Biudžeto sudarymas iš apačios į viršų – apibrėžimas, pranašumai, trūkumai ir patarimai

Biudžeto sudarymas iš apačios į viršų – tai biudžeto rengimo metodika, kai žemesniuose organizacijos lygiuose sukuriami detalūs planai ir sąmatos, o vėliau šios detalės sujungiamos ir tvirtinamos aukštesniuose valdymo lygiuose. Šis procesas leidžia tiksliau atsižvelgti į įvairių organizacijos padalinių ir darbuotojų poreikius bei realias galimybes.

Pagrindinės biudžeto sudarymo iš apačios į viršų ypatybės yra šios:

• Dalyvavimas visais lygiais:

Biudžeto rengimo procese dalyvauja visi organizacijos lygiai – nuo ​​žemesnių lygių iki aukščiausios vadovybės. Tai apima vadovus ir darbuotojus veiklos lygiu.

• Biudžeto sudarymas iš apačios į viršų. Detalūs planai:

Departamentai rengia savo išsamų biudžetą, atsižvelgdami į savo konkrečias misijas, išteklius ir poreikius.

• Pranešimas ir pagrindimas:

Skyriai teikia ataskaitas ir pagrindžia savo biudžeto užklausas, todėl vadovybė gali geriau suprasti kiekvieno padalinio motyvus ir lūkesčius.

• Biudžeto sudarymas iš apačios į viršų. Sumavimas ir patvirtinimas:

Duomenys iš skyrių yra apibendrinami ir peržiūrimi aukštesniuose valdymo lygiuose. Tada biudžetą patvirtinamas ir bendras planas tampa finansinio planavimo ir kontrolės pagrindu.

Biudžeto sudarymo iš apačios į viršų pranašumai apima tikslesnius išteklių įvertinimus, darbuotojų dalyvavimą sprendimų priėmimo procese ir geresnę atskaitomybę už rezultatus visuose organizacijos lygiuose. Tačiau šis metodui surinkti taip pat gali prireikti daugiau laiko ir išteklių, informacijos kaupimas ir analizė.

Kas yra biudžeto sudarymas iš apačios į viršų?

Apibrėžimas Biudžeto sudarymas iš apačios į viršų apibrėžiamas kaip biudžeto sudarymo procesas, kuris prasideda nuo žemiausio lygio skyriaus biudžeto ir pereina į aukščiausią organizacijos lygį, kad būtų sudarytas galutinis visos įmonės biudžetas.

Taikant metodą „iš apačios į viršų“, bendras biudžetas nustatomas pagal kiekvieno skyriaus prognozes apie kito finansinio laikotarpio išlaidas, išlaidas, darbuotojų atlyginimus ar darbo užmokestį, administracines išlaidas ir pan. Apskritai, biudžeto sudarymas iš apačios į viršų reiškia, kad organizacijos biudžetas įgyvendinamas iš apačios į viršų.

Procesas prasideda nuo apačios ir palaipsniui juda į priekį

aukštyn organizaciniu lygiu. Nors konkrečiam padaliniui skirtus biudžetus rengia ir pristato skyrių vadovai, jie bus įgyvendinti tik patvirtinus vyresniajai vadovybei. Kadangi šiuo požiūriu atsižvelgiama į darbuotojų poreikius ir įmonės politiką, įmonė gali augti toliau.

Visi skyriai turi dirbti kartu pagal šį metodą. Todėl svarbu užtikrinti, kad metodas „iš apačios į viršų“ veiktų sklandžiai. Svarbiausia, kad visi darbuotojai suprastų organizacijos viziją ir misiją.

Įmonės biudžeto sudarymo procesas iš apačios į viršų

Metodas „iš apačios į viršų“ garantuoja pasirinkimą pakankamai pinigų kiekvienam skyriui.

Kiekvieno skyriaus žemesnioji vadovybė savo biudžetą rengia pagal planuojamus projektus, numatomas atskirų komponentų sąnaudas, įrangos, kanceliarinių prekių pirkimus ir praėjusių metų biudžetą.
Sudarydami biudžetą iš apačios į viršų, darbuotojai gali sutelkti dėmesį į tai, kas jiems svarbu. Tai taip pat padeda padaliniams planuoti savo projektus kitiems finansiniams metams.

1. Nustatyti skirtingus įmonės padalinius. Biudžeto sudarymas

„Iš apačios į viršų“ metodas prasideda nuo žemesnių įmonės hierarchijos lygių. Pirmas žingsnis – padalinti įmonę į skyrius. Nustačius kiekvieną skyrių lengviau gauti departamento biudžeto sąmatas.

Kiekvieno skyriaus darbuotojai gali sudaryti ateinančių metų projektų sąrašą. Tada skyriaus vadovas gali lengvai sukurti kiekvieno projekto išlaidų kontrolinį sąrašą. Filialai taip pat gali įtraukti savo administracines išlaidas į kontrolinį sąrašą.

Kartais skyriaus biudžetas gali būti didžiulis ir sudaryti didelę įmonės biudžeto dalį. Kad vertinimo procesas vyktų sklandžiai, šį skyrių galima suskirstyti į skyrius.

2. Skatinkite kiekvieną skyrių sudaryti išlaidų sąrašą.

Parengę projektų sąrašą ir išlaidų sąmatas, skyrių vadovai gali sudaryti išlaidų prognozę. Visos skyriaus išlaidos yra apibendrinamos ir pateikiamos kaip skyriaus išlaidų sąmatos.

Finansų skyriaus vadovai atsako už galimas ir būtinas išlaidas. Taigi biudžeto sąmata yra tiksli, o biudžeto išlaidos – kruopščios.

3. Sudėkite kiekvieno skyriaus išlaidas. Biudžeto sudarymas

Bendras įmonės biudžetas gaunamas sudėjus visų padalinių biudžeto sąmatas. Skyrių vadovams suteikiama galimybė susikurti savo skyriaus biudžetą.

Bendras biudžetas nėra galutinis įmonės įvertinimas. Prieš užbaigdama įmonės biudžetą, vyresnioji vadovybė peržiūri visas padalinių prognozes.

4. Išstudijuokite kiekvieno skyriaus biudžetus.

Nors turi būti tenkinami kiekvieno skyriaus reikalavimai, vyresnioji vadovybė taip pat turi atsižvelgti į metinius biudžeto asignavimus. Biudžeto sąmata turi atitikti įmonės tikslus ir uždavinius.

Aukščiausioji vadovybė peržiūri kiekvieno skyriaus biudžeto sąmatas. Jame nagrinėjamos labai mažos arba per didelės departamentų biudžeto sąmatos problemos. Bet kokie nepatenkinami įvertinimai aptariami su atitinkamų skyrių vadovais, kad būtų atlikti būtini pakeitimai.

5. Užpildykite biudžeto sąmatą. Biudžeto sudarymas

Kai vyresnioji vadovybė yra patenkinta biudžeto sąmata, ji rekomenduoja ją finansų skyriui. Įmonės pelnas ir nuostoliai analizuojami ilguoju laikotarpiu.

Finansų skyrius tvirtina biudžeto sąmatą ir nustato bendrą įmonės biudžetą. Tada jis paskirsto lėšas įvairiems skyriams.

Biudžeto sudarymo iš viršaus į apačią procesas ir biudžeto sudarymo iš apačios procesas

Renkantis, ar naudoti biudžeto sudarymo metodą „iš viršaus į apačią“, ar „iš apačios į viršų“, įmonės turi suprasti jų skirtumus ir jų suderinamumą. Tai didesnio planavimo proceso, žinomo kaip planavimas iš viršaus į apačią ir iš apačios į viršų, elementai.

Biudžeto sudarymo metodo pasirinkimas remiantis teoriniais rezultatais yra įprastas, tačiau praktiškai jis gali neduoti optimalių rezultatų. Biudžeto sudarymas iš apačios į viršų kartais vadinamas pažangesne biudžeto sudarymo iš viršaus į apačią versija. Tai netiesa, ir tai yra dvi skirtingos biudžeto sudarymo disciplinos.

Departamentai turi parengti biudžetus pagal aukščiausios vadovo pareigas pagal biudžetą iš viršaus į apačią. Departamentai parengia savo biudžeto sąmatas ir siunčia jas vyresniajai vadovybei pagal biudžeto principą „iš apačios į viršų“.

„Iš viršaus į apačią“ metodas paprastai yra greitesnis. Tačiau dėl to departamentai gali stengtis neviršyti savo biudžeto sumų, nes vadovybė gali nežinoti apie visas susijusias išlaidas. Biudžeto sudarymas iš viršaus į apačią taip pat turi mažiau moralinės naudos.

Šie du pagrindiniai metodai yra plačiausiai naudojami biudžeto sudarymo metodai. Viena vertus, biudžetas „iš viršaus į apačią“ taupo laiką, tačiau neleidžia visiškai suprasti kiekvieno skyriaus reikalavimų. Dėl to kai kurie skyriai gali nesugebėti efektyviai veikti neviršijant vyresniosios vadovybės nustatytų ribų.

Kita vertus, biudžetas iš apačios į viršų skatina darbuotojai prisiima atsakomybę už procesą ir naudojasi savo patirtimi jų vadovaujamuose skyriuose. Tačiau padalinių rezultatai ne visada gali atitikti bendrus tikslus organizacija.

Biudžeto iš apačios į viršų pranašumai

1. Tikslumas

Biudžeto sudarymo iš apačios į viršų pranašumas paprastai yra gana tikslus, nes kiekvienas organizacijos skyrius žino savo išlaidas ir išteklius.

Sudėjus kiekvieno skyriaus biudžeto sąmatas, galima gauti tikslius visos įmonės biudžetus.

2. Motyvacija. Biudžeto sudarymas

Darbuotojai, atsakingi už biudžeto sudarymą, paprastai dirba sunkiau nei kiti, kad pasiektų įmonės tikslus.

Kadangi jiems suteikiama finansinė atsakomybė, jie įgyja nuosavybės jausmą.

Tai pagerina darbuotojų moralę ir patikimumą. Juk jie kompanijoje būna ilgam.

3. Skyriaus poreikiai

Vyresnioji vadovybė gali neturėti išsamaus supratimo apie kiekvieną programą ir negali nuspręsti, kur skirti išteklių. „Iš apačios į viršų“ metodas padeda suderinti skyriaus poreikius, kad būtų pasiekti tikslai.

Kadangi kiekvieno skyriaus darbuotojai rengia biudžeto sąmatas, reikalavimai sąmatos ataskaitoje yra aiškiai išdėstyti.

4. Skaidrumas. Biudžeto sudarymas

Skyriaus kaštai ir ištekliai pateikiami kuo aiškiau. Kiekvieno skyriaus darbuotojai dalyvauja vertinant biudžetą.

Skyriaus lėšų ir išlaidų paskirstymas yra žinomas kiekvienam skyriaus darbuotojui. Skaidrumas padeda stiprinti darbuotojų pasitikėjimą įmone.

Biudžeto iš apačios į viršų trūkumai

1. Koordinavimo trūkumas

Trūksta koordinavimo tarp skyrių, kur jie sudaro savo biudžetus negalvodami apie kitus skyrius. Dėl to taip pat gali dubliuoti biudžeto sąmatos.

2. Nukrypimas nuo organizacijos tikslo. Biudžeto sudarymas

Mažiausiai patyrusio darbuotojo sukurtas biudžetas gali nukrypti nuo organizacijos tikslo. Ir tai neatneš gerovės įmonei.

3. Biudžeto viršijimas

Yra didelė tikimybė, kad vienas skyrius viršys biudžetą. Papildomų lėšų pridėjimas gali turėti įtakos kitam skyriui. Kiekvienam skyriui turi būti suteiktos lygios galimybės augti įmonėje.

4. Ilgalaikis

Visų mažesnių biudžetų rinkinių integravimas, kad būtų sukurtas vienas visos įmonės biudžetas, paprastai užtrunka ilgiau. Atidžiai analizuoti ir įgyvendinti biudžeto sąmatas yra daug darbo reikalaujantis procesas.

„Iš apačios į viršų“ metodo įgyvendinimo patarimai. Biudžeto sudarymas

Žemiau pateikiami keli pasiūlymai, kaip įgyvendinti „iš apačios į viršų“. biudžetas jūsų verslui. Pasinaudokite šiais patarimais prieš rinkdamiesi biudžeto sąmatą, gautą naudojant šį metodą. Tai gali būti puiki strategija jūsų organizacijai.

1. Turėkite aiškius tikslus

Tikslų apibrėžimas padeda nustatyti bet kokio proceso ribas. Tas pats yra su biudžeto sudarymu iš apačios į viršų. Kiekvieno skyriaus vadovo tikslinės išlaidos ir išlaidos turi būti pagrįstos. Nors ši strategija orientuota tik į skyriaus poreikius, turite atsižvelgti ir į įmonės finansinius suvaržymus.

2. Išlaikyti struktūrizuotą organizaciją

Skirtinguose įmonės padaliniuose funkcijos ir reikalavimai skiriasi. Atitinkama biudžeto sąmata sudaroma atsižvelgiant į konkretaus skyriaus ypatybes.

Taip pat veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti apskaičiuojant vieno skyriaus biudžetą, neturėtų sutapti su jokiu kitu padaliniu. Dėl to biudžetas pasikartos arba kai kurios svarbios detalės bus praleistos.

3. Atkreipkite dėmesį į smulkmenas. Biudžeto sudarymas

Skyriaus vadovai yra atsakingi už kruopštų visų skyriaus lėšų ir išlaidų peržiūrą. Jų darbas yra sudaryti sąrašą. biudžetas su numatomomis finansinių metų išlaidomis.

Nors tai užima daug laiko, tai yra veiksmingas būdas sekti skyriaus patiriamas išlaidas. Tai padidina darbuotojų atsakomybę ir moralę.

Išvada!

Verslo sėkmė priklauso nuo ilgalaikės verslo vizijos ir misijos. Biudžeto sudarymas negarantuoja verslo augimas. Biudžeto sąmata turi būti nuosekli ir derėti su įmonės tikslais.

Nors metodas iš apačios į viršų tenkina darbuotojų poreikius, jis taip pat turi duoti pelno organizacijai. Kadangi biudžetas gali būti per didelis, atidžiai peržiūrėkite kiekvieno skyriaus biudžeto sąrašą.

Darbuotojai privalo laikytis biudžeto terminų. Priminkite darbuotojams, kad jie pagrįstų savo įvertinimus geriausiais spėjimais ir nepridėkite papildomų dolerių pildymui. Įsitikinkite, kad ištekliai paskirstomi protingai ir taip, kad kiekvienas turėtų tai, ko reikia jūsų bendriems verslo planams ir tikslams pasiekti.