Bottom Up Budgettering - Definition, Fordele, Ulemper og Tips

Bottom-up-budgettering er en budgetudviklingsmetodologi, hvor detaljerede planer og estimater oprettes på lavere niveauer i en organisation, og derefter aggregeres og godkendes disse detaljer på højere ledelsesniveauer. Denne proces giver dig mulighed for mere præcist at tage hensyn til behovene og reelle kapaciteter hos forskellige afdelinger og medarbejdere i organisationen.

Hovedtræk ved bottom-up budgettering er:

• Deltagelse på alle niveauer:

Alle niveauer i organisationen, fra de lavere niveauer til den øverste ledelse, er involveret i budgetudviklingsprocessen. Dette omfatter ledere og medarbejdere på det operationelle niveau.

• Budgettering nedefra og op. Detaljerede planer:

Afdelinger udvikler deres egne detaljerede budgetter under hensyntagen til deres specifikke missioner, ressourcer og behov.

• Indberetning og begrundelse:

Divisioner leverer rapporter og begrundelser for deres budgetanmodninger, hvilket giver ledelsen mulighed for at få en dybere forståelse af hver divisions motivationer og forventninger.

• Budgettering nedefra og op. Samling og godkendelse:

Data fra afdelinger aggregeres og gennemgås på højere ledelsesniveauer. Derefter budgettet godkendes og helhedsplanen bliver grundlag for økonomisk planlægning og kontrol.

Fordelene ved bottom-up-budgettering omfatter mere nøjagtige ressourceestimater, medarbejderdeltagelse i beslutningsprocessen og forbedret ansvarlighed for resultater på alle niveauer i organisationen. Dog dette metoden kan også kræve mere tid og ressourcer at indsamle, aggregering og analyse af information.

Hvad er bottom-up budgettering?

Definition. Bottom-up-budgettering er defineret som en budgetteringsproces, der begynder med afdelingsbudgettet på det laveste niveau og bevæger sig opad til det øverste niveau i organisationen for at producere det endelige budget for hele virksomheden.

I bottom-up tilgangen fastlægges det overordnede budget ud fra hver afdelings prognoser for omkostninger, udgifter, medarbejderes løn eller løn, administrationsudgifter osv. for den næste regnskabsperiode. Generelt indebærer bottom-up-budgettering, at en organisations budget implementeres fra bunden og op.

Processen starter fra bunden og bevæger sig derefter gradvist fremad

organisatoriske niveauer op. Selvom afdelingsspecifikke budgetter udarbejdes og præsenteres af afdelingsledere, vil de først blive implementeret efter godkendelse af den øverste ledelse. Da denne tilgang tager hensyn til medarbejdernes behov og virksomhedens politikker, kan virksomheden vokse yderligere.

Alle afdelinger skal arbejde sammen i denne metode. Det er derfor vigtigt at sikre, at bottom-up tilgangen forløber problemfrit. Nøglen er, at alle medarbejdere forstår organisationens vision og mission.

Bottom-up virksomhedsbudgetproces

Bottom-up-metoden garanterer valg penge nok til hver afdeling.

Den lavere ledelse i hver afdeling udarbejder sit eget budget i overensstemmelse med planlagte projekter, estimerede omkostninger til enkeltkomponenter, indkøb af udstyr, kontorartikler og det foregående års budget.
Ved at budgettere nedefra og op kan medarbejderne fokusere på det, der er vigtigt for dem. Det hjælper også afdelinger med at planlægge deres projekter for det næste regnskabsår.

1. Identificer de forskellige afdelinger i virksomheden. Budgettering

Bottom-up tilgangen starter fra de lavere niveauer i virksomhedens hierarki. Det første skridt er at opdele virksomheden i afdelinger. Identifikation af hver afdeling gør det nemmere at opnå afdelingsbudgetoverslag.

Medarbejdere i hver afdeling kan oprette en liste over projekter for det kommende år. Afdelingslederen kan så nemt oprette en omkostningstjekliste for hvert projekt. Filialer kan også medtage deres administrative udgifter i tjeklisten.

Nogle gange kan en afdelings budget være enormt og udgøre en betydelig del af virksomhedens budget. Denne afdeling kan opdeles i divisioner for en smidig evalueringsproces.

2. Tilskynd hver afdeling til at oprette en liste over udgifter.

Med udarbejdet en liste over projekter og omkostningsoverslag kan afdelingslederne lave en omkostningsprognose. Alle afdelingsomkostninger opsummeres og præsenteres som afdelingsomkostningsestimater.

Økonomiafdelingen stiller afdelingsledere til ansvar for at inkludere eventuelle og nødvendige udgifter. Således er budgetoverslaget nøjagtigt, og budgetudgifterne er omhyggelige.

3. Læg udgifterne sammen for hver afdeling. Budgettering

Virksomhedens samlede budget fås ved at tilføje budgetoverslagene for alle afdelinger. Afdelingsledere får mulighed for at lave et budget for deres afdeling.

Det samlede budget er ikke den endelige vurdering af virksomheden. Inden virksomhedens budget færdiggøres, gennemgår den øverste ledelse alle afdelingsprognoser.

4. Undersøg hver afdelings budgetter.

Mens kravene i hver afdeling skal opfyldes, skal den øverste ledelse også overveje årlige budgettildelinger. Budgetoverslaget skal svare til virksomhedens mål og målsætninger.

Topledelsen gennemgår budgetoverslagene for hver afdeling. Den behandler spørgsmål om, at departementale budgetoverslag er meget lave eller for høje. Eventuelle utilfredsstillende vurderinger drøftes med de relevante afdelingsledere for at foretage nødvendige ændringer.

5. Udfyld budgetoverslaget. Budgettering

Når den øverste ledelse er tilfreds med budgetoverslaget, anbefaler den det til økonomiafdelingen. En virksomheds overskud og tab analyseres på lang sigt.

Økonomiafdelingen godkender budgetoverslaget og fastsætter virksomhedens samlede budget. Herefter fordeler han midlerne mellem de forskellige afdelinger.

Top-down-budgetproces vs. bottom-up-budgetproces

Når virksomheder skal vælge, om de vil bruge en top-down- eller bottom-up-budgetmetode, skal virksomhederne forstå forskellene mellem dem, og hvordan de passer sammen. Disse er elementer i en større planlægningsproces kendt som top-down og bottom-up planlægning.

Det er almindeligt at vælge en budgetlægningsmetode baseret på teoretiske resultater, men det giver muligvis ikke optimale resultater, når det bruges i praksis. Bottom-up-budgettering kaldes nogle gange for en mere avanceret version af top-down-budgettering. Dette er ikke sandt, og de er to forskellige discipliner inden for budgettering.

Afdelinger skal udarbejde budgetter inden for toplederposten i top-down budgettet. Afdelinger udarbejder deres budgetoverslag og sender dem til den øverste ledelse på bottom-up-budgetbasis.

En top-down tilgang til budgettering er normalt hurtigere. Dette kan dog resultere i, at afdelinger kæmper for at holde sig inden for deres budgetbeløb, fordi ledelsen måske ikke er klar over alle de involverede omkostninger. Top-down budgettering har også færre moralske fordele.

Disse to hovedmetoder er de mest udbredte budgetteringsmetoder. På den ene side sparer et top-down budget tid, men kompromitterer en fuldstændig forståelse af hver afdelings krav. Som følge heraf kan nogle afdelinger være ude af stand til at fungere effektivt inden for de grænser, der er fastsat af den øverste ledelse.

På den anden side opmuntrer et bottom-up-budget medarbejdere tager ansvar for processen og bruger deres erfaring i de afdelinger, de leder. Imidlertid afdelingsresultater svarer måske ikke altid til overordnede mål organisation.

Fordele ved bottom-up budgettering

1. Nøjagtighed

Bottom-up-budgettering har normalt den fordel, at den er ret præcis, fordi hver afdeling i organisationen er opmærksom på sine udgifter og ressourcer.

Tilføjelse af budgetoverslag fra hver afdeling kan resultere i nøjagtige budgetter for virksomheden som helhed.

2. Motivation. Budgettering

Medarbejdere med ansvar for at skabe budgetter arbejder typisk hårdere end andre for at nå virksomhedens mål.

Fordi de får økonomisk ansvar, får de en følelse af ejerskab.

Dette forbedrer medarbejdernes moral og pålidelighed. De bliver trods alt i virksomheden i lang tid.

3. Afdelingsbehov

Den øverste ledelse har muligvis ikke en detaljeret forståelse af hvert program og er muligvis ikke i stand til at beslutte, hvor der skal tildeles ressourcer. En bottom-up tilgang hjælper med at tilpasse sig afdelingens behov for at nå sine mål.

Da medarbejdere i hver afdeling udarbejder budgetoverslag, er kravene tydeligt angivet i overslagsrapporten.

4. Gennemsigtighed. Budgettering

Afdelingens omkostninger og ressourcer præsenteres så tydeligt som muligt. Medarbejdere fra hver afdeling inddrages i budgetvurderingen.

Afdelingens fordeling af midler og udgifter er kendt af enhver medarbejder i afdelingen. Gennemsigtighed hjælper med at opbygge medarbejdernes tillid til virksomheden.

Ulemper ved bottom-up budgettering

1. Manglende koordination

Der mangler koordinering mellem afdelinger, hvor de laver deres budgetter uden at tænke på andre afdelinger. Dette kan også føre til overlapning af budgetoverslag.

2. Afvigelse fra organisationens mål. Budgettering

Et budget oprettet af den mindst erfarne medarbejder kan afvige fra organisationens mål. Og det vil ikke bringe formue til virksomheden.

3. Overskridelse af budgettet

Der er en stor chance for, at hvis en afdeling går over budgettet. Tilføjelse af yderligere midler kan påvirke en anden afdeling. Hver afdeling skal have lige muligheder for at vokse i virksomheden.

4. Langsigtet

Det tager normalt længere tid at integrere alle sæt mindre budgetter for at skabe et enkelt budget for hele virksomheden. Omhyggelig analyse og implementering af budgetoverslag er en arbejdskrævende proces.

Implementeringstips til bottom-up metoden. Budgettering

Nedenfor er nogle forslag til implementering af bottom-up budget for din virksomhed. Brug disse tips, før du vælger et budgetoverslag opnået ved hjælp af denne metode. Dette kan være en god strategi for din organisation.

1. Hav klare mål

At definere mål hjælper med at sætte grænser for enhver proces. Det er det samme med bottom-up-budgettering. Måludgifterne og -udgifterne for hver afdelingsleder bør være rimelige. Mens denne strategi udelukkende fokuserer på afdelingens behov, skal du også overveje virksomhedens økonomiske begrænsninger.

2. Oprethold en struktureret organisation

Funktionerne og kravene varierer for forskellige afdelinger i virksomheden. Det tilsvarende budgetoverslag er udarbejdet under hensyntagen til en bestemt afdelings karakteristika.

Ligeledes bør de faktorer, der bør tages i betragtning ved estimering af budgettet for én afdeling, ikke overlappe med nogen anden afdeling. Dette vil resultere i duplikering af budgettet eller udeladelse af nogle vigtige detaljer.

3. Vær opmærksom på detaljer. Budgettering

Afdelingsledere er ansvarlige for nøje at gennemgå alle afdelingsmidler og udgifter. Deres opgave er at føre en liste. budget med forventede udgifter for regnskabsåret.

Selvom dette er tidskrævende, er det en effektiv måde at holde styr på de udgifter, afdelingen afholder. Dette øger medarbejdernes ansvar og moral.

Konklusion!

En virksomheds succes afhænger af virksomhedens langsigtede vision og mission. Budgettering er ingen garanti forretningsvækst. Budgetoverslaget skal være konsistent og fungere sammen med virksomhedens mål.

Mens bottom-up tilgangen tilfredsstiller medarbejdernes behov, skal den også generere overskud til organisationen. Da overbudgettering nemt kan ske, skal du omhyggeligt gennemgå hver afdelings budgetliste.

Medarbejderne skal overholde budgetdeadlines. Mind medarbejderne om at basere deres estimater på deres bedste gæt og ikke tilføje ekstra dollars til at udfylde. Sørg for, at ressourcer fordeles klogt og på en sådan måde, at alle har det, de skal bruge for at nå dine overordnede forretningsplaner og mål.