag som väljer kontantmetoden för att bokföra intäkter eller intäkter i sina böcker när de får kontanter, och de uppmärksammar inte när tjänsten utförs. Kostnader fungerar också på liknande sätt och företag kommer att registrera utgifter i sina böcker när de gör en betalning och de uppmärksammar när de gör en vinst på betalningen.

Problem med kassaredovisning

Kontantredovisningsproblem kan innefatta olika aspekter som täcker organisation, processer och dokumentation. Här är några av de vanliga problemen:

1. Bristande efterlevnad av lagstiftning:
   • Felaktig tillämpning av lagar och regler för kassaredovisning kan leda till böter och skatteproblem.
2. Otillräcklig dokumentation:
   • Brist på korrekt förberedda kontantordrar, checkar och kvitton kan försvåra verifiering och skapa revisionsproblem.
3. Bokföringsfel:
   • Felaktiga registrerade belopp, missade transaktioner eller felaktiga kontanttransaktioner kan förvränga ett företags ekonomiska resultat.
4. Ineffektiva processer:
   • Belamrade eller ooptimerade in- och utbetalningsprocesser kan orsaka förseningar och skapa säkerhetsrisker.
5. Brist på intern kontroll:
   • Dåliga åtkomstkontroller till kassan och säkerhetsåtgärder kan uppmuntra till bedrägeri.
6. Otillfredsställande informationslagringssystem:
   • Brist på ett effektivt lagringssystem för kontantdokument kan skapa problem med hämtning och revision.
7. Säkerhetsproblem:
   • Otillräckliga säkerhetsåtgärder, såsom brist på övervakningskameror eller svaga passersystem, kan skapa risker för stöld eller förlust av kontanter.
8. Brist på personalutbildning:
   • Underlåtenhet att föra kassaregister korrekt på grund av otillräcklig utbildning kan leda till fel.

Att ta itu med dessa problem innebär vanligtvis att implementera effektiva redovisningsprocesser, utbilda personal, följa lagstiftning och förbättra kontroll- och säkerhetssystemen.

Kontantredovisningsbegränsningar

Det är nu uppenbart att en grundläggande begränsning av kassaredovisning är att den kanske inte ger en korrekt bild av skulder som har uppkommit men ännu inte betalats, med syftet att verksamheten kan se ut, över alla konton, vara på nedgång. läget är bättre än vad det faktiskt är. Å andra sidan innebär kassaredovisningsmetoden dessutom att ett företag som nyligen har slutfört ett stort jobb och som väntar på betalning kan verka mindre framgångsrikt än det faktiskt är på grundval av att det har använt material och arbetskraft för uppgifterna, men det är fortfarande inte fått betalning.

Således kan denna redovisningsmetod antingen överdriva eller underskatta ett företags hälsa om inkasseringar eller betalningar är särskilt höga eller låga under en period jämfört med en annan. Utöver detta kan du även möta några möjligen dåliga skattekonsekvenser för företag som väljer kontantredovisningsmetoden.

Skillnader mellan kontantmetod och periodiseringsmetod

Kontantredovisning är enkel och lätt att hantera, vilket gör att du får mer tid att driva ditt företag. För en start eller litet företag Kassaredovisning ger ofta de bästa resultaten. Men i takt med att företag växer och blir större är periodiseringen ofta mer effektiv eftersom den registrerar intäkter och kostnader under de perioder de uppstår, oavsett om kontanter har bytt ägare under tiden.

Periodiseringsredovisning tar också hänsyn till spårning av lager tillsammans med kundfordringar och leverantörsskulder. Således kan periodiserad redovisning ge en mer korrekt bild av ett företags ekonomiska hälsa. Å andra sidan är periodiserad redovisning vanligtvis tråkig, tidskrävande och svår att förstå jämfört med kassaredovisning. Likaså kan det vara svårare att veta hur mycket kontanter ett företag har till hands.

Att välja mellan kassa- och periodiseringsredovisning

Dessutom, om du väljer Kontantredovisning för inkomster, måste du också välja det för utgifter. Flera andra faktorer kan spela in när man väljer mellan metoder för redovisning av kontanter och periodiserad redovisning, så låt oss titta på dem också: Eftersom företag som använder kontantredovisning inte registrerar inkomster förrän de får kontanter, behöver de inte betala skatt på försäljning för som de ännu inte fått betalt. I slutet av året kommer de att ha möjlighet att påskynda vissa utgifter för att minska sin nettoinkomst och minska de skatter de kommer att behöva betala.

Olika banker, långivare och investerare kräver att de organisationer eller företag som de är associerade med använder periodiseringsstrategin. Oavsett om ett företag för närvarande inte söker extern finansiering men kan behöva finansiering i framtiden bör det välja periodiserad redovisning redan från början.

Kort sagt, sammanfattningsvis är den viktigaste faktorn när man bestämmer sig för vilken redovisningsmetod man ska välja vilken metod som bäst passar din verksamhet och dina mål.

För- och nackdelar med kassaredovisning

1. Fördelar med kassaredovisning

Att föra kassaregister ger ett antal affärsfördelar. Här är några av dem:

1. Laglydig:
   • Efterlevnad av lagkrav inom skatte- och redovisningsområdet, vilket förhindrar eventuella böter och problem med skattemyndigheterna.
2. Finansiell transparens:
   • Kontantredovisning ger en korrekt och transparent återspegling av finansiella transaktioner, vilket förenklar analysen av företagets finansiella ställning.
3. Kontantredovisning:
   • Kontantkontroll förhindrar förluster och bedrägerier och säkerställer att bokföringsdata är korrekta.
4. Revision och verifiering:
   • Organiserad kassaredovisning underlättar revision och inspektion av skattemyndigheter eller finansinspektioner.
5. Bedrägeri förhindring:
   • Systematisk registrering av kontanttransaktioner hjälper till att identifiera och förhindra bedräglig verksamhet inom företaget.
6. Ledningseffektivitet:
   • Uppdaterad information om kontanter och kontanttransaktioner underlättar ledningens beslutsfattande och affärsprocessplanering.
7. Kostnadsoptimering:
   • Genom att föra kassaregister kan du spåra och kontrollera kontantutgifter, vilket hjälper dig att optimera dem.
8. Förtroende från kunder och partners:
   • När ett företag har en tydlig och systematisk kassaredovisning bidrar det till att bygga förtroende hos kunder och affärspartners.
9. Säkerhet:
   • Övervakning av kontanttransaktioner bidrar till företagssäkerhet genom att förhindra stöld och annan olaglig verksamhet.
10. Efterlevnad av interna kontroller:
    • Implementeringen av ett kassaredovisningssystem förbättrar den interna kontrollen och minimerar riskerna för fel och missbruk.

Kassaredovisning bidrar till en effektivare förvaltning av finansiella resurser och till att skapa en stabil grund för affärsutveckling.

2. Nackdelar. Kontantredovisning