Darbinieku produktivitāte. Vadītāja rokasgrāmata laika mērīšanai un produktivitātei

Darbinieku produktivitāte ir viņu darba efektivitātes un efektivitātes mērs darba vidē. Veiktspējas vadībai ir galvenā loma organizācijas mērķu sasniegšanā. Šeit ir daži faktori, kas var ietekmēt darbinieku produktivitāti:

1. Motivācija: Darbinieki, kuri ir motivēti, parasti ir produktīvāki. Motivācija var būt saistīta ar atlīdzību, atzinību, interesantiem uzdevumiem un citiem faktoriem.
2. Skaidri mērķi un cerības: Kad darbinieki saprot savus mērķus un cerības, viņiem ir vieglāk orientēties un sasniegt rezultātus.
3. Izglītība un attīstība: Nodrošinot darbiniekiem apmācības un profesionālās pilnveides iespējas, var uzlabot viņu prasmes un līdz ar to arī produktivitāti.
4. Efektīvas vadlīnijas: Līderi, kuriem ir efektīvas prasmes vadītāji var iedvesmot un vadīt savus padotos, veicinot produktivitātes pieaugumu.
5. Komunikācija: Laba komunikācija organizācijā veicina izpratni par uzdevumiem, samazina kļūdu iespējamību un palīdz novērst šķēršļus uzdevumu veikšanai.
6. Darba vide: Ērta un atbalstoša darba vieta var pozitīvi ietekmēt darbinieku fizisko un emocionālo labsajūtu.
7. Tehnoloģijas un rīki: Moderno tehnoloģiju un efektīvu rīku izmantošana var uzlabot jūsu darbplūsmu un palielināt jūsu produktivitāti.
8. Darba un privātās dzīves līdzsvars: Darbinieki, kuri spēj saglabāt darba un privātās dzīves līdzsvaru, bieži vien ir efektīvāki un mazāk noslogoti.
9. Vērtējums un atsauksmes: Regulāri novērtējot sniegumu un sniedzot konstruktīvu atgriezenisko saiti, darbinieki palīdz izprast viņu stiprās puses un jomas, kuras jāuzlabo.

Veiksmīgai darba izpildes vadībai ir nepieciešama visaptveroša pieeja, kas ņem vērā dažādus darba procesa aspektus un darbinieku individuālās īpašības.

Tagad, kad mums ir pienācīgs pamats, apskatīsim dažus rīkus un paņēmienus, kas iemācīs pārvaldīt savas komandas laiku un palielināt produktivitāti.

1. Projekta kalendāra izstrāde. Darbinieku produktivitāte.

Projekta kalendāra izstrāde un darbinieku snieguma pārvaldība ir savstarpēji saistīti un ir svarīgi elementi veiksmīgai uzdevumu veikšanai. Tālāk ir norādītas darbības un ieteikumi šiem diviem aspektiem.

1. Projekta mērķu un uzdevumu definīcija:

• Uzziniet projekta gala mērķus.
• Sadaliet savus mērķus mazākos uzdevumos.

2. Darbinieku produktivitāte / Laika definīcija:

• Izstrādājiet sīkāku informāciju par katra uzdevuma termiņiem.
• Apsveriet atkarības starp uzdevumiem.
• Nosakiet kritiskos ceļus.

3. Projekta kalendāra izstrāde:

• Izmantojiet profesionālus rīkus, lai izveidotu projekta grafiku (piemēram, Ganta diagrammu).
• Iekļaut kalendārā visus projekta posmus, ņemot vērā termiņus un atkarības.

4. Darbinieku produktivitāte. Resursu plānošana:

• Nosakiet, kādi resursi (cilvēki, tehnoloģijas, finanses) būs nepieciešami katram uzdevumam.
• Vienmērīgi un efektīvi sadaliet resursus.

5. Darbinieku veiktspējas izsekošana:

• Katram uzdevumam iestatiet skaidras darbības cerības.
• Nodrošiniet pārskatāmību par projekta mērķiem un katra darbinieka lomu.
• Sniedziet atsauksmes un atbalstu.

6. Uzraudzība un kontrole:

• Regulāri sekojiet līdzi projekta progresam un darbinieku sniegumam.
• Ja nepieciešams, koriģējiet grafiku un darba plānu.
• Nekavējoties reaģējiet uz riskiem un problēmām.

7. Darbinieku produktivitāte. Komunikācija un sadarbība:

• Nodrošiniet efektīva komunikācija starp komandas locekļiem.
• Veicināt sadarbību un informācijas apmaiņu.

8. Darbinieku atbalsts:

• Nodrošiniet darbiniekiem nepieciešamos resursus un apmācību.
• Pievērsiet uzmanību viņu labklājībai un motivācijai.

9. Veiktspējas vērtējums:

• Regulāri veiciet darbības novērtējumus un analizējiet rezultātus.
• Izmantojiet datus, lai nepārtraukti uzlabotu procesus.

10. Pastāvīgs uzlabojums:

• Izmantojiet iepriekšējo projektu pieredzi, lai optimizētu procesus.
• Izstrādāt un ieviest jaunas projektu un izpildes vadības metodes.

Lai efektīvi pārvaldītu projektu un darbinieku sniegumu, ir nepieciešama sistemātiska pieeja un elastība, lai pielāgotos pārmaiņām un jauniem apstākļiem.

2. Izveidojiet prioritāšu sarakstu, sākot ar laikietilpīgākajām aktivitātēm un beidzot ar vismazāk.

Iedomājieties šo. Jūs esat skaisti izvirzījuši uzdevumus saviem komandas locekļiem šai dienai. Tur viss ir izlikts, lai viņi varētu aizpildīt un atzīmēt pa vienam. Izklausās labi, vai ne? Taču problēma tagad ir tāda, ka uzdevumi atšķiras pēc sarežģītības un ilguma (sarežģīti uzdevumi, visticamāk, prasīs ilgāku laiku). Tātad, kā nodrošināt, lai jūsu komandas veiktu uzdevumus visproduktīvākajā un savlaicīgākajā veidā?

Var maldīgi pieņemt, ka, vispirms veicot vieglāk pārvaldāmus uzdevumus, tas atvērs durvis grūtākiem uzdevumiem un dos stimulu turpināt darbu. Darbinieku produktivitāte

Tomēr nesen veiktā pētījumā, kurā tika pārbaudīti ārstu asuma līmeņi salīdzinājumā ar viņu darba slodzi, un priekšroka tika dota mazāk sarežģītiem gadījumiem, atklājās, ka vieglāku uzdevumu piešķiršana par prioritāti sarežģītiem dod tikai īstermiņa ieguvumus, bet ilgtermiņā ir sliktāk. Ko mēs no tā varam mācīties?

Kā vadītāji iedrošiniet savus komandas locekļus kā prioritāti uzņemties sarežģītākus uzdevumus. Kāpēc? Jo mums ir vieglāk novērst uzmanību no sarežģītākiem uzdevumiem un noteikt prioritāti vieglākiem. Tas mums rada sasnieguma sajūtu.

3. Regulāri mēriet un izsekojiet veiktspēju.

Regulāra darbības mērīšana un izsekošana ir būtiski efektīvas projektu un darbinieku vadības elementi. Šeit ir daži galvenie soļi šajā jautājumā:

1. Galveno veiktspējas rādītāju (KPI) noteikšana:

   • Nosakiet galvenos rādītājus, kas vislabāk atspoguļo jūsu projekta un cilvēku veiktspēju.
   • Šie KPI var ietvert uzdevumu izpildes termiņus, rezultātu kvalitāti, budžeta parametrus un citus.

2. Regulāri veiktspējas pārskati:

   • Regulāri (piem., reizi nedēļā vai mēnesī) veiciet veiktspējas pārskatus.
   • Salīdziniet faktiskos rezultātus ar plāniem un cerībām.

3. Darbinieku produktivitāte. Izmantojot projektu vadības rīkus:

   • Izmantojiet īpašus projektu pārvaldības rīkus, lai uzraudzītu progresu.
   • Ganta diagrammas, uzdevumu dēļi, laika uzskaites sistēmas var būt noderīgi rīki.

4. Atsauksmes un dialogs:

   • Regulāri rīkojiet sanāksmes, lai apspriestu progresu un atrisinātu iespējamās problēmas.
   • Sniedziet darbiniekiem atsauksmes, lai viņi saprastu, kā viņu darbs atbilst projekta mērķiem.

5. Darbinieku produktivitāte. Plānu labošana:

   • Gadījumā, ja ir novirzes no plāna, koriģē grafiku un resursus.
   • Reaģējiet uz negatīvām tendencēm un riskiem, veicot pasākumus, lai tos novērstu vai pārvaldītu.

6. Individuālais veiktspējas novērtējums:

   • Izstrādāt sistēmas individuālās darbības novērtēšanai.
   • Apsveriet katra darbinieka ieguldījumu kopējā rezultāta veidošanā.

7. Darbinieku produktivitāte. Sistemātiskā procesa analīze:

   • Analizēt darba procesu efektivitāti.
   • Meklējiet veidus, kā optimizēt un uzlabot veiktspēju.

8. Izmantojot automatizāciju:

   • Ieviest automatizācijas rīkus datu vākšana par sniegumu.
   • Tas var vienkāršot analītikas izsekošanas un nodrošināšanas procesu.

9. Darbinieku produktivitāte. Pārskatu ģenerēšana:

   • Sniegt regulārus darbības pārskatus vadībai un projekta komandai.
   • Dalieties savos rezultātos un nākotnes plānos.

10. Pastāvīgu uzlabošanu:

• Izmantojiet veiktspējas mērījumu datus, lai nepārtraukti uzlabotu procesus un praksi.

Regulāra veiktspējas mērīšana un izsekošana palīdz laikus identificēt problēmas un novērst iespējamo projektu aizkavēšanos.

4. Pievērsiet uzmanību kopīgām laiku tērējošām darbībām darba vietā. Darbinieku produktivitāte

Identificējot darbības, kurām tiek tērēts laiks, var uzlabot jūsu produktivitāti. darbiniekiem un ietaupīt viņu laiku novēršot nevēlamus uzdevumus un traucējošos no viņu darba rutīnas. Šeit ir dažas tipiskas darbības, kas tērē laiku darba vietā:

1. Traucējumi iekšā sociālie tīkli
2. Pastāvīga e-pasta pārbaude
3. Prioritāro uzdevumu trūkums
4. Vienkārši atlikt to
5. Neproduktīvas sanāksmes
6. Nejaušas sarunas

Izņemot nejaušas sarunas un neproduktīvas tikšanās, visu pārējo ir samērā viegli kontrolēt. Tas ir tikai paškontroles jautājums. Bet ir grūti atteikties no sanāksmēm un ikdienišķām sarunām. Vienkāršs risinājums neproduktīvām sanāksmēm ir padarīt lietas pēc iespējas vienkāršākas. Izveidojiet darba kārtību, sniedziet CTA un pabeidziet sapulci. Piedāvājiet šo padomu saviem darbiniekiem, kuri ir pārāk pieklājīgi, lai noraidītu ikdienišķas sarunas. Šādās situācijās darbinieks var iestatīt sarunas beigu signālu, pēc kura skaļo signālu var izmantot kā grēkāzi, lai atgrieztos darbā.

5. Sargieties no darba vietas vai attālināta darba noguruma. Darbinieku produktivitāte

Vēlāk apskatīsim dažus traucējošos faktorus, kas var izraisīt nogurumu. Šeit apskatīsim, ko varat proaktīvi darīt, lai darbinieki nenogurtu darba laikā.

Labāk ir paņemt piecu līdz desmit minūšu pārtraukumu uz katrām piecdesmit līdz sešdesmit darba minūtēm, nekā pēc ilgstošiem darba periodiem ieturēt ilgākus pārtraukumus.

• Dodieties ārā: neatkarīgi no tā, vai atrodaties birojā vai strādājat no mājām, laika pavadīšana ārā var palīdzēt novērst nogurumu. Būs vēl labāk, ja būs labs laiks. Nav nepieciešams mācīties, lai saprastu, ka visu dienu sēdēt pie rakstāmgalda ir neveselīgi.
• Organizējiet saviesīgus pasākumus: birojā vai izmantojot Zoom, ja jūsu darbinieki var vienkārši atpūsties un nerunāt par darbu, bet būt viens otra kompānijā, tas palīdz novērst nogurumu.
• Individuāla reģistrēšanās: lai gan reģistrēšanās var būt laikietilpīga, tā parāda jūsu komandām, ka jums rūp. Ik pa laikam pārbaudiet viņus — nevis par viņu sniegumu, bet gan par vispārējo labklājību.

6. Identificējiet un pārvaldiet dažādus traucējumu avotus.

Traucējošo faktoru pārvaldība ir svarīga daļa, lai darbinieki būtu produktīvi un produktīvi. Tālāk ir norādītas dažas darbības, lai identificētu un risinātu dažādus uzmanības novēršanas avotus.

1. Analīzes veikšana:

• Veiciet savas darba vides un procesu analīzi, lai noteiktu iespējamos traucējumu avotus.
• Pajautājiet darbiniekiem, kas viņiem traucē strādāt.

2. Darbinieku produktivitāte. Galveno traucējošo faktoru identificēšana:

• Nosakiet galvenos faktorus, kas var ietekmēt produktivitāti, piemēram, svešs troksnis, neērtas mēbeles, aprīkojuma trūkums utt.

3. Traucējošo tendenču novērtēšana:

• Novērtējiet, cik bieži un kurā darba posmā darbinieki ir pakļauti uzmanības novēršanai.

4. Darbinieku produktivitāte. Darbinieku apmācība:

• Nodrošiniet apmācību par metodēm, kā pārvaldīt traucējošos faktorus, piemēram, metodes laika organizēšana un koncentrācija.

5. Darba vides noteikumi:

• Izveidojiet ērtus darba apstākļus, piemēram, ļaujiet darbiniekiem izmantot trokšņu samazināšanas austiņas.

6. Tehnoloģiju vadība:

• Apsveriet iespēju izmantot rīkus un lietotnes, lai bloķētu traucējošus paziņojumus vai pārvaldītu laiku, piemēram, Pomodoro tehniku.

7. Darbinieku produktivitāte.  Robežu noteikšana:

• Nosakiet skaidras robežas starp savu personīgo un darba dzīvi.
• Mudiniet darbiniekus veltīt laiku atpūtai un uzlādei.

8. Uzdevumu pārvaldība:

• Sadaliet uzdevumus mazākās, pārvaldāmās daļās, lai mazinātu pārņemšanas sajūtu.

9. Regulāri pārtraukumi:

• Mudiniet darbiniekus ieturēt īsus pārtraukumus, lai mazinātu stresu un atgūtu koncentrēšanos.

10. Darbinieku produktivitāte. Atsauksmes un atbalsts:

• Regulāri sarunājieties ar darbiniekiem par to, kā viņi tiek galā ar traucēkļiem un sniedz viņiem nepieciešamo atbalstu.

11. Izmantojot uzdevumu pārvaldības programmatūru:

• Izmantojiet programmas, lai uzdevumu vadība un projekti efektīvākai darba procesa organizēšanai.

12. Ieradumu veidošanās:

• Veicināt pozitīvu darba ieradumu veidošanos, piemēram, regulāra darba grafika noteikšanu un uzdevumu secību.

13. Darbinieku produktivitāte. Pastāvīga mācīšanās un pielāgošanās:

• Pārraugiet, kā izmaiņas darba vidē un apstākļos ietekmē darbinieku uzmanību, un attiecīgi pielāgojiet vadības stratēģijas.

Izklaidības problēmas risināšanai nepieciešama sistemātiska pieeja un pastāvīga uzmanība darbinieku un darba vides vajadzībām.

Laika pārvaldības rīku izmantošana. Darbinieku produktivitāte

Tātad, kādus rīkus varat izmantot, lai novērtētu savu darbinieku laiku? Apskatīsim divus populārus laika pārvaldības rīkus.

1. Laika ārsts

Laika doktorsr ļauj pielāgot un organizēt visus ikdienas uzdevumus, reāllaikā izsekojot katram uzdevumam pavadītajam laikam.

Laika uzskaiti var iestatīt darbam kopumā vai konkrētiem uzdevumiem (kas palielina visu uzdevumu veikšanai pavadīto laiku).

Viena no šī rīka labākajām īpašībām ir tā, ka tas pārtrauc izsekošanu, ja jūsu sistēmā noteiktu laiku netiek veiktas nekādas darbības. Šo funkciju var aktivizēt atkarībā no jūsu laika nobīdes.

Dienas beigās tas nosūta jums kopsavilkumu par jūsu laika pārvaldību katram uzdevumam.

2. Pārslēdziet Track Employee Productivity

Pārslēgt celiņu ir ērts laika pārvaldības rīks, ko var palaist visās jūsu ierīcēs. Jūsu laiku var izsekot un sinhronizēt vairākās ierīcēs.

Dažas lieliskas šīs lietotnes funkcijas ir tādas, ka tā ģenerē jūsu pārskatus CSV un PDF formātos un nosūta jums e-pasta atgādinājumus par mērķiem.

Secinājums

Dažas no šajā rakstā minētajām lietām tieši neietekmē darbinieku produktivitāti, bet noteikti ietekmēs kopējais laiks un efektivitāte strādāt. Darbinieku produktivitāte

Labi organizēti uzdevumi un resursi ietaupīs laiku un ļaus darbiniekiem būt produktīvākiem. Lai panāktu maksimālu produktivitāti, mudiniet savus darbiniekus noteikt savu uzdevumu prioritāti no grūtākajiem līdz vieglākajiem. Veltiet laiku, lai regulāri uzraudzītu viņu progresu un noskaidrotu, kur viņiem nepieciešama palīdzība. To darot, sniedziet viņiem galvenos punktus, lai viņi varētu labāk atcerēties informāciju. Veiciet pasākumus, lai novērstu darbinieku pārpūli un izdegšanu. Iesaistiet savas komandas ar pozitīvu pastiprinājumu, lai nodrošinātu, ka tās veic savus uzdevumus laikā. Visbeidzot, izmantojiet laika mērīšanas rīkus, lai apkopotu datus par savu komandu sniegumu, lai jūs varētu pieņemt labākus lēmumus, lai uzlabotu viņu produktivitāti.

Veicot šīs darbības, lai novērtētu darbinieku laiku un produktivitāti, pārliecinieties, vai esat saskanīgs ar to, ar ko viņus atalgojat. Labāk rādīt piemēru.