Уақытты басқару және өнімділікті арттыру

Уақытты басқару және өнімділік - мақсаттарыңызға жету, өнімділікті жақсарту және тапсырмаларды тиімдірек орындау үшін уақытты тиімді пайдалануға көмектесетін әдістер мен стратегиялар. Бұл ұғымдар бір-бірімен тығыз байланысты және сіздің кәсіби және жеке өміріңізде өзіңіздің өнімділігіңіз бен табысыңызды басқаруда маңызды рөл атқарады. Бұл қоршаған орта ма, әлде біз уақытты дұрыс пайдаланбаймыз ба? Уақытты басқару кез келген бос емес құрылтайшы үшін үлкен қиындық болуы мүмкін, әсіресе жұмыс уақыты мен үй өмірі арасындағы сызықтар бұлыңғыр (немесе жоғалып кетеді). Дегенмен, дұрыс құралдар мен тактиканың көмегімен сіз бұл қиындықты жеңе аласыз және қазіргі тарихтағы ең бейберекет уақыттарда да бұрынғыдан да өнімді бола аласыз.

Мазмұн маркетингін дамытуға арналған Google Workspace.

1. Көп тапсырманы орындамаңыз. Уақытты басқару.

Сіз жұмыс күнінің соңында физикалық және психикалық шаршағаныңызды сезіндіңіз, бірақ іс жүзінде жұмысыңызды аяқтамадыңыз ба? Егер сіз күндізгі уақытта уақытыңыз жеткіліксіз деп шағымданған болсаңыз, сіз бірнеше тапсырманы орындауға тырысқан боларсыз. Сіз көп тапсырманы орындаймын деп ойласаңыз, сіз әрбір тапсырманың дөңгелек диаграммасын қысқартып, өзіңізден сағаттарды ұрлайсыз. Белгілі бір күнде сізде тек белгілі бір шектеулі қуат бар және сіз барлық істеріңізге 100% бергіңіз келетін кәсіпкерлердің бірі болсаңыз, математика жай ғана қосылмайды. Шындығында сіз 10% осында, 20% сонда, 5% ондаған басқа тапсырмаларға арнайсыз, содан кейін сіздің назарыңыздың тағы 10% шексіз хабарландырулар мен хабарламалар ағынына жұмсалады. әлеуметтік желілер.

Бұл сіз ойлағаннан ұзағырақ уақыт алатын жоғары коммутация шығындарына әкеледі. Сіз Facebook хабарландыруларын төрт рет тексердіңіз делік. Ол бір сағатқа дейін жоғалды. Кішкентай қызыл шеңбер пайда болған сайын кіріс жәшігін немесе Slack-ті тексересіз бе? Сіз жұмыс істегеннен гөрі көбірек уақытты босқа өткізесіз.

Оның үстіне жұмыс сапасы төмендеп, мерзімі кешіктіріледі. Істі аяқтау сізге ұзағырақ және ұзағырақ уақыт алатын сияқты көрінеді, өйткені солай. Сіз күні бойы тапсырмалар арасында ауысумен айналысқандықтан, кешке қарай резервуарыңыз бос болады. Уақытты басқару

2. Бір тапсырманың орнына

Сіз соңғы рет қашан 30 минут ішінде бір нәрсеге назар аудардыңыз? Немесе тіпті 10 минут? Хабарландыруларға қарамай немесе электрондық пошталар?

Немен айналыссаңыз да, барлық алаңдататын нәрселерді өшіріп, белгілі бір уақыт аралығында бір нәрсеге назар аударыңыз. Қажет болса, таймерді орнатыңыз. Күнтізбеңізді Мазаламау (Мазаламау) режиміне орнатыңыз. Slack параметрлерінде Хабарландыруларды кідірту опциясын таңдаңыз. Барлық 27 ашық шолғыш қойындысын жабыңыз немесе жай ғана Жаңа терезені басыңыз. Өзіңізді атмосфераға батыру үшін мәтінсіз сүйікті босаңсытатын музыкаңызды ойнаңыз. Және жай ғана... мұны істей бастаңыз.

3. Өзіңізге жасанды шектеулер қойыңыз. Уақытты басқару.

Өнімділікті арттырудың және уақытты басқаруды жақсартудың ең күшті әдістерінің бірі - жасанды шектеулерді орнату. Бұл нені білдіреді? Жалған мерзімдер. Жасанды шек қою заңның тұзағына түсіп қалудан сақтайды Паркинсон ауруы , онда «жұмыс оны аяқтауға болатын уақытты толтыру үшін кеңейеді» делінген. Сіз мұны бұрын көрген шығарсыз. Сіздің командаңыздағы біреудің үш тапсырмасы және сегіз сағаты бар олар үшін жұмыс күні орындалады және олар бұл тапсырмаларды таңғы 9-дан кешкі 5-ке дейін соза алады. Сіз бұл үш тапсырманың ең көбі 90 минутқа созылуы керек екенін білсеңіз.

Егер оларда мұны істеу үшін тек 90 минуттық жұмыс күні болса ше? Мен Tesla Cybertruck бұл жұмыс әлі де орындалатынына бәс тігемін. COVID-19 пандемиясынан туындаған үйден жұмыс істеу Паркинсон заңының тұзағына түсуді оңайлатты. Саяхат уақытынсыз және сізді ойша демалуға және үйге баруға мәжбүрлейтін жұмыс күніне арналған науаларсыз сіз заттарды шынымен сүйреп апара аласыз.

Өнімді болыңыз.

Паркинсон заңын бұзудың және бүгінгі күні өнімді болудың ең жақсы жолы - жасанды мерзімдерді белгілеу. Бұл тапсырманы орындау үшін уақыт шегін жасаңыз, тіпті өзіңіз үшін таймер орнатыңыз. Құрылтайшының командасының мүшелерінің бірі де осы әдісті қолданып, қоршаған ортаны кіріктірілген уақыт шектеулері ретінде пайдаланғаны белгілі болды. Ол түсірілімге барғанда (адамдар мұндай нәрселерді жасай алатын кезде) ол бар болғаны 30 минут немесе 60 минуттық ұшақ Wi-Fi сатып алатын. Содан кейін ол осы 30 немесе 60 минут ішінде мүмкіндігінше көп жұмыс істеуге тырысты және таймер мерзімі өткеннен кейін Интернетті жаңартпайды.

Wi-Fi өшірілгеннен кейін орын алатын кез келген нәрсе жұмыс үстелінде желіден тыс болуы керек. Бұл сізге назарыңызды тапсырмаға аударуға және әртүрлі қойындыларға, хабарландыруларға және электрондық пошталарға алаңдамауға мүмкіндік береді. Егер сіз жалған шектеулер орнатып, шағын спринт жасасаңыз, қанша нәрсеге қол жеткізе алатыныңызға таң қаласыз.

4. Помодоро техникасын қолданыңыз. Уақытты басқару

Помодоро техникасы - 1980-ші жылдардың соңындағы уақытты басқарудың арнайы әдісі, ол жұмысты шағын, жоғары өнімді шағын спринттерге бөлу үшін таймерді пайдаланады. Бұл әдетте қысқа үзілістермен бөлінген 25 минуттық интервалдар.

LifeHacker Pomodoro техникасын тиімді пайдалану бойынша қадамдық нұсқауларды сипаттайды:

1. Аяқтау үшін тапсырманы таңдаңыз
2. Помодоро 25 минутқа орнатыңыз (Помодоро - таймер)
3. Помодоро шырылдағанша тапсырманы орындаңыз, содан кейін чекті қағазға қойыңыз.
4. Қысқа үзіліс жасаңыз (5 минут жақсы)
5. Әрбір 4 помодоро ұзағырақ үзіліс жасайды

Бұл тактиканы жеңілдету үшін сіз тіпті қызанақ таймері сияқты онлайн құралдарды немесе әртүрлі қолданбаларды пайдалана аласыз. Уақытты басқару

5. Zeigarnik әсерін қолданып көріңіз. 

Психологиялық теория бар, оған сәйкес үзілген әрекеттерді есте сақтау және оларға қайта оралу оңайырақ. Бұл Зейгарник эффектісі деп аталады. Аяқталған тапсырмадан гөрі аяқталмаған тапсырманы еске түсіру ықтималдығы жоғары деп саналады. Литвалық психолог Блума Зейгарник дәмханадағы даяшылардың мінез-құлқын бақылай отырып, мұндай әсерді анықтады. Зерттеуге сәйкес, официанттар ақшасы төленген клиенттерге қарағанда ашық қойындылар туралы мәліметтерді көбірек есте сақтайды.

Кәсіпкер өнімділігін арттыру үшін Zeigarnik әсерін қалай пайдалануға болады? Егер сіз берілген тапсырманы шешуге тырыссаңыз немесе белгілі бір мәселені кейінге қалдырсаңыз, үзіліс жасаңыз. Одан бес минутқа алыстаңыз. Содан кейін осыған оралыңыз. Сіз билетті ашық қалдырғаныңыздан кейін және бұл туралы бейсаналық және қысымсыз ойлауға мүмкіндік бергеннен кейін, сіз жай ғана сергіп, онымен тиімдірек жұмыс істей аласыз.

6. Алты бумаңызды табыңыз . Уақытты басқару.

Жоқ, біз отыру және демалу туралы айтпаймыз. "Алты-пакет" - әуе кемесінің кабинасындағы негізгі ұшу аспаптары бар аспаптар панеліне арналған авиациялық термин. Ұшу кезінде бір уақытта манипуляциялауға болатын миллиондаған нәрсе болса да, әдетте ең маңызды деректерді (әуе жылдамдығы, биіктік өлшегіш және т.б.) қамтамасыз ететін алты құрал бар. Ұшқыш барлығы біркелкі жұмыс істеуі үшін осы алты құралға назар аудара алады. Ари Майсель де дайындалған ұшқыш. Ол бизнесіңіз туралы ойлануға кеңес береді назар аударуға келгенде ұшақ сияқты. «Құрылтайшы ретінде сіз Six-Pack нұсқасын табуға тырысуыңыз керек. Қандай жағдай болмасын, сіз өзіңіздің бизнесіңізді, тіпті бір пайызыңызды алға жылжытуға баса назар аударасыз».

Сіздің бизнесіңізде Six-Pack қандай? Бұл жерде сіз өз күшіңізді жұмсауыңыз керек. Осы мақсатқа немесе KPI-ге жетуге ықпал етпейтін барлық басқа нәрселер үшін жай ғана алаңдататын нәрселерді алып тастаңыз.

7. Телефоныңызды басқа бөлмеге қойыңыз. 

Сіз өзіңізді смартфонға тәуелділігіңіз жоқ деп сендіре аласыз, бірақ шынын айтайық — әрбір кәсіпкер солай етеді. Бұл шағын құрал бұрыннан бар онлайн бизнесті жүргізуге арналған ең қуатты құралдардың бірі болып табылады. Негізгі сөз: ықтимал. Шын мәнінде, смартфонға тәуелділік өнімділікке қолайсыздық тудырады және зиянды. Телефонды екі секунд тексеріп, жаңа хабарландыруды өңдеудің өзі сіздің назарыңызды қайта аудару үшін 23 минутқа дейін кетуі мүмкін.

Бұл тұрақты алаңдаушылықтан құтылудың сенімді жолы - смартфонды басқа бөлмеде қалдыру. Ертең жұмысты бастағанда мұны бірнеше сағат бойы көріңіз. Түскі асқа қарай сіз өзіңізді қаншалықты шоғырланған және табысты сезінетініңізге таң қаласыз.

8. Асинхронды байланыс шебері. Уақытты басқару

Асинхронды байланыс (немесе қысқаша «Асинхронды») - бұл сіздің бизнесіңізді жүргізу жолында төңкеріс жасай алатын айтарлықтай төмен бағаланған өнімділік әрекеті. Бұл сіздің командаңызбен нақты уақытта ЕМЕС, «допты алға-артқа беру» арқылы байланысуды білдіреді.

Doist блогы мұны ең жақсы қорытындылайды: «Қарапайым тілмен айтқанда, асинхронды байланыс - сіз дереу жауап күтпестен хабарлама жіберген кезде».

• 1-асинхронды мысал: Сіз біреуге электрондық хат жібересіз. Олар келесі күні тапсырманы жақсы орындай алатын кезде жауап береді.
• 2-асинхронды мысал: Loom бейне брифингін басқа уақыт белдеуіндегі топ мүшесіне олардың ұйықтау уақытында жібересіз. Олар оянып, жұмысқа кіріскенде, олар тоқыма станогына қарап, жобамен жұмыс істей бастайды - кез келген сұрақтарға түсініктеме береді. Содан кейін сіз олардың сұрақтарына ең ерте мүмкіндікте асинхронды түрде жауап бере аласыз.

Әрине, әлі де синхронды болуы керек кейбір байланыс түрлері бар («Синхрондау» деп те аталады) - мұнда сіз сөйлесіп жатқан адам нақты уақытта дереу жауап береді. Көптеген адамдар әлі де шығармашылық ынтымақтастық пен мәселелерді шешуді «бір бөлмеде» жасаған дұрыс деп санайды. Дегенмен, қазір әлемнің көптеген жерлерінде карантин мен әлеуметтік алшақтыққа байланысты біз бір бөлмеде бола алмайтындықтан, көптеген кәсіпкерлер қарым-қатынас стратегияларын қайта қарастыруға мәжбүр.

• Синхрондау мысалы 1: бір бөлмеде тікелей кездесу (немесе бейнеконференция құралы).
• Синхрондау мысалы 2: Slack чатында нақты уақыттағы сөйлесу.

Жұмыс күніңіздегі қандай байланыстар асинхронды болуы мүмкін және күнтізбеңізден сол кездесулерден бас тартуы мүмкін екендігі туралы ойлану маңызды. Және синхронды байланысты тек өте қажет болғанда ғана жоспарлаңыз.

Google Calendar жиналысы тоқтатылған сайын және оның орнына асинхронды хабар немесе 5 минуттық Loom бейнелері қосылғанда, періште қанатын алады.

9. Шешім қабылдаудан шаршаудан аулақ болыңыз

Шын мәнінде, шешімдерден мүлдем бас тарту сізге көптеген ақыл-ой күшін қайтарады. Джек Дорси, Twitter және Square негізін қалаушы, шешім қабылдауды ұнатпайтыны анық және көбінесе өз командасына онсыз маңызды шешімдер қабылдауға мүмкіндік береді. «Сквердің бұрынғы қызметкері Дорси «мінсіз кездесу ол ештеңе айтудың қажеті жоқ кездесу деп ойлады» деді. Кәсіпкер ретінде сіз күні бойы шешім қабылдайтын шығарсыз. Ал сіз шынымен маңызды мәселеге тап болған кезде, сіз шешім қабылдаудағы барлық күш-қуатыңызды шағын тапсырмалар мен маңызды емес шешімдерге жұмсадыңыз.

Шешім қабылдаудан шаршау шынайы. Күннің соңында сіздің ақыл-ойыңызда жанармай қалмағандай сезінуі мүмкін және сіздің миыңыз сіз жауапты тағы бір нәрсені ойлаған кезде де шаршайды. Азырақ шешім қабылдауға тырысыңыз және өзіңіздің командаңызды (әсіресе көшбасшылық рөлдерге дайындалып жатқандарды) сол шешімдердің көбірек қабылдауына жауап беріңіз. Сіз: «Бірақ менсіз адамдардың дұрыс шешім қабылдауына қалай сенуге болады?» Деп сұрауыңыз мүмкін.

10. Шешімдерді қайтымды немесе қайтымсыз деп жіктеңіз. Уақытты басқару

Егер сіз өз бетіңізше шешім қабылдауыңыз керек болса, бұл шешімнің ақыл-ой энергиясын жұмсау қаншалықты маңызды екенін ойлаңыз. Белгілі бір күндегі шешімдердің көпшілігін тәуекелсіз бірнеше секунд ішінде тез қабылдауға болатыны әбден мүмкін. Басқаша айтқанда, сіз бұл туралы тым көп уайымдаған шығарсыз. Фарнам-стрит бұл қайтымды және қайтымсыз шешімдер принципін әрбір шешім туралы қалай ойлау керектігі туралы торды көрсету арқылы зерттейді.

Егер шешім болса қайтымды - мысалы, ішіндегі хабарлама әлеуметтік желі, оны тез және оңай жоюға болады немесе әрқашан өңдеуге болатын блог мақаласының нобайы болса, ол туралы ойлануға аз уақыт жұмсау керек. Тек «тез қозғалып, заттарды сындырыңыз» және сіз өзіңізді оңай түзетуге болатын нәрсе туралы алаңдатудың психикалық күйзелісінен құтқарасыз.

Шешім болса қайтымсыз - мысалы, 2 миллион жазылушыға электрондық хат жіберу - оның дұрыс екеніне көз жеткізу үшін энергияңыздың бір бөлігін жұмсағыңыз келуі мүмкін. Оның үстіне, егер шешім болса қайтымсыз және тұрақты - мысалы, үлкен келісімшартқа қол қою немесе кеңсені бес жылдық жалға алу - сіз оған біраз уақыт жұмсағыңыз келетіні сөзсіз.

Джефф Безос акционерлерге жазған хаттарының бірінде шешім қабылдаудың осы тәсіліне тереңірек кіреді:

«Кейбір шешімдер салдарлы және қайтымсыз немесе дерлік қайтымсыз - олар бір жақты есіктер - және бұл шешімдер әдістемелік, мұқият, баяу, көп ойлану және кеңесу арқылы қабылдануы керек. Жаяу жүрсең және арғы жақтан көргеніңді ұнатпасаң, бұрынғы күйіңе қайта орала алмайсың. Біз бұл шешімдерді 1 тип деп атауға болады. Бірақ шешімдердің көпшілігі ондай емес – олар өзгермелі, қайтымды – олар екі жақты есіктер». 

Безостың айтуынша, бұл шешімнің екінші түрі «тез қабылдануы мүмкін және қажет». Шешімдеріңіз туралы осылай ойлап көріңіз және қайтымды шешімдерді қаншалықты жылдам қабылдауға болатынын көріңіз.

11. Жеке күнтізбе

Крис Диксон, a16z серіктесі және инвесторы бірде: «Сіздің кіріс жәшігіңіз басқа адамдардың істер тізімі» деді. Тым көп адамдар G-Suite есептік жазбасымен белсенді емес, реактивті. Бақылаудың уақыты келді. Келесі күнтізбе шақыруына «Жоқ» деп айтыңыз. Маңызды емес электрондық хаттарды кейінірек қалдырыңыз, сонда сіз оларға жақсырақ жауап бере аласыз. Кіріс жәшігіне нөлге жету үшін «3 Ds» пайдаланыңыз және Google күнтізбесін қажетсіз кездесулерден аулақ ұстаңыз. Бұл кеңес өте қарапайым, бірақ соған қарамастан маңызды. Күнтізбеңіз бен уақытыңызды басқарыңыз. Ол басқа ешкімге тиесілі емес.