Időgazdálkodás és termelékenység javítása

Az időgazdálkodás és a termelékenység olyan technikák és stratégiák, amelyek segítenek hatékonyan felhasználni az idejét céljainak eléréséhez, teljesítményének javításához és a feladatok hatékonyabb elvégzéséhez. Ezek a fogalmak szorosan összefüggenek, és fontos szerepet játszanak saját termelékenységének és sikerének kezelésében mind a szakmai, mind a magánéletben. Ez a környezet, vagy csak rosszul gazdálkodunk az időnkkel? Az időgazdálkodás komoly kihívást jelenthet minden elfoglalt alapító számára, különösen mivel a munkaidő és az otthoni élet közötti határvonalak egyre inkább elmosódnak (vagy eltűnnek). A megfelelő eszközökkel és taktikával azonban legyőzheti ezt a kihívást, és minden eddiginél produktívabbá válhat, még a modern történelem legzűrzavarosabb időszakaiban is.

Google Workspace tartalommarketing-fejlesztéshez.

1. Ne végezzen több feladatot. Idő beosztás.

Előfordult már, hogy fizikailag és szellemileg kimerültnek érezte magát a munkanap végén, de valójában nem végezte el a munkáját? Ha valaha is panaszkodott, hogy nincs elég ideje a nap folyamán, akkor valószínűleg megpróbált többfeladatot végezni. Amikor azt gondolja, hogy több feladatot végez, valójában csak lerövidíti az egyes feladatok kördiagramját, és órákat lop el magától. Egy adott napon csak egy bizonyos véges mennyiségű energiád van, és ha azok közé a vállalkozók közé tartozol, akik 100%-ot akarnak adni mindenhez, amit csinálsz, akkor a matematika egyszerűen nem jön össze. A valóságban végül 10%-ot ide, 20%-ot oda, 5%-ot tucatnyi egyéb feladatra fordít, majd figyelmének további 10%-át az értesítések és üzenetek végtelen folyamára fordítja. szociális hálózatok.

Ez magas váltási költségeket eredményez, ami tovább tart, mint gondolná. Tegyük fel, hogy négyszer ellenőrizte a Facebook értesítéseit. Akár egy teljes óra is elveszett. Minden alkalommal ellenőrzi a beérkező leveleket vagy a Slacket, amikor megjelenik a kis piros kör? Több időt veszítesz, mint amennyit valójában dolgozol.

Sőt, a munka minősége is romlik, a határidők pedig csúsznak. Úgy fog tűnni, hogy egyre hosszabb időbe telik a dolgok elvégzése – mert így van. És mivel már az egész napot a feladatok közötti váltogatással töltötte, estére kiürül a tankja. Idő beosztás

2. Egy feladat helyett

Mikor volt az utolsó alkalom, hogy csak EGY dologra koncentráltál 30 percig? Vagy akár 10 perc? Anélkül, hogy megnéznénk az értesítéseket ill e-maileket?

Nem számít, min dolgozik, kapcsolja ki az összes zavaró tényezőt, és összpontosítson egy dologra egy meghatározott ideig. Ha szükséges, állítson be időzítőt. Állítsa naptárában a Ne zavarjanak (Ne zavarjanak) módot. A Slack beállításainál válassza az Értesítések szüneteltetése lehetőséget. Zárja be mind a 27 megnyitott böngészőlapot, vagy egyszerűen kattintson az Új ablak gombra. Játssza le kedvenc pihentető zenéjét dalszöveg nélkül, hogy elmerüljön a légkörben. És csak... kezdd el csinálni.

3. Állíts fel magadnak mesterséges korlátokat. Idő beosztás.

A termelékenység növelésének és az időgazdálkodás javításának egyik leghatékonyabb módja a mesterséges korlátok felállítása. Mit jelent? Hamis határidők. A mesterséges korlátok felállítása megakadályozza, hogy a törvény csapdájába essen Parkinson-kór , amely kimondja, hogy „a munka kibővül, hogy kitöltse a befejezésére rendelkezésre álló időt”. Valószínűleg láttad már ezt. Valakinek a csapatodból három feladata van és egy nyolc órája munkanap számukra végrehajtását, és sikerül ezeket a feladatokat reggel 9 órától délután 5 óráig nyújtaniuk. Amikor első kézből tudja, hogy ennek a három feladatnak maximum 90 percet kellett volna igénybe vennie.

Mi van, ha csak 90 perces munkanapjuk van erre? Lefogadom, hogy a Tesla Cybertruck még mindig kész lesz. A COVID-19 világjárvány okozta otthoni munkavégzés még könnyebbé tette a Parkinson-törvény csapdájába esést. Az utazási idő és a munkanapi tálcák nélkül, amelyek arra kényszerítenék Önt, hogy mentálisan pihenjen, és induljon haza, valóban elhúzhatja a dolgokat.

Legyen produktív.

A legjobb módja annak, hogy megszegjük a Parkinson-törvényt és produktív maradjunk ma, ha mesterséges határidőket tűzünk ki. Állítson be határidőt ennek a feladatnak a végrehajtására – akár állítson be időzítőt magának. Az Alapító csapatának egyik tagja is köztudottan követte ezt a technikát, és a környezetét beépített időkorlátként használta. Amikor filmezésre utazik (amikor az emberek ilyen dolgokat csinálhattak), csak 30 vagy 60 percnyi Wi-Fi-t vett repülőgépen. Ezután kihívta magát, hogy a lehető legtöbb munkát végezzen el ez alatt a 30 vagy 60 perc alatt, és az időzítő lejárta után nem frissíti az internetet.

Bármi, ami a Wi-Fi kikapcsolása után történik, offline módban, az asztalon történik. Ez lehetővé teszi, hogy az adott feladatra összpontosítson, és ne zavarják el a különböző lapok, értesítések és e-mailek. Meg fog lepődni, mennyi mindent elérhet, ha fiktív korlátokat állít fel, és létrehoz egy mini-sprintet.

4. Használja a pomodoro technikát. Idő beosztás

A Pomodoro-technika egy speciális időgazdálkodási technika az 1980-as évek végéről, amely időzítőt használ a munka apró, hiperproduktív mini-sprintekre bontására. Ezek általában 25 perces időközök, amelyeket rövid szünetek választanak el.

A LifeHacker lépésről lépésre leírja a Pomodoro-technika hatékony használatára vonatkozó utasításokat:

1. Válassza ki a végrehajtandó feladatot
2. Állítsa a Pomodoro-t 25 percre (a Pomodoro egy időzítő)
3. Addig dolgozzon a feladaton, amíg a Pomodoro meg nem szólal, majd helyezze a csekket a papírlapjára.
4. Tartson egy kis szünetet (5 perc megfelelő)
5. Minden 4 Pomodoro hosszabb szünetet tart

Akár online eszközöket is használhat, mint például a Tomato Timer, vagy számos alkalmazást, hogy még könnyebbé tegye ezt a taktikát. Idő beosztás

5. Próbálja ki a Zeigarnik hatást. 

Létezik egy pszichológiai elmélet, amely szerint könnyebb megjegyezni a megszakított tevékenységeket és visszatérni hozzájuk. Ezt nevezik Zeigarnik-effektusnak. Úgy gondolják, hogy nagyobb valószínűséggel emlékszik egy befejezetlen feladatra, mint egy befejezettre. Bluma Zeigarnik litván pszichológus fedezte fel ezt a hatást, amikor megfigyelte a pincérek viselkedését egy kávézóban. A tanulmány szerint a pincérek nagyobb valószínűséggel emlékeznek a nyitott lapok részleteire, mint a már kifizetett ügyfelek.

Hogyan használhatja a Zeigarnik-effektust a vállalkozói termelékenység javítására? Nos, ha küszködik egy adott feladat megoldásával, vagy azon kapja magát, hogy halogatja egy adott problémát, tartson egy kis szünetet. Állj el tőle öt percre. Akkor térj vissza ehhez. Lehet, hogy felfrissülsz, és hatékonyabban dolgozhatsz rajta, most, hogy nyitva hagytad a jegyet, és megadtad a lehetőséget, hogy tudat alatt és nyomás nélkül gondolkodj rajta.

6. Keresse meg a Six Pack-et . Idő beosztás.

Nem, nem arról beszélünk, hogy hátradőlünk és pihenünk. A "Six-Pack" egy repülési kifejezés a repülőgép pilótafülkéjében található főbb repülési műszereket tartalmazó műszerfalra. Annak ellenére, hogy repülés közben millió dolgot lehet egyszerre manipulálni, általában hat műszer szolgáltatja a legfontosabb adatokat (légsebesség, magasságmérő stb.). A pilóta erre a hat műszerre összpontosíthat, hogy minden gördülékenyen működjön. Ari Maisel is képzett pilóta. Ő azt tanácsolja, hogy gondolkodjon el a vállalkozásán mint egy repülőgép, ha fókuszálásról van szó. „Alapítóként meg kell próbálnia megtalálni a Six-Pack verzióját. Hogy bármi történjék is, a vállalkozása népszerűsítésére fog összpontosítani, akár egy százalékot is."

Mi az Ön Six-Packje a vállalkozásában? Itt kell töltenie az energiáját. Minden más esetében, ami nem járul hozzá a cél vagy a KPI eléréséhez, egyszerűen távolítsa el a zavaró tényezőket.

7. Helyezze a telefont egy másik szobába. 

Meggyőzheti magát, hogy nincs okostelefon-függősége, de legyünk őszinték – minden vállalkozónak van ilyen. Ez a kis eszköz potenciálisan az egyik leghatékonyabb eszköz egy online vállalkozás működtetéséhez, amely valaha is létezett. Kulcsszó: potenciálisan. Valójában az okostelefon-függőség kellemetlen és káros a termelékenységre. Még akkor is, ha két másodpercig megnézi a telefonját, és feldolgoz egy új értesítést, akár 23 percig is eltarthat, amíg visszanyeri a figyelmét.

Egy biztos módja annak, hogy megszabaduljunk ettől a folyamatos figyelemelvonástól, ha egy másik szobában hagyjuk az okostelefonunkat. Próbálja ki ezt néhány órára, amikor holnap elkezd dolgozni. Ebédidőre kellemesen meg fog lepődni, mennyire koncentráltnak és sikeresnek érzi magát.

8. Az aszinkron kommunikáció mestere. Idő beosztás

Az aszinkron kommunikáció (vagy röviden "aszinkron") egy nagyon alulértékelt termelékenységi viselkedés, amely forradalmasíthatja vállalkozása irányítását. Ez azt jelenti, hogy NEM valós időben kommunikálsz a csapatoddal, hanem "oda-vissza passzolva a labdát".

A Doist blog így foglalja össze a legjobban: „Egyszerűen fogalmazva, az aszinkron kommunikáció az, amikor üzenetet küldünk anélkül, hogy azonnali választ várnánk.”

• 1. aszinkron példa: E-mailt küld valakinek. Másnap válaszolnak, amikor a legjobban tudják kezelni a feladatot.
• Aszinkron 2. példa: Elküld egy Loom-videó-tájékoztatót egy másik időzónában tartózkodó csapattagnak alvási idejében. Amikor felébrednek és dolgozni kezdenek, ránéznek a szövőszékre, és elkezdenek dolgozni a projekten – minden kérdésre megjegyzést fűznek. Ezután a lehető leghamarabb elkezdheti aszinkron módon válaszolni a kérdéseikre.

Természetesen vannak olyan kommunikációs típusok, amelyeknek továbbra is szinkronnak kell lenniük (más néven „Szinkronizálás”) – ahol a beszélgetőpartner azonnal, valós időben válaszol. Sokan még mindig úgy gondolják, hogy a kreatív együttműködést és a problémamegoldást még mindig a legjobb „egy szobában” végezni. Most azonban, hogy a világ számos pontján a karantén és a társadalmi távolságtartás miatt szó szerint nem lehetünk egy szobában, sok vállalkozónak újra kell gondolnia kommunikációs stratégiáját.

• 1. szinkronizálási példa: élő találkozó ugyanabban a szobában (vagy videokonferencia-eszköz).
• 2. szinkronizálási példa: valós idejű beszélgetés a Slack chatben.

Fontos átgondolni, hogy a munkanapján mely kommunikációk válhatnak aszinkronokká, és törölje ezeket a megbeszéléseket a naptárából. És csak akkor tervezzen szinkron kommunikációt, ha feltétlenül szükséges.

Minden alkalommal, amikor egy Google Naptár-megbeszélést törölnek, és helyette egy aszinkron üzenet vagy egy 5 perces Loom-videó kerül, egy angyal szárnyra kap.

9. Kerülje el a döntési fáradtságot

Valójában a döntések teljes feladása rengeteg mentális erőt ad vissza. Jack Dorsey, a Twitter és a Square társalapítója nyilvánvalóan nem szeret döntéseket hozni, és gyakran hagyja, hogy csapata nélküle hozza meg a kulcsfontosságú döntéseket. "Egy korábbi Square-alkalmazott azt mondta, Dorsey "az ideális találkozó az, amikor nem kell semmit mondania". Vállalkozóként valószínűleg egész nap hoz döntéseket. És mire egy igazán fontos problémával szembesülsz, már minden döntési energiádat apró feladatokra és lényegtelen döntésekre fordítottad.

A döntési fáradtság valódi. Úgy érezheti, hogy a nap végén nincs több üzemanyag a mentális tartályában, és az agya még attól is megfeszül, hogy még egy dologért felelős vagy. Próbáljon meg kevesebb döntést hozni, és tegye felelőssé csapatát (különösen a vezetői szerepekre készülőket) azért, hogy több ilyen döntést hozzon. Felteheti a kérdést: „De hogyan bízhatnék meg az emberekben, hogy jó döntéseket hozzanak nélkülem?”

10. Osztályozza a döntéseket visszafordíthatónak vagy visszafordíthatatlannak. Idő beosztás

Ha feltétlenül egyedül kell döntést hoznia, gondolja át, mennyire fontos ez a döntés a mentális energiák elköltésére. Elképzelhető, hogy egy adott napon a legtöbb döntést gyorsan, néhány másodperc alatt, kockázat nélkül meg lehet hozni. Más szóval, valószínűleg túl sokat aggódott miatta. A Farnam Street a visszafordítható és visszafordíthatatlan döntések elvét kutatja azáltal, hogy rácsot mutat arra, hogyan kell gondolkodnia az egyes döntésekről.

Ha a megoldás az megfordítható - például egy üzenetet közösségi háló, amit gyorsan és egyszerűen törölhetsz, vagy egy blogcikk vázlatát, amit bármikor szerkeszthetsz, érdemes minimum időt szánnod a gondolkodásra. Csak "mozogj gyorsan és törd össze a dolgokat", és megkíméled magad attól a mentális stressztől, hogy valami könnyen javítható dolog miatt kell aggódnod.

Ha a megoldás visszafordíthatatlanul - például e-mailt küldeni 2 millió előfizetőnek - érdemes lehet energiáit költenie annak ellenőrzésére, hogy helyes-e. Sőt, ha a megoldás az visszafordíthatatlan és következetes - például egy nagy szerződés aláírása vagy egy öt évre szóló irodabérlet - mindenképpen szeretne rá időt szánni.

Jeff Bezos a részvényesekhez írt egyik levelében mélyebben belemegy a döntéshozatal e megközelítésébe:

„Néhány döntés következmény és visszafordíthatatlan vagy szinte visszafordíthatatlan – ezek egyirányú ajtók –, és ezeket a döntéseket módszeresen, körültekintően, lassan, sok átgondolással és egyeztetéssel kell meghozni. Ha sétálsz, és nem tetszik, amit a másik oldalon látsz, nem fogsz tudni visszajutni oda, ahol korábban voltál. Ezeket a döntéseket nevezhetjük 1-es típusúnak. De a legtöbb döntés nem ilyen – megváltoztathatóak, megfordíthatók – kétirányú ajtók.” 

Bezos szerint ezt a második típusú döntést „gyorsan meg lehet és kell meghozni”. Próbáljon így gondolkodni a döntésein, és meglátja, milyen gyorsan hozhat visszafordítható döntéseket.

11. Saját naptár

Chris Dixon, az a16z partnere és befektetője egyszer azt mondta: „A postaládája mások teendőinek listája.” Túl sok ember inkább reaktív, mint proaktív a G-Suite-fiókjával. Ideje átvenni az irányítást. Mondjon „Nem”-et a következő naptármeghívásra. A nem fontos e-maileket halassza későbbre, hogy jobban meg tudja kezelni őket. Használja a „3 Ds”-t a nulla postafiók eléréséhez, és tartsa távol Google Naptárát a felesleges megbeszélésektől, amelyeken nem kell részt vennie. Ez a tipp nagyon egyszerű, de mégis fontos. Kezelje naptárát és idejét. Ez a tiéd és senki másé.