Az alkalmazottak termelékenysége. Vezetői útmutató az időméréshez és a termelékenységhez

Az alkalmazottak termelékenysége a munkakörnyezetben végzett munkájuk hatékonyságának és eredményességének mérőszáma. A teljesítménymenedzsment kulcsszerepet játszik a szervezeti célok elérésében. Íme néhány tényező, amelyek befolyásolhatják az alkalmazottak termelékenységét:

1. Motiváció: A motivált alkalmazottak általában termelékenyebbek. A motiváció kapcsolódhat jutalmakhoz, elismerésekhez, érdekes feladatokhoz és egyéb tényezőkhöz.
2. Világos célok és elvárások: Ha az alkalmazottak megértik céljaikat és elvárásaikat, könnyebben tudnak eligazodni és eredményeket elérni.
3. Oktatás és fejlesztés: Az alkalmazottak képzési és szakmai fejlődési lehetőségeinek biztosítása fejlesztheti készségeiket és ezáltal termelékenységüket.
4. Hatékony útmutatás: Vezetők, akiknek van hatékony készségek a vezetők inspirálhatják és irányíthatják beosztottjaikat, hozzájárulva a termelékenység növekedéséhez.
5. Kommunikáció: A szervezeten belüli jó kommunikáció elősegíti a feladatok megértését, csökkenti a hibák valószínűségét, és segít eltávolítani a feladatok elvégzése előtt álló akadályokat.
6. Munkakörnyezet: A kényelmes és támogató munkaterület pozitív hatással lehet az alkalmazottak fizikai és érzelmi jólétére.
7. Technológiák és eszközök: A modern technológia és hatékony eszközök használata javíthatja munkafolyamatait és növelheti termelékenységét.
8. Munka és magánélet egyensúlya: Azok az alkalmazottak, akik meg tudják tartani a munka és a magánélet egyensúlyát, gyakran hatékonyabbak és kevésbé stresszesek.
9. Értékelés és visszajelzés: A teljesítmény rendszeres értékelése és a konstruktív visszajelzés segít az alkalmazottaknak megérteni erősségeiket és fejlesztendő területeiket.

A sikeres teljesítménymenedzsment átfogó megközelítést igényel, amely figyelembe veszi a munkafolyamat különböző szempontjait és a munkavállalók egyéni jellemzőit.

Most, hogy tisztességes lábunk van, nézzünk meg néhány eszközt és technikát, amelyek megtanítják Önnek, hogyan kezelje csapata idejét és növelje a termelékenységet.

1. Projektnaptár kidolgozása. Az alkalmazottak termelékenysége.

A projektnaptár kialakítása és az alkalmazottak teljesítményének menedzselése összefonódik, és fontos elemei a feladatok sikeres elvégzésének. Íme a lépések és a javaslatok ehhez a két szemponthoz:

1. A projekt céljainak és célkitűzéseinek meghatározása:

• Ismerje meg a projekt végső céljait.
• Ossza fel céljait kisebb feladatokra.

2. Munkavállalói termelékenység / Az időzítés meghatározása:

• Minden feladatnál dolgozza ki a határidők részleteit.
• Vegye figyelembe a feladatok közötti függőséget.
• Határozza meg a kritikus utakat.

3. Projektnaptár kidolgozása:

• Használjon professzionális eszközöket a projekt ütemtervének létrehozásához (például Gantt-diagram).
• A projekt minden szakaszát vegye fel a naptárba, figyelembe véve a határidőket és a függőségeket.

4. Az alkalmazottak termelékenysége. Erőforrás tervezés:

• Határozza meg, hogy az egyes feladatokhoz milyen erőforrásokra (emberekre, technológiára, pénzügyekre) lesz szükség.
• Az erőforrások egyenletes és hatékony elosztása.

5. Az alkalmazottak teljesítményének nyomon követése:

• Állítson fel világos teljesítményelvárásokat minden egyes feladathoz.
• Biztosítson átláthatóságot a projekt céljairól és az egyes alkalmazottak szerepéről.
• Visszajelzést és támogatást nyújtani.

6. Felügyelet és ellenőrzés:

• Rendszeresen kövesse nyomon a projekt előrehaladását és az alkalmazottak teljesítményét.
• Szükség szerint módosítsa az ütemtervet és a munkatervet.
• Azonnal reagáljon a kockázatokra és problémákra.

7. Az alkalmazottak termelékenysége. Kommunikáció és együttműködés:

• Biztosítani hatékony kommunikáció a csapat tagjai között.
• Az együttműködés és az információmegosztás előmozdítása.

8. Munkavállalói támogatás:

• Biztosítsa az alkalmazottakat a szükséges erőforrásokkal és képzéssel.
• Ügyeljen a jólétükre és a motivációjukra.

9. Teljesítmény-értékelés:

• Végezzen rendszeres teljesítményértékelést és elemezze az eredményeket.
• Használja fel az adatokat a folyamatok folyamatos fejlesztésére.

10. Folyamatos fejlesztés:

• Alkalmazza a korábbi projektekben szerzett tapasztalatokat a folyamatok optimalizálásához.
• Új projekt- és teljesítménymenedzsment technikák kidolgozása és bevezetése.

A projektek és az alkalmazottak teljesítményének hatékony menedzselése szisztematikus megközelítést és rugalmasságot igényel a változásokhoz és az új feltételekhez való alkalmazkodáshoz.

2. Hozzon létre egy listát a prioritásokról, kezdve a legidőigényesebb tevékenységekkel és a legkevesebbekkel bezárólag.

Képzeld el ezt. Gyönyörűen kitűzte az aznapi feladatokat csapattagjainak. Ott minden ki van rakva, hogy egyenként töltsék ki és jelöljék meg. Jól hangzik, igaz? De a probléma most az, hogy a feladatok összetettsége és hossza változó (az összetett feladatok valószínűleg tovább tartanak). Hogyan biztosíthatja tehát, hogy a csapatok a feladatokat a legproduktívabb és legidőszerűbb módon végezzék el?

Tévesen azt feltételezhetjük, hogy a könnyebben kezelhető feladatok elvégzése megnyitja az ajtót a nehezebb feladatok előtt, és lendületet ad a munka folytatásához. Az alkalmazottak termelékenysége

Egy nemrégiben készült tanulmány azonban, amely az orvosok élességét a munkaterhelésükhöz viszonyítva vizsgálta, és a kevésbé bonyolult eseteket részesítette előnyben, azt találta, hogy a könnyebb feladatok fontosabbba helyezése a bonyolultabbakkal szemben csak rövid távú előnyökkel jár, hosszú távon viszont rosszabb. Mit tanulhatunk ebből?

Vezetőként ösztönözze csapata tagjait, hogy prioritásként vállaljanak nagyobb kihívást jelentő feladatokat. Miért? Mert könnyebben eltereljük a figyelmünket a bonyolultabb feladatokról, és a könnyebbeket rangsoroljuk. Sikerélményt ad nekünk.

3. Rendszeresen mérje és kövesse nyomon a teljesítményt.

A rendszeres teljesítménymérés és nyomon követés elengedhetetlen elemei a hatékony projekt- és alkalmazotti menedzsmentnek. Íme néhány kulcsfontosságú lépés az ügyben:

1. Kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI) meghatározása:

   • Határozza meg azokat a kulcsfontosságú mutatókat, amelyek a legjobban tükrözik projektje és emberei teljesítményét.
   • Ezek a KPI-k magukban foglalhatják a feladatok elvégzésének határidejét, az eredmények minőségét, a költségvetési paramétereket és egyebeket.

2. Rendszeres teljesítményértékelések:

   • Végezzen rendszeres (például heti vagy havi) teljesítményértékelést.
   • Hasonlítsa össze a tényleges eredményeket a tervekkel és elvárásokkal.

3. Az alkalmazottak termelékenysége. Projektmenedzsment eszközök használata:

   • Használjon dedikált projektmenedzsment eszközöket a haladás nyomon követésére.
   • Gantt diagramok, feladattáblák, időkövető rendszerek lehetnek hasznos eszközöket.

4. Visszajelzés és párbeszéd:

   • Tartson rendszeres értekezleteket az előrehaladás megbeszélése és a lehetséges problémák megoldása érdekében.
   • Adjon visszajelzést az alkalmazottaknak, hogy megértsék, hogyan illeszkedik munkájuk a projekt céljaihoz.

5. Az alkalmazottak termelékenysége. A tervek javítása:

   • A tervtől való eltérések esetén módosítsa az ütemezést és a forrásokat.
   • Reagáljon a negatív trendekre és kockázatokra azáltal, hogy intézkedéseket hoz azok megelőzésére vagy kezelésére.

6. Egyéni teljesítményértékelés:

   • Az egyéni teljesítmény értékelésére szolgáló rendszerek kidolgozása.
   • Vegye figyelembe az egyes alkalmazottak hozzájárulását az általános eredményhez.

7. Az alkalmazottak termelékenysége. Szisztematikus folyamatelemzés:

   • Elemezze a munkafolyamatok hatékonyságát.
   • Keressen módokat a teljesítmény optimalizálására és javítására.

8. Az automatizálás használata:

   • Valósítsa meg az automatizálási eszközöket adatgyűjtés a termelékenységről.
   • Ez leegyszerűsítheti a nyomon követés és az elemzések biztosításának folyamatát.

9. Az alkalmazottak termelékenysége. Jelentések generálása:

   • Rendszeresen készítsen teljesítményjelentéseket a vezetőségnek és a projektcsapatnak.
   • Ossza meg eredményeit és jövőbeli terveit.

10. Folyamatos fejlesztés:

• Használja a teljesítménymérési adatokat a folyamatok és gyakorlatok folyamatos fejlesztéséhez.

A teljesítmény rendszeres mérése és nyomon követése segít a problémák korai felismerésében és a projektek esetleges késésének megelőzésében.

4. Ügyeljen a munkahelyi gyakori időrabló tevékenységekre. Az alkalmazottak termelékenysége

Az időt vesztegető tevékenységek azonosítása javíthatja termelékenységét. alkalmazottait, és időt takaríthat meg a nem kívánt feladatok és zavaró tényezők kiiktatásával a munkarutinjukból. Íme néhány tipikus tevékenység, amely időt veszít a munkahelyen:

1. Zavaró tényezők benne szociális hálózatok
2. E-mailek folyamatos ellenőrzése
3. Kiemelt feladatok hiánya
4. Csak tedd le
5. Eredménytelen találkozók
6. Véletlen beszélgetések

A véletlenszerű beszélgetések és az eredménytelen találkozók kivételével minden más viszonylag könnyen irányítható. Ez csak önuralom kérdése. De nehéz megtagadni a találkozókat és a kötetlen beszélgetéseket. Az eredménytelen megbeszélések egyszerű megoldása, ha a dolgokat a lehető legegyszerűbben tartjuk. Hozzon létre egy napirendet, adjon CTA-t, és fejezze be az ülést. Ajánlja ezt a tanácsot alkalmazottainak, akik túl udvariasak ahhoz, hogy visszautasítsák a kötetlen beszélgetéseket. Ilyen helyzetekben a munkavállaló beállíthat egy beszélgetés végi jelzést, amely után a hangos jelzést bűnbakként használhatja a munkába való visszatéréshez.

5. Óvakodjon a munkahelyi vagy távmunka fáradtságától. Az alkalmazottak termelékenysége

Később megvizsgálunk néhány zavaró tényezőt, amelyek fáradtságot okozhatnak. Itt megnézzük, mit tehet proaktívan annak érdekében, hogy munkatársai ne fáradjanak el munka közben.

Jobb, ha minden ötven-hatvan percnyi munka után tartunk egy XNUMX-XNUMX perces szünetet, mint a hosszabb munkavégzés után.

• Menjen ki a szabadba: Akár az irodában, akár otthonról dolgozik, a kint töltött idő segíthet a fáradtság leküzdésében. Még jobb lesz, ha jó lesz az idő. Nem kell tanulnod ahhoz, hogy megértsd, hogy egész nap az íróasztalnál ülni egészségtelen.
• Társas rendezvények szervezése: Az irodában vagy a Zoomon keresztül segít a fáradtság leküzdésében, ha az alkalmazottak pihenhetnek, nem a munkáról beszélgethetnek, hanem egymás társaságában lehetnek.
• Egyéni bejelentkezés: Bár a bejelentkezés időigényes lehet, megmutatja a csapatoknak, hogy törődsz vele. Időnként ellenőrizze őket – ne a teljesítményükben, hanem az általános jólétükben.

6. A figyelemelterelő különböző források azonosítása és kezelése.

A zavaró tényezők kezelése fontos része annak, hogy az alkalmazottak produktívak és eredményesek legyenek. Íme néhány lépés a figyelemelterelés különböző forrásainak azonosítására és kezelésére:

1. Az elemzés elvégzése:

• Végezze el a munkakörnyezet és a folyamatok elemzését, hogy azonosítsa a zavaró tényezők lehetséges forrásait.
• Kérdezze meg az alkalmazottakat, hogy mi akadályozza őket a munkában.

2. Az alkalmazottak termelékenysége. A fő zavaró tényezők azonosítása:

• Határozza meg a főbb tényezőket, amelyek befolyásolhatják a termelékenységet, mint például az idegen zaj, a kényelmetlen bútorok, a felszerelés hiánya stb.

3. A zavaró tendenciák értékelése:

• Mérje fel, hogy az alkalmazottak milyen gyakran és a munka melyik szakaszában vannak kitéve zavaró tényezőknek.

4. Alkalmazotti termelékenység. Munkavállalói képzés:

• Tartson képzést a zavaró tényezők kezelésének módszereiről, például technikákról idő beosztás és a koncentráció.

5. Munkakörnyezeti szabályzat:

• Hozzon létre kényelmes munkakörülményeket, például tegye lehetővé az alkalmazottaknak, hogy használják zajcsökkentő fejhallgató.

6. Technológia menedzsment:

• Fontolja meg az eszközök és alkalmazások használatát a zavaró értesítések blokkolására vagy az idő kezelésére, például a Pomodoro technikát.

7. Alkalmazotti termelékenység.  Határok meghatározása:

• Határozzon világos határokat magánélete és munkahelye között.
• Ösztönözze az alkalmazottakat, hogy szakítsanak időt a pihenésre és a feltöltődésre.

8. Feladatkezelés:

• Bontsa fel a feladatokat kisebb, kezelhető részekre, hogy csökkentse a túlterheltség érzését.

9. Rendszeres szünetek:

• Ösztönözze az alkalmazottakat, hogy tartsanak rövid szüneteket a stressz oldása és a fókusz visszaszerzése érdekében.

10. Alkalmazotti termelékenység. Visszajelzés és támogatás:

• Rendszeresen beszélgessen az alkalmazottakkal arról, hogyan birkóznak meg a zavaró tényezőkkel, és biztosítsák a szükséges támogatást.

11. Feladatkezelő szoftver használata:

• Használjon programokat feladatkezelés valamint a munkafolyamat hatékonyabb megszervezését szolgáló projektek.

12. Szokás kialakulása:

• Ösztönözze a pozitív munkavégzési szokások kialakulását, például a rendszeres munkarend felállítását és a feladatok sorrendbe állítását.

13. Alkalmazotti termelékenység. Folyamatos tanulás és alkalmazkodás:

• Kövesse nyomon, hogy a munkakörnyezetben és -körülményekben bekövetkezett változások hogyan befolyásolják az alkalmazottak figyelemelterelését, és ennek megfelelően alakítsa át a vezetési stratégiákat.

A figyelemelterelés problémájának kezelése szisztematikus megközelítést, valamint a munkavállalók és a munkakörnyezet igényeire való folyamatos odafigyelést igényel.

Időgazdálkodási eszközök használata. Az alkalmazottak termelékenysége

Tehát milyen eszközökkel mérheti az alkalmazottak idejét? Merüljünk el két népszerű időgazdálkodási eszközben.

1. Időorvos

Idő doktorr lehetővé teszi az összes napi feladat testreszabását és rendszerezését, valós időben nyomon követve az egyes feladatokra fordított időt.

Az időkövetés beállítható a munkája egészére vagy konkrét feladatokra (amelyek hozzáadják az összes feladatra fordított időt).

Ennek az eszköznek az egyik legjobb tulajdonsága, hogy leállítja a követést, ha egy bizonyos ideig nem történik tevékenység a rendszeren. Ez a funkció az időeltolódástól függően aktiválható.

A nap végén minden egyes feladathoz összefoglalót küld az időgazdálkodásról.

2. Kapcsolja be az alkalmazottak termelékenységének nyomon követését

Váltás a Track egy praktikus időgazdálkodási eszköz, amely minden eszközén futtatható. Az Ön ideje nyomon követhető és szinkronizálható több eszközön.

Az alkalmazás néhány nagyszerű tulajdonsága, hogy CSV és PDF formátumban készíti el a jelentéseket, és e-mailben emlékeztetőket küld a célokról.

Következtetés

A cikkben említett néhány dolog nem közvetlenül befolyásolja az alkalmazottak termelékenységét, de mindenképpen hatással lesz teljes idejüket és hatékonyságukat munka. Az alkalmazottak termelékenysége

A jól szervezett feladatok és erőforrások időt takarítanak meg, és lehetővé teszik az alkalmazottak termelékenységét. Ösztönözze alkalmazottait, hogy a legnehezebbtől a legkönnyebbig sorolják fel feladataikat a maximális termelékenység érdekében. Szánjon időt a fejlődésük rendszeres figyelemmel kísérésére, és nézze meg, hol van szükségük segítségre. Ennek során mutasson be nekik kulcsfontosságú pontokat, hogy jobban emlékezhessenek az információra. Tegyen lépéseket annak megakadályozására, hogy alkalmazottai túlterheltek legyenek és kiégjenek. Vonja be csapatait pozitív megerősítéssel, hogy biztosítsa a feladatok időben történő elvégzését. Végül használjon időmérő eszközöket a csapatok teljesítményére vonatkozó adatok gyűjtésére, így jobb döntéseket hozhat a termelékenységük javítása érdekében.

Amikor ezeket az alkalmazottak idejét és termelékenységét méri, ügyeljen arra, hogy összhangban legyen azzal, amivel jutalmazza őket. Jobb példát mutatni.