Zeitmanagement und Produktivitätssteigerung

Zeitmanagement und Produktivität sind Techniken und Strategien, die Ihnen helfen, Ihre Zeit effektiv zu nutzen, um Ihre Ziele zu erreichen, Ihre Leistung zu verbessern und Aufgaben effektiver zu erledigen. Diese Konzepte sind eng miteinander verbunden und spielen eine wichtige Rolle bei der Steuerung Ihrer eigenen Produktivität und Ihres Erfolgs sowohl im Berufs- als auch im Privatleben. Liegt es an der Umwelt oder verwalten wir unsere Zeit einfach falsch? Zeitmanagement kann für jeden vielbeschäftigten Gründer eine große Herausforderung sein, insbesondere da die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Privatleben zunehmend verschwimmen (oder verschwinden). Mit den richtigen Werkzeugen und Taktiken können Sie diese Herausforderung jedoch meistern und produktiver als je zuvor werden, selbst in den chaotischsten Zeiten der modernen Geschichte.

Google Workspace für die Content-Marketing-Entwicklung.

1. Machen Sie kein Multitasking. Zeiteinteilung.

Haben Sie sich am Ende des Arbeitstages jemals körperlich und geistig erschöpft gefühlt, Ihre Arbeit aber nicht wirklich erledigt? Wenn Sie sich jemals darüber beschwert haben, dass Sie tagsüber nicht genug Zeit haben, haben Sie wahrscheinlich versucht, Multitasking zu betreiben. Wenn Sie denken, dass Sie Multitasking betreiben, verkürzen Sie in Wirklichkeit nur das Kreisdiagramm jeder Aufgabe und stehlen sich selbst Stunden. An einem bestimmten Tag steht Ihnen nur eine begrenzte Energiemenge zur Verfügung, und wenn Sie zu den Unternehmern gehören, die bei allem, was Sie tun, 100 % geben wollen, geht die Rechnung einfach nicht auf. In Wirklichkeit widmen Sie am Ende 10 % hier, 20 % dort, 5 % einem Dutzend anderer Aufgaben und dann werden weitere 10 % Ihrer Aufmerksamkeit dem endlosen Strom von Benachrichtigungen und Nachrichten gewidmet. soziale Netzwerke.

Dadurch entstehen hohe Umstellungskosten, die länger dauern als man denkt. Nehmen wir an, Sie haben Ihre Facebook-Benachrichtigungen viermal überprüft. Es geht bis zu einer ganzen Stunde verloren. Überprüfen Sie Ihren Posteingang oder Slack jedes Mal, wenn der kleine rote Kreis erscheint? Sie verschwenden mehr Zeit, als Sie tatsächlich arbeiten.

Darüber hinaus nimmt die Qualität der Arbeit ab und Termine verzögern sich. Es scheint, als würden Sie immer länger brauchen, um Dinge zu erledigen – denn das ist der Fall. Und da Sie bereits den ganzen Tag damit verbracht haben, zwischen Aufgaben zu wechseln, ist Ihr Tank am Abend leer. Zeiteinteilung

2. Anstelle einer Aufgabe

Wann haben Sie sich das letzte Mal 30 Minuten lang nur auf EINE Sache konzentriert? Oder sogar 10 Minuten? Ohne auf Benachrichtigungen zu achten oder E-Mails?

Egal, woran Sie gerade arbeiten, schalten Sie alle Ablenkungen aus und konzentrieren Sie sich für einen bestimmten Zeitraum auf eine Sache. Stellen Sie bei Bedarf einen Timer ein. Stellen Sie Ihren Kalender auf „Bitte nicht stören“ ein. Wählen Sie in den Slack-Einstellungen die Option „Benachrichtigungen anhalten“ aus. Schließen Sie alle 27 geöffneten Browser-Registerkarten oder klicken Sie einfach auf „Neues Fenster“. Spielen Sie Ihre Lieblings-Entspannungsmusik ohne Text, um in die Atmosphäre einzutauchen. Und fangen Sie einfach damit an.

3. Setzen Sie sich künstliche Grenzen. Zeiteinteilung.

Eine der wirkungsvollsten Möglichkeiten, Ihre Produktivität zu steigern und Ihr Zeitmanagement zu verbessern, besteht darin, künstliche Grenzen zu setzen. Was bedeutet das? Gefälschte Fristen. Das Setzen künstlicher Grenzen verhindert, dass Sie in die Falle des Gesetzes tappen Parkinson , in dem es heißt, dass „die Arbeit sich ausdehnt, um die für ihre Vollendung verfügbare Zeit auszufüllen.“ Sie haben das wahrscheinlich schon einmal gesehen. Jemand in Ihrem Team hat drei Aufgaben und acht Stunden Zeit Arbeitstag für sie Ausführung, und sie schaffen es, diese Aufgaben von 9 bis 5 Uhr auszudehnen. Wenn Sie aus erster Hand wissen, dass diese drei Aufgaben maximal 90 Minuten gedauert haben sollten.

Was wäre, wenn sie dafür nur einen 90-minütigen Arbeitstag hätten? Ich wette, dass der Tesla Cybertruck die Arbeit trotzdem erledigen würde. Die durch die COVID-19-Pandemie verursachte Arbeit von zu Hause aus hat es noch einfacher gemacht, in die Falle des Parkinson-Gesetzes zu tappen. Ohne Reisezeit und ohne Arbeitstabletts, die Sie dazu zwingen, sich geistig zu entspannen und nach Hause zu gehen, können Sie die Dinge wirklich in die Länge ziehen.

Bleiben Sie produktiv.

Der beste Weg, das Parkinson-Gesetz zu brechen und heute produktiv zu bleiben, besteht darin, künstliche Fristen festzulegen. Legen Sie ein Zeitlimit für die Erledigung dieser Aufgabe fest – stellen Sie sich sogar einen Timer. Es war auch bekannt, dass eines der Teammitglieder des Gründers diese Technik anwendete und seine Umgebung als eingebaute Zeitbeschränkungen nutzte. Wenn er zum Filmen reist (damals, als die Leute noch solche Dinge tun konnten), kaufte er im Flugzeug nur 30 oder 60 Minuten WLAN. Dann forderte er sich selbst heraus, in diesen 30 oder 60 Minuten so viel Arbeit wie möglich zu erledigen, und er würde das Internet nach Ablauf des Timers nicht aktualisieren.

Alles, was passiert, nachdem WLAN ausgeschaltet ist, sollte offline auf dem Desktop passieren. So können Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren und werden nicht durch verschiedene Registerkarten, Benachrichtigungen und E-Mails abgelenkt. Sie werden überrascht sein, wie viel Sie erreichen können, wenn Sie fiktive Grenzwerte festlegen und einen Mini-Sprint erstellen.

4. Verwenden Sie die Pomodoro-Technik. Zeiteinteilung

Die Pomodoro-Technik ist eine spezielle Zeitmanagementtechnik aus den späten 1980er Jahren, bei der ein Timer verwendet wird, um die Arbeit in kleine, hyperproduktive Minisprints zu unterteilen. Dabei handelt es sich in der Regel um 25-minütige Intervalle, die durch kurze Pausen getrennt sind.

LifeHacker beschreibt Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur effektiven Anwendung der Pomodoro-Technik:

1. Wählen Sie die Aufgabe aus, die Sie abschließen möchten
2. Stellen Sie den Pomodoro auf 25 Minuten ein (Der Pomodoro ist ein Timer)
3. Arbeiten Sie an der Aufgabe, bis der Pomodoro klingelt, und platzieren Sie dann den Scheck auf Ihrem Blatt Papier.
4. Machen Sie eine kurze Pause (5 Minuten sind in Ordnung)
5. Alle 4 Pomodoros machen eine längere Pause

Sie können sogar Online-Tools wie Tomato Timer oder verschiedene Apps verwenden, um diese Taktik noch einfacher zu machen. Zeiteinteilung

5. Probieren Sie den Zeigarnik-Effekt aus. 

Es gibt eine psychologische Theorie, nach der es einfacher ist, sich an unterbrochene Aktivitäten zu erinnern und zu ihnen zurückzukehren. Dies wird als Zeigarnik-Effekt bezeichnet. Man geht davon aus, dass man sich eher an eine unvollendete als an eine erledigte Aufgabe erinnert. Die litauische Psychologin Bluma Zeigarnik entdeckte diesen Effekt, indem sie das Verhalten von Kellnern in einem Café beobachtete. Laut der Studie erinnerten sich Kellner eher an Details offener Tabs als Kunden, die bereits bezahlt hatten.

Wie können Sie den Zeigarnik-Effekt nutzen, um die Produktivität von Unternehmern zu steigern? Nun, wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine bestimmte Aufgabe zu lösen, oder sich dabei merken, dass Sie ein bestimmtes Problem aufschieben, machen Sie eine Pause. Treten Sie fünf Minuten lang von ihm weg. Dann kommen Sie darauf zurück. Vielleicht sind Sie jetzt erfrischt und in der Lage, effektiver daran zu arbeiten, da Sie das Ticket offen gelassen haben und die Möglichkeit haben, unbewusst und ohne Druck darüber nachzudenken.

6. Finden Sie Ihr Sixpack . Zeiteinteilung.

Nein, es geht hier nicht darum, sich zurückzulehnen und zu entspannen. „Six-Pack“ ist ein Luftfahrtbegriff für die Instrumententafel, die die wichtigsten Fluginstrumente im Cockpit eines Flugzeugs enthält. Obwohl es eine Million Dinge gibt, die während des Fluges gleichzeitig manipuliert werden können, sind es in der Regel sechs Instrumente, die die wichtigsten Daten liefern (Fluggeschwindigkeit, Höhenmesser usw.). Der Pilot kann sich auf diese sechs Instrumente konzentrieren, damit alles reibungslos läuft. Ari Maisel ist ebenfalls ausgebildeter Pilot. Er rät Ihnen, über Ihr Unternehmen nachzudenken wie ein Flugzeug, wenn es ums Fokussieren geht. „Als Gründer müssen Sie versuchen, Ihre Version von Six-Pack zu finden. Dass Sie sich, egal was passiert, auf die Förderung Ihres Unternehmens konzentrieren werden, sogar um ein Prozent.“

Was ist Ihr Six-Pack in Ihrem Unternehmen? Hier sollten Sie Ihre Energie einsetzen. Für alles andere, was nicht zum Erreichen dieses Ziels oder KPI beiträgt, entfernen Sie einfach die Ablenkungen.

7. Stellen Sie Ihr Telefon in einen anderen Raum. 

Sie können sich vielleicht davon überzeugen, dass Sie keine Smartphone-Sucht haben, aber seien wir ehrlich: Das hat jeder Unternehmer. Dieses kleine Tool ist möglicherweise eines der leistungsstärksten Tools für die Führung eines Online-Geschäfts, die es je gab. Schlüsselwort: potenziell. Tatsächlich ist die Smartphone-Sucht ein Ärgernis und beeinträchtigt die Produktivität. Selbst wenn Sie nur zwei Sekunden lang auf Ihr Telefon schauen und eine neue Benachrichtigung verarbeiten, kann es bis zu 23 Minuten dauern, bis Sie Ihre Aufmerksamkeit wiedererlangen.

Ein todsicherer Weg, diese ständige Ablenkung loszuwerden, besteht darin, Ihr Smartphone in einem anderen Raum zu lassen. Probieren Sie dies einige Stunden lang aus, wenn Sie morgen mit der Arbeit beginnen. Zur Mittagszeit werden Sie angenehm überrascht sein, wie konzentriert und erfolgreich Sie sich fühlen.

8. Meister der asynchronen Kommunikation. Zeiteinteilung

Asynchrone Kommunikation (oder kurz „Asynchron“) ist ein viel unterschätztes Produktivitätsverhalten, das die Art und Weise, wie Sie Ihr Unternehmen führen, revolutionieren kann. Das bedeutet, dass Sie mit Ihrem Team NICHT in Echtzeit kommunizieren, sondern indem Sie „den Ball hin und her spielen“.

Der Doist-Blog bringt es am besten auf den Punkt: „Einfach ausgedrückt bedeutet asynchrone Kommunikation, dass man eine Nachricht sendet, ohne eine sofortige Antwort zu erwarten.“

• Asynchrones Beispiel 1: Sie senden jemandem eine E-Mail. Sie antworten am nächsten Tag, wenn sie die Aufgabe am besten bewältigen können.
• Asynchrones Beispiel 2: Sie senden ein Loom-Videobriefing an ein Teammitglied in einer anderen Zeitzone, während es schläft. Wenn sie aufwachen und mit der Arbeit beginnen, schauen sie auf den Webstuhl und beginnen mit der Arbeit am Projekt – wobei sie alle Fragen kommentieren. Sie können dann zum frühestmöglichen Zeitpunkt mit der asynchronen Beantwortung ihrer Fragen beginnen.

Natürlich gibt es einige Arten der Kommunikation, die dennoch synchron sein müssen (auch bekannt als „Sync“) – d. h. die Person, mit der Sie sprechen, muss sofort und in Echtzeit reagieren. Viele Menschen glauben immer noch, dass kreative Zusammenarbeit und Problemlösung immer noch am besten „im selben Raum“ erfolgen. Da wir jedoch an vielen Orten auf der Welt aufgrund von Quarantäne und sozialer Distanzierung buchstäblich nicht im selben Raum sein können, müssen viele Unternehmer ihre Kommunikationsstrategien überdenken.

• Synchronisationsbeispiel 1: Live-Meeting im selben Raum (oder Videokonferenz-Tool).
• Synchronisationsbeispiel 2: Echtzeit-Konversation im Slack-Chat.

Es ist wichtig, darüber nachzudenken, welche Kommunikationen in Ihrem Arbeitstag möglicherweise asynchron werden könnten, und diese Besprechungen aus Ihrem Kalender zu streichen. Und planen Sie synchrone Kommunikation nur dann, wenn es unbedingt notwendig ist.

Jedes Mal, wenn ein Google Kalender-Meeting abgesagt und durch eine asynchrone Nachricht oder ein 5-minütiges Loom-Video ersetzt wird, wachsen einem Engel Flügel.

9. Vermeiden Sie Entscheidungsmüdigkeit

Wenn Sie Entscheidungen gänzlich aufgeben, erhalten Sie tatsächlich eine Menge mentaler Kraft zurück. Jack Dorsey, Mitbegründer von Twitter und Square, mag es offensichtlich nicht, Entscheidungen zu treffen und lässt sein Team oft wichtige Entscheidungen ohne ihn treffen. „Ein ehemaliger Square-Mitarbeiter sagte, Dorsey ‚dachte, das ideale Treffen sei eines, bei dem er nichts sagen müsse.‘“ Als Unternehmer treffen Sie wahrscheinlich den ganzen Tag lang Entscheidungen. Und wenn Sie vor einem wirklich wichtigen Problem stehen, haben Sie Ihre gesamte Entscheidungsenergie bereits für kleine Aufgaben und unwichtige Entscheidungen aufgewendet.

Entscheidungsmüdigkeit ist real. Es kann sich so anfühlen, als ob am Ende des Tages kein Treibstoff mehr in Ihrem mentalen Tank ist und Ihr Gehirn schon bei dem Gedanken an eine weitere Sache, für die Sie verantwortlich sind, überlastet ist. Versuchen Sie, weniger Entscheidungen zu treffen und machen Sie Ihr Team (insbesondere diejenigen, die sich auf Führungsrollen vorbereiten) dafür verantwortlich, mehr dieser Entscheidungen zu treffen. Sie fragen sich vielleicht: „Aber wie kann ich darauf vertrauen, dass Menschen ohne mich gute Entscheidungen treffen?“

10. Klassifizieren Sie Entscheidungen als reversibel oder irreversibel. Zeiteinteilung

Wenn Sie unbedingt eine Entscheidung alleine treffen müssen, denken Sie darüber nach, wie wichtig diese Entscheidung für den Einsatz mentaler Energie ist. Es ist durchaus möglich, dass die meisten Entscheidungen an einem bestimmten Tag schnell und ohne Risiko in wenigen Sekunden getroffen werden können. Mit anderen Worten, Sie haben sich wahrscheinlich zu viele Sorgen darüber gemacht. Farnam Street untersucht dieses Prinzip reversibler und irreversibler Entscheidungen, indem es ein Raster zeigt, wie Sie über jede Entscheidung nachdenken sollten.

Wenn die Lösung ist reversibel - zum Beispiel eine Nachricht in Soziales Netzwerk, die Sie schnell und einfach löschen können, oder einen Entwurf eines Blogartikels, den Sie jederzeit bearbeiten können, sollten Sie möglichst wenig Zeit damit verbringen, darüber nachzudenken. Bewegen Sie sich einfach schnell und machen Sie Dinge kaputt, und Sie ersparen sich den mentalen Stress, sich über etwas Gedanken zu machen, das sich leicht reparieren lässt.

Wenn die Lösung irreversibel – zum Beispiel das Versenden einer E-Mail an 2 Millionen Abonnenten – Sie möchten vielleicht einen Teil Ihrer Energie darauf verwenden, sicherzustellen, dass es richtig ist. Darüber hinaus, wenn die Lösung ist irreversibel und konsistent – wie zum Beispiel die Unterzeichnung eines großen Vertrags oder eines fünfjährigen Büromietvertrags – Sie werden auf jeden Fall etwas Zeit damit verbringen wollen.

Jeff Bezos geht in einem seiner Briefe an die Aktionäre näher auf diesen Ansatz der Entscheidungsfindung ein:

„Manche Entscheidungen sind folgenreich und irreversibel oder fast irreversibel – sie sind Einbahnstraßen – und diese Entscheidungen müssen methodisch, sorgfältig, langsam, mit viel Nachdenken und Beratung getroffen werden.“ Wenn Sie gehen und Ihnen nicht gefällt, was Sie auf der anderen Seite sehen, können Sie nicht dorthin zurückkehren, wo Sie zuvor waren. Wir können diese Entscheidungen Typ 1 nennen. Aber die meisten Entscheidungen sind nicht so – sie sind veränderbar, reversibel – sie sind zweiseitige Türen.“ 

Laut Bezos kann und sollte diese zweite Art von Entscheidung „schnell getroffen werden“. Denken Sie auf diese Weise über Ihre Entscheidungen nach und sehen Sie, wie schnell Sie umkehrbare Entscheidungen treffen können.

11. Eigener Kalender

Chris Dixon, Partner und Investor bei a16z, sagte einmal: „Ihr Posteingang ist die To-Do-Liste anderer Leute.“ Zu viele Menschen nutzen ihr G-Suite-Konto eher reaktiv als proaktiv. Es ist Zeit, die Kontrolle zu übernehmen. Sagen Sie „Nein“ zur nächsten Kalendereinladung. Verschieben Sie unwichtige E-Mails auf einen späteren Zeitpunkt, damit Sie sie besser bearbeiten können. Verwenden Sie die „3 Ds“, um den Posteingang auf Null zu bringen und Ihren Google Kalender von unnötigen Besprechungen fernzuhalten, an denen Sie nicht teilnehmen müssen. Dieser Tipp ist sehr einfach, aber dennoch wichtig. Verwalten Sie Ihren Kalender und Ihre Zeit. Es gehört dir und niemandem sonst.