Projekti korraldus – määratlus, tüübid ja skeem

Projekti korraldamine on ressursside planeerimise, koordineerimise ja haldamise protsess, et saavutada kindlaksmääratud eesmärgid kindlaksmääratud aja ja eelarvega. Projekt on ajutine ettevõtmine, millel on ainulaadne tulemus või toode, mis erineb organisatsiooni igapäevasest tegevusest.

Projektiorganisatsioonis on kolm vastutus- ja pädevusvaldkonda.

Projektijuhtimine – temale on usaldatud projekti juhtimise pool
Projektimeeskond – projektimeeskonnale määratakse projekti rakendamise aspekt
Projekti juhatus on otsuseid tegev organ, kellele usaldatakse projekti edu ja mis teeb olulisi otsuseid, näiteks kas projekt tuleks katkestada või jätkata.

Organisatsiooniline struktuur projekt sõltub mitmest tegurist, nagu organisatsiooni tüüp ja stiil, hierarhia ja töövoog.

Siin on mõned levinumad projektikorralduse tüübid:

1. Funktsionaalne korraldus. Projekti korraldamine

See on üks levinumaid organisatsioonilisi struktuure. Ettevõte on jagatud mitmeks osakonnaks ning sarnaste oskuste ja oskusteabega inimesed on koondatud. Projektijuht ja muud ressursid töötavad samas osakonnas, näiteks turundus, müük, raamatupidamine jne.

Funktsionaalse struktuuri eelised on järgmised:

See on parim nii väikeste projektide kui ka väikeste meeskondade jaoks, kuna funktsioon võib saavutada täieliku kontrolli meeskonnaliikmete ja muude ressursside üle.
Liikmeid on lihtne motiveerida, kuna neid on vähe
Juurdepääs ekspertidele on lihtne, kuna nad asuvad samas funktsionaalses piirkonnas.
Lihtne on kokku koguda kõik projektiga seotud isikud ja arutada asjakohaseid küsimusi.
Töötajad on valmis selliste projektidega töötama, sest see annab neile võimaluse edasi liikuda.
Kuna meeskond on väike, on võimalik projekti suhtlusvahendeid piirata.

Funktsionaalse struktuuri puudused on järgmised:

Inimestele väljaspool teie funktsionaalset üksust pole lihtne pääseda
Töötajad on projekti kallal töötamise asemel lojaalsed oma meeskonnajuhile
Raskused strateegilise fookuse säilitamisel

2. Disain.

Siin on projektijuhil täielik vastutus iga projekti eest. Ta töötab täiskohaga kogu meeskonnaga ja kontrollib eelarvet selle edukaks täitmiseks. Ta annab aru projekti juhatusele ja projekti sponsorile. Projekti korraldamine

Projektipõhise organisatsioonilise struktuuri eelised on järgmised:

Täielik kontroll meeskonna üle
Tugev identiteeditunne meeskonnas, mille tulemuseks on domineeriv meeskonnakultuur
Minimaalne konflikt, kuna iga osaleja töötab selle nimel, et saavutada projekti eesmärgid ja eesmärgid
Töö planeerimine on lihtne
Lihtne ressursside kättesaadavus
Parandab nii tehnilist juhtimist kui ka projektijuhtimise oskusi

Projekti organisatsioonilise struktuuri puudused on järgmised:

See on kallis kohustus
Töötajate jaoks on see raske tulge tagasi, kui nad töölt vallandatakse
Mõnel juhul tähendab projekti sulgemine töö kaotamist

3. Maatriks. Korraldage projekt

Maatriksprojekti organisatsiooniline struktuur luuakse nii projekti kui ka funktsionaalse organisatsiooni integreerimisel. Struktuure on kaks: horisontaalne ja vertikaalne, nii et töötaja saab töötada nii projekti kallal kui ka funktsionaalses rühmas.

Organisatsiooni maatriksit on kolme tüüpi

Tugev maatriks – projektijuhil on täiskohaga meeskond ja on täielik juhend ning kontroll meeskonna ja projekti üle
Nõrk maatriks on funktsionaalsele struktuurile lähemal ja projektijuhil on vähem võimalusi. Tal on osalise tööajaga meeskond ja eelarve kontroll
Tasakaalustatud maatriks – projektijuhil on keskmise taseme autoriteet ja osalise tööajaga meeskond. Tema ja funktsionaaljuht juhivad eelarvet

Maatriksorganisatsiooni eelised on järgmised:

Ressursse kasutatakse tõhusalt
Ressursse saab hõlpsasti liigutada erinevate projektide vahel
Nii üksikisikud kui ka meeskonnaliikmed on loomult vastutulelikud

Maatriksorganisatsiooni puudused on järgmised:

Enamasti leiate projektide vahel konflikte ressursside tõttu
Inimestele usaldatakse vastuolulisi ja erinevaid prioriteete ning see võib tekitada segadust

Mõned muud projektikorralduse tüübid on järgmised:

Lihtne või orgaaniline organisatsioon on lihtsaim projektiorganisatsiooni struktuur, mis hõlmab nii ühe omanikuga äriüksusi kui ka vabakutselisi. Projektijuhi rolli täidab tavaliselt omanik või spetsialist, kelle ülesandeks on tööprotsessi juhtimine. Projekti korraldamine
Mitmekesine organisatsioon. Seda tüüpi organisatsioonistruktuuris on palju üksteisest sõltumatuid funktsionaalseid üksusi. Üksused hõlmavad inimesi, kellel on erinevad oskusi ja oskusteavet, mida ühendab ühine teema ning selleks võib olla geograafiline asukoht või sarnane projekt. Kõikidel divisjonidel on autonoomseks tööks oma ressursid.
Virtuaalne organisatsioon — Virtuaalses organisatsioonistruktuuris hoiab organisatsioon oma põhitegevust ja püüab teisi protsesse allhanke korras hankida. Ettevõtte edukaks juhtimiseks on keskorganisatsioon seotud erinevate väliste organisatsioonidega. Projektijuhil sellistes organisatsioonides on keskmise kuni madala taseme volitused ja segatud eelarvekontrolli volitused.

Kuidas koostada projekti korraldusskeemi?

Projekti organisatsiooniline skeem aitab määratleda meeskonna rollid ja vastutusalad, samuti koolitusvajadused, ressursside jaotamise ja sidusrühmade kaasamise. Vajalikud sammud on järgmised:

1. Määrake personal. Projekti korraldamine

Protsessi esimene samm on projekti ulatusega seotud inimeste tuvastamine ja võimeline avaldavad projektile tugevat mõju. Tavaliselt on need võtmetöötajad, kes mõjutavad turundajaid, osakonnajuhatajaid, müügitöötajaid, tugipersonali, konsultante ja isegi IT-töötajaid.

2. Moodusta tippjuhtkonna meeskond

Teine samm — luua elujõuline meeskond, kes vastutab projekti eest ja jälgib selle edu. Meeskonda kuuluvad klient või projekti sponsorid ja mõnel juhul eksperdid, kes pakuvad kogu projekti vältel juhiseid ja abi.

3. Määrake projekti koordinaatorid. Projekti korraldamine

Kolmas etapp hõlmab projekti koordinaatorite määramist, kellest saavad kesk- ja madala taseme juhid. Nende kohustuste hulka kuulub sellel tasemel ülesannete täitmine ja meeskonna ülesannete koordineerimine. Projektiorganisatsioonis võib olla palju projektikoordinaatoreid, kuid enamikul juhtudel leiate vähemalt kolm, kes tegelevad kommunikatsiooni-, tehniliste ja planeerimisaspektidega.

4. Märkige oma sidusrühmad

Määrake peamised sidusrühmad ja proovige meelitada neid projekti arendamiseks.

5. Määrake koolitusnõuded. Projekti korraldamine

Mõnel juhul meeskond suudab tõhusalt ülesandega toime tulla. Erinevalt teistest puuduvad neil vahendid, oskused ja teadmised, et projekti keerukustega toime tulla. Määrake koolitusnõuded ja pakkuge seda liikmetele, kes seda vajavad. Projekti koordinaator vastutab rakkerühma juhtimise ja töötajale vajaliku koolituse tagamise eest.

6. Koostage projekti organisatsiooniline skeem

Viimane etapp on projekti organisatsioonilise skeemi väljatöötamine. Vaadake üle juba tehtud sammud ja mõelge, kuidas projektis osalevad inimesed täiusliku diagrammi koostamiseks koordineerivad ja koostööd teevad.

Vaadake hoolikalt, et saaksite kindlaks teha nende suhte ja kohustused, mis tuleks määrata. Loetlege otsustajad, kes mängivad silmapaistvat rolli, ja kirjutage nende roll, kohustused ja ülesanded lähedal, et saada selge pilt. Kui otsustate luua kasuliku projekti organisatsioonilise diagrammi, määratlege ühendavad rollid ning suhtlus- ja aruandluskanal

Materjalide loetelu (BOM) – määratlus, näide, tüübid ja eelised