„Covey“ laiko valdymo matrica yra prioritetų organizavimo ir efektyvaus laiko valdymo įrankis, sukurtas Stepheno R. Covey, knygos „The 7 Habits of Highly Effective People“ autoriaus. Ši matrica padeda žmonėms suskirstyti savo užduotis ir veiklą pagal jų svarbą ir skubumą, todėl jie gali geriau paskirstyti savo pastangas ir išteklius.
Laiko valdymo matrica
Stephenas R. Conway'us pasiūlė laiko valdymo matricos idėją arba koncepciją, suskirstydamas užduotis į keturis skirtingus kvadrantus.
- Skubu ir svarbu
- Ne skubu, bet svarbu
- Skubiai, bet nesvarbu
- Nei skubu, nei svarbu
Vadovaujantis matrica, kiekvienas darbas pasaulyje gali būti skirstomas pagal tai, kiek jis aktualus ir svarbus. Pasinerkime tiesiai į šiuos keturis kvadrantus.
9 Dažniausias laiko švaistymas
Keturi laiko valdymo matricos kvadrantai
Q1 – skubu ir svarbu. Laiko valdymo matrica
Nedaug dalykų pasaulyje gali atsitikti staiga, pavyzdžiui, kritiniai incidentai, nelaimingi atsitikimai, daugiau nepageidaujamų scenarijų ir tt Visi šie dalykai yra galingi ir bet kuriuo metu gali ištikti bet ką. Be to, jei projektas bus įgyvendintas artimiausiomis dienomis, šis projektas turėtų turėti įtakos jo pozicijai įmonėje.
Tada šis scenarijus gali būti lengvai laikomas kritiniu šiam asmeniui. Visi šie scenarijai yra prieinami žmogui ir jis gali lengvai manipuliuoti rezultatu, nes darbas ir veiksmas yra jo valdomi. Didelis prioritetas yra skirtas kritinių problemų sprendimui, nes rezultatas yra greitas. Kaip patyręs žmogus, galite daryti įtaką rezultatui, suteikdami šansus savo naudai. Tai reiškia, kad teikiant pirmenybę svarbiems ir neatidėliotiniems darbams suteikiamas pranašumas. Labai efektyvūs žmonės visada teisingai pasirenka atliekamų užduočių skubumą ir svarbą.
Skubios ir svarbios 1 kvadranto matricos pavyzdys
Kai kurios neatidėliotinos užduotys, kritinės situacijos ir kritinės problemos. yra šios matricos dalys. Darbas su projektu, kuris turi būti atliktas kitą dieną, yra tokių svarbių ir skubių užduočių, susijusių su 1 kvadrantu, pavyzdys.
Q2 – Svarbus, bet ne skubus. Laiko valdymo matrica
Planavimas ir laiko valdymas yra dvi pagrindinės šio kvadranto sritys. Šiame kvadrante užduotys paprastai yra jautrios laikui, tačiau jų trūksta svarba ir kritinis elementas jų viduje. Daugiau ar mažiau visos užduotys šiame kvadrante turi terminus, kurių reikia laikytis. Be to, terminas gali būti dienomis ar mėnesiais. Šiame skyriuje taip pat kalbama apie kruopštų planavimą, kai turime įdėti daug pastangų, kad atliktume užduotį, kol ji tampa neatidėliotina. Sutelkdami dėmesį į šį kvadrantą, išvengsime bjauraus darbo streso ir efektyviau atliksime darbą.
Dokumentų atnaujinimas, techninės priežiūros grafikai, personalo mokymas ir vertinimas yra dalis veiklos, kuri patenka į antrąjį kvadrantą. Tokio pobūdžio darbai ilgainiui duos didžiausią grąžą, tačiau nebus tokie skubūs, kad juos reikėtų atlikti per tam tikrą laiką.
Svarbaus, bet neskubiojo kvadranto pavyzdys 2. Laiko valdymo matrica
Ilgalaikiai projektai ir organizaciniai tikslai yra šios laiko valdymo matricos dalys. Planavimas ir plėtra Ilgalaikio projekto strategijos – pagrindiniai pavyzdžiai 2 kvadrantas.
Q3 – Nesvarbu, bet skubu
Trečiasis kvadrantas taip pat vadinamas „apgaulės“ kvadrantu. Visi darbai biure ar gamykloje yra tarpusavyje susiję, kol visi padaliniai nedirba kaip vienas, darbas yra nebaigtas. Taip pat asmeninis darbas ir profesinis darbas kartais gali prieštarauti vienas kitam. Pavyzdžiui, telefono skambutis iš namų dėl skubos gali užtrukti daugiau nei trisdešimt minučių. Tačiau kartu tai gali būti ne taip svarbu, palyginti su projekto terminu, į kurį reikia nedelsiant atkreipti dėmesį. Taip dažnai nutinka gamykloje, nes kartais reikia atkreipti dėmesį į sugedusią mašiną. Klaida priskiriant kelis žmones vietoj vieno gali eikvoti organizacijos laiką ir išteklius.
Kainų puslapis. Kaip sukurti puikų?
Nesvarbio, bet skubaus 3 kvadranto pavyzdys
Išsiblaškymas ir pertraukos, minimalus „užimtas“ darbas yra Q3 matricos dalis. Laiko sekimas, atsakymai į laiškus ir telefono skambučiai ir kt. yra 3 kvadranto pavyzdžiai.
4 klausimas – nei svarbus, nei skubus. Laiko valdymo matrica
Įprotis nerimauti dėl nekontroliuojamų dalykų, galvoti apie netinkamus rodiklius gali būti elementai, trukdantys pasiekti efektyvius rezultatus. Šis kvadrantas susijęs su minimaliu darbo prioritetu; tai nėra svarbu ir nebūtina. Pavyzdžiui, smulkių reikalų tvarkymas, namų ruošos darbų atlikimas darbo valandomis. Tai taip pat gali būti peržiūra socialiniai tinklai ir apsipirkimo svetaines, kurios ilgainiui nebus naudingos. Taigi tampa sudėtinga užduotimi valdyti prioritetus skalėje nuo žemo iki aukšto. Šios užduotys turi būti atliekamos lanksčiu grafiku, kai darbo krūvis yra minimalus. Taip užtikrinama, kad rezultatai nenukentės.
4 kvadranto pavyzdys. Laiko valdymo matrica
Smulkmenos ir laiko švaistymas, neformalūs pokalbiai yra ketvirtojo kvadranto dalys. Betikslis naršymas internete, naršymas socialiniai tinklai - pavyzdžiai iš ketvirtojo ketvirčio.
Apibendrinant!
Nėra stebuklingos lazdelės, kuri padėtų žmogui nustatyti užduočių prioritetus. Taigi produktyviam darbui ir optimalaus išteklių panaudojimo užtikrinimui Laiko valdymo matrica yra labai naudinga. Jų negalima įvaldyti per naktį. Vietoj to, jūs turite žengti mažais žingsneliais teisinga kryptimi. Vieną dieną produktyvumas tikrai padidės ir darbo etikos standartai kils. Apskritai, naudodamiesi laiko valdymo matrica galite žinoti, ar praleistas laikas buvo vertas, ar jį iššvaistėte. Laiko valdymo matrica
Оставить комментарий