Laiko valdymas ir produktyvumo gerinimas

Laiko valdymas ir produktyvumas – tai metodai ir strategijos, padedančios efektyviai panaudoti laiką, kad pasiektumėte savo tikslus, pagerintumėte našumą ir efektyviau atliktumėte užduotis. Šios sąvokos yra glaudžiai susijusios ir vaidina svarbų vaidmenį valdant savo produktyvumą ir sėkmę tiek profesiniame, tiek asmeniniame gyvenime. Ar tai aplinka, ar tiesiog netinkamai valdome savo laiką? Laiko valdymas gali būti didžiulis iššūkis bet kuriam užimtam steigėjui, ypač kai ribos tarp darbo laiko ir namų gyvenimo vis labiau nyksta (arba išnyksta). Tačiau naudodami tinkamus įrankius ir taktiką galite įveikti šį iššūkį ir tapti produktyvesni nei bet kada net ir pačiais chaotiškiausiais šiuolaikinės istorijos laikais.

„Google Workspace“, skirta turinio rinkodaros plėtrai.

1. Neatlikite kelių užduočių. Laiko planavimas.

Ar kada nors jautėtės fiziškai ir protiškai išsekęs darbo dienos pabaigoje, bet iš tikrųjų neatlikote savo darbo? Jei kada nors skundėsi, kad per dieną neturite pakankamai laiko, tikėtina, kad bandėte atlikti kelias užduotis. Kai manote, kad atliekate kelias užduotis, iš tikrųjų tik sutrumpinate kiekvienos užduoties skritulinę diagramą ir vagiate valandas iš savęs. Jūs turite tik tam tikrą ribotą energijos kiekį per tam tikrą dieną, ir jei esate vienas iš tų verslininkų, kurie nori atsiduoti 100% viskam, ką darote, matematika tiesiog nesudės. Tiesą sakant, jūs galiausiai skiriate 10% čia, 20% ten, 5% dar keliolikai užduočių, o tada dar 10% jūsų dėmesio skiriama nesibaigiančiam pranešimų ir pranešimų srautui. socialiniai tinklai.

Tai lemia dideles keitimo išlaidas, kurios užtrunka ilgiau, nei manote. Tarkime, keturis kartus patikrinote „Facebook“ pranešimus. Prarandama iki visos valandos. Ar tikrinate gautuosius arba „Slack“ kiekvieną kartą, kai pasirodo mažas raudonas apskritimas? Jūs švaistote daugiau laiko, nei iš tikrųjų dirbate.

Be to, prastėja darbų kokybė, vėluoja terminai. Atrodys, kad jums užtrunka vis ilgiau, kol viską padarysite, nes taip ir daroma. Ir kadangi jau praleidote visą dieną perjungdami užduotis, vakare jūsų bakas bus tuščias. Laiko planavimas

2. Vietoj vienos užduoties

Kada paskutinį kartą 30 minučių sutelkėte dėmesį tik į VIENĄ dalyką? Ar net 10 minučių? Nežiūrint į pranešimus arba laiškus?

Nesvarbu, ką dirbate, išjunkite visus trukdžius ir sutelkite dėmesį į vieną dalyką tam tikrą laiką. Jei reikia, nustatykite laikmatį. Kalendoriuje nustatykite režimą „Netrukdyti“ (Netrukdyti). Slack nustatymuose pasirinkite Pristabdyti pranešimus. Uždarykite visus 27 atidarytus naršyklės skirtukus arba tiesiog spustelėkite Naujas langas. Leiskite mėgstamą atpalaiduojančią muziką be žodžių ir pasinerkite į atmosferą. Ir tiesiog... pradėkite tai daryti.

3. Nustatykite sau dirbtines ribas. Laiko planavimas.

Vienas iš galingiausių būdų padidinti produktyvumą ir pagerinti laiko valdymą – nustatyti dirbtines ribas. Ką tai reiškia? Netikri terminai. Dirbtinių ribų nustatymas neleidžia patekti į įstatymų spąstus Parkinsono , kuriame teigiama, kad „darbas plečiasi, kad būtų užpildytas laikas, skirtas jo užbaigimui“. Tikriausiai tai matėte anksčiau. Kažkas iš jūsų komandos turi tris užduotis ir aštuonias valandas jiems darbo diena vykdymą, ir jiems pavyksta šias užduotis ištempti nuo 9 iki 5 val. Kai iš pirmų lūpų žinote, kad šios trys užduotys turėjo trukti daugiausia 90 minučių.

Ką daryti, jei jie tam turėtų tik 90 minučių darbo dieną? Lažinuosi, kad „Tesla Cybertruck“ darbas vis tiek bus atliktas. Dirbant namuose dėl COVID-19 pandemijos tapo dar lengviau patekti į Parkinsono dėsnio spąstus. Neturėdami laiko kelionei ir neturėdami darbo dienos padėklų, kurie priverstų jus psichiškai atsipalaiduoti ir grįžti namo, tikrai galite vilkinti reikalus.

Išlikite produktyvūs.

Geriausias būdas sulaužyti Parkinsono dėsnį ir išlikti produktyviam šiandien – nustatyti dirbtinius terminus. Sukurkite laiko limitą šiai užduočiai atlikti – netgi nustatykite laikmatį sau. Taip pat buvo žinoma, kad vienas iš įkūrėjo komandos narių laikėsi šios technikos, naudodamas savo aplinką kaip įmontuotus laiko apribojimus. Kai jis keliauja filmuoti (tuo metu, kai žmonės galėjo daryti tokius dalykus), jis pirkdavo tik 30 minučių arba 60 minučių lėktuvo belaidžio ryšio. Tada jis metė sau iššūkį padaryti kuo daugiau darbo per tas 30 ar 60 minučių, o pasibaigus laikmačiui neatnaujins interneto.

Viskas, kas nutinka išjungus „Wi-Fi“, darbalaukyje turėtų vykti neprisijungus. Tai leis sutelkti dėmesį į atliekamą užduotį ir nesiblaškyti nuo įvairių skirtukų, pranešimų ir el. Nustebsite, kiek daug galite nuveikti, jei nustatysite fiktyvias ribas ir sukursite mini sprintą.

4. Naudokite pomodoro techniką. Laiko planavimas

Pomodoro technika yra specifinė devintojo dešimtmečio pabaigos laiko valdymo technika, kuri naudoja laikmatį, kad suskirstytų darbą į mažus, itin produktyvius mini sprinto važiavimus. Paprastai tai yra 1980 minučių intervalai, atskirti trumpomis pertraukėlėmis.

LifeHacker aprašo žingsnis po žingsnio instrukcijas, kaip efektyviai naudoti Pomodoro techniką:

1. Pasirinkite užduotį, kurią norite atlikti
2. Nustatykite Pomodoro 25 minutes (Pomodoro yra laikmatis)
3. Atlikite užduotį, kol suskambės Pomodoro, tada uždėkite čekį ant popieriaus lapo.
4. Padarykite trumpą pertraukėlę (5 minutės yra gerai)
5. Kas 4 Pomodoros daro ilgesnę pertrauką

Jūs netgi galite naudoti internetinius įrankius, tokius kaip pomidorų laikmatis arba įvairias programas, kad ši taktika būtų dar paprastesnė. Laiko planavimas

5. Išbandykite Zeigarnik efektą. 

Egzistuoja psichologinė teorija, pagal kurią lengviau prisiminti nutrauktas veiklas ir prie jų sugrįžti. Tai vadinama Zeigarniko efektu. Manoma, kad labiau tikėtina, kad prisiminsite nebaigtą užduotį nei atliktą. Lietuvių psichologė Bluma Zeigarnik šį efektą atrado stebėdama padavėjų elgesį kavinėje. Tyrimo duomenimis, padavėjai labiau atsimindavo atvirų skirtukų detales nei klientai, kuriems jau buvo sumokėta.

Kaip galite panaudoti Zeigarnik efektą, kad pagerintumėte verslininko produktyvumą? Na, o jei jums sunku išspręsti tam tikrą užduotį arba atidėliojate tam tikrą problemą, padarykite pertrauką. Atsitraukite nuo jo penkioms minutėms. Tada grįžkite prie šito. Galbūt tiesiog atsigaivinsite ir galėsite efektyviau dirbti, kai palikote bilietą atvirą ir suteikėte galimybę apie tai pagalvoti nesąmoningai ir be spaudimo.

6. Raskite savo Six Pack . Laiko planavimas.

Ne, mes nekalbame apie sėdėjimą ir atsipalaidavimą. „Six-Pack“ yra aviacijos terminas prietaisų skydeliui, kuriame yra pagrindiniai skrydžio prietaisai orlaivio kabinoje. Nors skrydžio metu vienu metu galima manipuliuoti milijonu dalykų, dažniausiai yra šeši prietaisai, pateikiantys svarbiausius duomenis (oro greitis, aukščiamatis ir kt.). Pilotas gali sutelkti dėmesį į šiuos šešis instrumentus, kad viskas veiktų sklandžiai. Ari Maisel taip pat yra apmokytas pilotas. Jis pataria pagalvoti apie savo verslą kaip lėktuvas, kai reikia sutelkti dėmesį. „Kaip įkūrėjas, jūs turite pabandyti rasti savo „Six-Pack“ versiją. Kad ir kas nutiktų, susikoncentruosite į savo verslo reklamavimą, kad ir vieną procentą“.

Kas yra jūsų „Six-Pack“ jūsų versle? Čia turėtumėte išleisti savo energiją. Visa kita, kas neprisideda prie to tikslo ar KPI, tiesiog pašalinkite trukdžius.

7. Padėkite telefoną į kitą kambarį. 

Galite įtikinti save, kad nesate priklausomi nuo išmaniojo telefono, bet būkime sąžiningi – tai daro kiekvienas verslininkas. Šis mažas įrankis gali būti vienas iš galingiausių internetinio verslo valdymo įrankių, kuris kada nors egzistavo. Raktažodis: potencialiai. Tiesą sakant, priklausomybė nuo išmaniojo telefono yra nepatogumas ir kenkia produktyvumui. Netgi dvi sekundes patikrinus telefoną ir apdorojus naują pranešimą, gali prireikti iki 23 minučių, kol atgausite jūsų dėmesį.

Patikimas būdas atsikratyti šio nuolatinio blaškymosi – palikti išmanųjį telefoną kitame kambaryje. Išbandykite tai kelias valandas, kai rytoj pradėsite dirbti. Iki pietų būsite maloniai nustebinti, kaip jaučiatės susikaupę ir sėkmingi.

8. Asinchroninio ryšio meistras. Laiko planavimas

Asinchroninis bendravimas (arba trumpai „asinchroninis“) yra gerokai neįvertintas produktyvumo elgesys, galintis pakeisti jūsų verslo valdymo būdą. Tai reiškia, kad reikia bendrauti su savo komanda NE realiu laiku, o „perduodant kamuolį pirmyn ir atgal“.

„Doist“ tinklaraštis tai geriausiai apibendrina: „Paprasčiau tariant, asinchroninis bendravimas yra tada, kai siunčiate pranešimą nesitikėdami greito atsakymo.

• 1 asinchroninis pavyzdys: siunčiate kam nors el. laišką. Jie reaguoja kitą dieną, kai gali geriausiai susidoroti su užduotimi.
• Asinchroninis 2 pavyzdys: siunčiate „Loom“ vaizdo instruktažą komandos nariui kitoje laiko juostoje jo miego valandomis. Pabudę ir pradėję dirbti jie žiūri į stakles ir pradeda dirbti prie projekto – komentuoja bet kokius klausimus. Tada kuo anksčiau galite pradėti asinchroniškai atsakyti į jų klausimus.

Žinoma, kai kurie bendravimo tipai vis tiek turi būti sinchroniški (taip pat žinomi kaip „Sinchronizavimas“) – kai asmuo, su kuriuo kalbate, iš karto reaguoja realiuoju laiku. Daugelis žmonių vis dar tiki, kad kūrybiškas bendradarbiavimas ir problemų sprendimas vis dar geriausiai atliekami „tame pačiame kambaryje“. Tačiau dabar, kai daugelyje pasaulio vietų tiesiogine prasme negalime būti toje pačioje patalpoje dėl karantino ir socialinio atsiribojimo, daugelis verslininkų turi permąstyti savo bendravimo strategijas.

• 1 sinchronizavimo pavyzdys: tiesioginis susitikimas toje pačioje patalpoje (arba vaizdo konferencijų įrankis).
• 2 sinchronizavimo pavyzdys: pokalbis realiuoju laiku „Slack“ pokalbyje.

Svarbu pagalvoti, kokie ryšiai jūsų darbo dieną gali tapti asinchroniniais, ir atšaukti tuos susitikimus iš kalendoriaus. Ir planuokite sinchroninį ryšį tik tada, kai tai būtina.

Kiekvieną kartą, kai „Google“ kalendoriaus susitikimas atšaukiamas ir pakeičiamas asinchroniniu pranešimu arba 5 minučių trukmės „Loom“ vaizdo įrašu, angelas įgauna sparnus.

9. Venkite sprendimų nuovargio

Tiesą sakant, visiškai atsisakydami sprendimų, sugrąžinsite daugybę psichinių galių. Jackas Dorsey, vienas iš Twitter ir Square įkūrėjų, akivaizdžiai nemėgsta priimti sprendimų ir dažnai leidžia savo komandai priimti svarbiausius sprendimus be jo. „Buvęs „Square“ darbuotojas sakė, kad Dorsey „manė, kad idealus susitikimas yra toks, kai jam nereikia nieko sakyti“. Kaip verslininkas, tikriausiai visą dieną priimate sprendimus. Ir tuo metu, kai susiduriate su tikrai svarbia problema, jūs jau išleidote visą savo sprendimų priėmimo energiją mažoms užduotims ir nesvarbiems sprendimams.

Sprendimų nuovargis yra tikras. Gali atrodyti, kad dienos pabaigoje jūsų psichikos bake nebėra degalų, o jūsų smegenys yra įtemptos net pagalvojus apie dar vieną dalyką, už kurį esate atsakingas. Stenkitės priimti mažiau sprendimų ir laikykite savo komandą (ypač besiruošiančias eiti vadovaujančias pareigas) atsakinga už daugiau tokių sprendimų. Galite paklausti: „Bet kaip galiu patikėti, kad žmonės priims gerus sprendimus be manęs?

10. Priskirkite sprendimus į grįžtamuosius arba negrįžtamus. Laiko planavimas

Jei būtinai turite priimti sprendimą patys, pagalvokite, koks svarbus tas sprendimas, norint eikvoti psichinę energiją. Visai įmanoma, kad daugumą sprendimų tą dieną galima greitai priimti per kelias sekundes be jokios rizikos. Kitaip tariant, tikriausiai per daug dėl to jaudinote. Farnam Street tyrinėja šį grįžtamųjų ir negrįžtamų sprendimų principą, parodydama tinklelį, kaip turėtumėte galvoti apie kiekvieną sprendimą.

Jei sprendimas yra grįžtamasis - pavyzdžiui, žinutė Socialinis tinklas, kurį galite greitai ir lengvai ištrinti, arba tinklaraščio straipsnio juodraštį, kurį visada galėsite redaguoti, turėtumėte skirti mažiausiai laiko apie tai galvodami. Tiesiog „judėkite greitai ir sulaužykite daiktus“ ir išvengsite psichinės įtampos, kai nerimaujate dėl to, ką galima lengvai išspręsti.

Jei sprendimas negrįžtamai – pavyzdžiui, siunčiant el. laišką 2 milijonams prenumeratorių – galbūt norėsite išleisti dalį savo energijos, kad įsitikintumėte, jog tai teisinga. Be to, jei sprendimas yra negrįžtamas ir nuoseklus - pavyzdžiui, didelės sutarties pasirašymas ar biuro nuomos sutartis penkeriems metams – tikrai norėsite tam skirti šiek tiek laiko.

Jeffas Bezosas gilinasi į šį požiūrį į sprendimų priėmimą viename iš savo laiškų akcininkams:

„Kai kurie sprendimai yra pasekminiai ir negrįžtami arba beveik negrįžtami – tai vienpusės durys – ir šie sprendimai turi būti priimami metodiškai, atsargiai, lėtai, daug apgalvojant ir konsultuojantis. Jei vaikštote ir jums nepatinka tai, ką matote kitoje pusėje, nebegalėsite grįžti ten, kur buvote anksčiau. Šiuos sprendimus galime pavadinti 1 tipo. Tačiau dauguma sprendimų nėra tokie – jie yra keičiami, grįžtami – tai dvipusės durys.“ 

Bezoso teigimu, šis antrojo tipo sprendimas „gali būti ir turi būti priimtas greitai“. Pabandykite galvoti apie savo sprendimus tokiu būdu ir sužinokite, kaip greitai galite priimti atšaukiamus sprendimus.

11. Nuosavas kalendorius

Chrisas Dixonas, a16z partneris ir investuotojas, kartą pasakė: „Jūsų pašto dėžutė yra kitų žmonių darbų sąrašas“. Per daug žmonių reaguoja, o ne aktyviai naudojasi savo „G-Suite“ paskyra. Laikas perimti kontrolę. Pasakykite „Ne“ kitam kalendoriaus kvietimui. Nesvarbius el. laiškus atidėkite vėlesniam laikui, kad galėtumėte juos geriau išspręsti. Naudokite „3 Ds“, kad pasiektumėte nulinį gautųjų aplanką ir saugokite „Google“ kalendorių nuo nereikalingų susitikimų, kuriuose jums nereikia dalyvauti. Šis patarimas labai paprastas, bet vis dėlto svarbus. Tvarkykite savo kalendorių ir laiką. Tai priklauso tau ir niekam kitam.