Organizacija projekta je proces planiranja, koordinacije i upravljanja resursima za postizanje određenih ciljeva unutar određenog vremena i proračuna. Projekt je privremeni pothvat koji ima jedinstven rezultat ili proizvod koji se razlikuje od rutine svakodnevnih operacija organizacije.

Tri su područja odgovornosti i nadležnosti u organizaciji projekta.

  • Upravljanje projektom – povjerena mu je upravljačka strana projekta
  • Projektni tim - Projektnom timu dodijeljen je aspekt provedbe projekta
  • Projektni odbor tijelo je za donošenje odluka kojemu se vjeruje da će projekt uspjeti i donosi važne odluke poput toga treba li projekt otkazati ili nastaviti.

Organizacijska struktura Projekt ovisi o nekoliko čimbenika kao što su vrsta i stil organizacije, hijerarhija i tijek rada.

Evo nekih od najčešćih tipova organizacije projekta:

1. Funkcionalna organizacija. Organizacija projekta.

Ovo je jedna od najčešćih organizacijskih struktura. Tvrtka je podijeljena u nekoliko odjela, a ljudi sa sličnim vještinama i znanjem grupirani su zajedno. Voditelj projekta i drugi resursi rade u istom odjelu, na primjer, marketing, prodaja, računovodstvo itd.

Prednosti funkcionalne strukture su:

  1. Ovo je najbolje i za male projekte i za male timove jer značajka može dobiti potpunu kontrolu i kontrolu nad članovima tima i drugim resursima.
  2. Članove je lako motivirati jer ih je malo
  3. Pristup stručnjacima je jednostavan jer su u istom funkcionalnom području.
  4. Lako je okupiti sve koji su uključeni u projekt i raspraviti relevantno pitanje.
  5. Zaposlenici su voljni raditi na ovakvim projektima jer im to daje priliku za napredak.
  6. Budući da je tim mali, moguće je ograničiti sredstva komunikacije projekta.

Nedostaci funkcionalne strukture su sljedeći:

  1. Nije lako doći do ljudi izvan vaše funkcionalne jedinice
  2. Zaposlenici su lojalni svom voditelju tima umjesto da rade na projektu
  3. Poteškoće u održavanju strateškog fokusa

2. Dizajn.

Ovdje voditelj projekta ima punu odgovornost za svaki projekt. Ima punu zaposlenost s cijelom momčadi i kontrolu proračun za njegov uspješan završetak. Odgovoran je projektnom odboru i nositelju projekta. Organizacija projekta

Prednosti projektne organizacijske strukture su sljedeće:

  1. Potpuna kontrola nad timom
  2. Snažan osjećaj identiteta unutar tima, što rezultira dominantnom timskom kulturom
  3. Minimalni sukob, budući da svaki sudionik radi na postizanju ciljeva projekta
  4. Planiranje vašeg rada je lako
  5. Jednostavna dostupnost resursa
  6. Poboljšava tehničko vodstvo kao i vještine upravljanje projekti

Nedostaci organizacijske strukture projekta su sljedeći:

  1. To je skupa obveza
  2. Zaposlenicima je teško vratiti ako budu otpušteni s posla
  3. U nekim slučajevima zatvaranje projekta znači gubitak posla

3. Matrica. Organizirajte projekt

Organizacijska struktura matričnog projekta nastaje integracijom projektne i funkcionalne organizacije. Postoje dvije strukture: horizontalna i vertikalna, tako da zaposlenik može raditi i na projektu i u funkcionalnoj skupini.

Postoje tri vrste organizacijske matrice

  1. Jaka matrica – voditelj projekta ima tim s punim radnim vremenom i ima kompletan vodič te kontrolu nad timom i projektom
  2. Slaba matrica je bliža funkcionalnoj strukturi, a voditelj projekta ima manje opcija. Ima honorarni tim i kontrolu budžeta
  3. Uravnotežena matrica – voditelj projekta ima srednju razinu ovlasti i honorarni tim. On i funkcionalni voditelj upravljaju proračunom

Prednosti matrične organizacije su:

  1. Resursi se koriste učinkovito
  2. Resursi se mogu lako premještati između različitih projekata
  3. Pojedinci, kao i članovi tima, po prirodi su osjetljivi

Nedostaci matrične organizacije su sljedeći:

  1. Većinu vremena naići ćete na sukob između projekata zbog resursa
  2. Ljudima se vjeruje s proturječnim i različitim prioritetima, a to može izazvati zabunu

Neki drugi tipovi organizacije projekta su sljedeći:

  • Jednostavna ili organska organizacija je najjednostavnija projektna organizacijska struktura, koja uključuje poslovne subjekte s jednim vlasnikom, kao i slobodnjake. Ulogu voditelja projekta obično obavlja vlasnik ili stručnjak koji je dodijeljen upravljanje proces rada. Organizacija projekta
  • Diverzificirana organizacija. U ovoj vrsti organizacijske strukture postoji mnogo funkcionalnih jedinica koje su neovisne jedna o drugoj. Jedinice uključuju ljude s različitim navykami i know-how, koji su ujedinjeni zajedničkom temom, a to može biti geografska lokacija ili sličan projekt. Sve divizije imaju vlastite resurse za autonomni rad.
  • Virtualna organizacija — U virtualnoj organizacijskoj strukturi, organizacija održava svoju osnovnu djelatnost i pokušava eksternalizirati druge procese. Središnja organizacija povezana je s raznim vanjskim organizacijama radi uspješnog vođenja poslovanja. Voditelj projekta u takvim organizacijama ima srednje do niske ovlasti i mješovite ovlasti za kontrolu proračuna.

Kako sastaviti dijagram organizacije projekta?

Kako napraviti dijagram organizacije projekta

Organizacijska shema projekta pomaže definirati uloge i odgovornosti tima, kao i potrebe za obukom, kako će se raspodijeliti resursi i kako će dionici biti uključeni. Potrebni koraci su sljedeći:

1. Odrediti osoblje. Organizacija projekta

Prvi korak u procesu je identificirati osobe povezane s opsegom projekta i sposoban imati snažan utjecaj na projekt. Obično su to ključni zaposlenici koji utječu na marketinške stručnjake, voditelje odjela, prodajno osoblje, pomoćno osoblje, konzultante, pa čak i IT osoblje.

2. Izgradite tim višeg menadžmenta

Drugi korak — stvaranje održivog tima koji će biti odgovoran za projekt i pratiti njegov uspjeh. Tim će uključivati ​​klijenta ili sponzore projekta, au nekim slučajevima i stručnjake, koji će nuditi vodstvo i pomoć tijekom cijelog projekta.

3. Odrediti koordinatore projekta. Organizacija projekta

Treća faza uključuje imenovanje koordinatora projekta koji će biti menadžeri srednje i niže razine. Njihove odgovornosti će uključivati ​​obavljanje dužnosti na ovoj razini i koordinaciju zadataka tima. U projektnoj organizaciji može postojati mnogo koordinatora projekta, ali u većini slučajeva pronaći ćete najmanje tri koji će se baviti komunikacijskim, tehničkim i planskim aspektima.

4. Označite svoje dionike

Identificirajte ključne dionike i pokušajte privući ih na razvoj projekta.

5. Odredite zahtjeve za obuku. Organizacija projekta

U nekim slučajevima tim može učinkovito nositi se sa zadatkom. Za razliku od drugih, njima nedostaje instrumenti, vještine, znanje za suočavanje sa zamršenostima projekta. Odredite zahtjeve za obuku i ponudite je članovima kojima je potrebna. Koordinator projekta odgovoran je za upravljanje radnom skupinom i pružanje potrebne obuke zaposleniku.

6. Napravite organizacijsku shemu projekta

Posljednja faza je izrada organizacijske sheme projekta. Pregledajte korake koje ste već poduzeli i razmislite o tome kako će se ljudi na projektu koordinirati i surađivati ​​kako bi stvorili savršen dijagram.

Pažljivo pogledajte kako biste mogli odrediti njihov odnos i odgovornosti koje im treba dodijeliti. Navedite donositelje odluka koji će imati istaknutu ulogu i napišite njihovu ulogu, odgovornosti i zadatak u blizini kako biste dobili jasnu sliku. Definirajte povezujuće uloge i definirajte kanal komunikacije i izvještavanja ako odlučite izraditi korisnu organizacijsku shemu projekta

Bill of Materials (BOM) – definicija, primjer, vrste i prednosti

Prednosti. Organizacija projekta

Prednosti odgovarajućeg modela organizacije projekta su sljedeće:

  • Nudi zaposlenicima priliku da unaprijede svoje vještine
  • Napori su usmjereni na projektni rad
  • Omogućuje organizaciji rast i razvoj
  • Pomozite u praćenju strateških ciljeva
  • Povećajte sposobnost suočavanja s čimbenicima okoline
  • Čini donošenje odluka glatkim, učinkovitim i brzim
  • Potiče specijalizaciju zaposlenika
  • Pomaže u boljem korištenju resursa
  • Lako poštivanje projektnih rokova
  • Pomozite zaposlenicima u profesionalnom razvoju

Mane .

Nedostaci modela organizacije projekta su sljedeći:

  • Odnosi nisu jasno definirani
  • Postoji problem u koordinaciji
  • Dupliciranje napora
  • U nekim projektima postoji nesigurnost među zaposlenicima

 АЗБУКА

PITANJA. Organizacija projekta.

1. Što je projektna organizacija?

Upravljanje projektom je proces planiranja, izvršenja, praćenja i dovršetka projekta kako bi se postigli određeni ciljevi unutar zadanih ograničenja kao što su vrijeme, proračun i resursi.

2. Koje su glavne faze organizacije projekta?

Glavne faze organizacije projekta:

  • Inicijacija: Definicija cilja i opravdanost projekta.
  • planiranje: Razviti detaljan akcijski plan, resurse i vremenski okvir.
  • Izvršenje: Provedba plana, izvršavanje zadataka i upravljanje timom.
  • Praćenje i kontrola: praćenje napretka, Upravljanje rizikom i pravljenje prilagodbi.
  • Završetak: Završetak svih zadataka, sažimanje i zatvaranje projekta.

3. Kako odrediti svrhu projekta?

Koraci za definiranje cilja:

  • Jasnoća i specifičnost: Cilj mora biti jasno izražen i razumljiv.
  • Mjerljivost: Odredite kako će se mjeriti postizanje cilja.
  • Dohvatljivost: Provjerite je li cilj realan i dostižan.
  • relevantnost: Cilj mora biti u skladu sa strateškim ciljevima organizacije.
  • Ograničeno vrijeme: Postavite određeni vremenski okvir za postizanje vašeg cilja.

4. Koji se alati mogu koristiti za planiranje projekta?

Popularni alati:

  • gantogram: Vizualni prikaz plana projekta s vremenskim okvirima.
  • Kritični put (CPM): Metoda za identificiranje ključnih zadataka koji utječu na trajanje projekta.
  • Tehnika evaluacije i pregleda programa (PERT): Analiza mogućih rokova za izvršenje zadataka.
  • Tablica raspodjele zadataka (RACI): Definirajte uloge i odgovornosti članova tima.
  • Softver za upravljanje projektima: Trello, Asana, Microsoft Project, Jira.

5. Kako učinkovito upravljati projektnim timom?

Savjeti za upravljanje timom:

  • Jasno definiranje uloga i odgovornosti: Pobrinite se da svaki član tima zna svoje zadatke i odgovornosti.
  • Redoviti sastanci: Održavajte redovite sastanke kako biste razgovarali o napretku i rješavali probleme.
  • otvorena komunikacija: Potičite otvorenu i iskrenu komunikaciju unutar tima.
  • Motivacija i podrška: Podržite članove tima i motivirajte ih za postizanje zajedničkih ciljeva.
  • Povratne informacije veza: Redovito pružajte i primajte povratne informacije kako biste poboljšali učinak tima.

6. Organizacija projekta. Kako upravljati rizicima u projektu?

Koraci upravljanja rizikom:

  • Identifikacija rizika: Identificirajte potencijalne rizike koji bi mogli utjecati na projekt.
  • Analiza rizika: Procijenite vjerojatnost i utjecaj svakog rizika.
  • Izrada plana upravljanja rizicima: Identificirajte strategije za smanjenje ili uklanjanje rizika.
  • Praćenje i kontrola rizika: Kontinuirano pratiti rizike i unositi potrebne izmjene u plan upravljanja rizicima.
  • Odgovor na rizik: Brzo reagirajte na nove rizike kako biste umanjili njihov utjecaj.

7. Kako pratiti napredak projekta?

Metode za praćenje napretka:

  • Kontrolne točke: Postavite kontrolne točke za redovite provjere dovršavanje zadataka.
  • Izvješća o statusu: Izradite redovita izvješća o statusu projekta za tim i dionike.
  • Korištenje tipki indikator performansi (KPI): Identificirajte i pratite ključne metrike za mjerenje napretka.
  • Analiza odstupanja: Usporedite stvarne rezultate s planiranim rezultatima i analizirajte odstupanja.
  • Softver za upravljanje projektima: Koristite alate za praćenje zadataka i napretka.

8. Kako dovršiti projekt?

Koraci za dovršetak projekta:

  • Izvršavanje svih zadataka: Pobrinite se da su svi zadaci dovršeni i da su ciljevi postignuti.
  • Pregled i prihvaćanje: Dobiti potvrdu od kupca ili dionika da je projekt dovršen.
  • Analiza rezultata: Provedite analizu projekta, identificirajte uspješne prakse i lekcije koje se mogu koristiti u budućnosti.
  • Dokumentacija: Napravite konačno izvješće o projektu i dokumentirajte sve važne podatke i nalaze.
  • Zatvaranje projekta: Službeno zatvorite projekt, uključujući administrativne zadatke i oslobađanje resursa.

9. Koje se pogreške često čine pri organizaciji projekata?

Uobičajene pogreške:

  • Nedovoljno planiranje: Nedostatak detaljnog plana može dovesti do kvarova i kašnjenja.
  • Loše upravljanje resursi: Nepravilna raspodjela resursa može negativno utjecati na napredak projekta.
  • Neučinkovita komunikacija: Nedostatak komunikacije može dovesti do nesporazuma i sukoba.
  • Ignoriranje rizika: Nepredviđeni rizici mogu značajno utjecati na projekt.
  • Loše upravljanje promjenama: Neučinkovito upravljanje promjenama može dovesti do zabune i kašnjenja.

10. Organizacija projekta. .Koje su vještine potrebne?

Potrebne vještine:

  • Planiranje i organizacija: Sposobnost izrade detaljnih planova i učinkovite organizacije rada.
  • Upravljanje vremenom: Sposobnost učinkovitog upravljanja vremenom i prioritetima.
  • Komunikacijske vještine: Sposobnost jasnog i uvjerljivog komuniciranja s timom i dionicima.
  • Upravljanje rizicima: Identifikacija rizika, analiza i vještine upravljanja.
  • Vodstvo i motivacija: Sposobnost inspiriranja i motiviranja tima za postizanje ciljeva.

Organiziranje projekta složen je proces koji zahtijeva pažljivo planiranje, učinkovito upravljanje i stalni nadzor. Slijedeći ove preporuke, moći ćete uspješno organizirati i provesti projekt, postižući svoje ciljeve.