Το Covey Time Management Matrix είναι ένα εργαλείο για την οργάνωση προτεραιοτήτων και την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου, που αναπτύχθηκε από τον Stephen R. Covey, συγγραφέα του βιβλίου The 7 Habits of Highly Effective People. Αυτή η μήτρα βοηθά τους ανθρώπους να κατηγοριοποιήσουν τα καθήκοντα και τις δραστηριότητές τους ανάλογα με τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους, επιτρέποντάς τους να κατανείμουν καλύτερα τις προσπάθειες και τους πόρους τους.
Matrix διαχείρισης χρόνου
Ο Stephen R. Conway πρότεινε την ιδέα ή την έννοια μιας μήτρας διαχείρισης χρόνου, ταξινομώντας τις εργασίες σε τέσσερα διαφορετικά τεταρτημόρια.
- Επείγον και σημαντικό
- Όχι επείγον, αλλά σημαντικό
- Επείγον, αλλά όχι σημαντικό
- Ούτε επείγον ούτε σημαντικό
Ακολουθώντας τη μήτρα, κάθε δουλειά στον κόσμο μπορεί να χωριστεί ανάλογα με το πόσο σχετική και σημαντική είναι. Ας βουτήξουμε ακριβώς σε αυτά τα τέσσερα τεταρτημόρια.
9 Πιο συνηθισμένα χάσιμο χρόνου
Τέσσερα τεταρτημόρια του πίνακα διαχείρισης χρόνου
Ε1 - Επείγον και σημαντικό. Matrix διαχείρισης χρόνου
Λίγα πράγματα στον κόσμο μπορούν να συμβούν ξαφνικά, όπως κρίσιμα περιστατικά, ατυχήματα, πιο ανεπιθύμητα σενάρια κ.λπ. Όλα αυτά τα πράγματα είναι ισχυρά και μπορούν να έρθουν σε οποιονδήποτε ανά πάσα στιγμή. Επιπλέον, σε περίπτωση που το έργο υλοποιηθεί τις επόμενες ημέρες, αυτό το έργο θα πρέπει να επηρεάσει τη θέση του στην εταιρεία.
Τότε αυτό το σενάριο μπορεί εύκολα να θεωρηθεί κρίσιμο για αυτό το άτομο. Όλα αυτά τα σενάρια είναι διαθέσιμα σε ένα άτομο και μπορεί εύκολα να χειραγωγήσει το αποτέλεσμα, αφού η δουλειά και η δράση είναι υπό τον έλεγχό του. Υψηλή προτεραιότητα έχει ως στόχο την επίλυση κρίσιμων προβλημάτων, καθώς το αποτέλεσμα είναι άμεσο. Ως έμπειρο άτομο, μπορείτε να επηρεάσετε το αποτέλεσμα βάζοντας τις πιθανότητες υπέρ σας. Αυτό σημαίνει ότι η προτεραιότητα σε κρίσιμες και επείγουσες εργασίες σας δίνει ένα πλεονέκτημα. Οι εξαιρετικά αποτελεσματικοί άνθρωποι κάνουν πάντα τις σωστές επιλογές σχετικά με τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία των καθηκόντων που εκτελούνται.
Παράδειγμα πίνακα επείγοντος και σημαντικού τεταρτημορίου 1
Μερικές από τις επείγουσες επείγουσες εργασίες, έκτακτες καταστάσεις και κρίσιμα προβλήματα. αποτελούν μέρη αυτού του πίνακα. Η εργασία σε ένα έργο που αναμένεται την επόμενη μέρα είναι ένα παράδειγμα τέτοιων σημαντικών και επειγουσών εργασιών που σχετίζονται με το Quadrant 1.
Ε2 - Σημαντικό, αλλά όχι επείγον. Matrix διαχείρισης χρόνου
Ο προγραμματισμός και η διαχείριση χρόνου είναι οι δύο κύριοι τομείς σε αυτό το τεταρτημόριο. Σε αυτό το τεταρτημόριο, οι εργασίες είναι συνήθως ευαίσθητες στο χρόνο, αλλά στερούνται σημασία και κρίσιμο στοιχείο μέσα τους. Λίγο πολύ, όλες οι εργασίες σε αυτό το τεταρτημόριο έχουν προθεσμίες που πρέπει να τηρηθούν. Επιπλέον, η προθεσμία μπορεί να είναι σε ημέρες ή μήνες. Αυτή η ενότητα αφορά επίσης τον προσεκτικό προγραμματισμό, όπου πρέπει να καταβάλουμε μεγάλη προσπάθεια για να ολοκληρώσουμε την εργασία που έχουμε να κάνουμε πριν καταστεί επείγουσα. Η εστίαση σε αυτό το τεταρτημόριο μπορεί να διασφαλίσει ότι θα αποφύγουμε το κακό εργασιακό άγχος και θα γίνουμε πιο αποτελεσματικοί στην ολοκλήρωση της δουλειάς.
Οι ενημερώσεις τεκμηρίωσης, τα χρονοδιαγράμματα συντήρησης, η εκπαίδευση και η αξιολόγηση του προσωπικού είναι μερικές από τις δραστηριότητες που εμπίπτουν στο δεύτερο τεταρτημόριο. Αυτό το είδος εργασίας θα προσφέρει τη μεγαλύτερη απόδοση μακροπρόθεσμα, αλλά δεν θα είναι τόσο επείγον ώστε να χρειαστεί να ολοκληρωθεί μέσα σε ένα δεδομένο χρονικό πλαίσιο.
Παράδειγμα σημαντικού αλλά όχι επείγοντος τεταρτημορίου 2. Πίνακας διαχείρισης χρόνου
Τα μακροπρόθεσμα έργα και οι οργανωτικοί στόχοι αποτελούν μέρη αυτής της μήτρας διαχείρισης χρόνου. Σχεδιασμός και ανάπτυξη Στρατηγικές για ένα μακροπρόθεσμο έργο - βασικά παραδείγματα τεταρτημόριο 2.
Ε3 - Όχι σημαντικό, αλλά επείγον
Το τρίτο τεταρτημόριο ονομάζεται επίσης τεταρτημόριο «Απάτησης». Όλες οι εργασίες σε ένα γραφείο ή ένα εργοστάσιο συνδέονται μεταξύ τους έως ότου όλα τα τμήματα συνεργαστούν ως ένα, η εργασία είναι ημιτελής. Ομοίως, η προσωπική εργασία και η επαγγελματική εργασία μπορεί μερικές φορές να συγκρούονται μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μια τηλεφωνική κλήση από το σπίτι μπορεί να διαρκέσει τριάντα και πλέον λεπτά λόγω επείγοντος. Αλλά την ίδια στιγμή, μπορεί να μην είναι τόσο σημαντικό σε σύγκριση με την προθεσμία του έργου, η οποία απαιτεί άμεση προσοχή. Αυτό συμβαίνει πολύ σε ένα εργοστάσιο γιατί μερικές φορές ένα ελαττωματικό μηχάνημα χρειάζεται προσοχή. Το λάθος της ανάθεσης πολλών ατόμων αντί για ένα μπορεί να σπαταλήσει τον χρόνο και τους πόρους ενός οργανισμού.
Σελίδα τιμών. Πώς να δημιουργήσετε ένα υπέροχο;
Παράδειγμα ασήμαντου αλλά επείγοντος τεταρτημορίου 3
Οι περισπασμοί και τα διαλείμματα, η ελάχιστη «απασχολημένη» εργασία είναι μέρη του Q3 matrix. Παρακολούθηση χρόνου, απαντήσεις σε emails και οι τηλεφωνικές κλήσεις κ.λπ. είναι παραδείγματα του τεταρτημορίου 3.
Ε4 - Ούτε σημαντικό ούτε επείγον. Matrix διαχείρισης χρόνου
Η συνήθεια να ανησυχείτε για ανεξέλεγκτα πράγματα, να σκέφτεστε λάθος δείκτες μπορεί να είναι στοιχεία που παρεμβαίνουν στα αποτελεσματικά αποτελέσματα. Αυτό το τεταρτημόριο ασχολείται με την ελάχιστη προτεραιότητα εργασίας. δεν είναι σημαντικό και δεν είναι απαραίτητο. Για παράδειγμα, ολοκλήρωση μικρών θελημάτων, ολοκλήρωση οικιακών εργασιών κατά τις εργάσιμες ώρες. Θα μπορούσε επίσης να είναι προβολή κοινωνικά δίκτυα και ιστοσελίδες αγορών που δεν θα είναι επωφελείς μακροπρόθεσμα. Έτσι, η διαχείριση των προτεραιοτήτων σε μια κλίμακα από το χαμηλό έως το υψηλό γίνεται μια πρόκληση. Αυτές οι εργασίες πρέπει να εκτελούνται με ευέλικτο χρονοδιάγραμμα όταν ο φόρτος εργασίας είναι ελάχιστος. Αυτό διασφαλίζει ότι τα αποτελέσματα δεν υποφέρουν.
Παράδειγμα τεταρτημορίου 4. Πίνακας διαχείρισης χρόνου
Μικροπράγματα και χάσιμο χρόνου, άτυπες συζητήσεις αποτελούν μέρος του τέταρτου τεταρτημορίου. Άσκοπη περιήγηση στο διαδίκτυο, περιήγηση κοινωνικά δίκτυα - παραδείγματα από το τέταρτο τρίμηνο.
Ανακεφαλαίωση!
Δεν υπάρχει μαγικό ραβδί που να βοηθά ένα άτομο να δίνει προτεραιότητα στις εργασίες. Έτσι, για παραγωγική εργασία και διασφάλιση της βέλτιστης αξιοποίησης των πόρων, το Time Management Matrix είναι πολύ χρήσιμο. Δεν μπορούν να κατακτηθούν από τη μια μέρα στην άλλη. Αντίθετα, πρέπει να κάνετε μικρά βήματα προς τη σωστή κατεύθυνση. Μια μέρα, η παραγωγικότητα θα αυξηθεί σίγουρα και τα πρότυπα εργασιακής ηθικής θα αυξηθούν. Συνολικά, με τη βοήθεια μιας μήτρας διαχείρισης χρόνου, μπορείτε να ξέρετε αν ο χρόνος που αφιερώσατε άξιζε τον κόπο ή αν τον χάσατε. Matrix διαχείρισης χρόνου
Αφήστε ένα σχόλιο