Projektna organizacija - definicija, vrste i dijagram

Organizacija projekta je proces planiranja, koordinacije i upravljanja resursima za postizanje određenih ciljeva unutar određenog vremena i proračuna. Projekt je privremeni pothvat koji ima jedinstven rezultat ili proizvod koji se razlikuje od rutine svakodnevnih operacija organizacije.

Tri su područja odgovornosti i nadležnosti u organizaciji projekta.

Upravljanje projektom – povjerena mu je upravljačka strana projekta
Projektni tim - Projektnom timu dodijeljen je aspekt provedbe projekta
Projektni odbor tijelo je za donošenje odluka kojemu se vjeruje da će projekt uspjeti i donosi važne odluke poput toga treba li projekt otkazati ili nastaviti.

Organizacijska struktura Projekt ovisi o nekoliko čimbenika kao što su vrsta i stil organizacije, hijerarhija i tijek rada.

Evo nekih od najčešćih tipova organizacije projekta:

1. Funkcionalna organizacija. Organizacija projekta

Ovo je jedna od najčešćih organizacijskih struktura. Tvrtka je podijeljena u nekoliko odjela, a ljudi sa sličnim vještinama i znanjem grupirani su zajedno. Voditelj projekta i drugi resursi rade u istom odjelu, na primjer, marketing, prodaja, računovodstvo itd.

Prednosti funkcionalne strukture su:

Ovo je najbolje i za male projekte i za male timove jer značajka može dobiti potpunu kontrolu i kontrolu nad članovima tima i drugim resursima.
Članove je lako motivirati jer ih je malo
Pristup stručnjacima je jednostavan jer su u istom funkcionalnom području.
Lako je okupiti sve koji su uključeni u projekt i raspraviti relevantno pitanje.
Zaposlenici su voljni raditi na ovakvim projektima jer im to daje priliku za napredak.
Budući da je tim mali, moguće je ograničiti sredstva komunikacije projekta.

Nedostaci funkcionalne strukture su sljedeći:

Nije lako doći do ljudi izvan vaše funkcionalne jedinice
Zaposlenici su lojalni svom voditelju tima umjesto da rade na projektu
Poteškoće u održavanju strateškog fokusa

2. Dizajn.

Ovdje voditelj projekta ima punu odgovornost za svaki projekt. Ima stalni radni odnos s cijelim timom i kontrolu proračuna za njegov uspješan završetak. Odgovoran je projektnom odboru i nositelju projekta. Organizacija projekta

Prednosti projektne organizacijske strukture su sljedeće:

Potpuna kontrola nad timom
Snažan osjećaj identiteta unutar tima, što rezultira dominantnom timskom kulturom
Minimalni sukob, budući da svaki sudionik radi na postizanju ciljeva projekta
Planiranje vašeg rada je lako
Jednostavna dostupnost resursa
Poboljšava tehničko vodstvo kao i vještine upravljanja projektima

Nedostaci organizacijske strukture projekta su sljedeći:

To je skupa obveza
Zaposlenicima je teško vratiti ako budu otpušteni s posla
U nekim slučajevima zatvaranje projekta znači gubitak posla

3. Matrica. Organizirajte projekt

Organizacijska struktura matričnog projekta nastaje integracijom projektne i funkcionalne organizacije. Postoje dvije strukture: horizontalna i vertikalna, tako da zaposlenik može raditi i na projektu i u funkcionalnoj skupini.

Postoje tri vrste organizacijske matrice

Jaka matrica – voditelj projekta ima tim s punim radnim vremenom i ima kompletan vodič te kontrolu nad timom i projektom
Slaba matrica je bliža funkcionalnoj strukturi, a voditelj projekta ima manje opcija. Ima honorarni tim i kontrolu budžeta
Uravnotežena matrica – voditelj projekta ima srednju razinu ovlasti i honorarni tim. On i funkcionalni voditelj upravljaju proračunom

Prednosti matrične organizacije su:

Resursi se koriste učinkovito
Resursi se mogu lako premještati između različitih projekata
Pojedinci, kao i članovi tima, po prirodi su osjetljivi

Nedostaci matrične organizacije su sljedeći:

Većinu vremena naići ćete na sukob između projekata zbog resursa
Ljudima se vjeruje s proturječnim i različitim prioritetima, a to može izazvati zabunu

Neki drugi tipovi organizacije projekta su sljedeći:

Jednostavna ili organska organizacija je najjednostavnija projektna organizacijska struktura, koja uključuje poslovne subjekte s jednim vlasnikom, kao i slobodnjake. Ulogu voditelja projekta obično obavlja vlasnik ili stručnjak koji je zadužen za upravljanje radnim procesom. Organizacija projekta
Diverzificirana organizacija. U ovoj vrsti organizacijske strukture postoji mnogo funkcionalnih jedinica koje su neovisne jedna o drugoj. Jedinice uključuju ljude s različitim navykami i know-how, koji su ujedinjeni zajedničkom temom, a to može biti geografska lokacija ili sličan projekt. Sve divizije imaju vlastite resurse za autonomni rad.
Virtualna organizacija — U virtualnoj organizacijskoj strukturi, organizacija održava svoju osnovnu djelatnost i pokušava eksternalizirati druge procese. Središnja organizacija povezana je s raznim vanjskim organizacijama radi uspješnog vođenja poslovanja. Voditelj projekta u takvim organizacijama ima srednje do niske ovlasti i mješovite ovlasti za kontrolu proračuna.

Kako sastaviti dijagram organizacije projekta?

Organizacijska shema projekta pomaže definirati uloge i odgovornosti tima, kao i potrebe za obukom, kako će se raspodijeliti resursi i kako će dionici biti uključeni. Potrebni koraci su sljedeći:

1. Odrediti osoblje. Organizacija projekta

Prvi korak u procesu je identificirati osobe povezane s opsegom projekta i sposoban imati snažan utjecaj na projekt. Obično su to ključni zaposlenici koji utječu na marketinške stručnjake, voditelje odjela, prodajno osoblje, pomoćno osoblje, konzultante, pa čak i IT osoblje.

2. Izgradite tim višeg menadžmenta

Drugi korak — stvaranje održivog tima koji će biti odgovoran za projekt i pratiti njegov uspjeh. Tim će uključivati klijenta ili sponzore projekta, au nekim slučajevima i stručnjake, koji će nuditi vodstvo i pomoć tijekom cijelog projekta.

3. Odrediti koordinatore projekta. Organizacija projekta

Treća faza uključuje imenovanje koordinatora projekta koji će biti menadžeri srednje i niže razine. Njihove odgovornosti će uključivati obavljanje dužnosti na ovoj razini i koordinaciju zadataka tima. U projektnoj organizaciji može postojati mnogo koordinatora projekta, ali u većini slučajeva pronaći ćete najmanje tri koji će se baviti komunikacijskim, tehničkim i planskim aspektima.

4. Označite svoje dionike

Identificirajte ključne dionike i pokušajte privući ih na razvoj projekta.

5. Odredite zahtjeve za obuku. Organizacija projekta

U nekim slučajevima tim može učinkovito nositi se sa zadatkom. Za razliku od drugih, njima nedostaju alati, vještine i znanje za rješavanje zamršenosti projekta. Odredite zahtjeve za obuku i ponudite je članovima kojima je potrebna. Koordinator projekta odgovoran je za upravljanje radnom skupinom i pružanje potrebne obuke zaposleniku.

6. Napravite organizacijsku shemu projekta

Posljednja faza je izrada organizacijske sheme projekta. Pregledajte korake koje ste već poduzeli i razmislite o tome kako će se ljudi na projektu koordinirati i surađivati kako bi stvorili savršen dijagram.

Pažljivo pogledajte kako biste mogli odrediti njihov odnos i odgovornosti koje im treba dodijeliti. Navedite donositelje odluka koji će imati istaknutu ulogu i napišite njihovu ulogu, odgovornosti i zadatak u blizini kako biste dobili jasnu sliku. Definirajte povezujuće uloge i definirajte kanal komunikacije i izvještavanja ako odlučite izraditi korisnu organizacijsku shemu projekta

Bill of Materials (BOM) – definicija, primjer, vrste i prednosti