Ковидің уақытты басқару матрицасы – бұл басымдықтарды ұйымдастыруға және уақытты тиімді басқаруға арналған құрал, оны «Өте тиімді адамдардың 7 әдеті» кітабының авторы Стивен Р.Кови әзірлеген. Бұл матрица адамдарға өз күштері мен ресурстарын жақсырақ бөлуге мүмкіндік беретін тапсырмалары мен әрекеттерін маңыздылығы мен өзектілігіне қарай жіктеуге көмектеседі.
Уақытты басқару матрицасы
Стивен Р.Конвей тапсырмаларды төрт түрлі квадрантқа жіктей отырып, уақытты басқару матрицасы идеясын немесе тұжырымдамасын ұсынды.
- Шұғыл және маңызды
- Шұғыл емес, бірақ маңызды
- Шұғыл, бірақ маңызды емес
- Шұғыл да, маңызды да емес
Матрицаға сүйене отырып, әлемдегі әрбір жұмысты оның қаншалықты өзекті және маңызды екеніне қарай бөлуге болады. Осы төрт төртбұрышқа тікелей сүңгейік.
9 Ең көп таралған уақыт ысыраптары
Уақытты басқару матрицасының төрт квадранты
Q1 - шұғыл және маңызды. Уақытты басқару матрицасы
Дүниеде күтпеген оқиғалар, апаттар, жағымсыз сценарийлер сияқты кенеттен орын алуы мүмкін. Мұның бәрі күшті және кез келген уақытта кез келген адамның басына келуі мүмкін. Оның үстіне жоба жақын күндері жүзеге асатын болса, бұл жоба оның компаниядағы позициясына әсер етуі тиіс.
Сонда бұл сценарий бұл адам үшін оңай қиын деп санауға болады. Бұл сценарийлердің барлығы адамға қол жетімді және ол нәтижені оңай басқара алады, өйткені жұмыс пен әрекет оның бақылауында. Жоғары басымдық маңызды мәселелерді шешуге бағытталған, өйткені нәтиже дереу. Тәжірибелі адам ретінде сіз өз пайдаңызға коэффициенттерді қою арқылы нәтижеге әсер ете аласыз. Бұл маңызды және шұғыл жұмысқа басымдық беру сізге артықшылық береді дегенді білдіреді. Тиімділігі жоғары адамдар алдында тұрған міндеттердің өзектілігі мен маңыздылығы туралы әрқашан дұрыс таңдау жасайды.
Шұғыл және маңызды квадрант 1 матрицасының мысалы
Кейбір шұғыл тапсырмалар, төтенше жағдайлар және маңызды мәселелер. осы матрицаның бөліктері болып табылады. Келесі күні жоспарланған жобамен жұмыс істеу 1-квадрантпен байланысты маңызды және шұғыл тапсырмалардың мысалы болып табылады.
Q2 - маңызды, бірақ шұғыл емес. Уақытты басқару матрицасы
Жоспарлау және уақытты басқару осы квадрантта екі негізгі бағыт болып табылады. Бұл квадрантта тапсырмалар әдетте уақытқа сезімтал, бірақ жетіспейді маңызды және маңызды элементі олардың ішінде. Азды-көпті осы квадранттағы барлық тапсырмалардың орындалу мерзімі бар. Сонымен қатар, мерзім бірнеше күн немесе ай болуы мүмкін. Бұл бөлім сондай-ақ мұқият жоспарлау туралы болып табылады, мұнда біз тапсырманы шұғыл болмай тұрып орындауға көп күш салуымыз керек. Осы квадрантқа назар аудару жұмыстағы жағымсыз стресстен аулақ болуға және жұмысты орындауда тиімдірек болуына кепілдік береді.
Құжаттаманы жаңарту, техникалық қызмет көрсету кестелері, қызметкерлерді оқыту және бағалау - екінші квадрантқа жататын әрекеттердің кейбірі. Жұмыстың бұл түрі ұзақ мерзімді перспективада ең үлкен табысты қамтамасыз етеді, бірақ оны белгілі бір уақыт шеңберінде аяқтауды қажет ететіндей шұғыл болмайды.
Маңызды, бірақ шұғыл емес квадранттың мысалы 2. Уақытты басқару матрицасы
Ұзақ мерзімді жобалар мен ұйымдық мақсаттар осы уақытты басқару матрицасының бөліктері болып табылады. Жоспарлау және дамыту Ұзақ мерзімді жобаның стратегиялары – негізгі мысалдар квадрант 2.
Q3 - маңызды емес, бірақ шұғыл
Үшінші квадрантты «Алдау» квадранты деп те атайды. Кеңседегі немесе зауыттағы барлық жұмыс барлық бөлімшелер бір кісідей жұмыс істегенше, жұмыс аяқталмайынша бір-бірімен байланысты. Сол сияқты, жеке жұмыс пен кәсіби жұмыс кейде бір-біріне қайшы келуі мүмкін. Мысалы, үйден телефон шалу жеделдікке байланысты отыз минуттан астам уақыт алуы мүмкін. Бірақ сонымен бірге бұл жобаның соңғы мерзімімен салыстырғанда соншалықты маңызды болмауы мүмкін, бұл дереу назар аударуды қажет етеді. Бұл зауытта жиі кездеседі, себебі кейде ақаулы машинаға назар аудару қажет. Бір адамның орнына бірнеше адамды тағайындау қателігі ұйымның уақыты мен ресурстарын ысырап етуі мүмкін.
Бағалар беті. Кереметті қалай жасауға болады?
Маңызды емес, бірақ шұғыл квадрант 3 мысалы
Мазасыздық пен үзілістер, ең аз «бос емес» жұмыс Q3 матрицасының бөліктері болып табылады. Уақытты бақылау, жауаптар электрондық пошталар және телефон қоңыраулары және т.б. 3-квадранттың мысалдары болып табылады.
4-сұрақ – маңызды да, шұғыл да емес. Уақытты басқару матрицасы
Бақыланбайтын нәрселер туралы алаңдаушылық, дұрыс емес көрсеткіштер туралы ойлау әдеті тиімді нәтижелерге кедергі келтіретін элементтер болуы мүмкін. Бұл квадрант жұмыстың ең аз басымдылығымен айналысады; бұл маңызды емес және қажет емес. Мысалы, кішігірім тапсырмаларды орындау, жұмыс уақытында үй жұмысын аяқтау. Бұл көру де болуы мүмкін әлеуметтік желілер және ұзақ мерзімді перспективада пайда әкелмейтін сауда сайттары. Осылайша, төменнен жоғарыға дейінгі масштабта басымдықтарды басқару күрделі міндетке айналады. Бұл тапсырмалар жұмыс көлемі аз болған кезде икемді кесте бойынша орындалуы керек. Бұл нәтижелердің зардап шекпеуіне кепілдік береді.
Квадрант 4 мысалы. Уақытты басқару матрицасы
Ұсақ-түйектер мен уақытты ысырап ету, бейресми әңгімелер төртінші квадранттың бөлігі болып табылады. Интернетті мақсатсыз шолу, шолу әлеуметтік желілер - төртінші тоқсандағы мысалдар.
Қорытындылай келе!
Адамға міндеттерге басымдық беруге көмектесетін сиқырлы таяқша жоқ. Осылайша, өнімді жұмыс және ресурстарды оңтайлы пайдалануды қамтамасыз ету үшін Time Management матрицасы өте пайдалы. Оларды бір күнде меңгеру мүмкін емес. Оның орнына дұрыс бағытта шағын қадамдар жасау керек. Бір күні өнімділік міндетті түрде артып, жұмыс этикасының стандарттары көтеріледі. Тұтастай алғанда, уақытты басқару матрицасы арқылы сіз өткізген уақытыңыз оған тұрарлық па, әлде оны босқа өткізгеніңізді біле аласыз. Уақытты басқару матрицасы
пікір қалдыру