Projektin organisaatio - määritelmä, tyypit ja kaavio

Projektiorganisaatio on prosessi, jossa suunnitellaan, koordinoidaan ja hallitaan resursseja tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi tietyssä ajassa ja budjetissa. Projekti on tilapäinen yritys, jolla on ainutlaatuinen tulos tai tuote, joka poikkeaa organisaation päivittäisen toiminnan rutiinista.

Projektiorganisaatiossa on kolme vastuu- ja osaamisaluetta.

Projektinhallinta – hänelle on uskottu projektin hallintapuoli
Projektiryhmä - Projektiryhmälle on määrätty osa projektin toteuttamisesta
Hankelautakunta on päätöksentekoelin, johon hankkeen onnistuminen luotetaan ja joka tekee tärkeitä päätöksiä, kuten hankkeen perumisen tai jatkamisen.

Organisaation rakenne projekti riippuu useista tekijöistä, kuten organisaation tyypistä ja tyylistä, hierarkiasta ja työnkulusta.

Tässä on joitain yleisimmistä projektiorganisaatiotyypeistä:

1. Toimiva organisaatio. Projektiorganisaatio

Tämä on yksi yleisimmistä organisaatiorakenteista. Yritys on jaettu useisiin osastoihin ja ryhmitellään yhteen henkilöt, joilla on samanlaisia taitoja ja osaamista. Projektipäällikkö ja muut resurssit työskentelevät samalla osastolla, esim. markkinointi, myynti, kirjanpito jne.

Toiminnallisen rakenteen edut ovat:

Tämä on parasta sekä pienille projekteille että pienille ryhmille, koska ominaisuus voi saada täydellisen hallinnan ja hallinnan tiimin jäseniin ja muihin resursseihin.
Jäseniä on helppo motivoida, koska heitä on vähän
Asiantuntijoiden saaminen on helppoa, koska he ovat samalla toiminta-alueella.
On helppo koota kaikki hankkeessa mukana olevat ja keskustella asiaankuuluvasta aiheesta.
Työntekijät ovat valmiita työskentelemään tällaisissa projekteissa, koska se antaa heille mahdollisuuden siirtyä eteenpäin.
Koska tiimi on pieni, on mahdollista rajoittaa projektin viestintäkeinoja.

Toiminnallisen rakenteen haitat ovat seuraavat:

Toiminnallisen yksikön ulkopuolisten ihmisten luominen ei ole helppoa
Työntekijät ovat uskollisia tiiminvetäjälleen sen sijaan, että he työskentelevät projektin parissa
Vaikeus ylläpitää strategista fokusta

2. Suunnittelu.

Tässä projektipäällikköllä on täysi vastuu kustakin projektista. Hän on kokopäivätyössä koko tiimin parissa ja hallitsee budjettia sen onnistuneen toteuttamisen varmistamiseksi. Hän raportoi hankkeen hallitukselle ja hankkeen rahoittajalle. Projektiorganisaatio

Projektipohjaisen organisaatiorakenteen edut ovat seuraavat:

Täysi hallinta joukkueessa
Vahva identiteetin tunne tiimissä, mikä johtaa hallitsevaan tiimikulttuuriin
Minimaalinen konflikti, koska jokainen osallistuja työskentelee saavuttaakseen hankkeen päämäärät ja tavoitteet
Työn suunnittelu on helppoa
Resurssien helppo saatavuus
Parantaa teknistä johtamistaitoa sekä projektinhallintataitoja

Projektin organisaatiorakenteen haitat ovat seuraavat:

Se on kallis sitoumus
Työntekijöille se on vaikeaa palata, jos heidät erotetaan työstään
Joissakin tapauksissa projektin lopettaminen tarkoittaa työpaikan menettämistä

3. Matriisi. Järjestä projekti

Matriisiprojektin organisaatiorakenne luodaan yhdistämällä sekä projekti että toiminnallinen organisaatio. Rakenteita on kaksi: vaaka- ja pystysuora, joten työntekijä voi työskennellä sekä projektin parissa että toiminnallisessa ryhmässä.

Organisaatiomatriisia on kolmenlaisia

Vahva matriisi - projektipäällikköllä on kokopäiväinen tiimi ja on täydellinen opas ja valvoa tiimiä ja projektia
Heikko matriisi on lähempänä toimivaa rakennetta, ja projektipäälliköllä on vähemmän vaihtoehtoja. Hänellä on osa-aikainen tiimi ja budjetin valvonta
Tasapainoinen matriisi - projektipäällikköllä on keskitason auktoriteetti ja osa-aikainen tiimi. Hän ja toiminnallinen johtaja hoitavat budjettia

Matriisiorganisaation edut ovat:

Resursseja käytetään tehokkaasti
Resursseja on helppo siirtää eri projektien välillä
Yksilöt, kuten myös tiimin jäsenet, ovat luonteeltaan reagoivia

Matriisiorganisaation haitat ovat seuraavat:

Suurimman osan ajasta löydät projektien väliset ristiriidat resurssien takia
Ihmisiin luotetaan ristiriitaisia ja erilaisia prioriteetteja, mikä voi aiheuttaa hämmennystä

Joitakin muita projektiorganisaatiotyyppejä ovat seuraavat:

Yksinkertainen tai orgaaninen organisaatio on yksinkertaisin projektiorganisaatiorakenne, joka sisältää yhden omistajan liikeyksiköitä sekä freelancereita. Projektipäällikön roolia hoitaa yleensä omistaja tai asiantuntija, jonka tehtävänä on johtaa työprosessia. Projektiorganisaatio
Monipuolinen organisaatio. Tämän tyyppisessä organisaatiorakenteessa on monia toisistaan riippumattomia toiminnallisia yksiköitä. Yksiköt sisältävät ihmisiä, joilla on erilaisia taidot ja osaaminen, joita yhdistää yhteinen teema, ja tämä voi olla maantieteellinen sijainti tai vastaava projekti. Kaikilla divisioonoilla on omat resurssit itsenäiseen toimintaan.
Virtuaalinen organisaatio — Virtuaalisessa organisaatiorakenteessa organisaatio ylläpitää ydinliiketoimintaansa ja yrittää ulkoistaa muita prosesseja. Keskusorganisaatio on sidoksissa useisiin ulkopuolisiin organisaatioihin liiketoiminnan menestyksekkään hoitamiseksi. Tällaisten organisaatioiden projektipäällikköllä on keskitason tai matalan tason valtuudet ja sekabudjettivalvontavaltuudet.

Kuinka laatia projektin organisaatiokaavio?

Projektin organisaatiokaavio auttaa määrittelemään tiimin roolit ja vastuut sekä koulutustarpeet, kuinka resurssit kohdennetaan ja miten sidosryhmät otetaan mukaan. Tarvittavat vaiheet ovat seuraavat:

1. Määritä henkilöstö. Projektiorganisaatio

Ensimmäinen askel prosessissa on tunnistaa henkilöt, jotka liittyvät projektin laajuuteen ja pystyy on vahva vaikutus projektiin. Tyypillisesti nämä ovat avainhenkilöitä, jotka vaikuttavat markkinoijiin, osastopäälliköihin, myyjiin, tukihenkilöihin, konsulteihin ja jopa IT-henkilöstöihin.

2. Rakenna ylin johtoryhmä

Toinen vaihe — Luodaan elinkelpoinen tiimi, joka vastaa hankkeesta ja seuraa sen onnistumista. Tiimiin kuuluu asiakas tai projektin sponsorit ja joissain tapauksissa asiantuntijat, jotka tarjoavat ohjausta ja apua koko projektin ajan.

3. Nimeä projektikoordinaattorit. Projektiorganisaatio

Kolmannessa vaiheessa nimitetään projektikoordinaattorit, jotka ovat keski- ja alajohtajia. Heidän tehtäviinsä kuuluu tämän tason tehtävien suorittaminen ja ryhmän tehtävien koordinointi. Projektiorganisaatiossa voi olla useita projektikoordinaattoreita, mutta useimmissa tapauksissa löydät vähintään kolme hoitamaan viestintä-, teknisiä ja suunnittelunäkökohtia.

4. Merkitse sidosryhmäsi

Tunnista tärkeimmät sidosryhmät ja yritä houkutella heitä projektin kehittämiseen.

5. Määritä koulutusvaatimukset. Projektiorganisaatio

Joissakin tapauksissa joukkue voi tehokkaasti selviytyä tehtävästä. Toisin kuin muilla, heiltä puuttuu työkaluja, taitoja ja tietoa käsitelläkseen projektin monimutkaisia asioita. Määritä koulutusvaatimukset ja tarjoa se sitä tarvitseville jäsenille. Projektikoordinaattori vastaa työryhmän johtamisesta ja tarvittavan koulutuksen järjestämisestä työntekijälle.

6. Luo projektin organisaatiokaavio

Viimeinen vaihe on hankkeen organisaatiokaavion kehittäminen. Tarkista jo tekemäsi vaiheet ja mieti, kuinka projektin ihmiset koordinoivat ja tekevät yhteistyötä täydellisen kaavion luomiseksi.

Katso tarkkaan, jotta voit määrittää heidän suhteensa ja vastuut, jotka tulisi osoittaa. Listaa päättäjät, joilla on merkittävä rooli, ja kirjoita heidän roolinsa, vastuunsa ja tehtävänsä lähelle saadaksesi selkeän kuvan. Määrittele yhdistävät roolit ja määritä viestintä- ja raportointikanava, jos päätät luoda hyödyllisen projektin organisaatiokaavion

Materiaaliluettelo (BOM) – määritelmä, esimerkki, tyypit ja edut