Pokladní účetnictví - definice, příklad, klady a zápory

Hotovostní účetnictví je proces účtování peněžních prostředků přijatých a vynaložených organizací v průběhu jejích činností. Pokladní účetnictví zaznamenává všechny transakce zahrnující hotovost, včetně příjmů, výdajů a zůstatků.

Hotovostní účetnictví je jedním z nejdůležitějších prvků účetnictví a je vyžadováno pro všechny organizace, které pracují s hotovostí. Umožňuje vám posoudit aktuální finanční stav organizace, kontrolovat peněžní toky a identifikovat možná porušení a chyby.

Co je hotovostní účetnictví?

Definice: Hotovostní účetnictví je metoda účetnictví účetnictví nebo účetnictví, ve kterém jsou příjmy plateb zaúčtovány v období, ve kterém byly přijaty, a výdaje jsou zaúčtovány v období, ve kterém byly skutečně zaplaceny.

Základní prvky hotovostního účetnictví:

1. Účtenka: Evidence všech příjmů peněz do pokladny, ať už od prodej zboží, poskytování služeb, získávání úvěrů atd.
2. Spotřeba hotovosti: Zohlednění všech výdajů uskutečněných pomocí hotovosti, jako je placení účtů, nákup zboží a služeb, výplata mezd atd.
3. Kontrola vyvážení: Neustálé sledování stavu hotovosti v pokladně, aby se předešlo nedostatku nebo nadměrné dostupnosti.
4. Hlášení: Příprava reportů hotovostních transakcí pro interní správu a prezentaci finančním úřadům.
5. Dokumentace: Doprovod každé transakce příslušnými dokumenty, jako jsou hotovostní příkazy, šeky, účtenky a další.
6. Kontrola nad hotovostními transakcemi: Implementace vnitřních kontrol, aby se zabránilo podvodům a chybám.

Hotovostní účetnictví je důležitou součástí finančního řízení organizace a pomáhá zajistit transparentnost a přesnost sledování tok peněz.

Příklad hotovostního účetnictví

Podívejme se na příklad hotovostního účetnictví pro malý obchod. Řekněme, že se jedná o samoobsluhu.

1. Pokladní doklad:

• 1. listopadu: Prodej zboží v hotovosti v hodnotě 10 000 hřiven.
• 3. listopadu: Návrat zboží ze strany klienta, cash back 2 hřiven.

2. Spotřeba hotovosti:

• 2. listopadu: Nákup zboží od dodavatele v hotovosti 5 000 hřiven.
• 4. listopadu: Platba nájemného v hotovosti: 3 000 hřiven.

3. Kontrola vyvážení:

• Počáteční hotovostní zůstatek 1. listopadu: 0 hřivny.
• Konečný zůstatek na pokladně 4. listopadu: 10 000 hřiven (počáteční zůstatek + účtenky - výdaje).

4. Hlášení:

• Vypracování zprávy o hotovostních transakcích za listopad, včetně počátečních a konečných zůstatků, příjmů a výdajů.

5. Dokumentace:

• Hotovostní příkaz pro každou transakci (prodej, vrácení, nákup, platba nájemného).
• Účtenky a účtenky pro každou transakci.

6. Kontrola hotovostních transakcí:

• Zavedení pravidel pro kontrolu hotovostních transakcí, aby se předešlo chybám a podvodům.

Toto je jednoduchý příklad a v reálném životě mohou existovat složitější transakce a další aspekty, jako jsou daně, které je také třeba vzít v úvahu při vedení pokladní evidence.

Kdo používá hotovostní účetnictví?

Vlastníků je celá řada malý podnik, stejně jako profesionálové samostatně výdělečně činní, kteří volí hotovostní účetnictví namísto akruálního účetnictví, protože je to z velké části nejméně složitá účetní metoda. Poskytuje také rychlý přehled o tom, kolik peníze z podnikání skutečně na skladě, což je důležitý ukazatel pro každé podnikání. Přestože řada nových podniků nebo společností může používat hotovostní způsob účetnictví, není vhodný pro každého. Mnoho malých podniků, které mají zásoby, může potřebovat k údržbě používat akruální základnu účetnictví, protože jim to pomůže sledovat změny zásob. Některé další podniky, které nabízejí své služby na úvěr, by navíc měly používat akruální metodu.

 

Jak funguje hotovostní účetnictví v praxi

Podniky, které volí hotovostní způsob účetnictví, zaznamenávají příjem nebo výnosy do svých účetních knih, když obdrží hotovost, a nevěnují žádnou pozornost tomu, kdy je služba provedena. Náklady také fungují podobným způsobem a podniky zaznamenají výdaje do svých účetních knih, když provedou platbu, a věnují pozornost tomu, kdy z platby vydělají.

Problémy s hotovostním účetnictvím

Problémy hotovostního účetnictví mohou zahrnovat různé aspekty týkající se organizace, procesů a dokumentace. Zde jsou některé běžné problémy:

1. Nesoulad s legislativou:
   • Nesprávná aplikace zákonů a předpisů o hotovostním účetnictví může vést k pokutám a daňovým problémům.
2. Nedostatečná dokumentace:
   • Nedostatek správně připravených hotovostních příkazů, šeků a účtenek může komplikovat ověřování a vytvářet problémy s auditem.
3. Účetní chyby:
   • Nesprávně zaznamenané částky, zmeškané transakce nebo nesprávné hotovostní transakce mohou zkreslit finanční výkonnost společnosti.
4. Neefektivní procesy:
   • Nepořádek nebo neoptimalizované procesy přijímání a vybírání hotovosti mohou způsobit zpoždění a vytvořit bezpečnostní rizika.
5. Nedostatek vnitřní kontroly:
   • Špatné kontroly přístupu k pokladně a bezpečnostní opatření mohou podporovat podvody.
6. Neuspokojivý systém ukládání informací:
   • Nedostatek efektivního systému ukládání pokladních dokladů může způsobit problémy s vyhledáváním a auditem.
7. Bezpečnostní problémy:
   • Nedostatečná bezpečnostní opatření, jako je nedostatek sledovacích kamer nebo slabé systémy kontroly přístupu, mohou vytvářet rizika krádeže nebo ztráty hotovosti.
8. Nedostatek školení personálu:
   • Nesprávné vedení pokladní evidence zaměstnanci z důvodu nedostatečného školení může vést k chybám.

Řešení těchto problémů obvykle zahrnuje zavádění efektivních účetních procesů, školení personálu, dodržování legislativy a zlepšování kontrolních a bezpečnostních systémů.

Omezení hotovostního účetnictví

Nyní je jasné, že základním omezením hotovostního účetnictví je to, že nemusí poskytovat přesný obraz o závazcích, které vznikly, ale ještě nebyly zaplaceny, s cílem, aby se podnikání mohlo zdát napříč všemi účty v úpadku. situace je lepší, než ve skutečnosti je. Na druhé straně metoda hotovostního účetnictví navíc znamená, že podnik, který nedávno dokončil obrovskou práci a čeká na platbu, se může jevit jako méně úspěšný, než ve skutečnosti je, protože na úkoly použil materiály a práci, ale přesto neobdrželi platbu.

Tento způsob účtování tedy může buď zveličovat, nebo podhodnocovat zdraví podniku, pokud jsou inkasa nebo platby v jednom období obzvláště vysoké nebo nízké ve srovnání s jiným. Kromě toho můžete čelit některým možným špatným daňovým důsledkům pro společnosti, které zvolí metodu hotovostního účetnictví.

Rozdíly mezi hotovostní metodou a akruální metodou

Hotovostní účetnictví je jednoduché a snadno se spravuje, což vám umožní mít více času na provozování vašeho podnikání. Pro spuštění resp malý podnik Hotovostní účetnictví často přináší nejlepší výsledky. Ale jak podniky rostou a stávají se většími, akruální účetnictví je často efektivnější, protože zaznamenává příjmy a výdaje v obdobích, ve kterých vznikly, bez ohledu na to, zda hotovost mezitím změnila majitele.

Akruální účetnictví také bere v úvahu sledování zásob spolu s pohledávkami a závazky. Akruální účetnictví tak může poskytnout přesnější obrázek o finančním zdraví podniku. Na druhou stranu je akruální účetnictví ve srovnání s hotovostním účetnictvím obvykle zdlouhavé, časově náročné a těžko pochopitelné. Stejně tak může být obtížnější zjistit, kolik hotovosti má podnik po ruce.

Volba mezi hotovostním a akruálním účetnictvím

Kromě toho, pokud vyberete hotovostní účetnictví pro příjem, budete jej muset vybrat také pro výdaje. Při rozhodování mezi metodami hotovostního a akruálního účetnictví může vstoupit do hry několik dalších faktorů, takže se na ně také podívejme: Vzhledem k tomu, že podniky používající hotovostní účetnictví nezaznamenávají příjem, dokud nedostanou hotovost, nebudou muset platit daně z prodeje které ještě nedostali zaplaceno. Do konce roku budou mít možnost urychlit některé výdaje, aby si snížili čisté příjmy a snížili daně, které budou muset platit.

Různé banky, věřitelé i investoři vyžadují, aby organizace nebo podniky, se kterými jsou spojeny, používaly strategii akruálního účetnictví. Ať už podnik v současné době nehledá externí financování, ale může financování potřebovat v budoucnu, měl by od počátku zvolit akruální účetnictví.

Stručně řečeno, na závěr, hlavním faktorem při rozhodování, jakou účetní metodu zvolit, je, která metoda nejlépe vyhovuje vašim obchodním operacím a cílům.

Klady a zápory hotovostního účetnictví

1. Výhody hotovostního účetnictví

Vedení pokladní evidence poskytuje řadu obchodních výhod. Tady jsou některé z nich:

1. Dodržování zákonů:
   • Dodržování zákonných požadavků v oblasti daní a účetnictví, které předchází případným pokutám a problémům s finančními úřady.
2. Finanční transparentnost:
   • Hotovostní účetnictví poskytuje přesné a transparentní zobrazení finančních transakcí, což zjednodušuje analýzu finanční situace podniku.
3. Hotovostní účetnictví:
   • Kontrola hotovosti zabraňuje ztrátám a podvodům a zajišťuje přesnost účetních dat.
4. Audit a ověření:
   • Organizované hotovostní účetnictví usnadňuje audit a kontrolu ze strany finančních úřadů nebo finančních inspektorátů.
5. Prevence podvodů:
   • Systematické zaznamenávání hotovostních transakcí pomáhá identifikovat a předcházet podvodným aktivitám v rámci podniku.
6. Efektivita řízení:
   • Aktuální data o hotovosti a hotovostních transakcích usnadňují manažerské rozhodování a plánování obchodních procesů.
7. Optimalizace nákladů:
   • Vedení pokladní evidence umožňuje sledovat a kontrolovat hotovostní výdaje, což napomáhá jejich optimalizaci.
8. Důvěra od klientů a partnerů:
   • Když má podnik jasné a systematické hotovostní účetnictví, pomáhá to budovat důvěru u zákazníků a obchodních partnerů.
9. Bezpečnostní:
   • Sledování hotovostních transakcí přispívá k bezpečnosti podnikání tím, že zabraňuje krádežím a dalším nezákonným činnostem.
10. Dodržování vnitřních kontrol:
    • Implementace systému hotovostního účetnictví zlepšuje vnitřní kontrolu a minimalizuje rizika chyb a zneužití.

Hotovostní účetnictví přispívá k efektivnějšímu řízení finančních zdrojů a vytváření stabilní základny pro rozvoj podnikání.

2. Nevýhody. Hotovostní účetnictví