Касово отчитане - определение, пример, плюсове и минуси

Касовото счетоводство е процесът на отчитане на паричните средства, получени и изразходвани от организацията в хода на нейната дейност. Касовото счетоводство записва всички транзакции, включващи парични средства, включително постъпления, разходи и салда.

Касовото отчитане е един от най-важните елементи на счетоводството и е задължително за всички организации, които работят с пари в брой. Тя ви позволява да оцените текущото финансово състояние на организацията, да контролирате паричните потоци и да идентифицирате възможни нарушения и грешки.

Какво е касово счетоводство?

определение: Касовата отчетност е метод счетоводство счетоводство или счетоводство, в което разписките за плащане се записват в периода, в който са получени, а разходите се записват в периода, в който действително са платени.

Основни елементи на касовата отчетност:

1. Касов бон: Регистрация на всички постъпления на пари в касата, независимо дали от продажби на стоки, предоставяне на услуги, получаване на заеми и др.
2. Потребление в брой: Отразяване на всички разходи, направени с пари в брой, като плащане на сметки, закупуване на стоки и услуги, изплащане на заплати и др.
3. Контрол на баланса: Постоянно наблюдение на паричните наличности в касата за предотвратяване на липси или излишни наличности.
4. Докладване: Изготвяне на отчети за касови операции за вътрешно управление и представяне пред данъчните власти.
5. Документиране: Придружаване на всяка сделка със съответните документи, като касови ордери, чекове, касови бележки и други.
6. Контрол върху касовите операции: Внедряване на вътрешен контрол за предотвратяване на измами и грешки.

Касовото счетоводство е важна част от финансовото управление на организацията и помага да се осигури прозрачност и точност при проследяване парични потоци.

Пример за касово отчитане

Нека да разгледаме пример за касова отчетност за малък магазин. Да кажем, че това е смесен магазин.

1. Касова бележка:

• 1 ноември: Продажба на стоки в брой в размер на 10 000 гривни.
• 3 ноември: Завръщане стоки от клиента, върнете 2 гривни.

2. Потребление на пари в брой:

• 2 ноември: Покупка на стоки от доставчик в брой 5 гривна.
• 4 ноември: Плащане на наема на магазина в брой: 3 гривни.

3. Контрол на баланса:

• Първоначално салдо в брой на 1 ноември: 0 гривна.
• Крайното салдо в касата на 4 ноември: 10 000 гривна (първоначално салдо + разписки - разходи).

4. Докладване:

• Изготвяне на отчет за касовите операции за ноември, включително начални и крайни салда, приходи и разходи.

5. Документация:

• Касов ордер за всяка сделка (продажба, връщане, покупка, плащане на наем).
• Разписки и касови бележки за всяка сделка.

6. Контрол върху касовите операции:

• Въвеждане на правила за проверка на касовите операции за предотвратяване на грешки и измами.

Това е прост пример и в реалния живот може да има по-сложни транзакции и допълнителни съображения, като например данъци, които също трябва да се вземат предвид при поддържането на касови записи.

Кой използва касово счетоводство?

Има няколко собственици малък бизнес, както и самостоятелно заети професионалисти, които избират касово счетоводство вместо счетоводно начисляване, тъй като в по-голямата си част това е най-малко сложният счетоводен метод. Той също така дава бърз преглед на това колко пари от бизнеса действително в наличност, което е важен показател за всеки бизнес. Въпреки че редица нови предприятия или компании могат да използват касовия метод на счетоводство, той не е подходящ за всички. Много малки предприятия, които носят инвентар, може да се наложи да използват базата на текущо начисляване, за да поддържат счетоводство, тъй като това ще им помогне да проследят промените в инвентара. Някои други предприятия, които предлагат услугите си на кредит, трябва допълнително да използват метода на начисляване.

 

Как работи касовото счетоводство в действие

Предприятията, които избират касов метод на счетоводство, записват приходи или приходи в своите книги, когато получават пари в брой и не обръщат никакво внимание кога е извършена услугата. Разходите също работят по подобен начин и фирмите ще записват разходи в своите книги, когато извършват плащане и обръщат внимание кога правят печалба от плащането.

Проблеми с касовата отчетност

Проблемите с касовото счетоводство могат да включват различни аспекти, обхващащи организация, процеси и документация. Ето някои от често срещаните проблеми:

1. Неспазване на законодателството:
   • Неправилното прилагане на законите и разпоредбите за касова отчетност може да доведе до глоби и данъчни проблеми.
2. Недостатъчна документация:
   • Липсата на правилно изготвени касови ордери, чекове и разписки може да усложни проверката и да създаде проблеми при одита.
3. Счетоводни грешки:
   • Неправилно записани суми, пропуснати транзакции или неправилни парични транзакции могат да изкривят финансовите резултати на компанията.
4. Неефективни процеси:
   • Претрупаните или неоптимизирани процеси на внасяне и изплащане могат да причинят забавяния и да създадат рискове за сигурността.
5. Липса на вътрешен контрол:
   • Лошият контрол на достъпа до касата и предпазните мерки за сигурност могат да насърчат измами.
6. Незадоволителна система за съхранение на информация:
   • Липсата на ефективна система за съхранение на касови документи може да създаде проблеми при извличането и одита.
7. Проблеми със сигурността:
   • Недостатъчните мерки за сигурност, като липса на камери за наблюдение или слаби системи за контрол на достъпа, могат да създадат рискове от кражба или загуба на пари.
8. Липса на обучение на персонала:
   • Неуспехът на служителите да поддържат правилно касовите записи поради недостатъчно обучение може да доведе до грешки.

Решаването на тези проблеми обикновено включва прилагане на ефективни счетоводни процеси, обучение на персонала, спазване на законодателството и подобряване на системите за контрол и сигурност.

Ограничения за касово отчитане

Сега е ясно, че фундаментално ограничение на касовото счетоводство е, че то може да не даде точна картина на задълженията, които са възникнали, но все още не са платени, с цел да изглежда, че бизнесът във всички сметки е в упадък. ситуацията е по-добра, отколкото е в действителност. От друга страна, методът на касово отчитане допълнително предполага, че бизнес, който наскоро е завършил огромна работа и чака плащане, може да изглежда по-малко успешен, отколкото е в действителност въз основа на това, че е използвал материали и труд за задачите, но все пак не получи плащане.

По този начин този метод на счетоводство може или да преувеличи, или да подцени състоянието на даден бизнес, ако събираемостта или плащанията са особено високи или ниски за един период в сравнение с друг. В допълнение към това може да се сблъскате и с някои евентуално лоши данъчни последици за компаниите, които изберат метода на касово отчитане.

Разлики между касов метод и метод на начисляване

Касовото счетоводство е просто и лесно за управление, което ви позволява да имате повече време за управление на вашия бизнес. За стартиране или малък бизнес Касовото счетоводство често дава най-добри резултати. Но тъй като предприятията се разрастват и стават все по-големи, счетоводното отчитане на текущо начисляване често е по-ефективно, тъй като записва приходите и разходите в периодите, в които са направени, независимо дали междувременно парите са сменили собственика си.

Счетоводното начисляване също взема предвид проследяването на инвентара заедно с вземанията и задълженията. По този начин счетоводството на базата на текущо начисляване може да предостави по-точна картина на финансовото състояние на бизнеса. От друга страна, счетоводството на базата на текущо начисляване обикновено е досадно, отнема време и е трудно за разбиране в сравнение с касовото счетоводство. По същия начин може да бъде по-трудно да се знае колко пари в брой има даден бизнес.

Избор между касово и текущо начисляване

Освен това, ако изберете Касово отчитане за приходи, ще трябва да го изберете и за разходи. Няколко други фактора могат да влязат в сила, когато решавате между методите на счетоводно отчитане в брой и на текущо начисляване, така че нека разгледаме и тях: Тъй като фирмите, използващи счетоводно отчитане в брой, не записват приходи, докато не получат пари в брой, те няма да трябва да плащат данъци върху продажбите за които все още не са получили плащане. До края на годината те ще имат възможност да ускорят определени разходи, за да намалят нетния си доход и да намалят данъците, които ще трябва да плащат.

Различни банки, заемодатели, както и инвеститори изискват организациите или фирмите, с които са свързани, да използват счетоводната стратегия на текущо начисляване. Независимо дали даден бизнес в момента не търси външно финансиране, но може да се нуждае от финансиране в бъдеще, той трябва да избере счетоводството на текущо начисляване от самото начало.

Накратко, в заключение, основният фактор при вземането на решение кой счетоводен метод да изберете е кой метод най-добре отговаря на вашите бизнес операции и цели.

Плюсове и минуси на касовата отчетност

1. Предимства на касовата отчетност

Воденето на касова документация осигурява редица ползи за бизнеса. Ето някои от тях:

1. спазващи закона:
   • Спазване на законовите изисквания в областта на данъчното облагане и счетоводството, което предотвратява евентуални глоби и проблеми с данъчните власти.
2. Финансова прозрачност:
   • Касовото счетоводство осигурява точно и прозрачно отразяване на финансовите транзакции, което опростява анализа на финансовото състояние на предприятието.
3. Касова отчетност:
   • Касовият контрол предотвратява загуби и измами и гарантира точността на счетоводните данни.
4. Одит и проверка:
   • Организираната касова отчетност улеснява ревизията и проверката от страна на данъчните органи или финансовите инспекторати.
5. Предотвратяване на измами:
   • Систематичното записване на парични транзакции помага за идентифициране и предотвратяване на измамни дейности в предприятието.
6. Ефективност на управлението:
   • Актуалните данни за паричните средства и касовите транзакции улесняват вземането на управленски решения и планирането на бизнес процеси.
7. Оптимизиране на разходите:
   • Поддържането на касови записи ви позволява да проследявате и контролирате паричните разходи, което спомага за тяхното оптимизиране.
8. Доверие от клиенти и партньори:
   • Когато един бизнес има ясна и систематична касова отчетност, това помага за изграждането на доверие с клиенти и бизнес партньори.
9. Сигурност:
   • Наблюдението на паричните транзакции допринася за сигурността на бизнеса, като предотвратява кражби и други незаконни дейности.
10. Съответствие с вътрешния контрол:
    • Внедряването на система за касова отчетност подобрява вътрешния контрол и минимизира рисковете от грешки и злоупотреби.

Касовата отчетност допринася за по-ефективното управление на финансовите ресурси и създаването на стабилна основа за развитие на бизнеса.

2. Недостатъци. Касова отчетност